Сколько доменов и почтовых ящиков нужно для холодной рассылки

Почему вопрос сложнее, чем кажется

Люди спрашивают «сколько доменов и почтовых ящиков для холодной рассылки», как будто есть одно безопасное число. Его нет. Правильная конфигурация зависит от трёх вещей: сколько вы хотите отправлять, какой уровень риска доставки вы готовы принять и сколько повседневной админки ваша команда реально потянет.

Исходящая рассылка — это активность объёма. Когда вы удваиваете рассылку, вы также увеличиваете шансы попасть под ограничения провайдера, получить жалобы или «сжечь» отправителя, который при меньших объёмах работал нормально.

Самая распространённая ошибка — давать всю отправку одному ящику. Это может работать неделю, а потом результаты тихо падают: меньше ответов, больше попаданий в спам, больше возвратов. Даже при хорошем тексте репутация отправителя хрупка, когда один ящик нагружают слишком сильно.

Думайте о доменах и ящиках как о системе распределения риска. Несколько ящиков распределяют дневную отправку между разными отправителями. Несколько доменов не дадут одной проблеме потушить всю исходящую активность. Если репутация одного домена падает, вы можете замедлить этот домен, не останавливая всё остальное.

Поэтому математика — это не просто «SDR × 1 ящик»: ваша реальная ёмкость ограничена безопасными отправками на ящик, новым ящикам нужен прогрев, последовательности создают волны follow-up’ов, а риск неравномерен (одна плохая база быстро уронит один ящик).

Пример: SDR хочет запускать 40 новых контактов в день в 5‑шаговой последовательности. Это не 40 отправок всего за период. Это ближе к 200 отправкам, плюс ответы, бounces и отписки. Если всё идёт через один ящик, вы либо превысите безопасные лимиты, либо замедлите SDR.

Ключевые термины простым языком

Большая часть путаницы возникает из смешения базовых понятий. Как только они станут яснее, планирование упростится.

Домен

Домен — это часть адреса после @ (например, yourcompany.com). В терминах доставляемости это ваша идентичность и репутация.

Провайдеры почты следят за поведением домена во времени: жалобы, возвраты, процент ответов и то, насколько письма выглядят последовательно и надёжно. Если домен получает плохую репутацию, это тянет вниз все ящики, использующие его.

Почтовый ящик (inbox)

Почтовый ящик — это аккаунт отправителя, например [email protected].

Ящики имеют свою историю отправки. Если один ящик отправляет слишком много слишком быстро, он может начать попадать в спам, даже если домен в порядке. Домен — это фамилия семьи, ящик — отдельный человек.

SDR

SDR (Sales Development Rep) ведёт аутрич и обрабатывает ответы. Два SDR могут иметь очень разную нагрузку: один пишет меньше, но делает персонализированные follow-up’ы и назначает встречи, другой работает в более высоком объёме и рассчитывает на быстрый разбор ответов. Настройка должна соответствовать реальной работе команды.

Последовательность

Последовательность — это набор сообщений и правил тайминга. Пример: письмо 1 в день 1, follow-up в день 3, ещё follow-up в день 7.

Последовательности меняют дневной объём, потому что вы отправляете не только первые письма новым контактам, но и follow-up’ы старым. 4‑шаговая последовательность может породить большую волну follow-up’ов позже, даже если ежедневный приток новых лидов не растёт.

Три ограничения: риск, ёмкость и усилия

Когда спрашивают, сколько доменов и ящиков нужно, обычно хотят одно число. На практике вы балансируете три силы: риск доставляемости, отправную ёмкость и текущие усилия по поддержке.

1) Риск: что вы пытаетесь уменьшить

Риск доставляемости — это шанс, что письма начнут попадать в спам (или ящики будут ограничены), потому что паттерны выглядят подозрительно или жалобы растут.

Больше ящиков и доменов уменьшают риск, сжимая радиус поражения. Если ящик помечают, затронута только часть объёма. Если домен теряет репутацию, вы можете приостановить этот домен и продолжать на остальных.

Платой за это является необходимость в поддержке. Слишком широкое распределение может обернуться проблемами, если вы не следите за здоровьем каждого ящика.

2) Ёмкость: сколько можно отправлять без резких скачков

Ёмкость — это не просто «письма в день». Это «письма в день без резких скачков». Провайдеры замечают паттерны. Ящик, который внезапно вырос с 10/день до 80/день, выглядит подозрительно, даже если 80 кажется скромным.

Рассматривайте ёмкость как ровный ритм, который можно повторять. Растите постепенно (прогрев помогает) и держите стабильный график.

3) Усилия: что вы реально можете обслуживать

Каждый дополнительный домен и ящик добавляет работы: DNS и аутентификация, прогрев, обработка ответов, возвратов, отписок и базовая гигиена. Если вы добавите ящики, но не будете их мониторить, «безопасное распределение» может превратиться в дополнительные проблемы с доставляемостью.

Проще: меньше ящиков — меньше админки, но каждый ящик несёт большую нагрузку; больше ящиков — лучше распределение, но больше движущихся частей; больше доменов — шире распределение репутации, но выше сложность настроек и именования.

Если команда маленькая, платформа, которая держит домены, ящики, прогрев, последовательности и триаж ответов в одном месте, может снизить нагрузку. Например, LeadTrain объединяет эти элементы и автоматически классифицирует ответы (заинтересован, не заинтересован, OOO, bounce, отписка), так что операционная нагрузка растёт не так быстро с объёмом.

Простая модель ёмкости, которую можно переиспользовать

Вам не нужен идеальный ответ. Нужна безопасная отправная точка, которая позволит достичь цели по отправкам, не перегружая отдельный ящик.

Начните с нескольких входных величин, которые можно держать в таблице:

• SDRs, отправляющие письма (S)
• целевые отправки на SDR в рабочий день (T)
• безопасный дневной лимит на один прогретый ящик (C)
• коэффициент прогрева для текущего периода (F), от 0 до 1
• буфер в долях (например, 0.2 для 20%)

Затем рассчитайте, сколько прогретых ящиков вам нужно.

Total daily sends needed = S * T
Effective capacity per mailbox today = C * F
Mailboxes needed (no buffer) = (S * T) / (C * F)
Mailboxes to provision = CEILING(Mailboxes needed * (1 + Buffer))

Практические стартовые предположения:

• C: 20–40 холодных писем на ящик в день для консервативной отправки
• F: 0.25 на 1‑й неделе прогрева, 0.5 на 2‑й, 0.75 на 3‑й, 1.0 после стабилизации
• Буфер: 10%–25% лишних ящиков на случай простоев, пауз или проблем с доставляемостью

Ответы тоже имеют значение, потому что они создают нагрузку и могут влиять на паттерны отправки:

Expected daily replies = (S * T) * R

Если это число кажется высоким, снизьте T или добавьте поддержку. Классификация ответов сокращает время на сортировку, но людям всё равно нужно время на качественную обработку.

Наконец, переводите количество ящиков в домены. Решите максимальное число ящиков на домен (M). Многие команды выбирают 2–5, чтобы распределить риск.

Domains needed = CEILING(Mailboxes to provision / M)

Эта модель не про то, чтобы выжать максимум из одного ящика. Она про стабильный темп, буфер и достаточное разделение, чтобы одна ошибка не остановила всю команду.

Пошагово: как посчитать ящики на SDR

Слишком много или слишком мало ящиков часто получается, когда начинают от одной цифры вроде «50 писем в день». Вместо этого начните с реальной нагрузки: новых лидов плюс follow-up’ы. После второй недели follow-up’ы часто составляют большую часть отправок.

1) Начните с реальной ежедневной цели

Решите, сколько новых людей каждый SDR должен достигать в день. Затем оцените среднее число follow-up’ов, которое создаёт ваша последовательность на одного нового лида.

Правило: если последовательность из 4 шагов (1 первоначальное + 3 follow-up), вы, возможно, отправите в среднем 3–4 письма на лид за весь его цикл. Это не всё произойдёт в один день, но будет определять ежедневный объём в steady-state.

2) Выберите консервативный дневной лимит на ящик

Выберите лимит, которого сможете придерживаться даже в загруженные дни. Консервативный подход обычно лучше для доставляемости.

Многие команды планируют 20–40 отправок на ящик в день для холодной рассылки, особенно на новых доменах.

3) Проведите расчёт (ящики на SDR)

Используйте модель:

Daily emails per SDR = (новые лиды в день × писем на лид за цикл)

Mailboxes per SDR = (Daily emails per SDR) / (дневной лимит на ящик)

Округляйте в большую сторону.

Пример: SDR целится на 30 новых лидов/день. Последовательность в среднем даёт 3 письма на лид за цикл.

• Daily emails per SDR = 30 × 3 = 90
• Cap per mailbox = 30/день
• Mailboxes per SDR = 90 / 30 = 3 ящика

4) Добавьте буфер на прогрев, паузы и замену

Реальность уменьшает ёмкость: прогрев, временные ограничения, спад репутации, правки списков.

Простой подход к буферу: добавьте 25%–50% лишних ящиков на SDR и держите хотя бы один запасной прогретый и аутентифицированный ящик, чтобы быстро ротировать при проблемах.

Как распределить объём по доменам (распределение риска)

Собирать всю отправку на один домен — всё равно, что вести всю продажу через одну телефонную линию. Если домен попадёт под фильтры, доставляемость упадёт повсюду.

Практический старт — 2–4 ящика на домен для холодной рассылки. Это компромисс между управляемостью и распределением риска. Меньше ящиков на домен лучше для риска, но требует больше доменов и DNS‑записей.

Добавлять новый домен или новый ящик?

Добавляйте новый ящик на существующий домен, когда вам не хватает ёмкости, и домен был здоров несколько недель (низкие bounces, мало жалоб, стабильное вовлечение).

Добавляйте новый домен, когда вы значительно увеличиваете объём (новый SDR, новое направление), хотите разделить команды/офферы или замечаете ранние предупреждающие сигналы и не хотите нагружать один домен.

Правило многих команд: если на домене уже больше 4–6 ящиков для холодной рассылки, безопаснее добавить ещё один домен, чем впихивать новые ящики в первый.

Организация имён и ответственности

Распределение помогает только если вы умеете им управлять. Используйте простую систему: кто владеет доменом, какой SDR использует какой ящик и для чего он предназначен.

Держите нейминг простым: согласованное именование доменов и ящиков, единый трекер с датами покупки, датами начала прогрева и текущими дневными лимитами.

Предположения по прогреву и настройке, которые меняют математику

Прогрев — причина, почему две команды с одинаковым «дневным лимитом» получают разные результаты. Лимит говорит, что можно отправлять на бумаге. Прогрев решает, что можно отправлять без фильтрации.

Планируйте недели, не дни. Если вы рассчитываете ёмкость по конечной цели с первого дня, вы либо переплачиваете за лишние ящики, либо давите и портите доставляемость.

Основы прогрева: постепенность лучше резких скачков

Прогрев — это доказательство провайдерам, что ваш ящик ведёт себя как реальный человек: постепенный рост объёма, постоянное время отправки и естественные ответы.

Если вы вводите новых SDR, закладывайте рампу в модель, чтобы общий объём команды оставался стабильным, пока новые ящики доходят до своих лимитов.

Для чего нужны SPF, DKIM и DMARC

Это не про возможность отправлять больше. Это про доверие.

SPF говорит, какие серверы могут слать за ваш домен. DKIM добавляет подпись, чтобы письма нельзя было подделать без заметных изменений. DMARC говорит провайдерам, что делать при провале SPF/DKIM и снижает спуфинг.

Если аутентификация отсутствует или настроена неправильно, ваш «безопасный» лимит резко падает: больше попаданий в спам, больше bounce’ов и больше времени на отладку вместо продаж.

Раздельные репутации: почему команды не должны всё смешивать

Репутация зависит и от домена, и от поведения конкретного ящика. Когда один ящик получает много bounce’ов или жалоб, он может потянуть за собой других, если всё слишком тесно связано.

Хорошее правило — разделять отправляющие идентичности по командам или уровню риска. Например, держите новую группу SDR на отдельном наборе доменов и ящиков, пока показатели не стабилизируются. Платформы с изолированной отправляющей инфраструктурой, такие как настройка per-organization у LeadTrain, помогают сохранять независимую репутацию доставки от других клиентов.

Когда надо замедлиться

Проблемы с доставляемостью легче предотвратить, чем исправлять. Если вы видите негативные сигналы, сначала снизьте объём, затем исследуйте таргетинг и качество списка.

Распространённые признаки «снизьте скорость сейчас»:

• Резкий рост bounce rate (особенно «mailbox does not exist")
• Увеличение жалоб или агрессивных ответов
• Резкое падение open rate по нескольким последовательностям
• Увеличение отписок после роста объёма
• Провайдеры начинают дросселировать (задержки, временные ошибки)

Реалистичная предпосылка для плана ёмкости: иногда вам придётся урезать отправки на 30%–50% на несколько дней. Буфер поможет держать аутрич стабильным, когда всё шумит.

Частые ошибки, разрушающие доставляемость

Большинство проблем с доставляемостью не из‑за «неправильного» числа в модели. Они из привычек, которые делают вашу отправку подозрительной.

Самый быстрый путь в беду — начать с слишком малого числа ящиков, а потом резко повысить объём. Переход с 20/день на 200/день выглядит неестественно, даже при хорошей базе. Растите постепенно, особенно на новых доменах и недавно созданных ящиках.

Ещё одна ошибка — смешивать очень разные персонализации в одном ящике. Один день «Алекс из продаж», следующий — «Алекс из партнёрств», затем «поддержка». Такая непоследовательность видна в копирайте, подписи и паттернах ответов. Привязывайте один ящик к одной роли и одному тону.

Игнорирование пропускной способности обработки ответов тоже портит результат. Если заинтересованные ответы лежат два дня, вы теряете встречи и заставляете лидов игнорировать последующие письма. Некоторые пометят их как спам позже.

Несколько привычек, которые предотвращают большинство проблем:

• Установите дневной предел для каждого ящика и повышайте его постепенно.
• Один персонаж на ящик (одно имя, роль, тон).
• Замедляйте отправку при всплесках ответов и недостатке ресурсов на их обработку.
• Останавливайте кампании при росте bounce rate и сначала исправляйте качество списка.
• Относитесь к отпискам как к норме и выполняйте их незамедлительно.

Даже лучшая модель ёмкости не спасёт от плохого качества списка. Устаревшие лиды, общие почтовые ящики или нерелевантный таргетинг быстро снизят вовлечение и отравят репутацию быстрее любой математики.

Быстрый чек-лист перед покупкой доменов

Покупка доменов кажется прогрессом, но часто скрывает простую проблему: текущая настройка не справляется с обычными недельными колебаниями без резких скачков объёма.

Перед тратой денег проверьте базовые вещи.

Проверки «нам действительно нужно больше?»

Ищите пики, а не средние значения. Если SDR обычно отправляет 30/день, но иногда нужно 60/день, вам нужно достаточное число ящиков, чтобы поглотить такой пик без удвоения нагрузки на один ящик за ночь.

Держите хотя бы один запасной прогретый и аутентифицированный ящик. Он даст мгновенную замену, когда ящик начнёт бить возвратами, будет ограничен или потребует паузы.

Подтвердите, что каждый домен аутентифицирован и настроен: SPF, DKIM и DMARC. Согласуйте «From» имя и подписи с реальным отправителем. Если у вас несколько доменов, делайте их явно связанными с брендом, чтобы ответы не выглядели подозрительно.

Имейте план «приостановить и заменить». Решите заранее: что вы делаете при падении производительности — снижаете дневные отправки, приостанавливаете ящик, включаете запасной, затем уже думаете о новых доменах.

Масштабируйтесь малыми шагами. Вместо «добавить 5 доменов» используйте триггер вроде «когда мы стабильно достигаем 80% безопасного объёма в течение 2 недель, добавляем 1 домен и 2–3 ящика».

Быстрый пример

Допустим, у вас 3 SDR, и каждый нужен примерно по 40 новых писем в день. Если вы держите 2 ящика на SDR, болезнь, новый импорт списка или правка последовательности может резко поднять нагрузку на один ящик с 20 до 40/день за ночь. Такое скачкообразное увеличение часто вызывает попадание в спам.

В такой ситуации лучшим первым шагом будет добавить один прогретый запасной ящик на SDR, а не сразу покупать новые домены. Если позже вы увидите, что всё ещё не хватает ёмкости, добавьте домен и распределите объём постепенно.

Пример сценария и практические следующие шаги

Простой пример делает компромиссы понятнее.

Простой план для 3 SDR (с буферами)

Пусть у вас 3 SDR, и вы хотите стабильную цель в 120 новых исходящих писем на SDR в день (без учёта ответов). Это 360 новых отправок в день всего.

Возьмём консервативный лимит 40 новых отправок на ящик в день и добавим 20% буфера, чтобы справляться с паузами и просадками без перегрузки отдельных ящиков.

• Нужная ёмкость в день: 360 отправок
• С буфером (20%): 360 × 1.2 = 432 отправки
• Нужные ящики: 432 / 40 = 10.8, округляем до 12 ящиков

Это даёт по 4 ящика на SDR. Если распределить эти 12 ящиков по 3 доменам (4 ящика на домен), вы распределите и объём, и риск.

Если один домен будет помечен и его придётся приостановить, вы потеряете примерно треть ёмкости. С несколькими доменами вы сможете продолжать работу на уменьшенной мощности, пока исправляете проблему, вместо того чтобы полностью уйти в молчание.

Практические следующие шаги

Решите целевую дневную норму на SDR и установите лимит на ящик. Начинайте ниже желаемого уровня, затем поднимайте постепенно.

Разнесите ящики по доменам и избегайте всей отправки от одного идентификатора.

Настройте SPF, DKIM и DMARC и прогревайте каждый новый ящик перед реальной рассылкой.

Держите последовательности простыми и понятными, с чёткими правилами остановки (ответ, bounce, отписка).

Если хотите меньше инструментов для управления, LeadTrain (leadtrain.app) сочетает домены, ящики, прогрев, многошаговые последовательности и классификацию ответов на базе ИИ в одном месте. Даже с единой платформой вышеописанное планирование остаётся важным: оно помогает масштабироваться без резких скачков и сохранять стабильную доставляемость.

Через неделю пересмотрите показатели. Если вы постоянно упираетесь в лимиты, добавляйте ящики, прежде чем повышать лимит на существующих.