Combien de domaines et de boîtes mail pour la prospection par email

Pourquoi la question est plus complexe qu'il n'y paraît

Les gens demandent « combien de domaines et de boîtes mail pour la prospection par email » comme s'il existait un chiffre sûr unique. Il n'y en a pas. La bonne configuration dépend de trois choses : combien vous voulez envoyer, quel niveau de risque de délivrabilité vous pouvez accepter, et quelle charge administrative votre équipe peut réellement gérer au quotidien.

L'outbound est une activité de volume. Quand vous doublez l'outreach, vous augmentez aussi les chances d'atteindre des limites fournisseurs, d'avoir des plaintes, ou de griller un expéditeur qui fonctionnait bien à plus faible volume.

L'erreur la plus courante est de laisser une seule boîte faire tout l'envoi. Ça peut marcher une semaine, puis les performances chutent discrètement : moins de réponses, plus de placement en spam, plus de rebonds. Même avec un bon copy, la réputation de l'expéditeur est fragile si vous poussez une seule boîte trop fort.

Pensez aux domaines et aux boîtes mail comme à votre système de répartition du risque. Plusieurs boîtes répartissent l'envoi quotidien sur plusieurs expéditeurs. Plusieurs domaines empêchent qu'un seul problème n'arrêtent tout votre mouvement outbound. Si la réputation d'un domaine baisse, vous pouvez ralentir ce domaine sans tout arrêter.

C'est pourquoi les calculs vont au-delà de « SDRs × 1 boîte » : votre capacité réelle est limitée par les envois sûrs par boîte, les nouvelles boîtes demandent du warm-up, les séquences créent des vagues de relances, et le risque n'est pas uniforme (une mauvaise liste peut affaiblir une seule boîte très vite).

Exemple : un SDR veut lancer 40 nouveaux contacts par jour sur une séquence en 5 étapes. Ce n'est pas 40 envois au total dans le temps. C'est plutôt proche de 200 envois, plus les réponses, rebonds et désinscriptions. Si tout passe par une seule boîte, soit vous dépassez les limites sûres, soit vous ralentissez le SDR.

Termes clés en langage simple

Beaucoup de confusion vient du mélange de quelques notions de base. Une fois celles-ci claires, la planification devient plus simple.

Domaine

Un domaine est la partie après le @ dans votre adresse email (comme yourcompany.com). En termes de délivrabilité, c'est votre identité et votre réputation.

Les fournisseurs observent comment un domaine se comporte dans le temps : plaintes, rebonds, taux de réponse, et si les messages semblent cohérents et fiables. Si un domaine obtient une mauvaise réputation, il peut tirer vers le bas toutes les boîtes qui l'utilisent.

Boîte mail (inbox)

Une boîte mail est le compte expéditeur, par exemple [email protected].

Les boîtes ont aussi leur historique d'envoi. Si une boîte envoie trop, trop vite, elle peut finir en spam même si le domaine est correct. Le domaine est le nom de famille ; la boîte est l'individu.

SDR

Un SDR (Sales Development Rep) exécute l'outreach et gère les réponses. Deux SDRs peuvent avoir des charges très différentes : l'un envoie moins mais personnalise et booke des meetings, l'autre envoie beaucoup et traite les réponses rapidement. Votre configuration doit correspondre à leur façon réelle de travailler.

Séquence

Une séquence est l'ensemble des messages et des règles de timing qui composent l'outreach. Exemple : Email 1 le jour 1, relance le jour 3, relance le jour 7.

Les séquences modifient le volume quotidien car vous n'envoyez pas seulement des premiers emails. Vous envoyez aussi des relances à des leads plus anciens. Une séquence en 4 étapes peut créer une grosse vague de relances plus tard, même si le nombre de nouveaux leads reste le même.

Les trois contraintes : risque, capacité et charge

Quand on demande combien de domaines et de boîtes il faut, on cherche souvent un chiffre unique. En pratique, vous équilibrez trois forces : le risque de délivrabilité, la capacité d'envoi et l'effort opérationnel.

1) Risque : ce que vous cherchez à réduire

Le risque de délivrabilité, c'est la probabilité que vos messages finissent en spam (ou que des boîtes soient restreintes) parce que les motifs paraissent suspects ou que les plaintes augmentent.

Plus de boîtes et de domaines réduisent le risque en limitant le périmètre d'impact. Si une boîte est signalée, seule une partie du volume est affectée. Si un domaine décline, vous pouvez mettre ce domaine en pause et continuer sur les autres.

Le compromis, c'est la maintenance. Se disperser trop peut se retourner contre vous si vous ne gardez pas chaque boîte saine et cohérente.

2) Capacité : combien vous pouvez envoyer sans pics

La capacité n'est pas juste « emails par jour ». C'est « emails par jour sans sauts brusques ». Les fournisseurs remarquent les motifs. Une boîte qui passe de 10/jour à 80/jour du jour au lendemain est un signal rouge même si 80 paraît modeste.

Traitez la capacité comme un rythme régulier que vous pouvez répéter. Vous la faites croître progressivement (le warm-up aide) et la maintenez stable.

3) Effort : ce que vous pouvez réellement gérer

Chaque domaine et boîte supplémentaire ajoute du travail : DNS et authentification, warm-up, gestion des réponses, rebonds, désinscriptions et hygiène générale. Si vous ajoutez des boîtes sans les surveiller, la « répartition plus sûre » peut se transformer en plus de problèmes de délivrabilité.

Une manière simple de cadrer le compromis :

• Moins de boîtes = moins d'administration, mais chaque boîte subit plus de pression.
• Plus de boîtes = meilleure répartition et montée en charge, mais plus de pièces à gérer.
• Plus de domaines = répartition du risque de réputation, mais plus de configuration et complexité de nommage.

Si votre équipe est petite, utiliser une plateforme qui centralise domaines, boîtes, warm-up, séquences et tri des réponses peut réduire cet effort. Par exemple, LeadTrain (leadtrain.app) rassemble ces éléments et classe aussi automatiquement les réponses (intéressé, pas intéressé, absent, bounce, désinscription), de sorte que la charge opérationnelle n'augmente pas aussi vite que le volume.

Un modèle de capacité simple réutilisable

Vous n'avez pas besoin d'une réponse parfaite. Vous avez besoin d'une base sûre qui atteint votre objectif d'envoi sans pousser une seule boîte trop fort.

Commencez par quelques entrées à garder dans un tableau :

• SDRs actifs (S)
• envois cibles par SDR et par jour ouvré (T)
• cap quotidien sûr par boîte une fois chauffée (C)
• facteur de warm-up pour la période en cours (F), entre 0 et 1
• buffer, en décimal (par exemple 0,2 pour 20%)

Puis calculez combien de boîtes chauffées vous avez besoin.

Total daily sends needed = S * T
Effective capacity per mailbox today = C * F
Mailboxes needed (no buffer) = (S * T) / (C * F)
Mailboxes to provision = CEILING(Mailboxes needed * (1 + Buffer))

Hypothèses pratiques de départ :

• C : 20 à 40 emails froids par boîte et par jour pour un envoi conservateur
• F : 0,25 en semaine 1 de warm-up, 0,5 en semaine 2, 0,75 en semaine 3, 1,0 une fois stabilisé
• Buffer : 10% à 25% de boîtes supplémentaires pour pannes, pauses ou problèmes de délivrabilité

Les réponses comptent aussi, car elles créent du travail et peuvent affecter vos patterns d'envoi :

Expected daily replies = (S * T) * R

Si ce nombre vous semble élevé, réduisez T ou ajoutez du support. La classification des réponses peut réduire le temps de tri, mais des humains restent nécessaires pour bien suivre.

Enfin, traduisez les boîtes en domaines. Décidez du nombre maximal de boîtes par domaine (M). Beaucoup d'équipes choisissent 2 à 5 pour répartir le risque.

Domains needed = CEILING(Mailboxes to provision / M)

Ce modèle n'a pas pour but d'extraire le maximum d'une seule boîte. Il vise un rythme régulier, un buffer, et suffisamment de séparation pour qu'une erreur n'arrête pas toute l'équipe.

Étape par étape : calculer les boîtes par SDR

Acheter trop (ou trop peu) de boîtes vient souvent du fait de partir d'un chiffre unique comme « 50 emails par jour ». Au lieu de cela, partez de la charge réelle : nouveaux prospects plus relances. Les relances deviennent souvent la majorité des envois après la deuxième semaine.

1) Partie de votre objectif quotidien réel

Décidez combien de nouvelles personnes chaque SDR doit atteindre par jour. Estimez ensuite le nombre moyen de relances que votre séquence génère par nouveau lead.

Règle pratique : si votre séquence compte 4 étapes (1 initiale + 3 relances), vous pouvez envoyer environ 3 à 4 emails par lead sur sa durée. Ça ne se fait pas tout en un jour, mais ça façonne le volume quotidien en régime permanent.

2) Choisir un cap quotidien conservateur par boîte

Choisissez un plafond que vous pouvez tenir même les jours chargés. Le conservatisme favorise la délivrabilité.

Beaucoup d'équipes planifient 20 à 40 envois par boîte et par jour pour la prospection froide, surtout sur des domaines récents.

3) Faites le calcul (boîtes par SDR)

Utilisez ce modèle :

Daily emails per SDR = (nouveaux leads quotidiens × emails par lead dans le temps)

Mailboxes per SDR = (daily emails per SDR) / (cap quotidien par boîte)

Arrondissez au-dessus.

Exemple : un SDR cible 30 nouveaux leads/jour. Votre séquence moyenne envoie 3 emails par lead au total.

• Daily emails per SDR = 30 × 3 = 90
• Cap par boîte = 30/jour
• Mailboxes per SDR = 90 / 30 = 3 boîtes

4) Ajouter un buffer pour warm-up, pauses et remplacements

La réalité réduit la capacité : warm-up, restrictions temporaires, baisses de délivrabilité, corrections de listes.

Une approche simple : ajoutez 25% à 50% de boîtes en plus par SDR, et gardez au moins une boîte de réserve chauffée et authentifiée pour pouvoir pivoter vite quand quelque chose ne va pas.

Comment répartir le volume entre domaines (distribution du risque)

Tout mettre sur un seul domaine, c'est comme passer tout votre service commercial sur une seule ligne téléphonique. Si ce domaine est signalé, la délivrabilité baisse partout.

Un point de départ pratique : 2 à 4 boîtes par domaine pour la prospection froide. Ce n'est pas magique, c'est un compromis entre contrôle et complexité. Moins de boîtes par domaine répartit mieux le risque, mais nécessite plus de domaines, plus d'enregistrements DNS et plus d'organisation.

Ajouter un domaine vs ajouter une boîte

Ajoutez une boîte sur un domaine existant quand il vous manque simplement de la capacité et que le domaine est sain depuis des semaines (peu de rebonds, peu de signaux de plainte, engagement stable).

Ajoutez un nouveau domaine quand vous augmentez significativement le volume (nouveau SDR, nouveau canal), que vous voulez séparation par équipe/offre, ou quand vous voyez des signes précoces et ne voulez pas empiler la charge sur le même domaine.

Une règle qui marche : au-delà de 4 à 6 boîtes sur un domaine pour de la cold outreach, ajouter un domaine est souvent plus sûr que forcer plus sur le premier.

Garder le nommage et la propriété organisés

La distribution n'aide que si vous pouvez la gérer. Utilisez un système clair pour que chacun sache : qui possède ce domaine, quelle boîte est affectée à quel SDR, et à quoi il sert.

Restez simple : noms de domaines cohérents, noms de boîtes cohérents, et un tracker partagé pour les dates d'achat, dates de début de warm-up et caps quotidiens actuels.

Hypothèses de warm-up et de configuration qui changent les calculs

Le warm-up explique pourquoi deux équipes avec le même « cap journalier » peuvent obtenir des résultats très différents. La limite vous dit ce qu'une boîte peut envoyer sur le papier. Le warm-up décide de ce qu'elle peut envoyer sans être filtrée.

Planifiez sur des semaines, pas des jours. Si vous dimensionnez la capacité en fonction du volume cible final dès le jour 1, vous allez soit sur-acheter des boîtes, soit pousser trop fort et nuire à la délivrabilité.

Principes du warm-up : la montée progressive bat les limites brutes

Le warm-up consiste à prouver aux fournisseurs que votre boîte se comporte comme une vraie personne : volume progressif, heures d'envoi cohérentes, et réponses naturelles.

Si vous intégrez de nouveaux SDRs, intégrez une marge de montée dans votre modèle pour que le volume de l'équipe reste stable pendant que les nouvelles boîtes atteignent leur capacité.

À quoi servent SPF, DKIM et DMARC

Ce ne sont pas des outils pour envoyer plus. Ce sont des garanties de confiance.

SPF indique quels serveurs sont autorisés à envoyer pour votre domaine. DKIM ajoute une signature pour que les messages ne puissent pas être altérés sans détection. DMARC indique aux fournisseurs quoi faire quand SPF ou DKIM échoue et réduit l'usurpation.

Si l'authentification est manquante ou mal configurée, votre volume « sûr » chute rapidement : vous verrez plus de placement en spam, plus de rebonds et plus de temps passé à déboguer au lieu de vendre.

Réputations séparées : pourquoi les équipes ne doivent pas tout partager

La réputation dépend du domaine et du comportement de la boîte. Quand une boîte a beaucoup de rebonds ou de plaintes, elle peut tirer les autres vers le bas si tout est trop lié.

Bonne pratique : séparez les identités d'envoi par équipe ou niveau de risque. Par exemple, gardez un groupe de nouveaux SDRs sur ses propres domaines et boîtes jusqu'à stabilisation. Des plateformes avec infrastructure isolée par organisation, comme la configuration par organisation de LeadTrain, aident à garder la réputation de délivrabilité indépendante des autres clients.

Quand ralentir

Les problèmes de délivrabilité sont plus faciles à prévenir qu'à réparer. Si vous voyez des signaux négatifs, réduisez d'abord le volume, puis investiguez le ciblage et la qualité des listes.

Signes courants « ralentissez maintenant » :

• Pic du taux de rebond (particulièrement « mailbox does not exist »)
• Augmentation des plaintes pour spam ou des réponses agressives
• Baisse nette des taux d'ouverture sur plusieurs séquences
• Saut du taux de désinscription après une augmentation de volume
• Les fournisseurs commencent à throttler (retards, échecs temporaires)

Hypothèse réaliste : il vous faudra parfois couper les envois de 30% à 50% pendant quelques jours. Un buffer permet de garder l'outreach constant quand ça devient bruyant.

Erreurs fréquentes qui cassent la délivrabilité

La plupart des problèmes ne viennent pas d'avoir choisi le « mauvais » chiffre dans votre modèle mais d'habitudes qui rendent vos envois suspects.

La façon la plus rapide de se mettre en difficulté est de partir avec trop peu de boîtes puis d'augmenter le volume du jour au lendemain. Passer de 20 emails/jour à 200 paraît artificiel, même avec une bonne liste. Montez en douceur, surtout sur des domaines ou boîtes récents.

Autre erreur : mélanger des personas très différentes dans une même boîte. Un jour « Alex du Sales », le lendemain « Alex Partnerships », puis « Support ». L'incohérence apparaît dans le copy, les signatures et les patterns de réponse. Gardez une boîte liée à un rôle et un style.

Ignorer la capacité de traitement des réponses nuit aussi : si les réponses intéressées restent 2 jours sans traitement parce que le SDR est débordé, vous perdez des meetings et entraînez les prospects à vous ignorer. Certains marqueront les relances ultérieures comme spam.

Quelques habitudes qui évitent la plupart des soucis :

• Définissez un plafond quotidien par boîte et augmentez-le progressivement.
• Une persona par boîte (même nom, même rôle, même ton).
• Ralentissez quand les réponses montent et que l'équipe ne suit plus.
• Arrêtez les campagnes quand les rebonds augmentent et corrigez les listes d'abord.
• Traitez les désinscriptions comme normales et honorez-les immédiatement.

Même le meilleur plan de capacité ne sauvera pas une mauvaise qualité de liste. Leads obsolètes, boîtes génériques ou ciblage hors sujet feront chuter l'engagement et empoisonneront la réputation plus vite que n'importe quel calcul.

Checklist rapide avant d'acheter plus de domaines

Acheter des domaines donne l'impression de progresser, mais ça masque souvent un problème plus simple : votre configuration actuelle ne gère pas les variations normales sans sauts de volume.

Avant de dépenser, vérifiez ces basiques.

Vérifications « avons-nous vraiment besoin de plus ? »

Cherchez les pics, pas les moyennes. Si un SDR fait habituellement 30/jour mais doit parfois en faire 60 pour rattraper, vous avez besoin de suffisamment de boîtes pour absorber ce pic sans doubler le volume par boîte du jour au lendemain.

Gardez au moins une boîte de réserve chauffée et authentifiée. Ça vous donne un remplacement immédiat quand une boîte commence à rebondir, est restreinte ou doit être mise en pause.

Confirmez que chaque domaine est authentifié et cohérent. Chaque domaine d'envoi doit avoir SPF, DKIM et DMARC configurés. Alignez le nom affiché et les signatures avec une identité d'expéditeur réelle. Si vous utilisez plusieurs domaines, faites-les clairement liés à votre marque pour que les réponses ne paraissent pas suspectes.

Ayez un plan pause-et-remplacement. Décidez quoi faire quand les performances baissent : réduire les envois, mettre une boîte en pause, basculer vers la réserve, puis envisager d'ajouter des domaines.

Montez par petites étapes. Plutôt que « ajouter 5 domaines », utilisez un déclencheur comme « quand on atteint de manière constante 80% du volume sûr pendant 2 semaines, ajoutez 1 domaine et 2–3 boîtes ».

Exemple rapide

Supposons 3 SDRs, chacun besoin d'environ 40 nouveaux emails/jour. Si vous avez 2 boîtes par SDR, un jour de maladie, un upload de liste, ou une modification de séquence peut pousser une boîte de 20/jour à 40/jour du jour au lendemain. Ce saut cause souvent du placement en spam.

Dans ce cas, ajouter une boîte de réserve chauffée par SDR est souvent une meilleure première action que d'acheter de nouveaux domaines. Si vous confirmez ensuite qu'il vous faut encore de la marge, ajoutez un domaine et répartissez progressivement.

Scénario exemple et étapes pratiques

Un petit exemple clarifie les compromis.

Plan simple pour 3 SDRs (avec buffers)

Supposons 3 SDRs et un objectif constant de 120 nouveaux emails par SDR et par jour (hors réponses). Soit 360 nouveaux envois par jour au total.

Utilisez un cap conservateur de 40 nouveaux envois par boîte et par jour. Ajoutez un buffer de 20% pour absorber pauses et baisses sans pousser une boîte trop fort.

• Capacité nécessaire par jour : 360 envois
• Avec buffer (20%) : 360 × 1,2 = 432 envois
• Boîtes nécessaires : 432 ÷ 40 = 10,8, arrondir à 12 boîtes

Cela fait 4 boîtes par SDR. Si vous répartissez ces 12 boîtes sur 3 domaines (4 boîtes par domaine), vous répartissez volume et risque.

Si un domaine est signalé et mis en pause, vous perdez environ un tiers de votre capacité. Avec plusieurs domaines, vous pouvez continuer à envoyer à capacité réduite pendant que vous corrigez le problème au lieu de tomber à l'arrêt complet.

Étapes pratiques suivantes

Décidez votre objectif quotidien par SDR et fixez un cap par boîte. Commencez plus bas que votre objectif final, puis montez progressivement.

Répartissez les boîtes sur plusieurs domaines et évitez de concentrer tout l'outbound sur une seule identité d'envoi.

Configurez SPF, DKIM et DMARC, puis chauffez chaque nouvelle boîte avant le vrai outreach.

Gardez les séquences simples et des règles d'arrêt claires (réponse, bounce, désinscription).

Si vous voulez moins d'outils à gérer, LeadTrain (leadtrain.app) combine domaines, boîtes, warm-up, séquences multi-étapes et classification des réponses par IA. Même avec une solution tout-en-un, la planification exposée ici reste utile : elle vous aide à monter en charge sans sauts et à préserver la délivrabilité.

Après une semaine, revoyez les performances. Si vous touchez régulièrement les caps, ajoutez des boîtes avant d'augmenter le volume par boîte.