Quantos domínios e caixas de correio usar em cold email

Por que essa pergunta é mais difícil do que parece

As pessoas perguntam "quantos domínios e caixas de correio para cold email" como se existisse um número seguro único. Não existe. A configuração certa depende de três coisas: quanto você quer enviar, quanto risco de entregabilidade você aceita e quanto trabalho diário sua equipe consegue administrar realisticamente.

Outbound é uma atividade de volume. Quando você dobra o outreach, também aumenta as chances de bater limites do provedor, receber reclamações ou queimar um remetente que funcionava bem em volume menor.

O erro mais comum é deixar uma única caixa fazer todo o envio. Pode funcionar por uma semana, depois o desempenho cai silenciosamente: menos respostas, mais entrega em spam, mais bounces. Mesmo com boa copy, a reputação do remetente é frágil quando você força demais uma única caixa.

Pense em domínios e caixas como seu sistema de distribuição de risco. Múltiplas caixas espalham o envio diário entre mais remetentes. Múltiplos domínios impedem que um único problema derrube todo o movimento de outbound. Se a reputação de um domínio cair, você pode desacelerar esse domínio sem parar tudo.

Por isso a matemática é mais do que "SDRs x 1 inbox": sua capacidade real é limitada por envios seguros por caixa, novas caixas precisam de tempo de warm-up, sequências criam ondas de follow-up e o risco é desigual (uma lista ruim pode prejudicar rápido uma única caixa).

Exemplo: um SDR quer iniciar 40 novos contatos por dia numa sequência de 5 passos. Isso não são 40 envios no total ao longo do tempo. É mais perto de 200 envios, mais respostas, bounces e descadastros. Se tudo passar por uma caixa, você ou excede limites seguros ou desacelera o SDR.

Termos-chave em linguagem simples

Muita confusão vem de confundir alguns básicos. Quando isso fica claro, o planejamento fica bem mais fácil.

Domínio

Um domínio é o nome depois do @ no seu endereço de email (como yourcompany.com). Em termos de entregabilidade, é sua identidade e reputação.

Provedores de email observam como um domínio se comporta ao longo do tempo: reclamações, bounces, taxas de resposta e se as mensagens parecem consistentes e confiáveis. Se um domínio ganha má reputação, ele pode arrastar para baixo todas as caixas que o usam.

Caixa de correio (inbox)

Uma caixa é a conta remetente, como [email protected].

Caixas têm seu próprio histórico de envio também. Se uma caixa envia demais muito rápido, pode começar a cair em spam mesmo que o domínio esteja bem. O domínio é o sobrenome; a caixa é o indivíduo.

SDR

Um SDR (Sales Development Rep) faz outreach e lida com respostas. Dois SDRs podem ter cargas muito diferentes. Um pode enviar menos emails e escrever follow-ups personalizados e agendar reuniões. Outro pode rodar alto volume e depender de respostas rápidas. Sua configuração precisa corresponder a como eles realmente trabalham.

Sequência

Uma sequência é o conjunto de mensagens e regras de timing que compõem o outreach. Exemplo: Email 1 no dia 1, follow-up no dia 3, follow-up no dia 7.

Sequências mudam o volume diário porque você não está enviando apenas primeiros emails novos. Você também está enviando follow-ups para leads antigos. Uma sequência de 4 passos pode criar uma grande onda de follow-ups depois, mesmo que o número de novos leads se mantenha.

As três restrições: risco, capacidade e esforço

Quando alguém pergunta quantos domínios e caixas precisa, geralmente quer um número. Na prática você equilibra três forças que puxam em direções diferentes: risco de entregabilidade, capacidade de envio e esforço contínuo.

1) Risco: o que você quer reduzir

Risco de entregabilidade é a chance do seu email começar a ir para spam (ou caixas serem restringidas) porque os padrões parecem suspeitos ou as reclamações aumentam.

Mais caixas e mais domínios podem reduzir risco ao diminuir o raio de ação. Se uma caixa for sinalizada, apenas parte do seu volume é afetada. Se um domínio cair, você pode pausar esse domínio e continuar nos outros.

A troca é a manutenção. Espalhar demais pode sair pela culatra se você não mantiver cada caixa saudável e consistente.

2) Capacidade: quanto você pode enviar sem picos

Capacidade não é só "emails por dia." É "emails por dia sem saltos bruscos." Provedores reparam em padrões. Uma caixa indo de 10/dia para 80/dia da noite para o dia é um sinal vermelho, mesmo que 80 pareça modesto.

Trate capacidade como um ritmo suave que você repete. Você cresce gradualmente (warm-up ajuda) e mantém constante.

3) Esforço: o que você consegue gerenciar

Cada domínio e caixa extra adiciona trabalho: DNS e autenticação, warm-up, tratamento de respostas, bounces, descadastros e higiene básica. Se você adicionar caixas e não monitorá-las, a “distribuição mais segura” pode se tornar mais problemas de entregabilidade.

Uma forma simples de enquadrar a troca:

• Menos caixas = menos trabalho administrativo, mas cada caixa carrega mais pressão de volume.
• Mais caixas = melhor distribuição e escala, mas mais peças em movimento.
• Mais domínios = espalha risco de reputação, mas acrescenta complexidade de configuração e nomes.

Se sua equipe é pequena, usar uma plataforma que junte domínios, caixas, warm-up, sequências e triagem de respostas pode reduzir esse esforço. Por exemplo, LeadTrain agrega essas peças e também classifica respostas automaticamente (interested, not interested, out-of-office, bounce, unsubscribe), então a carga operacional não cresce tão rápido quanto o volume.

Um modelo simples de capacidade que você pode reutilizar

Você não precisa de uma resposta perfeita. Precisa de uma linha de base segura que atinja sua meta de envios sem empurrar nenhuma caixa demais.

Comece com alguns inputs que você pode manter em uma planilha:

• SDRs enviando (S)
• envios alvo por SDR por dia útil (T)
• limite diário seguro por caixa depois de aquecida (C)
• fator de warm-up para o período atual (F), entre 0 e 1
• buffer, como decimal (por exemplo, 0.2 para 20%)

Então calcule quantas caixas aquecidas você precisa.

Total daily sends needed = S * T
Effective capacity per mailbox today = C * F
Mailboxes needed (no buffer) = (S * T) / (C * F)
Mailboxes to provision = CEILING(Mailboxes needed * (1 + Buffer))

Assunções práticas de partida:

• C: 20 a 40 cold emails por caixa por dia para envios conservadores
• F: 0.25 na semana 1 de warm-up, 0.5 na semana 2, 0.75 na semana 3, 1.0 depois que estiver estável
• Buffer: 10% a 25% de caixas extras para outages, pausas ou problemas de entregabilidade

Respostas importam também, porque geram carga de trabalho e podem afetar seus padrões de envio:

Expected daily replies = (S * T) * R

Se esse número parecer alto, reduza T ou adicione suporte. Classificação de respostas pode reduzir o tempo de triagem, mas pessoas ainda precisam de tempo para responder bem.

Por fim, traduza caixas em domínios. Decida seu máximo de caixas por domínio (M). Muitas equipes escolhem 2 a 5 para espalhar risco.

Domains needed = CEILING(Mailboxes to provision / M)

Esse modelo não é sobre extrair o máximo volume de uma caixa. É sobre ritmo constante, um buffer e separação suficiente para que um erro não paralise toda a equipe.

Passo a passo: calcular caixas por SDR

Comprar caixas demais (ou de menos) geralmente acontece quando você parte de um número único como "50 emails por dia." Em vez disso, comece pela carga real: novos prospects mais follow-ups. Follow-ups frequentemente viram a maioria dos envios depois da semana 2.

1) Comece pela sua meta diária real

Decida quantas pessoas novas cada SDR deve alcançar por dia. Depois estime o número médio de follow-ups que sua sequência cria por lead novo.

Uma regra prática útil: se sua sequência tem 4 passos (1 inicial + 3 follow-ups), você pode enviar cerca de 3 a 4 emails por lead ao longo do tempo. Não vai acontecer tudo em um dia, mas moldará o volume diário em regime permanente.

2) Escolha um teto diário conservador por caixa

Escolha um teto que você consiga manter mesmo em dias corridos. Conservador costuma ser melhor para entregabilidade.

Muitas equipes planejam 20 a 40 envios por caixa por dia para outreach frio, especialmente em domínios novos.

3) Faça as contas (caixas por SDR)

Use este modelo:

Daily emails per SDR = (novos leads diários × emails por lead ao longo do tempo)

Mailboxes per SDR = (daily emails per SDR) / (cap diário por caixa)

Arredonde para cima.

Exemplo: um SDR mira 30 novos leads/dia. Sua sequência média envia 3 emails por lead ao longo do tempo.

• Daily emails per SDR = 30 x 3 = 90
• Cap por caixa = 30/dia
• Mailboxes per SDR = 90 / 30 = 3 caixas

4) Adicione buffer para warm-up, pausas e substituições

A vida real reduz a capacidade: warm-up, restrições temporárias, quedas de entregabilidade, correções de lista.

Uma abordagem simples de buffer: adicione 25% a 50% de caixas extras por SDR e mantenha ao menos uma caixa de reserva aquecida e autenticada para rodar rapidamente quando algo der errado.

Como dividir volume entre domínios (distribuição de risco)

Colocar todo o outbound em um domínio é como rodar todo o atendimento por uma única linha telefônica. Se esse domínio for sinalizado, a entregabilidade cai em todo lugar.

Um ponto de partida prático é 2 a 4 caixas por domínio para outreach frio. Não é mágica — é equilíbrio entre controle e complexidade. Menos caixas por domínio espalham melhor o risco, mas exigem mais domínios, mais registros DNS e mais organização.

Adicionar novo domínio vs adicionar outra caixa

Adicione outra caixa em um domínio existente quando você está apenas sem capacidade e o domínio está saudável há semanas (poucos bounces, sinais de reclamação baixos, engajamento estável).

Adicione um novo domínio quando você aumentar volume de forma significativa (novo SDR, nova abordagem), quiser separação por time ou oferta, ou estiver vendo sinais iniciais e não quiser empilhar mais carga no mesmo domínio.

Uma regra que funciona para muitas equipes: quando você passa de 4 a 6 caixas em um domínio para cold outreach, costuma ser mais seguro adicionar outro domínio do que enfiar mais caixas no primeiro.

Mantenha nomenclatura e propriedade organizadas

Distribuição só ajuda se você conseguir gerenciar. Use um sistema claro para que qualquer pessoa responda: quem é dono deste domínio, qual SDR usa qual caixa e para que serve.

Mantenha simples: nomes de domínio consistentes, nomes de caixas consistentes e um rastreador compartilhado para datas de compra, início do warm-up e tetos diários atuais.

Suposições de warm-up e configuração que mudam a matemática

Warm-up é o motivo pelo qual duas equipes com o mesmo "limite diário" conseguem resultados bem diferentes. O limite diz o que uma caixa pode enviar no papel. Warm-up decide o que ela pode enviar sem ser filtrada.

Planeje por semanas, não por dias. Se você planejar capacidade usando o volume alvo final desde o dia 1, vai ou comprar caixas demais ou forçar demais e prejudicar entregabilidade.

Básicos de warm-up: rampa vence limites crus

Warm-up é sobre provar aos provedores que sua caixa age como uma pessoa real. Isso significa volume gradual, horários consistentes de envio e respostas que pareçam naturais.

Se você está integrando novos SDRs, inclua uma margem de ramp-up no seu modelo para que o volume do time se mantenha estável enquanto novas caixas crescem até seus tetos.

O que SPF, DKIM e DMARC protegem

Isso não é sobre enviar mais. É sobre ser confiável.

SPF diz quais servidores podem enviar pelo seu domínio. DKIM adiciona uma assinatura para que mensagens não possam ser alteradas sem detecção. DMARC diz aos provedores o que fazer quando SPF ou DKIM falham e reduz spoofing.

Se a autenticação estiver ausente ou mal configurada, seu volume “seguro” diário cai rápido. Você verá mais entrega em spam, mais bounces e mais tempo gasto depurando em vez de vender.

Reputações separadas: por que times não devem compartilhar tudo

A reputação está ligada tanto ao domínio quanto ao comportamento da caixa. Quando uma caixa tem muitos bounces ou reclamações, pode arrastar as outras se tudo estiver muito compartilhado.

Uma boa regra é separar identidades de envio por time ou nível de risco. Por exemplo, mantenha um grupo de SDRs novos em um conjunto próprio de domínios e caixas até que a performance estabilize. Plataformas com infraestrutura isolada por tenant, como a configuração por organização do LeadTrain, ajudam a manter sua reputação de entregabilidade independente de outros clientes.

Quando desacelerar

Problemas de entregabilidade são mais fáceis de prevenir do que consertar. Se você ver sinais negativos, reduza volume primeiro e depois investigue targeting e qualidade da lista.

Sinais comuns de "diminua agora":

• Picos na taxa de bounce (especialmente "mailbox does not exist")
• Aumento de reclamações de spam ou respostas raivosas
• Queda acentuada nas taxas de abertura em múltiplas sequências
• Aumento do unsubscribe após um aumento de volume
• Provedores começam a limitar (atrasos, falhas temporárias)

Uma suposição realista para seu plano de capacidade: às vezes você vai precisar cortar envios em 30% a 50% por alguns dias. Um buffer é o que mantém o outreach consistente quando as coisas ficam barulhentas.

Erros comuns que quebram entregabilidade

A maioria dos problemas de entregabilidade não vem de escolher o "número errado" no seu modelo. Vem de hábitos que tornam seu envio suspeito.

A forma mais rápida de se meter em problemas é começar com caixas insuficientes e depois saltar o volume da noite para o dia. Se você for de 20 emails por dia para 200, parece não natural, mesmo com uma lista decente. Aumente devagar, especialmente em domínios novos ou caixas recém-criadas.

Outro erro comum é misturar personas muito diferentes numa mesma caixa. Um dia é "Alex da Sales", no outro é "Alex das Parcerias", depois vira "Suporte." Essa inconsistência aparece na copy, assinaturas e padrões de resposta. Mantenha uma caixa ligada a uma única função e um único estilo.

Ignorar capacidade de resposta também pode prejudicar performance. Se respostas interessadas ficam 2 dias sem atendimento porque o SDR está sobrecarregado, você perde reuniões e treina prospects a te ignorar. Alguns vão marcar follow-ups posteriores como spam.

Alguns hábitos evitam a maioria dos problemas:

• Defina um teto diário por caixa e aumente gradualmente.
• Mantenha uma persona por caixa (mesmo nome, função e tom).
• Diminua envios quando respostas aumentarem e a equipe não der conta.
• Pare campanhas quando a taxa de bounces subir e corrija a lista primeiro.
• Trate descadastros como normal e honre-os imediatamente.

Mesmo o melhor plano de capacidade não salva você de lista ruim. Leads desatualizados, caixas genéricas ou targeting irrelevante vão derrubar o engajamento e envenenar a reputação mais rápido do que qualquer cálculo de caixas pode consertar.

Checklist rápido antes de comprar mais domínios

Comprar mais domínios parece progresso, mas muitas vezes esconde um problema mais simples: sua configuração atual não absorve oscilações semanais normais sem saltos repentinos de volume.

Antes de gastar, verifique o básico.

Os checks de "realmente precisamos de mais?"

Procure por picos, não por médias. Se um SDR normalmente envia 30/dia mas às vezes precisa de 60/dia para recuperar, você precisa de caixas suficientes para absorver esse pico sem dobrar o volume por caixa da noite para o dia.

Mantenha ao menos uma caixa de reserva aquecida e autenticada. Isso te dá substituição imediata quando uma caixa começa a dar bounce, é restringida ou precisa de pausa.

Confirme que cada domínio está autenticado e consistente. Cada domínio de envio deve ter SPF, DKIM e DMARC configurados. Mantenha o nome "From" e assinaturas alinhados com uma identidade remetente real. Se usar múltiplos domínios, mantenha-os claramente relacionados à sua marca para que respostas não pareçam suspeitas.

Tenha um plano de pausar e substituir. Decida o que fazer quando a performance cair: reduza envios diários, pause uma caixa, rode a reserva, e então considere adicionar domínios novos.

Escale em passos pequenos. Em vez de "adicionar 5 domínios", use um gatilho como "quando consistentemente atingirmos 80% do volume seguro por 2 semanas, adicione 1 domínio e 2 a 3 caixas."

Um exemplo rápido

Suponha que você tem 3 SDRs e cada um precisa de cerca de 40 novos emails/dia. Se você roda 2 caixas por SDR, um dia de doença, um upload de lista novo ou um ajuste de sequência pode empurrar uma caixa de 20/dia para 40/dia da noite para o dia. Esse salto é muitas vezes o que causa entrega em spam.

Nesse caso, adicionar uma caixa de reserva aquecida por SDR pode ser melhor que comprar domínios novos. Se depois você confirmar que ainda precisa de mais folga, então adicione um domínio e espalhe o volume gradualmente.

Cenário de exemplo e próximos passos práticos

Um exemplo pequeno deixa as trocas claras.

Um plano simples para 3 SDRs (com buffers)

Suponha 3 SDRs e uma meta estável de 120 novos emails por SDR por dia (sem contar respostas). São 360 novos envios por dia no total.

Use um teto conservador de 40 novos envios por caixa por dia. Adicione 20% de buffer para absorver pausas e quedas sem sobrecarregar uma caixa.

• Capacidade necessária por dia: 360 envios
• Buffer (20%): 360 x 1.2 = 432 envios
• Mailboxes necessárias: 432 / 40 = 10.8, arredonde para 12 caixas

Isso dá 4 caixas por SDR. Se você dividir essas 12 caixas em 3 domínios (4 caixas por domínio), espalha volume e risco.

Se um domínio for sinalizado e você precisar pausar, perde cerca de um terço da capacidade. Com múltiplos domínios, você pode continuar em capacidade reduzida enquanto corrige, em vez de ficar sem enviar.

Próximos passos práticos

Decida a meta diária por SDR e defina um teto por caixa. Comece mais baixo do que quer atingir e aumente devagar.

Espalhe caixas por múltiplos domínios e evite concentrar todo o outbound numa única identidade de envio.

Configure SPF, DKIM e DMARC e aqueça cada nova caixa antes do outreach real.

Mantenha sequências simples e regras claras de parada (reply, bounce, unsubscribe).

Se quiser menos ferramentas para gerenciar, o LeadTrain (leadtrain.app) combina domínios, caixas, warm-up, sequências multistep e classificação de respostas com IA em uma única plataforma. Mesmo com tudo em um só lugar, o planejamento acima ainda importa: ajuda a escalar sem saltos e mantém a entregabilidade estável.

Após uma semana, revise a performance. Se você consistentemente atinge tetos, adicione caixas antes de aumentar o volume por caixa.