Wie viele Domains und Postfächer für Cold‑Email‑Outreach

Warum diese Frage schwieriger ist, als sie klingt

Viele fragen „wie viele Domains und Mailboxen für Cold Email“ so, als gäbe es eine einzelne sichere Zahl. Die gibt es nicht. Die richtige Konfiguration hängt von drei Dingen ab: wie viel du verschicken willst, wie viel Zustellbarkeitsrisiko du akzeptieren kannst und wie viel tägliche Verwaltung dein Team realistisch bewältigen kann.

Outbound ist eine Aktivität mit Volumen. Wenn du die Outreach verdoppelst, steigen auch die Chancen, Provider‑Limits zu treffen, Beschwerden zu bekommen oder einen Sender zu verbrennen, der bei geringerem Volumen noch in Ordnung war.

Der häufigste Fehler ist, ein Postfach alles senden zu lassen. Das kann eine Woche funktionieren, dann fällt die Performance still: weniger Antworten, mehr Spam‑Platzierung, mehr Bounces. Selbst mit gutem Copywriting ist die Sender‑Reputation fragil, wenn ein Postfach überlastet wird.

Betrachte Domains und Postfächer als dein Risikoverteilungssystem. Mehrere Postfächer verteilen tägliche Sends auf mehr Sender. Mehrere Domains verhindern, dass ein Problem deine gesamte Outbound‑Bewegung lahmlegt. Sinkt die Reputation einer Domain, kannst du diese Domain drosseln, ohne alles anzuhalten.

Deshalb ist die Rechnung mehr als „SDRs × 1 Postfach“: deine eigentliche Kapazität wird durch sichere Sends pro Postfach begrenzt, neue Postfächer brauchen Warm‑up, Sequenzen erzeugen Follow‑up‑Wellen, und Risiko ist ungleich verteilt (eine schlechte Liste kann ein einzelnes Postfach schnell schädigen).

Beispiel: Ein SDR will 40 neue Kontakte/Tag in einer 5‑stufigen Sequenz starten. Das sind nicht 40 Sends insgesamt über die Zeit. Es sind näher an 200 Sends, plus Antworten, Bounces und Abmeldungen. Wenn alles durch ein Postfach läuft, überschreitest du entweder sichere Limits oder verlangsamst den SDR.

Wichtige Begriffe in klarer Sprache

Viel Verwirrung entsteht durch das Vermischen weniger Grundlagen. Sobald die klar sind, wird die Planung viel einfacher.

Domain

Eine Domain ist der Name nach dem @ in deiner E‑Mail‑Adresse (z. B. yourcompany.com). In Zustellbarkeits‑Begriffen ist sie deine Identität und Reputation.

E‑Mail‑Provider beobachten das Verhalten einer Domain über die Zeit: Beschwerden, Bounces, Antwortquoten und ob Nachrichten konsistent und vertrauenswürdig wirken. Hat eine Domain einen schlechten Ruf, kann sie alle Postfächer unter ihr mitziehen.

Mailbox (Postfach)

Ein Postfach ist das Senderkonto, z. B. [email protected].

Postfächer haben auch ihre eigene Versandhistorie. Schickt ein Postfach zu viel zu schnell, landet es vielleicht im Spam, selbst wenn die Domain in Ordnung ist. Die Domain ist der Familienname; das Postfach die einzelne Person.

SDR

Ein SDR (Sales Development Rep) führt Outreach durch und bearbeitet Antworten. Zwei SDRs können sehr unterschiedliche E‑Mail‑Last haben. Der eine schreibt vielleicht weniger, dafür maßgeschneiderte Follow‑ups und bucht Meetings. Ein anderer fährt hohes Volumen und verlässt sich auf schnelle Antwortbearbeitung. Deine Konfiguration muss zu deren tatsächlicher Arbeitsweise passen.

Sequenz

Eine Sequenz ist die Abfolge von Nachrichten und Timing‑Regeln für Outreach. Beispiel: E‑Mail 1 an Tag 1, Follow‑up an Tag 3, Follow‑up an Tag 7.

Sequenzen verändern das Tagesvolumen, weil du nicht nur neue Erstmails sendest, sondern auch Follow‑ups an ältere Leads. Eine 4‑stufige Sequenz kann später eine große Welle von Follow‑ups erzeugen, selbst wenn die Anzahl neuer Leads gleich bleibt.

Die drei Einschränkungen: Risiko, Kapazität und Aufwand

Wenn jemand fragt, wie viele Domains und Postfächer er braucht, will er meist eine Zahl. In der Praxis jonglierst du drei Kräfte: Zustellbarkeitsrisiko, Versandkapazität und laufender Aufwand.

1) Risiko: was du reduzieren willst

Zustellbarkeitsrisiko ist die Chance, dass deine Mails im Spam landen (oder Konten beschränkt werden), weil Muster verdächtig wirken oder Beschwerden steigen.

Mehr Postfächer und mehr Domains reduzieren das Risiko, indem sie die Blast‑Radius verkleinern. Wird ein Postfach markiert, ist nur ein Teil deines Volumens betroffen. Sinkt eine Domain, kannst du sie pausieren und auf den anderen weiterlaufen.

Der Trade‑off ist Wartung. Zu breit gestreut ohne Monitoring kann nach hinten losgehen, wenn du jedes Postfach nicht gesund hältst.

2) Kapazität: wie viel du senden kannst, ohne Sprünge

Kapazität ist nicht nur "E‑Mails pro Tag." Es ist "E‑Mails pro Tag ohne plötzliche Sprünge." Provider bemerken Muster. Ein Postfach, das über Nacht von 10/Tag auf 80/Tag geht, ist ein rotes Tuch, selbst wenn 80 moderat klingt.

Behandle Kapazität als gleichmäßiges Tempo, das du wiederholen kannst. Wachse langsam (Warm‑up hilft) und halte die Frequenz stabil.

3) Aufwand: was du tatsächlich managen kannst

Jede zusätzliche Domain und jedes Postfach bedeutet Arbeit: DNS und Authentifizierung, Warm‑up, Antwortbearbeitung, Bounces, Abmeldungen und Basis‑Hygiene. Fügst du Postfächer hinzu, ohne sie zu überwachen, kann die „sichere Verteilung" mehr Zustellbarkeitsprobleme erzeugen.

Eine einfache Denkweise:

• Weniger Postfächer = weniger Admin‑Aufwand, aber mehr Volumendruck pro Postfach.
• Mehr Postfächer = bessere Verteilung und Skalierung, aber mehr Teile zu managen.
• Mehr Domains = breitere Reputationsverteilung, aber mehr Setup‑ und Namenskomplexität.

Ist dein Team klein, kann eine einzelne Plattform, die Domains, Postfächer, Warm‑up, Sequenzen und Antwort‑Triage zusammenführt, den Aufwand verringern. LeadTrain bündelt diese Teile beispielsweise und klassifiziert Antworten automatisch (interessiert, nicht interessiert, Abwesenheit, Bounce, Abmeldung), sodass die operative Last mit dem Volumen nicht so stark wächst.

Ein einfaches Kapazitätsmodell, das du wiederverwenden kannst

Du brauchst keine perfekte Zahl. Du brauchst eine sichere Basis, die dein Send‑Ziel trifft, ohne ein einzelnes Postfach zu überfordern.

Starte mit ein paar Eingaben, die du in einem Tabellenblatt hältst:

• SDRs, die senden (S)
• Ziel‑Sends pro SDR pro Arbeitstag (T)
• sichere tägliche Send‑Obergrenze pro Postfach, wenn es vollständig aufgewärmt ist (C)
• Warm‑up‑Ramp‑Faktor für den aktuellen Zeitraum (F), zwischen 0 und 1
• Puffer, als Dezimalzahl (z. B. 0.2 für 20%)

Dann berechne, wie viele aufgewärmte Postfächer du brauchst.

Total daily sends needed = S * T
Effective capacity per mailbox today = C * F
Mailboxes needed (no buffer) = (S * T) / (C * F)
Mailboxes to provision = CEILING(Mailboxes needed * (1 + Buffer))

Praktische Annahmen zum Einstieg:

• C: 20 bis 40 Cold‑E‑Mails pro Postfach und Tag für konservatives Senden
• F: 0.25 in Woche 1 des Warm‑ups, 0.5 in Woche 2, 0.75 in Woche 3, 1.0 nach Stabilisierung
• Puffer: 10% bis 25% zusätzliche Postfächer für Ausfälle, Pausen oder plötzliche Zustellbarkeitsprobleme

Antworten sind ebenfalls wichtig, weil sie Arbeit erzeugen und dein Sendeverhalten beeinflussen können:

Expected daily replies = (S * T) * R

Wenn diese Zahl hoch erscheint, reduziere T oder füge Support hinzu. Antwortklassifizierung reduziert die Sortierzeit, Menschen müssen aber trotzdem sinnvolle Follow‑ups bearbeiten.

Schließlich: Übersetze Postfächer in Domains. Entscheide, wie viele Postfächer maximal pro Domain (M) du haben willst. Viele Teams wählen 2 bis 5, um Risiko zu streuen.

Domains needed = CEILING(Mailboxes to provision / M)

Dieses Modell zielt nicht darauf ab, maximal viel Volumen aus einem Postfach herauszupressen. Es geht um gleichmäßiges Tempo, einen Puffer und genug Trennung, damit ein Fehler nicht das ganze Team lahmlegt.

Schritt für Schritt: Postfächer pro SDR berechnen

Zu viele oder zu wenige Postfächer entstehen meist, wenn man von einer einzelnen Zahl ausgeht wie „50 E‑Mails pro Tag.“ Stattdessen starte mit der realen Arbeitslast: neue Kontakte plus Follow‑ups. Follow‑ups werden oft nach Woche 2 zur Mehrheit der Sends.

1) Starte mit deinem realen Tagesziel

Entscheide, wie viele neue Personen jeder SDR pro Tag ansprechen soll. Schätze dann, wie viele Follow‑ups deine Sequenz pro neuem Lead erzeugt.

Eine Faustregel: Bei einer 4‑stufigen Sequenz sendest du über die Lebenszeit eines Leads vielleicht etwa 3 bis 4 E‑Mails. Es passiert nicht alles an einem Tag, aber es formt das tägliche Volumen im steady‑state.

2) Wähle eine konservative tägliche Obergrenze pro Postfach

Wähle ein Limit, an das du dich auch an vollen Tagen halten kannst. Konservativ ist meist besser für die Zustellbarkeit.

Viele Teams planen 20 bis 40 Sends pro Postfach/Tag für Cold Outreach, besonders auf neuen Domains.

3) Mach die Rechnung (Postfächer pro SDR)

Verwende dieses Modell:

Tägliche E‑Mails pro SDR = (tägliche neue Leads × E‑Mails pro Lead über die Zeit)

Postfächer pro SDR = (tägliche E‑Mails pro SDR) ÷ (tägliches Limit pro Postfach)

Aufrunden.

Beispiel: Ein SDR hat 30 neue Leads/Tag. Deine Sequenz bringt im Mittel 3 E‑Mails pro Lead.

• Tägliche E‑Mails pro SDR = 30 × 3 = 90
• Limit pro Postfach = 30/Tag
• Postfächer pro SDR = 90 / 30 = 3 Postfächer

4) Puffer für Warm‑up, Pausen und Ersatz hinzufügen

Die Realität reduziert Kapazität: Warm‑up, temporäre Einschränkungen, Zustellbarkeitsdips, Listen‑Probleme.

Ein einfacher Puffer: Füge 25% bis 50% zusätzliche Postfächer pro SDR hinzu und halte mindestens ein Ersatzpostfach warm und authentifiziert, damit du bei Problemen schnell rotieren kannst.

Wie man Volumen über Domains verteilt (Risikoverteilung)

Alles auf einer Domain zu betreiben ist wie die gesamte Telefonzentrale über eine Leitung laufen zu lassen. Wird diese Domain markiert, sinkt die Zustellbarkeit überall.

Ein praktischer Startpunkt sind 2 bis 4 Postfächer pro Domain für Cold Outreach. Das ist kein Zauber, sondern ein Kompromiss zwischen Kontrolle und Komplexität. Weniger Postfächer pro Domain verteilen das Risiko besser, erfordern aber mehr Domains, DNS‑Einträge und Pflege.

Neue Domain vs. neues Postfach

Füge ein weiteres Postfach auf einer bestehenden Domain hinzu, wenn du nur Kapazitätsengpässe hast und die Domain seit Wochen gesund ist (wenige Bounces, wenige Beschwerdesignale, konstante Engagement‑Raten).

Füge eine neue Domain hinzu, wenn du das Volumen deutlich erhöhst (neuer SDR, neue Aktivität), du Trennung nach Team/Angebot willst oder frühe Warnzeichen siehst und keine zusätzliche Last auf dieselbe Domain packen möchtest.

Eine Regel: Gehst du über 4–6 Postfächer auf einer Domain für Cold Outreach, ist eine zusätzliche Domain oft sicherer als noch mehr Postfächer auf der ersten zu stapeln.

Benennung und Ownership organisiert halten

Verteilung hilft nur, wenn du sie managen kannst. Nutze ein klares System, damit jeder beantworten kann: Wer besitzt diese Domain, welches SDR nutzt welches Postfach und wofür wird es verwendet?

Halte es einfach: konsistente Domain‑ und Postfach‑Namen und ein zentrales Tracking für Kauftermine, Warm‑up‑Startdaten und aktuelle tägliche Caps.

Warm‑up und Setup‑Annahmen, die die Rechnung verändern

Warm‑up erklärt, warum zwei Teams mit dem gleichen „täglichen Limit“ sehr unterschiedliche Ergebnisse haben können. Das Limit sagt, was ein Postfach auf dem Papier kann. Warm‑up entscheidet, was es senden kann, ohne gefiltert zu werden.

Plane Wochen, nicht Tage. Wenn du Kapazität mit dem Endziel‑Volumen von Tag 1 berechnest, kaufst du entweder zu viele Postfächer oder du drückst zu hart und schadest der Zustellbarkeit.

Warm‑up‑Basics: Ramp statt rohe Limits

Warm‑up beweist den Anbietern, dass ein Postfach sich wie ein echter Nutzer verhält: graduelles Volumen, konsistente Sendezeiten und natürliche Antworten.

Beim Onboarding neuer SDRs baue einen Ramp‑Puffer in dein Modell ein, damit das Teamvolumen stabil bleibt, während neue Postfächer zu ihren Caps heranwachsen.

Wovor SPF, DKIM und DMARC schützen

Das sind keine Mittel, um mehr zu senden. Sie sorgen für Vertrauen.

SPF sagt, welche Server für deine Domain senden dürfen. DKIM fügt eine Signatur hinzu, sodass Nachrichten nicht unbemerkt verändert werden können. DMARC sagt den Providern, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen, und reduziert Spoofing.

Fehlt Authentifizierung oder ist sie falsch konfiguriert, sinkt dein „sicheres“ Tagesvolumen schnell. Du siehst mehr Spam‑Platzierung, mehr Bounces und mehr Zeit mit Debugging statt mit Verkaufen.

Getrennte Reputationen: warum Teams nicht alles teilen sollten

Reputation hängt von Domain‑ und Postfachverhalten ab. Wenn ein Postfach viele Bounces oder Beschwerden verursacht, kann es den Rest mitziehen, wenn alles eng verbunden ist.

Eine gute Regel: Trenne sendende Identitäten nach Team oder Risiko. Halte z. B. neue SDRs auf eigenen Domains und Postfächern, bis die Performance stabil ist. Plattformen mit mandantengetrennter Sendeinfrastruktur, wie das organisationsbezogene Setup von LeadTrain, helfen, deine Zustellungsreputation unabhängig von anderen Kunden zu halten.

Wann du drosseln solltest

Zustellbarkeitsprobleme lässt man leichter verhindern als reparieren. Siehst du negative Signale, reduziere zuerst das Volumen, dann untersuche Targeting und Listenqualität.

Häufige „jetzt drosseln“‑Zeichen:

• Spike bei Bounce‑Rate (insbesondere „mailbox does not exist")
• Spam‑Beschwerden oder aggressive Antworten steigen
• Öffnungsraten fallen stark über mehrere Sequenzen
• Abmelderate steigt nach Volumenanstieg
• Provider drosseln (Verzögerungen, temporäre Fehler)

Eine realistische Annahme für deinen Plan: Du musst manchmal das Senden für einige Tage um 30–50% kürzen. Ein Puffer sorgt dafür, dass Outreach stabil bleibt, wenn es laut wird.

Häufige Fehler, die Zustellbarkeit ruinieren

Die meisten Probleme entstehen nicht durch eine falsche Zahl im Modell, sondern durch Gewohnheiten, die Versand riskant aussehen lassen.

Der schnellste Weg in Schwierigkeiten ist, mit zu wenigen Postfächern zu starten und dann über Nacht das Volumen zu steigern. Von 20/Tag auf 200/Tag wirkt unnatürlich, selbst mit einer guten Liste. Ramp langsam, besonders bei neuen Domains oder frisch erstellten Postfächern.

Ein anderer Fehler ist, sehr unterschiedliche Sender‑Personas in einem Postfach zu mischen. Ein Tag „Alex vom Sales“, der nächste „Alex Partnerships“, dann „Support“ — diese Inkonstanz zeigt sich in Text, Signaturen und Antwortmustern. Halte ein Postfach an eine Rolle und einen Stil gebunden.

Ignoriere nicht die Reply‑Kapazität. Liegen interessierte Antworten zwei Tage unbeantwortet, verlierst du Meetings und trainierst Interessenten, dich zu ignorieren. Einige markieren spätere Follow‑ups als Spam.

Ein paar Gewohnheiten verhindern die meisten Probleme:

• Setze ein tägliches Limit pro Postfach und erhöhe es schrittweise.
• Eine Persona pro Postfach (gleicher Name, Rolle, Ton).
• Drossle das Senden, wenn Replies steigen und das Team nicht nachkommt.
• Stoppe Kampagnen bei steigenden Bounces und behebe Listenprobleme zuerst.
• Behandle Abmeldungen normal und halte sie sofort ein.

Selbst der beste Kapazitätsplan rettet dich nicht vor schlechter Listenqualität. Veraltete Leads, generische Inboxen oder irrelevantes Targeting ziehen Engagement runter und vergiften die Reputation schneller, als jede Postfach‑Rechnung es reparieren kann.

Schnelle Checkliste, bevor du mehr Domains kaufst

Mehr Domains zu kaufen fühlt sich oft wie Fortschritt an, verdeckt aber ein einfacheres Problem: Dein aktuelles Setup kann normale Schwankungen nicht handhaben, ohne dass es zu plötzlichen Volumen‑Sprüngen kommt.

Bevor du Geld ausgibst, prüfe diese Basics.

Die „Brauchen wir wirklich mehr?“‑Checks

Suche nach Spitzen, nicht nach Durchschnitten. Wenn ein SDR normalerweise 30/Tag sendet, aber manchmal 60/Tag braucht, brauchst du genug Postfächer, um diese Spitze zu absorbieren, ohne pro Postfach über Nacht das Volumen zu verdoppeln.

Halte mindestens ein Ersatzpostfach warm und authentifiziert. So hast du sofort Ersatz, wenn ein Postfach bounct, eingeschränkt wird oder pausiert werden muss.

Stelle sicher, dass jede Domain authentifiziert und konsistent ist. Jede sendende Domain sollte SPF, DKIM und DMARC eingerichtet haben. Halte „From“‑Name und Signaturen mit einer echten Senderidentität übereinstimmend. Wenn du mehrere Domains nutzt, halte sie klar markenverwandt, damit Replies nicht verdächtig wirken.

Habe einen Pause‑und‑Ersatz‑Plan. Entscheide, was zu tun ist, wenn die Performance fällt: tägliche Sends reduzieren, ein Postfach pausieren, Ersatz reinrotieren und dann neue Domains in Betracht ziehen.

Skaliere in kleinen Schritten. Statt „5 Domains hinzufügen“ nutze einen Trigger wie: „Wenn wir konstant 80% des sicheren Volumens für 2 Wochen erreichen, füge 1 Domain und 2–3 Postfächer hinzu."

Ein kurzes Beispiel

Angenommen, du hast 3 SDRs und jeder braucht etwa 40 neue E‑Mails/Tag. Wenn du 2 Postfächer pro SDR betreibst, kann ein Krankheitstag, eine neue Listen‑Hochladung oder eine Sequenzänderung ein Postfach von 20/Tag auf 40/Tag treiben. Solch ein Sprung verursacht oft Spam‑Platzierung.

In diesem Fall ist ein warmes Ersatzpostfach pro SDR oft die bessere erste Maßnahme als der Kauf neuer Domains. Wenn du später noch mehr Spielraum brauchst, füge eine zusätzliche Domain hinzu und verteile das Volumen schrittweise.

Szenario und praktische nächste Schritte

Ein kleines Beispiel macht die Abwägungen klar.

Ein einfacher Plan für 3 SDRs (mit Puffer)

Angenommen, du hast 3 SDRs und willst konstant 120 neue Outbound‑E‑Mails pro SDR/Tag (ohne Replies). Das sind 360 neue Sends/Tag insgesamt.

Verwende ein konservatives Limit von 40 neuen Sends pro Postfach/Tag. Füge 20% Puffer hinzu, damit du Pausen und Dips abfangen kannst, ohne ein Postfach zu überlasten.

• Benötigte Kapazität/Tag: 360 Sends
• Mit Puffer (20%): 360 × 1.2 = 432 Sends
• Postfächer benötigt: 432 ÷ 40 = 10.8 → aufrunden auf 12 Postfächer

Das sind 4 Postfächer pro SDR. Verteilst du die 12 Postfächer auf 3 Domains (4 Postfächer/Domain), streust du Volumen und Risiko.

Fällt eine Domain aus und du pausierst sie, verlierst du etwa ein Drittel der Kapazität. Mit mehreren Domains kannst du bei reduzierter Kapazität weiterlaufen, während du das Problem behebst, statt komplett stillzustehen.

Praktische nächste Schritte

Bestimme dein Ziel pro SDR und setze ein Limit pro Postfach. Starte niedriger als dein Endziel und erhöhe langsam.

Verteile Postfächer über mehrere Domains und vermeide, alles auf eine sendende Identität zu packen.

Richte SPF, DKIM und DMARC ein und wärme jedes neue Postfach auf, bevor du echtes Outreach startest.

Halte Sequenzen einfach und nutze klare Stop‑Regeln (Antwort, Bounce, Abmeldung).

Wenn du weniger Tools managen möchtest, bündelt LeadTrain (leadtrain.app) Domains, Postfächer, Warm‑up, mehrstufige Sequenzen und KI‑gestützte Antwortklassifizierung an einem Ort. Auch mit einer Komplettlösung bleibt die obige Planung wichtig: sie hilft dir, ohne plötzliche Sprünge zu skalieren und die Zustellbarkeit stabil zu halten.

Nach einer Woche überprüfe die Performance. Wenn du konstant an Caps stößt, füge Postfächer hinzu, bevor du das Limit pro Postfach erhöhst.