Quem contatar em vez do CEO: personas de outreach que respondem

Por que a abordagem “mandar para o CEO” normalmente falha

CEOs e fundadores são fáceis de apontar e difíceis de alcançar. As caixas de entrada deles são barulhentas, as agendas lotadas, e a maioria das mensagens não está ligada a um problema que eles enfrentam esta semana. Mesmo que sua oferta seja boa, muitas vezes soa como "bom saber" em vez de "preciso resolver agora".

Um cargo alto também significa mais filtros. Muitos executivos têm assistentes, regras rígidas de caixa de entrada e proteção pesada contra spam. Além disso, eles vasculham por três coisas: impacto direto na receita, risco urgente ou uma indicação confiável. Cold emails raramente passam nesses critérios na primeira tentativa.

Alvo excessivo em executivos te atrasa de uma forma menos óbvia: rompe seu ciclo de aprendizado. Se você manda e‑mails apenas para CEOs, recebe menos respostas, feedback mais lento e menos dados sobre o que realmente funciona em mensagem e segmentação. Enquanto isso, as pessoas que sentem a dor no dia a dia (e podem confirmar se ela é real) nunca recebem sua mensagem.

Bom direcionamento em cold email é sobre relevância, não senioridade. Pergunte uma coisa simples: quem é o dono do problema que você resolve, e quem vai sentir a melhora primeiro? Essa pessoa costuma ser um gerente ou líder de equipe com metas claras, uma faixa de orçamento e motivação para testar algo novo.

Uma regra prática: comece mais abaixo, ganhe o direito de subir. Use as primeiras conversas para aprender o fluxo real de trabalho, as ferramentas em uso e os verdadeiros custos do problema. "Ganhar o direito" normalmente significa confirmar a dor com o dono do dia a dia, compartilhar um insight específico (não um pitch genérico), perguntar quem mais deve ser envolvido se funcionar, e só então trazer o executivo com um resumo curto e um pedido claro.

Exemplo: se você vende infraestrutura para cold email, um fundador pode te ignorar. Mas um Head of Sales ou Gerente de SDR pode responder porque entregabilidade afeta os números semanais deles. Depois que confirmam o problema, envolver o CEO vira uma etapa de aprovação, não um começo frio. Se você roda outbound no LeadTrain, é mais fácil testar isso rápido com pequenas sequências por persona e ver quais cargos realmente respondem.

Comece pelo dono do problema, não pelo maior cargo

Se você manda e‑mail para o CEO primeiro, está adivinhando quem se importa. Uma aposta melhor é na pessoa que sente o problema toda semana e é medida por resolvê‑lo. Ela tem mais chance de responder, compartilhar detalhes reais e indicar o próximo passo certo.

Antes de escolher um alvo, separe três papéis:

• Usuário: convive com a dor no dia a dia.
• Comprador: controla o orçamento.
• Aprovador/bloqueador: pode dizer não mesmo que todo mundo diga sim.

Às vezes uma pessoa acumula dois papéis. Muitas vezes não.

Relevância costuma vir de um gatilho, não do cargo em si. Procure um motivo para o problema estar em evidência agora: uma contratação que começa na semana que vem, rollout de uma ferramenta, um crescimento que quebrou o processo antigo ou uma equipe que passou a ter uma nova métrica.

Escolha uma persona inicial com base no caminho mais rápido para uma conversa real. Se o problema é operacional (follow‑ups perdidos, handoffs bagunçados, outbound inconsistente), comece pelo dono do dia a dia. Se é claramente ligado ao orçamento (consolidação de ferramentas, troca de fornecedor), comece pelo responsável pelo orçamento.

Exemplo: você vende melhoria na performance de email outbound. Em uma empresa de 40 a 80 pessoas, o dono do dia a dia pode ser o Gerente de SDR ou o Head de Sales Development. Eles vão conhecer problemas de entregabilidade, taxas de resposta e o que já foi tentado. Depois de um curto intercâmbio, pergunte quem tem o orçamento para ferramentas de outbound e se o VP de Vendas prefere aprovar mudanças.

Se você usa o LeadTrain para rodar outbound, essa abordagem também ajuda a fazer multithread sem forçar isso. O dono pode confirmar a configuração atual (domínios, warm‑up, sequências) e você só traz o responsável pelo orçamento depois de ter números concretos e um próximo passo claro.

Personas alternativas que costumam responder primeiro

Se você está tentando descobrir quem contatar em vez do CEO, comece pelas pessoas que são donas do fluxo de trabalho, das ferramentas ou das aprovações. Elas estão mais perto da dor diária e normalmente podem dizer “sim” a um piloto (ou pelo menos dizer o que seria preciso para dizer “sim”).

Funções de Ops: os construtores do processo

Títulos de ops costumam ser o caminho mais rápido para uma resposta real porque ficam entre sistemas e resultados. RevOps, Sales Ops, BizOps e Operations Managers se importam com processos repetíveis, handoffs limpos e relatórios.

Se sua oferta melhora a execução de outbound (domínios, caixas de correio, warm‑up, sequências, classificação de respostas), uma pessoa de Ops pode validar se cabe na stack deles e o que quebraria se não coubesse. No LeadTrain, é também onde surgem perguntas práticas rapidamente: como funciona a configuração de domínio, como a entregabilidade é protegida e como a classificação de respostas mapeia para estágios do pipeline.

Gerentes e líderes de time: quem sente a dor

Gerentes respondem quando sua mensagem toca nas metas semanais deles. Pense em Gerentes de SDR, líderes de Suporte, Engineering Managers e Customer Success Managers. Eles podem não assinar o contrato, mas podem patrociná‑lo e puxar o aprovador certo.

Gatilhos comuns que trazem uma resposta real incluem metas perdidas porque o time está preso em trabalho manual, handoffs bagunçados entre ferramentas, taxas de resposta baixas que precisam ser testadas (não só mais volume) ou uma métrica clara que eles pessoalmente controlam (reuniões agendadas, tempo até a primeira resposta, backlog).

Finanças, procurement, TI e os papéis “roteadores”

Alguns negócios emperram porque você mandou só para o usuário e ignorou os gatekeepers. Finanças e procurement podem te dizer o caminho de compra real (limiares, termos de pagamento, documentos necessários). TI e segurança importam quando você precisa de acesso, domínios novos, provisionamento de caixas ou uma revisão de tratamento de dados.

Também não subestime Assistentes Executivos ou um Chief of Staff. Eles podem encaminhar você para o dono certo e dar contexto como “isso está sendo avaliado mês que vem” ou “fale com RevOps primeiro”.

Ao abordar esses papéis, lidere com perguntas de roteamento em vez de um pitch completo:

• “Quem hoje é responsável por esse processo?”
• “Quem avalia ferramentas como esta?”
• “Segurança ou finanças estão envolvidos num piloto?”

Um passo a passo para construir uma escada de contato

Uma escada de contato evita que você dispare para o CEO e espere sorte. Também força você a responder uma pergunta prática: quem tem mais chance de confirmar o problema e avançar com ele?

Construa a escada por conta

Use o mesmo fluxo para cada empresa alvo, mesmo que sua lista seja pequena.

1. Escolha as contas primeiro, então escreva uma frase sobre por que agora. Relacione a um gatilho que você consiga defender (contratações, lançamento, expansão, funding ou uma vaga que indique uma dor).
2. Escolha uma persona inicial que seja dona do problema no dia a dia.
3. Adicione dois backups: um adjacente (Ops, enablement, RevOps, TI) e um acima (diretor ou VP).
4. Defina a ordem da escada. Manager → director → VP → exec é comum, mas troque se a organização for pequena ou liderada pelo fundador.
5. Decida as regras de troca antes de enviar: subir depois de um número fixo de toques, trocar na lateral quando aprender novo contexto, ou pular quando alguém te encaminhar para o dono certo.

Exemplo: você vende uma ferramenta que reduz o tempo de resposta a leads inbound. Em uma empresa SaaS de 200 pessoas, comece com o Gerente de SDR (dono da dor), mantenha RevOps como backup (dono do processo) e o VP de Vendas como passo de escalada (definidor de prioridade).

Acompanhe o que funciona, por persona

O objetivo não é só respostas. É ângulos repetíveis.

Mantenha notas sobre o que dá tração: qual enquadramento trouxe resposta mais rápida (tempo economizado, risco evitado, receita gerada), que prova importou (casos de pares, números, detalhes de processo), qual pedido funcionou melhor (pergunta rápida vs reunião vs apresentação) e que objeções aparecem por nível (gerentes: tempo e carga; VPs: prioridade e orçamento).

Se você usa o LeadTrain, taguear respostas por persona e ângulo facilita enxergar padrões entre contas em vez de chutar.

Como escrever e‑mails que cabem em cada persona

Se você enviar o mesmo pitch para todo mundo, continuará recebendo o mesmo silêncio. O conserto mais rápido é casar sua mensagem com o que aquela pessoa é responsável agora, não uma descrição genérica do seu produto.

Escreva uma frase que conecte ao trabalho deles e peça um próximo passo pequeno.

O que cada persona se importa (e o que dizer)

Um gerente vive no dia a dia. Eles respondem quando você torna a semana deles mais fácil.

Um diretor ou VP é medido por resultados e risco. Eles respondem quando você mostra um caminho de baixa turbulência para resultados.

Finanças quer clareza e controle. TI e segurança querem menos surpresas.

Você pode manter a oferta igual e mudar o ângulo:

• Gerentes: tempo economizado, menos incêndios, handoffs mais limpos, menos trabalho manual.
• Diretores/VPs: métricas que movem, risco de rollout, como o sucesso aparece em 30 dias.
• Finanças: custo total, payback, o que será faturado e quando.
• TI/segurança: níveis de acesso, permissões, tratamento de dados e etapas de decisão.

Mantenha um pedido claro

Pessoas ignoram e‑mails que pedem cinco coisas ao mesmo tempo. Escolha um pedido que combine com a persona.

Se você vende uma plataforma de cold email como LeadTrain, um gerente pode se importar em não gastar horas categorizando respostas. Um diretor pode se importar com taxas de resposta e rapidez de lançamento. Finanças vai querer ver custo versus múltiplas ferramentas. TI vai querer saber sobre configuração de domínios, autenticação e quem acessa caixas.

Alguns pedidos leves:

• “Você é a pessoa certa para ferramentas de outbound, ou quem é?”
• “Vale uma call de 10 minutos para ver se isso se encaixa?”
• “Se eu mandar um plano de 3 linhas para um piloto de 14 dias, consegue me dizer se bate com o jeito que vocês trabalham?”

Termine com uma escolha simples e um prazo. Pedidos pequenos trazem respostas reais e menos desculpas educadas.

Quando outreach para execs realmente funciona

Mandar email para o CEO não é sempre errado. É errado quando é seu padrão.

Outreach executivo funciona melhor quando a decisão é genuinamente top‑down: mudança de estratégia, entrar num novo mercado ou substituir um fornecedor grande em toda a empresa. Nesses casos, um diretor ou gerente pode gostar da ideia, mas não pode aprová‑la.

Também funciona quando você tem um gatilho forte que torna seu timing crível: uma rodada de investimento, um lançamento público, uma forte contratação ou uma reorganização que muda a propriedade.

Vale a pena mandar ao fundador ou CEO quando:

• A mudança afeta várias equipes e nenhum gerente tem responsabilidade fim a fim.
• Você pode apontar um gatilho e fazer uma hipótese específica.
• Seu pedido é estreito (10 minutos, um sim/não ou uma introdução rápida).
• Você já tem apoio interno e precisa da aprovação final.
• O fundador ainda é operador (times muito pequenos onde ele(a) roda o processo).

Exemplo: uma startup de 12 pessoas está contratando os primeiros SDRs e o fundador ainda cuida do outbound. Nesse caso, “quem contatar em vez do CEO” pode continuar sendo o próprio CEO porque não existe um gerente de outbound ainda. Mantenha curto: uma observação, uma hipótese, uma pergunta.

Se você está fazendo multithread outbound, e‑mails a executivos devem ser exceção no topo da escada, não o primeiro degrau. A classificação de respostas do LeadTrain pode ajudar identificando respostas rápidas de executivos como “fale com a Jane” para que elas não se percam.

Exemplo: quem mandar primeiro numa empresa de 50 pessoas

Imagine uma empresa B2B de 50 pessoas com um time de vendas pequeno: 2 SDRs, 3 AEs e um manager que faz parte do time. Eles querem mais reuniões, mas não querem contratar outro SDR neste trimestre. Esse é um cenário onde começar com a persona certa dá sinal mais rápido.

Comece com quem sente a dor diariamente e pode rodar um teste sem uma longa cadeia de aprovações.

Primeiro e‑mail: Gerente de SDR (dono do dia a dia)

O Gerente de SDR normalmente cuida de atividade, sequências e coaching. Eles também são responsabilizados quando o calendário está vazio, então têm motivação para tentar correções práticas.

Mantenha o pedido específico. Pergunte o que eles fazem hoje para agendar reuniões (canais, ICP, volume), ofereça um pequeno experimento (um novo segmento, uma nova sequência ou melhor tratamento de respostas), e confirme o que significa “sucesso” (reuniões por semana, taxa de resposta, tempo gasto organizando respostas).

Segundo fio: RevOps (tooling, dados e reports)

RevOps se importa com tracking limpo e menos ferramentas para manter. Eles podem matar um piloto se criar caos nos relatórios, então traga‑os cedo.

Foque em medição (reuniões agendadas, categorias de resposta, taxa de bounce, taxa de unsubscribe), segurança de entregabilidade (warm‑up, autenticação, limites sensatos de envio) e como a configuração funciona na prática (domínios, caixas, sequências, testes A/B). Se você usa LeadTrain, é aqui que a configuração tudo‑em‑um importa porque reduz a dispersão de ferramentas.

Escalada: envolva o VP de Vendas ou o CEO com prova, não com hype

Depois de algumas interações com o Gerente de SDR e RevOps, você pode escalar sem parecer que está furando fila. Referencie o que aprendeu e peça permissão.

Exemplo: “Com base no que você compartilhou (volume atual, contas alvo e respostas), achamos que dá para rodar um teste de 14 dias mirando X reuniões. Devo envolver o VP de Vendas para confirmar a meta e liberar o piloto?”

Um bom resultado de duas semanas não é um salto milagroso. É um piloto limpo com entregabilidade estável, breakdown claro de respostas, um pequeno ganho real em reuniões agendadas e uma decisão para expandir ou parar.

Erros comuns e armadilhas a evitar

A maneira mais rápida de ser ignorado é disparar o mesmo e‑mail para o CEO em todas as empresas e chamar isso de "personalização" só porque você trocou o primeiro nome e a indústria. Pessoas sêniores detectam um template em duas linhas e estão treinadas para proteger seu tempo.

Outra armadilha é escolher títulos que soam senior em vez de pessoas que realmente são donas do fluxo. “Head of” e “VP” podem ser ótimos, mas só se essa pessoa sentir a dor no dia a dia ou for medida pelo resultado. Se você vende algo que afeta o repasse de leads, o Ops Manager ou o Gerente de SDR pode se importar mais do que um líder de crescimento de alto nível.

Escalar para o executivo cedo demais pode queimar sua melhor conta. Se seu primeiro toque ao fundador for vago, talvez você não ganhe uma segunda chance quando tiver prova. Outreach executivo funciona melhor como escalada com contexto, não como bilhete de loteria.

Alguns erros que aparecem com frequência:

• Um pitch vago sem problema claro, prova ou próximo passo simples.
• Pedir 30 minutos antes de ganhar 10 minutos.
• Tratar “sem resposta” como “não interessado” em vez de ajustar alvo ou mensagem.
• Ignorar sinais de compra como e‑mails encaminhados, respostas curtas ou “quem cuida disso?”
• Otimizar por cargo em vez de urgência e propriedade.

Faltar em multithread é outro assassino silencioso. Se você manda e‑mail para uma pessoa, não recebe resposta e assume que toda conta é um não, está deixando receita na mesa. Uma escolha melhor é contactar 2 a 4 pessoas relevantes ao longo de uma semana, cada uma com uma mensagem que caiba na visão delas do problema.

Checklist rápido de segmentação antes de enviar

Faça uma revisão de dois minutos na segmentação antes de apertar enviar. Evita o erro clássico de bombardear fundadores com um problema que eles veem só uma vez por ano enquanto o gestor que sente a dor toda semana fica de fora.

Para cada conta, verifique:

• Você consegue nomear quem sente o problema semanalmente?
• Consegue nomear duas funções que tocam o mesmo problema por ângulos diferentes?
• Tem uma hipótese clara sobre dono do orçamento vs dono do dia a dia, mais um possível bloqueador?
• O primeiro e‑mail fica enxuto: um problema, uma prova crível, uma pergunta simples?
• Sabe o que fará depois se não receber resposta e quando vai parar?

Defina uma regra de escalada e uma de parada. Exemplo: “Se o gerente ignorar duas tentativas, envio uma nota mais curta ao VP com o que tentei e uma pergunta sim/não.” Regra de parada: “Se receber um não claro, ou nenhuma interação depois de quatro toques em duas personas, pausar a conta por 60 dias.”

Se usar o LeadTrain, garanta que tracking e classificação de respostas estejam configurados para ver qual persona realmente responde, não só quem você e‑mailou.

Próximos passos: testar, medir e escalar sem spammar execs

Se você continuar mandando só para fundadores e CEOs, terá mais silêncio do que sinal. Trate segmentação como experimento: pequeno, medido e repetível.

Comece com um piloto enxuto. Escolha 20 a 50 contas e selecione 2 a 3 personas por conta (dono do problema, gerente e um revisor técnico). Mantenha um ângulo de mensagem para todo o teste para aprender o que funciona.

Mantenha o plano simples: construa uma escada de contato por conta, rode uma sequência curta por persona com alguns follow‑ups, mude de persona quando não houver resposta (não por impaciência) e pause quando houver um “não interessado” claro ou unsubscribe. Mantenha o volume baixo até ver respostas positivas consistentes.

Sequência importa porque memória falha. Se follow‑ups ficam na sua cabeça ou numa planilha bagunçada, você vai ou exagerar nos toques ou esquecer de acompanhar.

Antes de aumentar volume, proteja a entregabilidade. Domínios e caixas novas devem ser aquecidos, e o envio escalonado. Se escalar rápido demais, mensagens caem em spam e seus resultados de teste ficam inúteis.

Meça resultados pelo tipo de resposta, não só pela contagem. Um sistema simples de buckets é suficiente: interessado, não interessado, ausência, bounce, unsubscribe.

Se quiser menos peças para coordenar, o LeadTrain mantém domínios, caixas, warm‑up, sequências e classificação de respostas num só lugar. Isso facilita rodar testes por persona limpos, comparar resultados e escalar só depois de ter ganhado o direito de subir.