Réponse « Qui est‑ce ? » : 3 lignes pour les e‑mails sortants

Pourquoi vous recevez un « Qui est‑ce ? »

Un message « Qui est‑ce ? » parle rarement de votre nom. C’est le prospect qui pose deux questions discrètes : « Est‑ce que je reconnais cette conversation ? » et « Est‑ce une vraie personne avec une raison valable d’être dans ma boîte ? » Ils veulent une preuve rapide de contexte et de légitimité avant de consacrer une seconde de plus.

Cela peut arriver même si votre premier e‑mail était poli et clair. Les gens lisent en diagonale sur leur téléphone et passent à autre chose. Votre message a peut‑être été transféré à un collègue, ouvert des jours plus tard, ou réapparu après une semaine chargée. Certains destinataires ont aussi des habitudes de confidentialité : ils évitent de cliquer, n’utilisent pas de signature et répondent par la ligne la plus courte pour vous tester.

Parfois le déclencheur est simple. Votre objet était vague, leur client mail a montré un aperçu tronqué, ou votre message a atterri dans un onglet secondaire et s’est perdu parmi d’autres fils. Si vous relancez, ils peuvent d’abord voir la ligne la plus récente sans remonter. C’est ainsi qu’un « Qui est‑ce ? » survient même quand votre premier contact était normal.

Votre objectif n’est pas de vous défendre. Votre objectif est de rétablir le contexte en quelques secondes, puis d’avancer.

Une bonne réponse remplit trois fonctions :

• Donne votre nom et l’entreprise
• Rappelle pourquoi vous avez envoyé le message (une phrase, spécifique)
• Propose une petite prochaine étape (une question ou deux options)

Restez calme et factuel. Si vous paraissez agacé ou insistant, ils cesseront de répondre. Si vous partagez toute votre histoire, ils ne sauront toujours pas quoi faire ensuite.

Ce que « Qui est‑ce ? » signifie généralement

Dans la plupart des cas, cela veut dire qu’ils ont perdu le fil. Ils ont vu votre e‑mail mais n’ont pas lié l’expéditeur à une personne, une raison ou un moment récent.

Déclencheurs fréquents :

• Lecture mobile en diagonale : ils n’ont vu que l’objet et les premiers mots
• Transfert : un collègue a transféré votre note sans intro
• Boîte chargée : ils reconnaissent le sujet, pas l’expéditeur

C’est souvent un bon signe. Vous avez obtenu une réponse, ce qui veut dire que vous n’êtes pas allé directement en spam ni complètement ignoré. Souvent ils demandent simplement : « Rappelle‑moi pourquoi je devrais m’y intéresser. »

C’est aussi un signal d’alerte. Si votre message initial était vague, trop promotionnel ou n’expliquait pas pourquoi vous les avez choisis, leur méfiance monte. Dans ce cas, votre réponse doit être encore plus simple et spécifique.

Exemple : vous avez écrit à un VP, son assistant a transféré le message avec « FYI », et le VP répond « who is this? » depuis son téléphone entre deux réunions. Ce n’est pas un rejet. C’est une demande de remise à zéro rapide.

Ce que doit contenir votre réponse (et ce qu’il faut éviter)

Un message « Qui est‑ce ? » n’est pas une demande de votre autobiographie. C’est l’autre personne qui dit : « Je n’ai pas assez de contexte pour vous situer, donc je mets en pause. » Votre travail est de lever la confusion rapidement et de faire avancer la conversation.

Ce qu’il faut inclure :

• Une ligne d’identité claire : votre nom, votre entreprise et ce que vous y faites (une ligne)
• Une phrase de contexte liée à votre raison d’écriture
• Une seule question claire pour la suite

Si le nom de votre entreprise ne leur évoque rien, ajoutez un indice en langage simple (par exemple : « nous aidons les équipes B2B à obtenir plus de démos via l’outbound »). Pour la phrase de contexte, mentionnez le déclencheur utilisé (leur rôle, une embauche récente, un outil qu’ils utilisent, un problème pertinent) sans verser dans la recherche intrusive ou le ton « stalker ». Pensez « rappel », pas « preuve que j’ai fouillé ».

Ce qu’il faut éviter : longues introductions, présentations complètes de l’entreprise, questions multiples, pièces jointes et lignes défensives comme « Désolé si c’est aléatoire ». Avec les messages « Qui est‑ce ? », les mots en trop créent souvent plus de doute.

Petit filtre avant d’envoyer :

• Peuvent‑ils vous identifier en 5 secondes ?
• La raison correspond‑elle à votre e‑mail original ?
• Y a‑t‑il exactement une prochaine étape ?
• Est‑ce que ça reste cohérent sur un téléphone ?

Si votre équipe reçoit souvent ce type de réponse, gardez un court modèle pour ne pas réécrire les bases à chaque fois.

Un modèle concis en 3 lignes que vous pouvez copier

Un message « Qui est‑ce ? » est l’occasion de réduire la friction. Ils veulent identité, contexte et une prochaine étape claire.

Gardez l’objet tel quel et répondez dans le même fil.

Neutral
Hi [First name] - it’s [Your name] at [Company].
I emailed because we help [ICP] with [specific outcome] (noticed [personal trigger]).
Worth a quick chat this week, or should I send 2 bullets and you can tell me yes/no?

Friendly
Hey [First name] - [Your name] here from [Company].
Reached out since you’re [role] at [Company] and I had an idea to improve [area] by [outcome].
Open to a 10 min call, or prefer I email a short summary first?

Slightly formal
Hello [First name], this is [Your name], [Title] at [Company].
I contacted you regarding [topic] because we support [similar companies] in [measurable outcome].
Would you like to explore this, or should I close the loop?

Quelques petites règles pour que ça fonctionne :

• Utilisez des mots simples, pas un argumentaire.
• Ancrez le contexte sur quelque chose de réel (leur rôle, un changement récent, un objectif pertinent).
• Terminez par une question à deux choix pour qu’ils puissent répondre d’un mot.

Si vous envoyez depuis un nouveau domaine, ajoutez un petit détail de crédibilité sans en dire trop, par exemple « nous travaillons avec quelques équipes dans [industrie] » ou « je vous contacte personnellement, pas une liste marketing ». Gardez le reste pour après leur « oui ».

Comment personnaliser vite sans en dire trop

Vous n’avez pas besoin d’un historique. Vous avez besoin d’un seul ancrage clair qui les aide à vous situer.

D’abord, réutilisez leur contexte en langage simple. Reformulez l’idée de l’objet une fois dans le corps : « À propos de votre recrutement SDR » ou « Petite note pour réduire les no‑shows ». Cela rend votre réponse familière, pas aléatoire.

Ajoutez ensuite un détail personnel qui répond au « pourquoi vous ? » sans devenir une biographie. Choisissez un seul élément : votre rôle, votre équipe, votre localisation ou un changement vérifiable (« je viens de rejoindre l’équipe outbound »).

Gardez la preuve légère. Un détail crédible suffit : un type de client, un résultat spécifique, ou une connexion partagée (seulement si elle est réelle). Évitez les longues références et les paragraphes sur votre entreprise.

Un petit menu de personnalisation vous permet d’éditer en moins d’une minute :

• Un identifiant : rôle + entreprise (ou équipe)
• Un crochet de pertinence : ce que vous avez remarqué
• Une preuve légère : « nous aidons X à faire Y » (pas d’étude de cas)
• Une prochaine étape : question simple ou deux créneaux

Exemple :

« Totally fair - I’m Sam, I run outbound at BrightOps (based in Denver).

Reached out about your new CS hiring push - I help SaaS teams tighten follow-up so fewer trials go quiet.

Worth a 10-min chat, or should I send 2-3 ideas by email? »

C’est assez d’identité pour instaurer la confiance, et assez de focus pour faire avancer la conversation.

Variantes pour situations courantes

Gardez toujours la même structure : (1) identité, (2) contexte, (3) une prochaine étape. Seule la ligne de contexte change.

Variantes rapides à copier

• Ils répondent dans un ancien fil "Totally fair - this is [Name] from [Company]. Replying on the thread about [original topic] from [month/week]. If it helps, should I resend a 2-sentence summary and the one question I had?"

• C’est peut‑être un assistant ou un collègue qui répond "Hi [Name] - I’m [Your Name] with [Company]. I reached out to [Executive Name] about [reason in 5-7 words]. Are you the right person to route this, or should I address it directly to someone else?"

• Ils demandent encore : « Rappelle‑moi comment vous avez eu mon email ? » "Good question - I’m [Your Name] from [Company]. I found your work info listed publicly (company site/press/profile) and used it only to reach you about [relevant reason]. If you’d rather I don’t email again, say so and I’ll stop."

• Vous contactez à froid "Thanks for checking - I’m [Your Name] from [Company]. I’m contacting a few [role] teams because of [specific trigger]. Is it worth a 10-minute chat, or should I close the loop?"

• Vous avez été recommandé "Of course - I’m [Your Name] from [Company]. [Referrer Name] suggested I reach out about [reason]. Are you the right person to discuss it, or is there someone else I should contact?"

Si vous voulez réduire les allers‑retours, ajoutez un détail concret et terminez par une question binaire. Ça maintient la dynamique sans en dire trop.

Étapes : comment répondre et garder l’élan

La vitesse compte. Si possible, répondez pendant que votre nom est encore frais dans leur boîte, idéalement dans les 5 à 60 minutes. Une réponse rapide et posée se lit comme de la confiance, pas comme de la défense.

Restez dans le même fil et conservez l’objet tel quel. Cela préserve le contexte et évite d’avoir l’air d’un nouvel expéditeur.

Citez un tout petit rappel de votre e‑mail initial pour qu’ils n’aient pas à chercher. Ne citez qu’une ou deux lignes : la raison de votre prise de contact et le résultat que vous avez mentionné.

Un flux simple qui marche :

• Nom + entreprise + raison en une ligne
• Citation d’une à deux lignes de votre dernier e‑mail
• Une prochaine étape (appel, réponse rapide, ou orientation)
• Terminez par une question facile

Gardez la question peu coûteuse. « Est‑ce sur votre table ? » et « Qui gère ça dans votre équipe ? » fonctionnent bien. S’ils semblent agacés ou méfiants, n’allez pas direct au « On se voit ? ». Obtenez d’abord un petit « oui ».

Erreurs fréquentes qui empirent la situation

Le moyen le plus rapide de les perdre est de transformer une question simple en un long pitch.

L’excès d’explication est la principale erreur. Un paragraphe sur l’historique, la mission ou la genèse de votre entreprise se lit comme du marketing et les oblige à travailler pour comprendre votre raison de contacter.

Autre erreur : « prouver » votre légitimité en déversant des ressources : plusieurs liens, pièces jointes, une invitation agressive au calendrier ou une longue signature. Cela ressemble souvent à une pression et peut éveiller des soupçons de spam.

Le ton compte plus qu’on ne le croit. Si vous paraissez offusqué (« Nous vous avons déjà écrit... ») ou sarcastique (« Comme indiqué ci‑dessous... »), vous créez des frictions. Traitez‑le comme un simple malentendu.

Si votre réponse nécessite du défilement, c’est probablement trop. Visez identité, contexte et une seule prochaine étape.

Checklist rapide avant d’envoyer

Relisez votre brouillon comme si vous étiez sur un téléphone et que vous ne connaissez pas l’expéditeur.

• L’identité est évidente dès la première ligne (nom, entreprise, ce que vous faites en termes simples)
• Vous reformulez la raison en une phrase
• Vous terminez par une question qu’ils peuvent répondre vite (oui/non ou un choix court)
• Vous avez retiré grosses affirmations, liens, pièces jointes et énergie « pitch deck »
• Ça tient sur un petit écran

Astuce utile : si une phrase a besoin d’une virgule pour être comprise, raccourcissez‑la. La clarté prime sur l’originalité.

Test final : peuvent‑ils comprendre qui vous êtes, pourquoi vous avez écrit et ce que vous voulez qu’ils fassent en moins de 10 secondes ? Si oui, envoyez.

Exemple réaliste : transformer la confusion en étape suivante

Maya est SDR dans une entreprise SaaS. Elle a écrit à Jordan, responsable opérations dans un fabricant de 600 personnes. Sa première note était courte, mais Jordan n’a pas reconnu le nom.

Jordan répond :

Who is this?

Maya répond par une identité et une crédibilité en 3 lignes qui fait avancer la discussion :

Totally fair - I’m Maya from NorthPeak.

I reached out because we help ops teams cut manual scheduling work (often 3 to 5 hours/week) with a simple approval flow.

If this isn’t on your plate, who owns scheduling and dispatch?

Cette dernière ligne donne à Jordan une sortie facile tout en créant une étape suivante.

Si Jordan répond mais reste vague, Maya pose un suivi serré qui force la clarté sans pression :

Thanks - are you the right person to sanity-check whether this is worth exploring, or should I speak with someone on your team?

Si Jordan ne répond pas après la clarification, Maya n’insiste pas en expliquant davantage. Elle relance une fois, puis passe proprement à autre chose :

• Attendre 2 jours ouvrés, puis envoyer une relance d’une phrase : « Just checking I reached the right person for scheduling and dispatch. »
• Si pas de réponse, essayer un autre canal avec le même contexte simple.
• Arrêter après 2 relances au total sauf si engagement.
• Noter le fil pour ne pas se ré‑introduire plus tard.

Bien utilisé, un message « Qui est‑ce ? » devient un reset rapide qui inspire confiance et transforme la confusion en une redirection claire ou un simple oui/non.

Prochaines étapes : restez organisé et relancez proprement

Un « Qui est‑ce ? » est facile à mal gérer parce que ça semble anecdotique, puis ça se perd. Traitez‑le comme un vrai signal qualifié : quelqu’un a vu votre message et a pris une seconde pour répondre.

Étiquetez le type de réponse dès qu’elle arrive (vérification d’identité, pas maintenant, demande de renvoi). Ensuite, choisissez une prochaine étape claire et mettez la suite de votre séquence en pause pour ce contact jusqu’à ce qu’il réponde. La manière la plus rapide de provoquer de l’agacement est de continuer à envoyer des étapes automatisées après qu’ils ont répondu.

Un flux de suivi simple :

• Envoyez votre réponse d’identité en 3 lignes le jour même.
• Posez une question de qualification ou proposez deux créneaux horaires.
• Si pas de réponse, envoyez une courte relance 2 à 3 jours ouvrés plus tard, puis stop.

Si vous faites de l’outbound à grande échelle, LeadTrain (leadtrain.app) peut aider à gérer domaines, boîtes, warm‑up, séquences multi‑étapes et classification des réponses, pour que les messages « Qui est‑ce ? » soient remontés et traités rapidement au lieu de se perdre dans la boite.