Playbook outbound d’une page pour petites équipes qui fonctionne

Pourquoi un playbook d’une page est nécessaire

Les petites équipes gèrent souvent l’outbound de mémoire. Une personne sait quels leads extraire, une autre sait quoi dire, et une troisième a le « feeling » pour quand relancer. Ça marche jusqu’à ce que quelqu’un soit absent, que vous embauchiez votre premier SDR, ou que les résultats chutent et que personne ne sache dire ce qui a changé.

Un playbook d’une page transforme le « comment on fait de l’outbound » en quelque chose de visible et reproductible. L’outreach reste cohérent entre les personnes et les jours, et les nouveaux coéquipiers montent en compétence plus vite parce qu’ils n’apprennent pas au jugé ni par des notes éparpillées.

Le plus grand avantage, c’est la vitesse de décision. Quand votre ICP, vos sources de leads, vos règles de messaging, votre cadence et quelques métriques quotidiennes sont écrites, vous passez moins de temps à débattre et plus de temps à envoyer.

Un bon playbook répond aux questions qui ralentissent les équipes :

• Qui est un bon fit (et qui ne l’est pas)
• D’où viennent les leads et ce que signifie « utilisable »
• Ce qu’on peut et ne peut pas dire dans les cold emails
• Ce que vous suivez chaque jour pour savoir si ça marche

La propriété compte. Une personne doit posséder la page (généralement celle qui gère le pipeline), mais l’équipe doit la revoir ensemble. Mettez‑la à jour chaque semaine le premier mois, puis chaque mois, et à chaque changement d’offre, de marché cible ou de source de leads.

Ce qui doit figurer sur la page (et ce qui n’y appartient pas)

Un playbook d’une page ne fonctionne que s’il répond aux questions que les gens se posent pendant qu’ils travaillent. Si quelqu’un peut le suivre sans réunion, vous êtes au bon niveau de détail.

Limitez la page à cinq blocs, dans cet ordre, pour qu’elle se lise comme une checklist quotidienne :

• ICP : qui vous ciblez et qui vous évitez
• Sources de leads : d’où proviennent les leads et la barre minimale de qualité
• Règles de messaging : comment vous écrivez, ce que vous ne dites jamais, et ce que vous incluez toujours
• Règles de séquence : combien d’étapes, combien de temps attendre, et quand arrêter
• Métriques quotidiennes : les quelques chiffres que vous vérifiez chaque jour

Pour rester sur une page sans devenir vague, écrivez des règles et de petits exemples au lieu de longs textes. Utilisez un langage simple if/then. Incluez un exemple de bon lead et un de mauvais lead, plus un exemple d’ouverture pour montrer le ton (pas un script complet).

Laissez de côté tout ce qui appartient à un document séparé : notes de configuration d’outils, scripts longs, théorie de persuasion, cas rares, et stratégie multi‑canal détaillée.

Rendez le playbook facile à trouver. Mettez‑le là où l’équipe travaille déjà chaque jour, comme un doc partagé épinglé dans votre espace de travail, et gardez‑le proche de votre système d’outbound pour qu’il soit visible lors du pull de leads, de la rédaction et du traitement des réponses.

Définir l’ICP pour que n’importe qui repère un bon lead

Votre profil client idéal (ICP) est une courte description de qui vous aidez et quand ils ressentent la douleur. Si ça prend une réunion pour expliquer, ça ne fonctionnera pas sur une page.

Rédigez‑le en langage clair avec ce template : Company (quel type), Role (qui vous maillez), Trigger (ce qui a changé), Pain (ce qui casse ou ralentit), et Desired outcome (ce qu’ils veulent à la place). Gardez chaque partie à une phrase.

Commencez par quelques critères indispensables :

• Ils correspondent à votre industrie cible et à votre fourchette de taille.
• Le rôle possède le problème (peut dire oui ou influencer fortement).
• Il y a un trigger clair (nouvelle embauche, nouveau financement, nouvel outil, nouvelle régulation).
• Le problème est suffisamment urgent pour être résolu ce trimestre.

Ajoutez ensuite des disqualifications pour éviter de perdre du temps :

• Pas de trigger et aucune raison visible de changer.
• Le rôle est trop junior pour agir.
• Ils ont déjà un concurrent direct verrouillé (contrat pluriannuel).
• L’entreprise est hors de vos limites (localisation, conformité, budget).

Une façon rapide de valider votre ICP est d’utiliser vos 10 derniers résultats. Regardez cinq victoires récentes et demandez‑vous ce qu’elles avaient en commun. Puis regardez cinq pertes ou non‑réponses et demandez‑vous ce que vous auriez dû remarquer plus tôt. Transformez ces patterns en un ou deux qualifiers et un disqualifier.

Exemple : « Nous aidons les entreprises B2B SaaS de 20 à 200 personnes. Nous emailons les managers SDR quand ils viennent d’embaucher des SDRs ou de lancer l’outbound. Ils ont des taux de réponse faibles et des outils désordonnés. Ils veulent un placement d’inbox constant et une routine d’envoi quotidienne simple. »

Choisir les sources de leads et fixer des règles de qualité de base

Un playbook échoue quand l’instruction se résume à « obtenir des leads ». Nommez vos sources de leads, puis ajoutez des règles simples pour que tout le monde tire des mêmes endroits et filtre de la même façon.

Commencez par des sources auxquelles vous avez déjà accès : recommandations de clients ou partenaires, intent inbound (formulaires, demandes de demo, visites répétées), communautés, annuaires, et fournisseurs de données (Apollo ou similaire).

Choisissez une à deux sources principales pour les deux à quatre prochaines semaines. Choisissez en fonction de la rapidité et de l’adéquation, pas de la variété. Un bon mélange de départ est une source à forte intention mais faible volume (références ou intent inbound) plus une source à volume stable (annuaire ou fournisseur de données). Si vous choisissez cinq sources d’un coup, personne n’apprend ce qu’est le bon résultat.

Écrivez des règles de qualité faciles à vérifier en moins de 30 secondes :

• Fraîcheur : mise à jour récente, rôle toujours actuel
• Pertinence : correspond à votre ICP (pas « à peu près »)
• Couverture : vraie société, vraie personne, email pro valable
• Contrôle des doublons : un propriétaire, pas de re‑contact dans X jours

Ne capturez que quelques champs qui aident vraiment à segmenter et personnaliser : industrie, titre, région, taille de l’entreprise, et un proof point (utilise une techno spécifique, embauche pour un rôle, financement récent).

Exemple : une équipe SDR de deux personnes commence avec Apollo plus intent inbound. Les leads Apollo doivent avoir titre = VP Sales ou Head of Growth, région = US/CA, taille = 10 à 200, et un email vérifié. Les leads intent doivent avoir visité la page pricing ou demandé une demo dans les 14 derniers jours.

Règles de messaging que tout le monde suit

L’outbound se casse quand chacun écrit « à sa façon » et que personne ne peut expliquer pourquoi les résultats ont changé. Les règles de messaging sont des garde‑fous, pas des limites créatives.

Ton, longueur et affirmations

Gardez les emails clairs et faciles à scanner :

• Écrivez comme une personne normale : phrases courtes, mots simples, pas de hype.
• Gardez le premier email concis (environ 80 à 120 mots) et centré sur un point.
• Faites des affirmations que vous pouvez soutenir. Si vous ne pouvez pas le prouver, reformulez en question ou observation.
• Évitez le langage de pression (« urgent », « dernière chance ») et les appels à la culpabilité.
• Une seule CTA par email. Ne cumulez pas les demandes.

La personnalisation doit être réelle, pas performative. Personnalisez seulement ce que vous savez réellement : rôle, type d’entreprise, un détail public vérifiable, ou un trigger clair. Évitez les formules vagues comme « J’ai adoré votre dernier post » ou les suppositions sur des faits personnels. Si vous ne pouvez pas expliquer d’où vient le détail, ne l’utilisez pas.

Offres approuvées pour le premier email

Décidez de ce qui est permis dans l’email #1 pour éviter les demandes excessives. De bons choix par défaut : une question simple oui/non pour confirmer l’adéquation, un court appel (10–15 minutes) avec un sujet clair, ou un audit/benchmark rapide avec une sortie spécifique. Partagez une ressource seulement si elle correspond vraiment à l’ICP.

Les bases de conformité ne sont pas optionnelles. Incluez une ligne d’opt‑out claire (par exemple : « If you'd rather not hear from me, reply 'no' and I won't follow up. ») et respectez vite les désabonnements. Soyez particulièrement prudent avec les industries sensibles (santé, finance, mineurs, secteurs régulés) : évitez les données personnelles, évitez les affirmations fortes, et n’impliquez pas une relation que vous n’avez pas.

Règles de séquence pour garder l’outreach prévisible

Une bonne séquence supprime l’incertitude. Quand tout le monde suit la même cadence, les résultats sont plus propres et vous évitez les double‑pings gênants.

Commencez par choisir les canaux que vous allez réellement utiliser. Pour beaucoup de petites équipes, l’email seul suffit au départ. Si vous faites aussi LinkedIn, définissez une règle claire pour quand l’utiliser afin que ça ne devienne pas aléatoire.

Un baseline simple pour beaucoup d’offres B2B :

• 4–6 étapes au total sur 10–15 jours ouvrés
• Email comme canal principal ; un contact LinkedIn optionnel après l’email #2
• 2–3 jours ouvrés entre les touches (pas de week‑end)
• Max deux touches par semaine par prospect
• Un email de breakup comme dernière étape

Écrivez des règles d’arrêt en langage clair. Arrêtez immédiatement quand quelqu’un répond (n’importe quelle réponse), quand c’est un bounce, ou quand il y a un désabonnement/opt‑out. Cela évite le spam accidentel et garde votre liste propre.

Pour les tests, définissez une règle : changez une chose à la fois. Gardez le public et l’offre identiques, et ne testez qu’une variable (par exemple la ligne d’objet) sur deux variantes suffisamment longtemps pour obtenir un vrai signal. Puis verrouillez le gagnant et passez au test suivant.

Métriques quotidiennes qu’une petite équipe peut vraiment suivre

Un playbook d’une page ne fonctionne que si vous pouvez dire rapidement si la journée a été bonne. Gardez des métriques assez simples pour que quelqu’un puisse les mettre à jour en deux minutes, sans débattre des définitions.

Suivez quelques inputs que vous contrôlez, puis quelques outputs qui montrent si ça rapporte.

Les chiffres à suivre

Inputs (quotidien) : nouveaux leads ajoutés, premiers emails envoyés, suivis envoyés, et bounces (pour détecter vite des problèmes de délivrabilité).

Outputs (quotidien ou fin de journée) : total des réponses, réponses positives (intéressés), meetings bookés, et désabonnements (pour voir quand le ciblage ou le ton est mauvais).

Gardez les définitions visibles et cohérentes. « Réponse positive » ne devrait pas être une métrique basée sur le ressenti.

Objectifs en accord avec la capacité

Fixez des objectifs en fonction de ce que votre équipe peut réellement envoyer et gérer.

Exemple : une équipe de deux personnes pourrait ajouter 30 nouveaux leads par jour, envoyer 60 premiers emails, et 120 suivis. Si vous ne bookez qu’1–2 meetings par semaine à ce volume, changez une chose à la fois (qualité de liste, offre, ligne d’objet), pas les objectifs.

Un ensemble d’objectifs quotidiens simple pourrait être :

• 25–40 nouveaux leads ajoutés
• 50–80 premiers emails envoyés
• 100–160 suivis envoyés
• 8–15 réponses totales
• 1–3 réponses positives

Une personne gère le suivi quotidien (mise à jour rapide, sans commentaire). Une autre fait une revue hebdo (15 minutes) : comparez objectifs vs réels et choisissez une amélioration pour la semaine suivante.

Étape par étape : rédiger votre playbook d’une page en une heure

Mettez un timer sur 60 minutes. L’objectif n’est pas la perfection. C’est une page que toute l’équipe peut suivre sans demander d’aide.

0–10 min : Récupérez des inputs réels

Prenez les 30 derniers jours de résultats (envoyés, réponses, meetings bookés, bounces, désabonnements) et toutes les notes d’appels ou de démos. Si vous n’avez pas de notes, utilisez les réponses comme « voix du client ». Soulignez les patterns : qui a répondu, sur quoi ils ont fait des objections, ce qui a suscité leur curiosité.

10–20 min : Rédigez l’ICP en règles

Rédigez qualifiers et disqualifiers sous forme de cases à cocher. Allez vite : 3–5 de chaque. Le test est simple : un nouveau peut‑il décider en 30 secondes si un lead vaut la peine d’être contacté ?

20–30 min : Verrouillez les sources de leads et les champs requis

Choisissez une à deux sources que vous pouvez tirer chaque semaine, puis définissez les données minimales nécessaires pour envoyer un email correct.

Les champs requis sont généralement : prénom, société, rôle, email pro, et un détail de personnalisation. Ajoutez quelques règles de qualité (pas d’adresses génériques, pas de rôle manquant, pas de site d’entreprise douteux).

30–45 min : Définissez les règles de messaging + un opener par défaut

Écrivez 4–6 règles à suivre systématiquement (ton, longueur, personnalisation, ce qu’il ne faut jamais dire). Ajoutez un opener par défaut qui correspond à votre ICP.

Exemple : « Saw you lead SDR hiring at {Company} - quick question about how you handle outbound volume without hurting deliverability. »

45–60 min : Décidez de la séquence + des métriques quotidiennes, puis lancez un essai de 2 semaines

Choisissez une séquence simple (étapes, jours, règles d’arrêt) et les métriques quotidiennes que vous vérifierez.

Testez‑la pendant deux semaines, notez ce qui a cassé, mettez à jour la page, et recommencez.

Exemple de playbook d’une page pour une équipe de deux personnes

Voici un exemple simple pour une équipe SDR de deux personnes vendant un service B2B aux responsables opérations dans des entreprises en croissance.

La page d’une seule feuille (copiez cette mise en page)

Offre : « We help ops teams cut order-to-cash time by finding and fixing the handoffs that cause delays. »

ICP (4 lignes) :

• Qui : VP Operations, Head of Ops, Ops Manager dans des entreprises B2B de 50–300 personnes
• Trigger : Recrutement récent en ops, nouvel outil ERP/entrepôt, ou backlogs en hausse mois après mois
• Pain : Retards de livraison, transferts chaotiques, trop d’étapes manuelles, incidents constants
• Outcome : Dates de livraison prévisibles, moins d’escalades, cycles plus rapides

Sources de leads (2) + champs requis :

• Source A : export base de ventes (ex : Apollo) : prénom, nom, titre, société, site web, email, URL LinkedIn, taille, industrie
• Source B : liste de triggers (changement de poste + financement) : mêmes champs plus type de trigger, date du trigger, preuve (post, communiqué de presse ou page équipe)

Règles de qualité (rapide) : Contactez uniquement les personnes avec « ops » dans le titre, l’entreprise a un vrai site, et le trigger date de moins de 60 jours.

Règles de messaging (à suivre) : Gardez le premier email sous 120 mots, choisissez un problème clair, ajoutez un proof point spécifique, et terminez par une question oui/non. Pas de pièces jointes. Personnalisez d’une phrase liée au trigger (pas un compliment générique).

Objectifs quotidiens (par SDR)

Suivez ces indicateurs quotidiennement pour réagir vite :

• 40 nouveaux leads ajoutés (respectant les règles de qualité)
• 30 premiers emails envoyés
• 10 suivis envoyés
• 3 réponses positives ou tentatives de rendez‑vous
• 0,5 % ou moins de bounces (si plus, stoppez et corrigez la data ou la configuration d’envoi)

Erreurs courantes qui rendent les playbooks inutiles

Un playbook d’une page doit réduire les débats et rendre les choix du quotidien évidents. La plupart échouent parce qu’ils ont l’air propres sur le papier mais laissent trop de place au flou.

Le plus gros problème est un ICP tellement large que tout le monde est « un fit ». Les reps poursuivent des leads au hasard, le messaging dérive, et vous ne savez pas quoi corriger. Un ICP utile a des signaux oui clairs et quelques signaux non qui arrêtent les efforts inutiles.

Autre erreur : ne suivre que des outcomes comme les meetings bookés et ignorer les inputs qui les créent. Les meetings varient pour des raisons hors de votre contrôle. Les inputs, c’est ce que vous contrôlez : nouveaux leads ajoutés, emails envoyés, suivis complétés, réponses traitées le jour même.

Les playbooks se cassent aussi quand les scripts changent tous les jours. Si vous réécrivez la ligne d’objet et les openers chaque matin, vous n’apprendrez jamais ce qui fonctionne. Faites tourner un message assez longtemps pour collecter des données réelles, puis changez une chose.

La sur‑personnalisation peut faire plus de mal que de bien. « I saw you're hiring, so you must be struggling with X » est souvent une supposition fragile et peut sonner comme intrusif ou bâclé. Tenez‑vous aux faits vérifiables et reliez‑les directement à votre offre.

Enfin, les équipes oublient les règles d’arrêt. Sans elles, on continue d’envoyer des emails après un « non » clair, ce qui nuit à la marque et à la délivrabilité.

Test rapide d’utilité

Si votre playbook ne peut pas répondre à ces questions en 10 secondes, il est trop vague :

• Ce lead est‑il dans ou hors ICP ?
• Que se passe‑t‑il après aucune réponse ?
• Qu’arrête‑t‑on après une réponse « pas intéressé » ?
• Quelles deux métriques doivent être atteintes chaque jour ?
• Quel message utilisons‑nous cette semaine (pas d’improvisation) ?

Checklist rapide avant déploiement

Traitez le playbook comme une check‑list de sécurité. Faites ceci en 10 minutes avec la personne qui l’utilisera le plus (ou un nouveau collègue).

• Clarté ICP : Peut‑elle décrire votre client idéal en une phrase (qui ils sont, une douleur, un trigger d’achat) ?
• Sources de leads : N’utilisez‑vous qu’une ou deux sources pour l’instant, avec des règles simples de qualité pour éviter les mauvais leads ?
• Règles de messaging : Vos dos et don’ts sont‑ils écrits comme des vérifications oui/non ("Avons‑nous mentionné un trigger spécifique ?" "Avons‑nous demandé une prochaine étape claire ?") ?
• Métriques vs capacité : Les objectifs quotidiens correspondent‑ils à ce que vous pouvez réellement envoyer et gérer cette semaine, y compris les réponses ?
• Rythme de revue : Y a‑t‑il un créneau hebdo fixe pour revoir les résultats et ajuster une chose, au lieu de tout changer ?

Un test pratique : demandez à un collègue de tirer 10 leads et d’écrire un email avec le playbook. S’il pose plus de deux questions de clarification, la page n’est pas prête.

Étapes suivantes : exécuter, revoir, rester simple

Exécutez le playbook tel qu’il est pendant 10 jours ouvrés. Pas de tweaks en milieu de semaine, pas de « petites améliorations » après une mauvaise journée. Vous voulez voir ce que l’équipe peut suivre quand ça devient occupé, et ce qui casse en conditions réelles.

Après 10 jours, ne modifiez qu’une section à la fois (ICP, règles de leads, messaging, séquence ou métriques). Si vous changez tout en même temps, vous ne saurez pas ce qui a aidé.

Gardez la revue hebdo courte (20 minutes) et écrivez les décisions dans le même doc :

• Keep : ce qui a fonctionné et sera répété la semaine suivante
• Stop : une chose qui a fait perdre du temps ou généré des leads de faible qualité
• Test : un petit changement pour les cinq jours suivants
• Owner : qui met à jour la page et d’ici quand

Il est aussi utile de garder votre « plomberie » outbound au même endroit : domaines d’envoi et boîtes, statut de warm‑up, séquences actives et résultats de réponses. Si vous utilisez déjà une plateforme cold email tout‑en‑un comme LeadTrain (leadtrain.app), vous pouvez garder ces éléments avec vos séquences et catégories de réponses, ce qui rend les revues hebdo plus axées sur l’amélioration du playbook que sur la recherche des données.