Modèles de réponse « mauvaise personne » pour obtenir rapidement la bonne intro

Ce que signifie généralement une réponse « wrong person »

Une réponse « wrong person » est souvent un signal de routage, pas un refus. Ils disent « je ne gère pas ça », pas « n’appelez jamais cette entreprise ».

Cela peut même être un signe positif. Votre email a atteint une vraie boîte et quelqu’un a pris la peine de répondre. Cela veut dire que votre délivrabilité n’est pas catastrophique et que votre ciblage n’est pas complètement à côté de la plaque.

La plupart des réponses « wrong person » proviennent de quelques situations courantes : vos données sont obsolètes, la boîte est partagée (info@, sales@, support@), un assistant filtre pour un cadre, les intitulés ne correspondent pas à votre libellé (RevOps vs Sales Ops), ou vous avez choisi la bonne entreprise mais la mauvaise équipe (IT vs Security, Marketing vs Growth).

Remarquez ce qu’ils n’ont pas dit. La plupart du temps ils ne jugent pas votre offre — ils corrigent votre carte.

C’est pourquoi le message suivant compte plus que le premier. Le premier email obtient l’attention. La réponse est votre chance de transformer cette attention en le bon nom, la bonne boîte et une vraie conversation.

Exemple : vous écrivez au Head of People au sujet de l’onboarding. Il répond « pas moi, parlez à l’IT ». Si vous répondez avec une demande courte et polie pour le bon responsable, vous obtiendrez peut‑être un mail direct ou une redirection propre. Si vous renvoyez votre pitch, vous apprenez à la personne que répondre était une erreur.

Considérez la réponse comme une mise à jour de données. L’entreprise peut toujours correspondre, mais la fiche contact doit changer. Vos modèles « wrong person » doivent viser un seul résultat : le bon propriétaire, plus la permission de transférer la conversation.

Choisir l’objectif adapté pour votre réponse

Une réponse « wrong person » peut signifier plusieurs choses : ce n’est pas le bon responsable, le responsable existe mais utilise une boîte alias, ou ils veulent que vous arrêtiez.

Choisissez un objectif clair pour votre message suivant. La plupart du temps c’est l’un de ceux-ci :

• Demander le bon responsable (nom ou titre)
• Demander l’alias de l’équipe (boîte partagée)
• Clore poliment et arrêter

Essayer de faire deux choses à la fois rend la réponse souvent needy ou commerciale.

Une façon rapide de choisir selon ce qu’ils ont écrit :

• Court et neutre ("Not me") → demandez le nom ou le titre du propriétaire.
• Utile ("Try Finance Ops") → demandez une personne spécifique ou l’alias de l’équipe.
• Agacé ("Stop emailing me") → excusez‑vous, confirmez l’arrêt, et ne demandez pas de renvois.
• Spécifique ("We already have a vendor") → évaluez si une question de clarification vaut le coup ; sinon terminez.
• Flou ("Wrong contact") → posez une question serrée : "Qui gère X ?"

Quand demander une intro plutôt qu’un nom ? Demandez une intro seulement s’ils ont l’air ouverts ou s’ils vous ont déjà indiqué une équipe. Si leur réponse est froide ou irritée, demander « Pouvez‑vous me présenter ? » ajoute de la pression. Dans ces cas, demander un nom (ou un rôle) est plus léger et a plus de chances d’obtenir une réponse.

Une règle simple : s’ils vous donnent une piste, vous pouvez demander un transfert. S’ils ne donnent rien, demandez une direction, pas un effort.

Une fois l’objectif choisi, gardez la réponse à une phrase de contexte et une question.

Avoir l’air serviable, pas insistant : règles de ton qui fonctionnent

Une réponse « wrong person » signifie quand même que vous avez atteint une vraie personne. Faites en sorte que la prochaine étape paraisse peu contraignante et sans risque.

Gardez votre réponse courte. Une phrase de contexte suffit, puis une question unique. Les longues explications se lisent comme de la pression, même si vous n’en avez pas l’intention.

Utilisez un langage permissif. Des formules comme « si vous pouvez m’indiquer la bonne personne » ou « si c’est facile à partager » leur donnent une porte de sortie. Beaucoup de gens ne transféreront pas d’emails commerciaux ni ne partageront de coordonnées de collègues à moins que cela ne leur paraisse sûr.

Évitez la culpabilisation et l’urgence. "Petite faveur" ou "qui dois‑je contacter ?" peuvent sonner scriptés. Les incitations du type "ça prend 10 secondes" transforment une simple demande de routage en obligation.

Rendez la réponse facile à taper en une ligne. Les meilleures réponses sont juste un nom, un rôle ou une équipe.

Quelques vérifications de ton utiles :

• Commencez par un remerciement rapide, puis posez la question.
• Demandez un rôle/titre si le nom n’est pas connu.
• Proposez deux options raisonnables, pas un long menu.
• Donnez une sortie élégante ("Pas de souci si vous n’êtes pas sûr").

Également, gardez votre signature légère. Un bloc massif de titres, slogans et liens transforme une simple question de routage en pitch.

Modèles : demander le bon responsable (3 options courtes)

Une réponse « wrong person » n’est utile que si la prochaine étape est facile. Demandez le bon responsable par nom ou rôle, restez bref et donnez‑leur une échappatoire.

Modèle 1 : demande de redirection en une ligne (nom ou rôle)

À utiliser quand vous voulez le transfert le plus simple possible.

Modèle de réponse

Hi [First name] - thanks for letting me know. Who’s the right person for [topic] at [Company]?

Si vous connaissez déjà le responsable probable, facilitez encore :

Hi [First name] - thank you. Should I reach out to [Name] or whoever owns [topic]?

Modèle 2 : demander le bon titre plus le nom de l’équipe

À utiliser quand la responsabilité dépend de l’organisation.

Modèle de réponse

Hi [First name] - appreciate it. What role or team owns [topic] at [Company] (for example Marketing Ops, RevOps, or Sales Ops)?

Optionnel, une phrase clarificatrice d’une ligne pour réduire les allers‑retours :

If it helps, this is about [one-line outcome]. Which team would you point me to?

Modèle 3 : demander l’alias ou la boîte partagée

À utiliser quand on évite de partager des noms, ou quand la société préfère router via une boîte.

Modèle de réponse

Hi [First name] - thanks. Is there a shared inbox I should use for this (like partnerships@, purchasing@, or marketingops@)?

Ajout peu pressant :

No worries if you can’t share a name - an alias works too.

Option simple pour l’objet du mail de suivi

Si vous répondez dans le même fil, vous n’avez généralement pas besoin d’un nouvel objet. Si vous débutez un nouvel email vers la personne suggérée, restez simple :

• Subject: Quick question - who owns [topic]?

Quand ils répondent avec un nom, confirmez que vous contacterez cette personne et remerciez‑la. Puis enregistrez le nouveau contact tout de suite pour que votre gestion des réponses reste propre.

Modèles : demander une intro sans les mettre sous pression

Quand quelqu’un répond « wrong person », il peut vouloir aider tout en mettant fin rapidement au fil. Facilitez la prochaine étape et laissez‑leur la possibilité de décliner.

Une bonne demande a deux parties :

1. Une ligne montrant la pertinence

2. Une façon peu pressante d’aider (ou un fallback plus léger)

Modèle 1 (opt‑out clair) : intro rapide, sans pression

Subject: Re: {original subject}

Thanks, {FirstName} - appreciate it.

I’m reaching out because we’re helping {company type} with {specific outcome}, and I’m trying to find who owns {area} at {Company}.

If you’re comfortable, could you intro me to the right person? If not, no worries at all - a name or title is still helpful.

Best,
{YourName}

Modèle 2 (bref texte transférable) : rendre le transfert sans effort

À utiliser quand vous sentez qu’ils pourraient transférer, mais que vous ne voulez pas leur demander d’écrire.

Subject: Re: {original subject}

All good - thanks, {FirstName}.

If it’s easy, could you forward this to the right owner?

---
Hi {Name}, I reached out because {1-line relevance}. If you’re the right person for {area}, would you be open to a quick chat? If not, who should I speak with?
Thanks,
{YourName}
---

Either way, what role/title usually owns {area} on your side?

Thanks,
{YourName}

Modèle 3 (permission pour citer la personne ou rester anonyme) : réduire le risque social

Utile lorsque le répondant est prudent.

Subject: Re: {original subject}

Thanks, {FirstName}.

Would it be okay if I mention you suggested I reach out, or would you prefer I keep it generic?

Context in one line: {1-line relevance tied to their company/industry}.

Who’s the best person for {area}? Even just a name is perfect.

Best,
{YourName}

Gardez votre ligne de pertinence spécifique et simple. Exemples :

• “Noticed you’re hiring SDRs - often that’s when teams tighten outbound deliverability.”
• “Saw you target {ICP} - this is about improving reply rates without hitting spam.”
• “Quick question about who owns {tool/process} on your team.”

Gardez les vraies preuves pour le bon interlocuteur.

Modèles pour réponses difficiles (ils ne savent pas ou ne peuvent pas partager)

Certaines réponses « wrong person » semblent être des impasses uniquement si vous les traitez comme telles. Quand ils ne savent pas qui est le responsable, ne peuvent pas partager les contacts, ou vous redirigent vers un canal générique, votre objectif change : obtenir un indice (équipe, titre, processus) sans ajouter de pression.

1) « Not sure » / « I don’t know »

Thanks for the quick reply - appreciate it.

No worries if you’re not sure who owns this. In your org, would this typically sit with (a) Sales Ops/RevOps, (b) Demand Gen/Marketing Ops, or (c) IT/Security?

If you can point me to the right team name or job title, I’ll take it from there.

2) « We don’t share contacts » / « I can’t provide names »

Demandez un processus, pas une personne.

Totally understood - thanks for clarifying.

What’s the best way to reach the right owner without putting you in an awkward spot?
- a shared inbox name (e.g., revops@ / marketingops@)
- a web form or intake process
- or the exact job title I should ask for

Happy to follow your process.

3) « Try our website » / « Send to support »

Parfois « wrong person » signifie vraiment « mauvais canal ». Reconnaissez‑le, puis demandez un détail qui vous évite de tourner en rond.

Got it - thank you.

Before I go through the generic channel, can you confirm what this would be categorized as internally (support request vs. vendor inquiry vs. partnership)?

If there’s a specific queue name or subject line that helps it land with the right team, I’ll use that.

Quand arrêter (et marquer en basse priorité)

Mettez en pause et marquez le compte en basse priorité quand vous avez été redirigé deux fois sans nouvelle info, quand ils déclarent clairement qu’ils ne peuvent pas vous orienter, qu’on vous pousse vers un canal générique sans raison valable, ou qu’ils disent directement que ce n’est pas pertinent.

Si vous utilisez une plateforme comme LeadTrain, c’est un bon moment pour taguer le fil (par exemple « No route » ou « Policy: no contacts ») afin qu’il ne revienne pas dans les futures relances.

Étape par étape : router la réponse, ajouter le contact et relancer

La vitesse compte, mais l’hygiène compte davantage. Traitez une réponse « wrong person » comme une tâche de routage, pas comme une négociation.

Un flux simple en 5 étapes

1. Arrêtez les envois vers cette personne. Mettez la séquence en pause ou retirez‑la pour ne pas continuer à relancer quelqu’un qui a déjà dit « pas moi ». Vérifiez que les suivis planifiés sont annulés.

2. Répondez dans le même fil avec une question claire. Demandez une seule chose (nom, rôle ou équipe). Gardez‑la facile à répondre.

3. Quand ils donnent un nom, confirmez en une ligne. Exemple : "Thanks, just to confirm: is Jamie Lee the Head of RevOps?"

4. Créez le nouveau contact et rattachez‑le au même compte. Enregistrez la nouvelle personne sous la même entreprise et notez la source comme "redirect from [original contact name]". Sauvegardez tout contexte utile du fil.

5. Relancez l’outreach avec un nouvel ouvreur qui respecte la redirection. Ne transférez pas tout votre pitch. Recommencez proprement et mentionnez brièvement la passation ("Alex suggested I reach out"), puis proposez une petite prochaine étape.

Si vous utilisez une plateforme comme LeadTrain, vous pouvez laisser la classification des réponses étiqueter le premier message comme « wrong person » et garder l’outreach du nouveau contact dans un fil propre.

Exemple : Pat répond « wrong person, talk to IT. » Vous mettez Pat en pause, demandez « Who owns email security? » Pat répond « Morgan Chen, Security Lead. » Vous confirmez le titre, ajoutez Morgan sous la même entreprise avec la note « referred by Pat, » puis vous écrivez à Morgan avec un court message mentionnant la redirection et une seule question.

Erreurs courantes qui aggravent une réponse « wrong person »

Une réponse « wrong person » est généralement un petit cadeau. Ils ont ouvert, lu et répondu. La façon la plus rapide de perdre cette bonne volonté est d’être frustré ou de leur faire faire du travail supplémentaire.

Montrer de l’agacement est une erreur fréquente. Des messages comme "Who handles this?" ou "Who is responsible?" peuvent sembler réprimander la personne d’avoir reçu votre email.

Autre erreur : empiler les questions. Si vous demandez le responsable, le budget, le calendrier et le fournisseur actuel dans la même réponse, vous transformez une redirection en devoir.

Cela se retourne aussi contre vous quand votre réponse devient un pitch. Les longs paragraphes sur fonctionnalités et cas clients sont moins faciles à transférer. Votre rôle est de faciliter la passation.

Enfin, les équipes oublient souvent d’arrêter la séquence, si bien que la même personne reçoit des étapes automatisées après avoir déjà dit « not me ». C’est la façon la plus rapide de transformer du neutre en agacé.

Des valeurs sûres :

• Gardez la réponse sur une demande claire (nom ou titre du bon propriétaire).
• Rendez le message facile à transférer (2‑3 lignes courtes, pas de big pitch).
• Remerciez et donnez une échappatoire ("If you’re not sure, no worries").
• Envoyez au plus une relance si vous n’avez pas de retour.
• Mettez immédiatement la personne hors des étapes futures.

Si vous utilisez un outil avec classification des réponses, orientez les réponses « wrong person » vers un workflow simple : marquez le contact actuel comme non propriétaire, arrêtez sa séquence, et créez une nouvelle fiche pour la personne suggérée. Dans LeadTrain, par exemple, classifier la réponse et mettre la séquence en pause aide à éviter les renvois accidentels pendant que vous enregistrez le nouveau propriétaire et continuez au bon endroit.

Checklist rapide avant d’envoyer

Avant d’envoyer, relisez votre brouillon comme si vous étiez le destinataire. Si cela ressemble à du travail, c’est trop long.

Le contrôle pré‑envoi en 30 secondes

• Une seule question : choisissez la demande la plus utile ("Who owns X?").
• Réponse en 5 secondes : facilitez la réponse ("Is it Alex or Priya?" ou "Head of RevOps or Sales Ops?").
• Aucune pression : supprimez la culpabilité. Remplacez "Can you forward this" par "If you know who owns this, could you point me in the right direction?"
• Arrêter les envois futurs : assurez‑vous qu’ils ne recevront pas l’étape automatisée suivante.
• Prévoir une relance, puis clôturer : une relance (souvent 3 à 5 jours ouvrés), puis on passe à autre chose.

Check opératif rapide (pour ne pas perdre le lead)

Juste après l’envoi, enregistrez ce que vous avez appris pendant que c’est frais. S’ils ont donné un nom, ajoutez le nouveau contact et notez la source comme "referred by wrong recipient." S’ils n’ont donné qu’un rôle, enregistrez le rôle et l’entreprise pour que le prochain message corresponde au bon persona.

Si vous utilisez une plateforme comme LeadTrain, c’est aussi le moment de vous assurer que la réponse est correctement classée (par exemple "not interested" vs "wrong person") afin que votre système ne traite pas une réponse utile comme une impasse.

Exemple : transformer une mauvaise route en la bonne conversation (et étapes suivantes)

Vous écrivez à Jordan, Director of Operations. Dix minutes plus tard, vous recevez une réponse de Casey (assistant ou collègue) : "Not me. I don’t handle vendor outreach." Ça ressemble à une impasse, mais c’est souvent un raccourci vers le vrai propriétaire si vous répondez correctement.

Choisissez l’un des messages suivants selon ce dont vous avez le plus besoin : un nom, ou une passation chaleureuse.

Réponse 1 : demande de redirection (faible friction)

Thanks, Casey - appreciate the quick reply.

Who’s the right person for [topic] on your side? Even just a name or title is perfect, and I’ll reach out directly.

If it helps, I’m reaching out about [one-sentence value].

Réponse 2 : demande d’intro (uniquement si c’est pertinent)

Got it - thanks, Casey.

If you think this is relevant, would you mind pointing me to the right owner (or forwarding this to them)?
I’ll keep it brief and won’t follow up with you after that.

Best,
[Name]

Dès que vous obtenez un signal (un nom, une équipe, "talk to Finance"), enregistrez‑le immédiatement pour ne pas perdre le fil. Capturez les détails du nouveau contact, rôle/équipe, le moment où la mauvaise route est survenue, le libellé exact utilisé et qui vous aviez contacté à l’origine.

Ce libellé compte. "Not me" n’est pas la même chose que "We already have a vendor" ou "Send to security," et cela doit orienter votre prochain mouvement.

Adaptez votre plan, pas seulement votre destinataire. Si le bon propriétaire est un persona différent (par exemple, l’IT gère l’outil mais l’Ops ressent la douleur), refondez votre ouvreur pour ce persona : ajustez la première phrase et le proof point.

Si vous voulez moins de travail manuel pendant ce processus, un outil comme LeadTrain (leadtrain.app) peut garder domaines, boîtes, warm-up, séquences et classification des réponses en un seul endroit, pour que les mauvaises routes ne deviennent pas des fils désordonnés ou des renvois accidentels.