Google Workspace vs Microsoft 365 pour le cold email : configuration et montée en charge

Pourquoi le choix de configuration pour le cold email influence la délivrabilité

Le cold email « fonctionne » souvent à faible volume, puis se dégrade silencieusement quand vous envoyez plus. Vous lancez la même prospection, mais les réponses chutent, les taux d'ouverture baissent et les messages finissent en spam (ou n'apparaissent pas du tout). Ce n'est généralement pas aléatoire. C'est votre configuration d'envoi qui atteint des limites réelles.

La délivrabilité dépend surtout de la confiance. Les fournisseurs de messagerie observent comment votre domaine et vos boîtes se comportent dans le temps : combien vous envoyez, à quelle fréquence on répond, combien de rebonds, combien de plaintes pour spam, et si votre configuration technique paraît légitime. Quand vous augmentez le volume, vous multipliez les occasions de déclencher de mauvais signaux.

La plupart des équipes finissent par choisir l'une des trois voies d'envoi :

• Boîtes Google Workspace (vous envoyez depuis des comptes hébergés Gmail)
• Boîtes Microsoft 365 (vous envoyez depuis Outlook/Exchange)
• Envoi via API (votre application envoie via un service d'e-mail au lieu de « se connecter » à une boîte classique)

Il ne s'agit pas de savoir quelle marque est « meilleure ». Il s'agit de ce qui change les résultats quand vous montez : le temps réel de configuration, le contrôle que vous avez sur la réputation d'expéditeur (domaines, boîtes et isolation), les limites que vous rencontrerez, et les erreurs de délivrabilité les plus fréquentes pour chaque option.

Une attente importante d'emblée : aucune méthode d'envoi ne sauve une base mauvaise. Un domaine configuré proprement peut quand même échouer si votre liste est récupérée, périmée, si votre message ressemble à un blast générique, ou si votre comportement d'envoi est trop agressif (sauts de volume importants, faibles taux de réponse, beaucoup de rebonds). Pensez à l'option d'envoi comme au moteur. Il vous faut quand même un bon carburant et une conduite rationnelle.

Un exemple simple : deux équipes envoient chacune 2 000 e-mails par semaine. L'équipe A utilise un domaine neuf, le chauffe lentement, cible finement et obtient des réponses. L'équipe B réutilise la même vieille liste partout, subit des rebonds et augmente le volume. L'équipe B perdra la placement en boîte quel que soit le choix entre Google Workspace, Microsoft 365 ou une API.

Ce que signifie vraiment le « temps de configuration » pour le cold email

Le « temps de configuration » n'est pas seulement la rapidité à créer une boîte et à commencer. Pour le cold email, il inclut toutes les pièces qui déterminent si vos messages arrivent en boîte ou disparaissent en spam.

Une configuration réaliste comprend habituellement :

• Le choix ou l'achat d'un domaine d'envoi (souvent distinct du domaine principal)
• L'authentification DNS (SPF, DKIM, DMARC)
• La création de boîtes (et la décision du nombre de boîtes par domaine)
• La mise en chauffe des nouvelles boîtes pour qu'elles aient un comportement normal
• La connexion des outils pour les séquences, le suivi et la gestion des réponses

L'authentification est la base. SPF indique aux serveurs récepteurs quels systèmes peuvent envoyer pour votre domaine. DKIM signe chaque e-mail pour le rendre plus difficile à falsifier. DMARC relie le tout et indique aux récepteurs quoi faire en cas d'échec. Si l'un manque ou est mal configuré, vous verrez des mails rejetés, un placement en spam, ou des messages qui paraissent suspects même si votre texte est bon.

Le « travail caché » surprend la plupart des équipes. Les problèmes de délivrabilité viennent souvent des détails opérationnels ennuyeux : gestion des désinscriptions, suppression des rebonds (les rebonds durs doivent être éliminés immédiatement), routage des réponses (pour que les leads intéressés ne reçoivent pas une relance), et des schémas d'envoi cohérents (les sauts de volume sont perçus comme risqués).

Un démarrage rapide n'est pas forcément plus sûr à volume élevé. Si vous foncez et commencez avec trop de boîtes, trop de domaines neufs ou des plafonds journaliers agressifs, vous pouvez abîmer la réputation tôt, et la récupération est lente.

Configuration Google Workspace : ce qui prend du temps et ce qui peut casser

Google Workspace est un point de départ courant pour l'outbound car il est familier. Vous créez des boîtes, envoyez depuis Gmail et connectez les comptes à votre séquenceur. La différence n'est pas l'interface, mais la fiabilité à mettre en place les bases sans rater un détail de délivrabilité.

Une configuration typique : acheter un domaine d'envoi (séparé du domaine principal), le vérifier dans Google Admin, ajouter SPF/DKIM/DMARC dans le DNS, créer des utilisateurs et des boîtes (mots de passe, récupération, 2FA), puis connecter les boîtes à votre outil d'envoi et fixer des limites.

Ce qui prend du temps n'est généralement pas les clics dans Google. C'est le travail DNS et l'attente. Les changements DNS peuvent mettre du temps à se propager, et une simple faute de frappe peut laisser votre domaine à moitié authentifié. La mise en chauffe demande aussi de la patience. Une boîte toute neuve qui passe de zéro à un gros volume rapidement se fera souvent filtrer, même si tout semble « configuré ».

Les points qui cassent le plus souvent :

• Le record DKIM est ajouté, mais la signature DKIM n'est pas réellement activée dans Admin
• SPF trop permissif ou trop strict, causant des échecs inattendus
• DMARC absent ou positionné sur une politique trop stricte avant d'y être prêt
• Challenges de connexion (2FA, mots de passe d'application, alertes de sécurité)
• Pics d'envoi soudains qui déclenchent des limitations temporaires

Une configuration soigneuse peut prendre quelques heures si vous contrôlez le DNS et connaissez les étapes, ou quelques jours si des validations, la propagation et la mise en chauffe sont nécessaires.

Ce que vous contrôlez bien : le choix du domaine, le nombre de boîtes créées et le comportement d'envoi par boîte. Ce que vous ne contrôlez pas : les règles de Google et l'application automatique quand les schémas paraissent inhabituels.

Exemple : un solopreneur achète un domaine neuf, crée deux boîtes et les connecte le jour même à un séquenceur. Techniquement ça marche. Mais s'il saute la mise en chauffe et commence à 200 e-mails par boîte, les réponses peuvent arriver correctement tandis que les premiers messages dérivent vers Promotions ou Spam.

Configuration Microsoft 365 : ce qui prend du temps et ce qui peut casser

Microsoft 365 peut être un bon choix pour le cold email quand vous voulez des boîtes et des contrôles d'admin familiers, mais la configuration n'est rarement « ajouter le DNS et envoyer ». L'envoi depuis Outlook est souvent perçu comme plus policé : il fonctionne bien quand vous ressemblez à une entreprise normale, et devient strict quand les schémas paraissent automatisés.

Les étapes qui prennent généralement du temps :

• Créer le tenant, ajouter le domaine et le vérifier
• Créer des boîtes utilisateurs (et des boîtes partagées si besoin)
• Configurer SPF, DKIM et DMARC correctement
• Revoir les politiques sortantes et anti-spam (notamment le filtrage sortant)
• Connecter votre outil d'envoi (SMTP ou OAuth), puis tester les réponses et rebonds

Un échec courant du type « ça marchait hier, pas aujourd'hui » vient des paramètres de sécurité par défaut. L'authentification SMTP basique est souvent bloquée, et certains outils en dépendent encore. OAuth peut être plus propre sur le long terme, mais il ajoute des écrans d'autorisation et des validations admin que l'on oublie.

Les contrôles de connexion et de risque ajoutent aussi de la friction. Les nouveaux tenants et utilisateurs peuvent déclencher des drapeaux de connexion suspecte, des invites MFA ou des blocages temporaires, surtout si les connexions proviennent de plusieurs emplacements (par exemple, une équipe plus un serveur hébergé). Cela peut arrêter l'envoi même si le DNS est parfait.

Côté délivrabilité, Outlook peut être stable à faible ou moyen volume si vous montez progressivement et maintenez un bon engagement. Il devient sensible quand vous augmentez trop vite à partir d'une boîte neuve, réutilisez le même template sur de nombreuses boîtes, subissez un pic de rebonds ou de plaintes, ou envoyez sans flux de désinscription fonctionnel.

Le temps de configuration réaliste est souvent de 2 à 6 heures si un admin expérimenté le fait avec un outil d'envoi éprouvé. Si vous êtes novice, ou si votre organisation impose des revues de sécurité, prévoyez 1 à 3 jours, plus la mise en chauffe avant de scaler.

Envoi via API : plus de contrôle, plus d'éléments à gérer

L'envoi via API signifie que vos e-mails de prospection sont générés par votre appli (ou une plateforme), puis livrés par un service d'envoi. Vous n'« envoyez » pas depuis une boîte visible dans une UI. Vous envoyez via des identités d'envoi configurées.

Les bases commencent toujours par un domaine que vous contrôlez. Vous le vérifiez auprès du service d'envoi et activez l'authentification pour que les destinataires fassent confiance au mail. Si SPF, DKIM ou DMARC sont incorrects, vous risquez un filtrage discret même si votre contenu semble correct.

Ce que vous devez configurer avant le premier e-mail

La plupart du travail est opérationnel, pas rédactionnel :

• Vérifier votre domaine d'envoi et activer la signature DKIM
• Publier les enregistrements SPF et DMARC qui correspondent à votre expéditeur
• Créer une identité dédiée (domaine ou sous-domaine) pour la prospection
• Décider du suivi des ouvertures/clics (ou l'éviter pour réduire le risque)
• Configurer un nom d'expéditeur et un routage des réponses qui correspondent à votre processus

Une fois l'envoi lancé, vous portez aussi les signaux négatifs. Avec les fournisseurs de boîtes, beaucoup de cela est masqué. Avec les API, c'est votre responsabilité.

Responsabilités à ne pas ignorer

Vous avez besoin d'un vrai processus pour les rebonds et plaintes, des listes de suppression (désinscriptions, rebonds durs, plaignants), une montée en chauffe progressive sur les nouveaux domaines, et de l'isolation pour qu'une mauvaise campagne n'empoisonne pas tout.

Exemple : une petite équipe SDR passe à l'envoi via API pour monter en charge. Ils oublient la gestion des plaintes, recontactent des prospects mécontents, et leur réputation chute vite. La même équipe, avec suppression rigoureuse et mise en chauffe lente, peut monter en volume plus sûrement qu'avec une approche purement boîte, mais cela demande davantage de soin au départ.

Contrôle de la réputation : domaines, boîtes, IP et isolation

La réputation d'expéditeur est votre historique. Elle se construit dans le temps en combinant trois éléments : votre domaine (la partie après le @), la boîte ou l'identité spécifique qui envoie, et l'infrastructure d'envoi derrière (souvent une adresse IP), plus la réaction des destinataires.

Quand les équipes comparent Google Workspace et Microsoft 365 pour le cold email, elles se focalisent souvent sur l'interface et le prix. Pour la délivrabilité, la vraie question est combien vous pouvez contrôler de l'histoire de réputation, et combien vous partagez avec d'autres.

Avec Google Workspace ou Microsoft 365, vous maîtrisez votre domaine et vos boîtes. Mais vous n'obtenez pas un contrôle dédié et propre des IP d'envoi sous-jacentes. Vous envoyez via de grands systèmes partagés. Ce n'est pas forcément mauvais, mais cela signifie que vos résultats peuvent être influencés par des choses que vous ne voyez pas.

L'envoi via API peut vous offrir plus de réglages autour de l'infrastructure. Certaines configurations isolent aussi chaque client, de sorte qu'une organisation n'affecte pas la délivrabilité d'une autre. La mise en chauffe importe dans tous les cas : un domaine, une boîte ou une IP neufs paraissent risqués tant qu'ils n'ont pas un comportement constant.

Une manière simple de voir la boucle de rétroaction :

• Signaux positifs : ouvertures, réponses, sauvegardes, transferts
• Signaux négatifs : plaintes spam, suppressions rapides, rebonds, désinscriptions
• Dégâts rapides : taux de rebond élevé et plaintes
• Dégâts lents : trop de volume trop vite, faible engagement dans la durée

La gestion des réponses importe plus qu'on ne le croit. Si les réponses intéressées sont manquées et que les relances continuent, vous provoquerez plus de plaintes. Les systèmes qui catégorisent les réponses (intéressé, pas intéressé, absence, rebond, désinscription) vous aident à arrêter rapidement les séquences et à préserver la réputation.

Exemple : si vous ajoutez 10 nouvelles boîtes sur un domaine neuf et envoyez 200 e-mails chacune le premier jour, vous misez votre réputation sur un schéma que les fournisseurs sanctionnent souvent. Une mise en chauffe régulière et un traitement serré des rebonds sont plus sûrs, quelle que soit l'option d'envoi.

Limites de montée en charge : ce qui freine dans chaque option

Monter une campagne cold email est rarement bloqué par votre outil de séquences. C'est la réputation et l'opérationnel qui vous freinent. Quand vous passez d'« une personne qui envoie » à « une équipe qui envoie chaque jour », la décision devient moins une question de fonctionnalités que de rapidité d'ajout de capacité sans déclencher les filtres anti-spam.

Avec l'envoi basé sur des boîtes (Google Workspace ou Microsoft 365), scaler signifie souvent ajouter des boîtes et souvent des domaines. Ça paraît simple jusqu'à ce qu'il faille garder tout cohérent : authentification, rythme de mise en chauffe, signatures, paramètres de suivi et mises à jour de copy sur de nombreuses boîtes.

Où les équipes ralentissent typiquement :

• Google Workspace : montée prudente et surcharge de gestion de nombreuses boîtes. Si une boîte est signalée, il faut la mettre en pause, la remplacer et la remettre en chauffe.
• Microsoft 365 : contraintes similaires, plus des politiques admin qui prennent du temps à gérer quand vous ajoutez des utilisateurs.
• Envoi via API : la capacité se scale plus proprement, mais vous héritez de plus d'éléments à gérer (domaines, authentification, routage, listes de suppression). Les erreurs se propagent vite à haut volume.

Quelle que soit la voie, vous rencontrerez des limites pratiques : plafonds journaliers, throttling et restrictions « soft » peu explicites. Elles n'apparaissent pas toujours le premier jour. Elles surgissent quand vous augmentez le volume, ajoutez des boîtes rapidement ou changez le ciblage.

La taxe cachée de la montée en charge, c'est le temps humain. Quelqu'un finit par gérer les rotations d'inbox, les contrôles de délivrabilité, la surveillance des réponses et rebonds, le dépannage d'authentification, et la cohérence des messages entre expéditeurs.

Les équipes dépassent souvent l'envoi purement boîte quand elles ont besoin d'un volume prévisible, d'un onboarding rapide des nouveaux commerciaux et d'une séparation claire entre domaines ou équipes. Monter en sécurité implique généralement plusieurs domaines, des identités isolées et une montée en chauffe progressive pour chaque nouveau domaine et boîte.

Pièges fréquents de délivrabilité (et comment les éviter)

La plupart des problèmes de délivrabilité sont auto-infligés. L'option d'envoi compte, mais les mêmes erreurs apparaissent partout.

La manière la plus rapide de ruiner un nouvel expéditeur est d'agir « plus gros » que votre réputation. Si vous passez de 0 à un volume élevé, les fournisseurs jugent rapidement que vous êtes à risque, même si votre offre est légitime.

Les pièges qui font le plus de dégâts (et la solution) :

• Sauter la mise en chauffe : commencez petit, augmentez lentement et gardez la cohérence.
• Envoyer le même message à tout le monde : un ciblage serré vaut mieux que le volume. La première ligne doit prouver que vous n'avez pas scrappé la liste.
• Formatage spammy : évitez le HTML lourd, les images volumineuses, LETTRES MAJUSCULES, polices bizarres et ponctuation excessive. Le style texte brut marche souvent mieux.
• Lacunes d'authentification (SPF/DKIM/DMARC) : assurez-vous que les trois existent, sont bien configurés et alignés avec le domaine depuis lequel vous envoyez réellement.
• Utiliser votre domaine principal pour la prospection : utilisez un domaine d'envoi séparé pour que des mauvais jours n'abîment pas les emails courants.

Le suivi et les liens peuvent aussi nuire. Plusieurs liens, raccourcisseurs d'URL ou un tracking agressif peuvent paraître suspects. Si vous avez besoin de tracking, faites-le léger et évitez tout ce qui masque étrangement l'URL.

Comment repérer une glissade de délivrabilité tôt

Surveillez ces signaux :

• Hausse du taux de rebond (surtout « blocked » ou « rejected »)
• Baisse du taux de réponse alors que la qualité de la liste semble la même
• Plus de rapports en spam ou de réponses en colère
• Chute soudaine des taux d'ouverture sur plusieurs fournisseurs

Si vous observez cela, arrêtez la montée en charge, réduisez le volume, resserrez le ciblage et revérifiez l'authentification et la séparation des domaines.

Étapes pratiques : comment choisir la bonne option d'envoi

Commencez par votre objectif, pas par l'outil. Une configuration qui fonctionne pour un test peut devenir un cauchemar quotidien quand vous ajoutez des commerciaux, des domaines et des séquences.

Notez votre volume attendu pour les 4 à 8 prochaines semaines : prospects nouveaux par semaine, nombre d'expéditeurs et nombre de campagnes. Cet estimé détermine généralement si vous pouvez rester sur une configuration boîte simple ou si vous avez besoin d'un contrôle plus strict.

Un processus de décision pratique :

1. Définissez le prochain jalon : un petit test (un expéditeur) vs outbound à l'échelle (plusieurs expéditeurs et croissance hebdomadaire).
2. Choisissez votre modèle de réputation : avez-vous besoin d'isolation entre équipes/clients, ou une réputation partagée suffit-elle ?
3. Évaluez la charge opérationnelle : le lancement le plus rapide peut entraîner plus de maintenance manuelle après.
4. Planifiez un déploiement sécurisé : commencez par un domaine d'envoi dédié et 1 à 2 boîtes, validez la placement en boîte, puis étendez lentement.
5. Fixez des standards minimaux avant d'envoyer : authentification, mise en chauffe, listes propres et processus de désinscription opérationnel.

Exemple : pour tester une offre avec 200 nouveaux prospects par semaine, une configuration boîte standard peut suffire si vous gardez des volumes modestes et surveillez réponses et rebonds. Si l'objectif est de monter à 2 000 prospects par semaine répartis sur plusieurs SDRs, priorisez l'isolation et une configuration répétable, car les erreurs se multiplient vite.

Quel que soit votre choix, ne négligez pas les bases : SPF/DKIM/DMARC sur chaque domaine d'envoi, mise en chauffe progressive pour chaque boîte et hygiène stricte des listes.

Checklist rapide avant de monter en charge

Avant d'ajouter des boîtes ou d'augmenter le volume quotidien, faites une pause et confirmez que les bases fonctionnent réellement. Beaucoup de problèmes de délivrabilité à grande échelle viennent d'une « petite » étape manquante qui n'apparaît qu'après des centaines d'e-mails.

Une checklist simple avant d'augmenter :

• Identité alignée : l'adresse From, le domaine d'envoi et tout domaine de tracking sont cohérents. SPF/DKIM/DMARC sont configurés et passent pour le domaine visible.
• Mise en chauffe et montée planifiées : la mise en chauffe est active pour chaque nouvelle boîte et vous avez un plan écrit de montée en charge.
• Scénarios d'échec testés : provoquez un rebond, une désinscription et une réponse d'absence, puis confirmez que votre système enregistre chaque cas correctement et cesse d'envoyer quand il le faut.
• Placement vérifié : envoyez un court message en texte brut à quelques boîtes réelles (Gmail et Outlook/Hotmail suffisent) et vérifiez la placement manuellement.
• Propriétaire des réponses : définissez qui lit les réponses chaque jour, les objectifs de temps de réponse et ce qui se passe après « intéressé » vs « pas intéressé ».

Exemple pratique : si vous comptez doubler le volume lundi, faites un test de seed vendredi matin. Si Gmail vous place en spam mais qu'Outlook ne le fait pas, corrigez d'abord l'authentification et le contenu, pas le volume.

Scénario exemple et étapes suivantes pour un déploiement propre

Une équipe de deux personnes veut lancer de l'outbound sans passer une semaine en configuration. Elles prévoient d'envoyer 20 à 40 e-mails par jour au début, puis de monter à quelques centaines par jour en ajoutant des leads et en testant des offres.

Elles commencent avec des boîtes (Google Workspace ou Microsoft 365) car c'est le moyen le plus rapide d'obtenir de véritables boîtes, un accès aux connexions et une routine quotidienne simple. Les semaines 1 et 2, elles gardent le volume bas et se concentrent sur le ciblage et les réponses. Entre les semaines 3 et 6, elles ajoutent un second domaine et quelques boîtes supplémentaires pour ne pas faire porter toute la charge par un seul expéditeur.

Quand elles obtiennent des résultats répétables et veulent plus de volume, elles réévaluent la méthode d'envoi. Si elles ont besoin d'un contrôle de réputation plus strict et d'une isolation claire, elles envisagent de basculer une partie des envois initiaux vers de l'API, tout en conservant des boîtes pour les réponses et les échanges relationnels.

Ce qu'elles vérifient chaque semaine pour détecter les problèmes tôt :

• Tendances du taux de rebond
• Plainte pour spam (même de petites hausses)
• Mix des réponses (intéressé vs pas intéressé vs absence, plus les replies en colère)
• Contrôles manuels de placement en boîte
• Volume par boîte et par domaine (pour éviter des sauts accidentels)

Un déploiement propre est simple, mais demande de la discipline : choisissez une voie pour les 30 prochains jours, documentez la configuration (domaines, statut SPF/DKIM/DMARC, liste des boîtes, plafonds quotidiens), montez en étapes contrôlées et stoppez pour corriger quand une métrique se dégrade.

Si la gestion d'outils devient gênante, une plateforme tout-en-un comme LeadTrain (leadtrain.app) peut centraliser domaines, boîtes, mise en chauffe, séquences multi-étapes et classification des réponses pour réduire les risques d'oublier un petit paramètre qui deviendra un problème de délivrabilité plus tard.