Combien de prospects par semaine ? Formule simple du pipeline pour vos objectifs

Ce que vous essayez réellement de prévoir

Un objectif de vente et un objectif de prospects ne sont pas la même chose.

Un objectif de vente est un résultat : chiffre d'affaires, nouveaux clients ou rendez‑vous pris. Un objectif de prospects est une entrée : combien de nouvelles personnes doivent entrer dans votre funnel pour que ces résultats se produisent.

Quand quelqu'un demande « combien de prospects par semaine ai‑je besoin ? », il demande généralement quelque chose de plus pratique : « Qu'est‑ce que je dois faire régulièrement maintenant pour atteindre un résultat plus tard ? » Ce résultat peut être des affaires conclues ce mois‑ci, des appels qualifiés le mois suivant, ou suffisamment de pipeline pour ne plus être en retard.

Vous n'avez pas besoin de données parfaites pour commencer. La prévision n'est pas une promesse : c'est une estimation de travail que vous améliorez en avançant. Un taux de closing approximatif et un calendrier approximatif valent mieux qu'une supposition.

Pour garder les calculs clairs, voici trois termes en langage simple :

• Prospect : une personne ou une entreprise qui pourrait correspondre et que vous pouvez contacter.
• Opportunité : un prospect qui a montré une intention réelle (par exemple : a répondu positivement, a pris un rendez‑vous, ou remplit vos critères).
• Gagné (closed won) : une opportunité devenue client payant.

Vous allez remonter depuis l'objectif qui vous importe (deals ou revenus), à travers les taux de conversion en lesquels vous avez le plus confiance (même s'ils sont imparfaits), en tenant compte de votre cycle de vente pour que le timing corresponde.

Si vous faites de l'outbound, l'étape supplémentaire est de vous assurer que votre suivi reflète votre flux de travail réel. Par exemple, « nouveaux contacts ajoutés » n'est pas la même chose que « réponses positives qui se sont transformées en opportunités ».

Commencez par un objectif mesurable

Si vous voulez savoir combien de prospects par semaine vous faut‑il, commencez par un objectif facile à compter. « Croître plus vite » n'est pas un objectif. « Conclure 8 nouveaux clients ce trimestre » l'est.

Choisissez un type d'objectif et tenez‑vous‑y pour les calculs :

• Revenu fonctionne mieux quand les prix varient.
• Deals fonctionne mieux quand le prix est uniforme.
• Rendez‑vous pris fonctionne mieux quand vous êtes en début d'activité et que les données de closing sont brouillonnes.

Ensuite, choisissez une fenêtre temporelle qui correspond à votre plan. Le mensuel peut fonctionner pour des cycles courts. Le trimestriel est généralement plus sûr parce que de nombreux cycles ne tiennent pas dans un seul mois.

Si vous choisissez un objectif de revenu, vous avez aussi besoin d'une valeur moyenne de transaction. Restez conservateur pour ne pas sous‑alimenter le pipeline. Si les deals vont de 2k$ à 10k$, utiliser 4k$ est plus sûr que 7k$.

Enfin, mettez-vous d'accord sur ce que signifie un « nouveau prospect » pour votre équipe. Ça semble anodin, mais ça casse les prévisions tout le temps. Un prospect peut signifier :

• un contact tout juste ajouté à une liste
• une réponse (même « pas intéressé »)
• une conversation qualifiée
• un rendez‑vous pris
• une opportunité acceptée par les ventes

Choisissez une définition et utilisez‑la partout. Si votre « prospect » est en réalité un rendez‑vous pris, votre objectif hebdomadaire de prospects sera bien plus petit que si votre « prospect » est un contact brut. Aucune des deux définitions n'est mauvaise. Les mélanger l'est.

Exemple : si vous faites du cold email, vous pouvez définir un nouveau prospect comme « une réponse positive méritant un suivi ». C'est plus simple à garder cohérent si les réponses sont catégorisées de la même manière chaque semaine (par exemple : intéressé, pas intéressé, absent, rebond, désinscription).

Une fois l'objectif, la fenêtre temporelle, la valeur moyen de deal et la définition du prospect définis, le reste est simple.

Utilisez des taux de conversion en qui vous avez réellement confiance

Vous n'avez pas besoin d'un suivi parfait pour faire des prévisions utiles. Il vous faut quelques taux de conversion clairement définis, mesurés de la même façon à chaque fois, et honnêtes sur l'incertitude.

Commencez par les deux taux qui pèsent le plus :

• Taux de closing : deals gagnés divisés par les opportunités créées. Si vous avez créé 20 vraies opportunités le trimestre dernier et en avez gagné 6, votre taux de closing est 6/20 = 30%.
• Taux lead→opportunité : les prospects qui deviennent une vraie conversation commerciale. N'utilisez pas les ouvertures ou les clics. Comptez les leads devenus appel qualifié, démo ou discussion d'achat claire (ce que vous appelez opportunité).

Ces deux taux relient les prospects au revenu d'une manière qui correspond à la réalité de la vente.

Utilisez des plages, pas un seul chiffre

Les taux de conversion varient. Une semaine vous obtenez des prospects parfaitement adaptés, une autre non. Prévisionnez avec une plage :

• Meilleur cas : vos meilleures performances récentes.
• Cas probable : votre moyenne (ou médiane) des derniers mois.
• Pire cas : un chiffre conservateur qui ne vous surprendrait pas.

Cela donne des garde‑fous à votre cible hebdomadaire. Si le pire cas est effrayant, c'est utile : ça vous dit ce qui doit s'améliorer (qualité des leads, rapidité de relance, offre, tarification ou ciblage) avant de parier le trimestre dessus.

Et si vous n'avez que peu de deals passés ?

Les petits échantillons mentent. Si vous n'avez que 3 à 10 deals clos, ne traitez pas un pourcentage comme une loi physique. Au lieu de ça :

• Utilisez les 6 à 12 dernières semaines d'activité pour estimer le taux lead→opportunité.
• Utilisez une plage de taux de closing plus large (ex. : 10% à 40%) et planifiez autour du cas probable.
• Vérifiez la capacité : combien d'opportunités pouvez‑vous gérer par semaine sans laisser tomber des choses ?

Si vous faites de l'outbound email, gardez les comptes propres. Séparez « intéressé » de « pas intéressé », « absent » et rebonds, pour que votre taux lead→opportunité reflète l'intention réelle.

Ajoutez le cycle de vente pour que le timing ait du sens

Les calculs de pipeline tombent à l'eau quand on ignore le temps.

Votre cycle de vente est le temps entre l'apparition d'une intention réelle (souvent la première réponse significative ou un rendez‑vous pris) et la clôture d'un deal. Si cela prend habituellement 30 jours, les leads que vous apportez cette semaine alimentent surtout le revenu du mois prochain, pas celui‑ci.

Ce décalage change la notion de « suffisamment de prospects » :

• Avec un cycle court (quelques jours à deux semaines), vous pouvez corriger rapidement.
• Avec un cycle long (6 à 12 semaines), vous avez besoin d'un apport hebdomadaire régulier bien avant la date butoir, car vous plantez des graines qui apparaîtront plus tard.

Une manière simple d'estimer la durée du cycle est de regarder vos 5 à 10 derniers deals clos et d'utiliser des dates cohérentes :

• notez la date du premier engagement réel (réponse avec intention, rendez‑vous pris)
• notez la date de clôture gagnée
• comptez les jours entre les deux
• prenez la médiane pour qu'un deal lent ne fausse pas tout
• arrondissez à quelque chose de pratique (2 semaines, 30 jours, 60 jours)

Puis alignez votre travail de génération de prospects avec le calendrier. Si votre cycle est de 45 jours, les prospects nécessaires pour un objectif de mars doivent être largement générés et qualifiés en janvier et début février.

Les cycles longs rendent aussi les petites cibles hebdomadaires risquées. Si vous n'ajoutez que 10 prospects par semaine et que votre cycle est de 8 semaines, une semaine lente peut créer un trou que vous ne verrez que deux mois plus tard.

Deux correctifs aident :

• Constituez un tampon : visez un peu au‑dessus du calcul pour qu'une semaine lente ne ruine pas le trimestre.
• Suivez des indicateurs avancés hebdomadaires (réponses positives, rendez‑vous pris) pour détecter les problèmes tôt, avant que le revenu ne bouge.

Étape par étape : la formule simple de prévision hebdomadaire de prospects

Il vous faut juste quelques taux avec lesquels vous pouvez vivre, plus un petit buffer pour la réalité.

La formule hebdomadaire en 5 étapes

Commencez par votre objectif et remontez. Pensez en nombres entiers. Arrondir à la hausse est votre ami.

1. Transformez votre objectif en deals nécessaires

Choisissez une période (généralement un mois ou un trimestre) et un objectif mesurable comme le revenu ou le nombre de nouveaux clients.

• Deals nécessaires = Objectif / Valeur moyenne du deal

2. Remontez jusqu'aux opportunités nécessaires (en utilisant le taux de closing)

Votre taux de closing est : parmi les vraies conversations commerciales, combien deviennent des clients.

• Opportunités nécessaires = Deals nécessaires / Taux de closing

3. Remontez jusqu'aux prospects nécessaires (en utilisant le taux lead→opportunité)

Un prospect est quelqu'un que vous pouvez contacter. Une opportunité est quelqu'un qualifié et dans un vrai processus commercial (rendez‑vous pris, réponse avec intérêt, ou qui remplit vos critères).

• Prospects nécessaires = Opportunités nécessaires / Taux lead→opportunité

4. Convertissez la période en objectif hebdomadaire

Divisez par le nombre de semaines de vente dans la période. Beaucoup d'équipes utilisent 4 semaines par mois et 13 semaines par trimestre, puis ajustent.

• Prospects par semaine = Prospects nécessaires / Semaines de vente

5. Ajoutez un buffer (parce que les semaines sont chaotiques)

Absences, mauvais profils, semaines lentes et saisonnalité arrivent.

• Objectif hebdomadaire = Prospects par semaine x (1 + Buffer)

Un buffer pratique est 10% à 30%, selon la volatilité de vos chiffres.

Mettez tout ensemble (en une ligne)

Objectif hebdomadaire de prospects = (Objectif / Valeur du deal) / Taux de closing / Taux lead→opportunité / Semaines de vente × (1 + Buffer)

Un exemple réaliste avec des données imparfaites

Imaginez une petite société de services B2B (agence, consultant IT, ops fractionnés) avec un cycle de vente de 30‑45 jours. Elle veut 4 nouveaux clients par mois.

Le suivi n'est pas parfait, mais elle a deux chiffres « assez proches » des derniers mois :

• Environ 20% des nouveaux prospects finissent par réserver un premier appel.
• Environ 25–35% de ces appels deviennent des clients payants.

Faisons le calcul avec des nombres ronds.

Goal: 4 new clients per month

Convert to weekly goal:
4 clients per month / 4 weeks = 1 client per week

Estimate lead-to-client close rate:
Meeting rate = 20% (0.20)
Close rate from meeting = 25% to 35% (0.25 to 0.35)
Lead-to-client = 0.20 * (0.25 to 0.35) = 5% to 7%

Weekly leads needed:
Best case (7%): 1 / 0.07 = ~14 leads per week
Likely case (6%): 1 / 0.06 = ~17 leads per week
Conservative case (5%): 1 / 0.05 = 20 leads per week

Notez le timing : avec un cycle de 30–45 jours, les prospects que vous générez cette semaine servent surtout à produire un client dans 5–7 semaines. Si vous commencez aujourd'hui, vous n'atteindrez pas « 1 client par semaine » immédiatement : vous remplissez d'abord le pipeline.

Si 17–20 prospects par semaine vous semblent trop élevés, changez un levier avant de tout changer. Le levier le plus rapide est souvent la conversion, pas le volume. Par exemple :

• Augmentez le taux de rendez‑vous en resserrant le ciblage et l'offre.
• Augmentez le taux de closing en qualifiant mieux et en simplifiant l'étape suivante.
• Augmentez la valeur moyenne du deal pour nécessiter moins de nouveaux clients pour atteindre le même chiffre d'affaires.
• Resserrez la définition d’un « prospect » pour ne compter que les personnes susceptibles d'acheter.

Même avec des données brouillonnes, une fourchette (14 vs 20 prospects par semaine) est utile. Elle vous dit à quoi ressemblent les bonnes semaines et ce que votre pipeline doit absorber.

Transformez le chiffre en un pipeline gérable

Un objectif hebdomadaire de prospects n'aide que s'il se traduit en actions contrôlables. Une approche simple consiste à cartographier quelques étapes et à les suivre chaque semaine, pour savoir quoi corriger quand les résultats baissent.

Utilisez 3 à 5 étapes qui correspondent à votre façon réelle de vendre. Par exemple :

• Prospect créé
• Réponse (toute réponse)
• Rendez‑vous pris
• Opportunité créée
• Gagné

Ajoutez des pourcentages de chute approximatifs entre les étapes. Ils n'ont pas besoin d'être parfaits. Les plages conviennent.

Exemple (math directionnelle) : si vous avez besoin de 5 wins par mois et que votre taux de win depuis les opportunités est d'environ 25%, vous avez besoin d'environ 20 opportunités. Si la moitié des rendez‑vous devient opportunité, vous avez besoin d'environ 40 rendez‑vous. Si 20% des réponses deviennent rendez‑vous, vous avez besoin d'environ 200 réponses. Si 10% des leads répondent, vous avez besoin d'environ 2 000 leads.

Trouvez le goulot d'étranglement

Une étape est généralement le limiteur.

• Si les leads sont faciles mais que les rendez‑vous sont faibles, le goulot est probablement le taux de réponse ou la conversion réponse→rendez‑vous (messaging, offre, relance).
• Si les rendez‑vous sont nombreux mais les opportunités faibles, le problème peut venir de la qualification ou de la tenue du rendez‑vous.

Réglez d'abord le goulot. Améliorer une étape faible bat souvent « plus de leads » parce que cela se multiplie sur le reste du pipeline.

Indicateurs avancés hebdomadaires à surveiller

Suivez quelques chiffres chaque semaine pour ajuster avant la fin du mois :

• Nouveaux leads ajoutés
• Réponses (totales et positives)
• Rendez‑vous pris
• Opportunités créées
• Wins (décalés, mais à suivre)

Si vous faites du cold email, catégoriser les réponses vous aide à voir si le problème est le volume, la délivrabilité ou la conversion au stade de la réponse.

Erreurs courantes qui cassent les calculs

La plupart des erreurs de prévision ne viennent pas de la formule. Elles surviennent quand vous fournissez à la formule des chiffres qui ne sont pas comparables, stables ou réalistes pour votre équipe.

1) Compter la mauvaise chose

« Prospect » peut signifier une personne, une entreprise, une adresse email ou un rendez‑vous pris. Si vous comptez des contacts bruts alors que votre processus avance vraiment des comptes (une entreprise peut avoir cinq contacts), vos totaux gonflent vite. Choisissez une unité et tenez‑vous‑y.

Exemple : si vous envoyez des emails à 200 contacts répartis sur 40 comptes et que vous annoncez « 200 prospects », vous surestimez combien de vraies opportunités d'achat vous avez créées.

2) Traiter un petit échantillon comme une règle

Si la semaine dernière vous avez clos 3 deals sur 6, un taux de closing à 50% a l'air super, mais il ne tiendra pas. Utilisez une fenêtre plus longue et gardez une plage bas/probable/haut pour ne pas prétendre que les données sont précises.

3) Ignorer le calendrier

Jours fériés, semaines de déplacement, emballements de fin de trimestre et ralentissements estivaux modifient les taux de réponse, la présence aux rendez‑vous et la vitesse de décision. Si vous ne vérifiez pas combien de vraies semaines de vente vous avez, votre objectif hebdomadaire sera faux.

4) Oublier les limites de capacité

Même si les chiffres disent qu'il vous faut 25 rendez‑vous par semaine, votre équipe peut‑elle les gérer correctement ? Les prévisions doivent respecter :

• rendez‑vous par commercial par semaine
• le temps pour relancer correctement
• le temps pour préparer des propositions et animer des démos
• le temps pour gérer les clients existants
• le temps perdu aux no‑shows

5) Confondre inbound et outbound comme s'ils se comportaient de la même façon

Les leads inbound convertissent souvent différemment que les outbound, et le timing est différent aussi. Si vous les mélangez, vos taux de conversion deviennent flous. Gardez des taux séparés, puis additionnez les totaux à la fin.

Checklist rapide : validez la cohérence de votre objectif hebdomadaire

La plupart des objectifs s'effondrent parce que les gens mélangent des fenêtres temporelles (le revenu de ce mois‑ci avec les leads de cette semaine) ou oublient que les leads d'aujourd'hui ne deviennent pas du revenu tout de suite.

Écrivez votre objectif en une ligne avec la fenêtre temporelle exacte. Puis choisissez les quelques entrées en lesquelles vous avez le plus confiance. Si vos données sont brouillonnes, utilisez des plages plutôt qu'un nombre « précis ».

Un contrôle de cohérence en cinq minutes :

• Objectif et échéance explicites : « 40k$ de nouveau CA en mars » ou « 8 nouveaux clients ce trimestre », pas « augmenter les ventes ».
• Taille de deal et taux de win raisonnables : utilisez les moyennes récentes, plus un taux de closing bas et haut si ça varie.
• Taux lead→opportunité (ou rendez‑vous) défini : surtout pour l'outbound, où toutes les réponses ne sont pas de l'intention.
• Cycle de vente inclus avec une marge : ajoutez du temps pour les approbations et les trous dans les agendas.
• Objectifs d'activité hebdomadaires réalistes : si vous prévoyez 120 leads par semaine, traduisez‑les en réponses et rendez‑vous attendus.

Un test pratique : « Si nous tenons ça chaque semaine pendant quatre semaines, serions‑nous réellement sur la bonne voie ? » Si la réponse est « peut‑être, si tout se passe parfaitement », élargissez vos plages et ajoutez du buffer.

Si vous faites du cold email, vérifiez aussi si votre capacité d'envoi peut soutenir le plan sans nuire à la délivrabilité.

Prochaines étapes : suivez, ajustez et rendez‑le répétable

Les calculs vous donnent un nombre de départ. La suite, c'est d'en faire une habitude : envoyez régulièrement, suivez les mêmes quelques entrées chaque semaine, puis ajustez quand vous avez assez de signal.

Commencez maintenant, même si l'ensemble de données est brouillon. Lancez votre outreach habituel, enregistrez le minimum, et gardez le reste stable pendant quelques semaines pour apprendre ce qui change vraiment.

Gardez un petit scorecard que vous pouvez mettre à jour en cinq minutes chaque semaine :

• Nouveaux leads ajoutés
• Réponses positives et réponses totales
• Rendez‑vous pris
• Opportunités créées
• Wins (deals clos)

Attendez 2 à 4 semaines avant de changer l'objectif hebdomadaire. Une semaine est bruyante. Après quelques semaines, cherchez des motifs : êtes‑vous en dessous de l'objectif parce que les taux de réponse sont plus faibles que prévu, ou parce que vous n'avez tout simplement pas ajouté assez de prospects ?

Si vous voulez moins de variables dans le suivi outbound, une solution tout‑en‑un peut vous aider à garder des définitions cohérentes (envoi, réponses et catégories de réponses au même endroit). LeadTrain (leadtrain.app) est une option qui regroupe domaines, boîtes mail, warm‑up, séquences et classification des réponses par IA, ce qui peut rendre le reporting hebdomadaire moins dépendant d'un tableur.

Après un mois, vous devriez pouvoir répondre à « combien de prospects par semaine ? » avec confiance, parce que la réponse sera basée sur vos performances récentes, pas sur une hypothèse optimiste.