Checklist hebdomadaire de délivrabilité : une routine du vendredi efficace

Pourquoi les problèmes de délivrabilité semblent arriver de nulle part

Les problèmes de délivrabilité se manifestent souvent de la même façon : tout va bien, puis plus rien. Une semaine vous recevez des réponses régulières, la suivante les relances se tarissent, les rendez-vous ralentissent et vous remettez votre offre en question.

Les signes précurseurs sont souvent discrets :

• Les taux d'ouverture et de réponse chutent sur plusieurs campagnes, pas seulement une.
• Les réponses intéressées ralentissent tandis que les « pas intéressé » restent à peu près stables.
• Les rebonds augmentent, surtout sur les nouveaux lots de prospects.
• Les emails de test commencent à arriver dans les spams.
• Les désinscriptions augmentent après une hausse de volume.

Ça paraît soudain parce que le placement en boîte de réception est un indicateur retardé. De petits changements s'accumulent : un peu plus d'envois, des listes un peu moins propres, quelques plaintes en plus, un changement DNS, ou un warm-up qui n'a pas suivi. Pris isolément, chacun est souvent gérable. Ensemble, ils font basculer votre réputation d'expéditeur.

Une routine hebdomadaire simple aide parce qu'elle repère la dérive avant que ça ne devienne une urgence. Le but n'est pas un diagnostic profond mais de noter les tendances tôt : le volume qui augmente plus vite que l'engagement, des rebonds qui montent sur un domaine, ou une qualité de réponses qui change et suggère un ciblage moins précis.

C'est particulièrement utile pour les petites équipes, les SDR et les indépendants qui n'ont pas le temps de surveiller les tableaux de bord tous les jours. Si vous avez envoyé 20 % d'emails en plus cette semaine et que les réponses sont restées stables, c'est un signal d'alerte même si vous n'avez pas encore constaté de placement en spam.

Définissez votre ligne de base et vos seuils avant de commencer

Une checklist hebdomadaire ne fonctionne que si vous savez à quoi ressemble le normal. Choisissez un moment fixe, par exemple le vendredi après-midi, et gardez-le. Vérifier au même moment chaque semaine rend les tendances plus faciles à repérer et aide à ignorer le bruit quotidien.

Vous n'avez pas besoin de tableaux de bord sophistiqués. Il vous faut les mêmes entrées à chaque fois :

• Nombre total d'emails envoyés (global et par boîte si vous en avez plusieurs)
• Taux de rebond (séparez hard vs soft si possible)
• Taux de réponse (positives et négatives combinées conviennent pour la baseline)
• Signaux de plainte (même si c'est juste un comptage)
• Taux de désinscription

Établissez une baseline avec les 4 à 8 dernières semaines. Faites simple : notez la moyenne pour chaque métrique, ainsi que votre plage d'envoi habituelle (par exemple 3 000 à 4 000 emails par semaine).

Puis définissez des seuils qui déclenchent une action. Évitez les décisions vagues du type « on surveillera ».

• Si les hard bounces ou les signaux de plainte dépassent la baseline, mettez les envois en pause et réduisez le volume sur les séquences actives jusqu'à trouver la cause.
• Si le taux de réponse chute fortement alors que les rebonds restent normaux, ralentissez et revoyez le ciblage et le premier email avant de risquer la réputation en poussant vers la mauvaise audience.

Rédigez ces règles en phrases simples pour pouvoir les suivre un vendredi fatigué.

La routine du vendredi : 15 à 30 minutes, étape par étape

Une vérification hebdomadaire marche mieux quand elle devient ennuyeuse : même jour, même ordre, mêmes décisions. Bloquez 15 à 30 minutes chaque vendredi et vous attraperez de petits problèmes avant qu'ils ne deviennent une mauvaise semaine.

Les 5 vérifications (dans l'ordre)

Commencez par les chiffres, cherchez ensuite les causes, puis prenez une action.

1. Tendances vs vendredi dernier : volume d'envoi, taux de rebond, taux de réponse, et tout creux soudain par boîte ou domaine.
2. Contrôle basique du domaine : SPF, DKIM et DMARC passent toujours, et aucun nouveau domaine d'envoi n'a été ajouté sans warm-up.
3. Indicateurs de plainte : désinscriptions, réponses « stop », réponses agressives, et un basculement soudain vers « pas intéressé ».
4. Qualité des listes : nouvelles importations, doublons, comptes de rôle (info@, support@), et si un segment génère la plupart des rebonds.
5. Une décision : maintenir le rythme, ralentir, mettre une boîte en pause, corriger l'authentification ou retirer un segment risqué.

Ensuite, rédigez en une ligne le statut de chaque domaine d'envoi : Vert, Jaune ou Rouge et pourquoi. Ce petit journal rend le vendredi suivant plus rapide.

Vérifications de domaine et d'authentification (SPF, DKIM, DMARC)

La configuration de domaine peut se casser discrètement, puis nuire à la délivrabilité d'un coup. Une revue rapide de SPF, DKIM et DMARC doit faire partie de la maintenance du vendredi parce qu'elle attrape des problèmes comme des enregistrements DNS écrasés ou des configs incompatibles.

Commencez par confirmer l'alignement. Le domaine visible dans le From doit correspondre au domaine authentifié. Si vous envoyez depuis [email protected] mais que l'envoi technique se fait via un autre domaine, certains fournisseurs considèrent cela comme un risque accru.

Une vérification pratique chaque semaine :

• SPF existe et n'inclut que les émetteurs que vous utilisez réellement.
• DKIM est activé pour chaque source d'envoi.
• DMARC existe et la politique correspond à ce que vous attendez (même en mode monitoring, c'est utile).
• Le domaine From dans vos séquences est bien celui que vous avez chauffé et que vous voulez protéger.
• Notez les changements récents : renouvellements, changements de fournisseur de boîte, nouveaux sous-domaines, nouveaux outils.

Les changements DNS arrivent souvent lors de renouvellements, de modifications de site, de changements de prestataire, ou quand de nouveaux outils ajoutent leur propre include SPF. Un include en plus n'est pas toujours mauvais, mais plusieurs enregistrements SPF ou des entrées conflictuelles peuvent provoquer des échecs.

Gardez un inventaire simple : domaines, boîtes, usage (prospection, support, fondateur), et statut (warming, actif, en pause).

Exemple : vous renouvelez un domaine d'envoi, le DNS se réinitialise et DKIM disparaît. Le vendredi vous constatez une baisse de réponses et une montée des rebonds. Corriger DKIM le jour même est une petite réparation ; attendre peut transformer ça en problème de réputation.

Performance de l'expéditeur : rebonds, engagement et dérive de volume

La performance d'envoi est souvent l'endroit où les problèmes apparaissent en premier. Concentrez-vous sur les motifs, pas sur un mauvais jour isolé.

Vérifiez le taux de rebond de deux façons : par boîte et par campagne.

• Si une boîte connaît un pic alors que les autres sont normaux, c'est souvent un cas isolé (boîte récemment créée, upload récent, ou une offre qui attire des adresses mauvaises).
• Si une campagne est l'exception sur toutes les boîtes, la liste ou le ciblage est probablement en cause.

Séparez hard bounces et soft bounces et suivez la tendance semaine après semaine.

• Les hard bounces (utilisateur inexistant, domaine invalide) renvoient souvent à la qualité de la liste.
• Les soft bounces (problèmes temporaires, boîte pleine, limites de débit) pointent souvent vers un envoi trop rapide, une augmentation soudaine de volume, ou une boîte qui a besoin d'un repos.

Comparez l'engagement à votre propre baseline, pas à celle des autres. Une chute brutale des réponses (ou des ouvertures si vous les suivez), surtout avec une hausse des soft bounces, est un signal d'alerte.

Surveillez aussi la dérive de volume. Si vous avez augmenté discrètement les envois quotidiens ou ajouté des étapes à une séquence, vous pouvez dépasser la capacité d'une boîte.

Les nouvelles boîtes doivent se comporter différemment des boîtes établies. Si une nouvelle boîte sous-performe alors que les anciennes sont stables, ralentissez ses campagnes initiales et prolongez le warm-up.

Que faire quand les chiffres évoluent

Adaptez l'action au symptôme :

• Une boîte est l'exception : refroidissez-la quelques jours et baissez le volume quotidien.
• Les hard bounces augmentent : resserrez la source des listes et retirez rapidement les segments risqués.
• Les soft bounces augmentent : réduisez le rythme d'envoi et évitez les sauts de volume importants d'un jour sur l'autre.
• Les réponses chutent soudainement : révisez le ciblage et le premier email, puis testez une modification par A/B.
• Une nouvelle boîte galère : limitez les envois initiaux, restez constant et allongez le warm-up.

Un exemple rapide : si la Boîte A passe de 2 % à 8 % de soft bounces après avoir doublé les envois quotidiens, revenez au volume précédent et laissez-la récupérer. Régler ça le vendredi peut éviter un crash de placement en boîte le lundi.

Indicateurs de plainte repérables sans outils spéciaux

Vous n'avez pas besoin d'outils complexes pour attraper les problèmes tôt. Les soucis de délivrabilité se manifestent souvent d'abord par des réactions humaines : des désinscriptions, des réponses frustrées, ou des remarques du type « je ne vous ai pas demandé ça ».

Commencez par les désinscriptions. Un flux constant est normal. Une augmentation soudaine juste après une étape signifie souvent que ce message a franchi une ligne : trop insistant, trop fréquent, ou mal adapté au public.

Puis parcourez les réponses négatives. Même sans plainte formelle, des messages comme « arrêtez de m'écrire », « je vais le signaler », ou « retirez-moi » sont des signaux précoces. Traitez-les comme des indicateurs réels, pas des cas isolés.

Schémas à vérifier chaque vendredi :

• Désinscriptions concentrées sur une seule étape, pas réparties dans la séquence
• Réponses agressives groupées dans un même segment (poste, industrie, zone géographique)
• Réponses envoyées à la mauvaise personne en hausse (signe que la liste est trop large)
• Prospects posant des questions basiques que votre email devrait déjà couvrir
• Réactions négatives après une augmentation de volume ou l'introduction d'une nouvelle offre

Si une étape provoque clairement des retours négatifs, mettez-la en pause d'abord. Ensuite resserrez l'audience ou réécrivez la proposition de valeur pour qu'elle soit à nouveau spécifique.

Qualité des listes et hygiène du ciblage

La mauvaise délivrabilité commence souvent par la qualité des listes, pas par le système d'envoi. Le vendredi, examinez comment les leads de la semaine ont été sourcés et ce qui a changé. Un nouveau fournisseur, des filtres élargis ou une importation précipitée peuvent ajouter discrètement des contacts peu pertinents qui déclenchent rebonds et plaintes.

Passez en revue les nouveaux enregistrements pour repérer des motifs à risque : comptes de rôle (info@, support@), boîtes génériques, adresses catch-all évidentes. Les rôles obsolètes sont un autre signal : si votre ciblage dit Head of Growth mais que la personne a changé de poste il y a deux ans, les réponses baissent et les signaux négatifs augmentent.

Faites un contrôle manuel rapide : ouvrez 20 à 50 des nouveaux leads et posez-vous deux questions :

• Cette personne est-elle réelle et joignable ?
• Cette offre est-elle pertinente pour son poste ?

Si vous voyez beaucoup d'incohérences, mettez en pause les uploads jusqu'à corriger vos filtres.

Nettoyez aussi l'évident : doublons, concurrents, clients existants et toute personne sur une liste no-contact (désinscrit, bounce, ou plainte antérieure). C'est l'une des actions d'hygiène qui a le plus d'impact car elle évite de réactiver d'anciens signaux négatifs.

Règles simples d'acceptation pour les imports

Restez strict :

• Exiger : prénom, entreprise, poste, et un email vérifié (ou une date récente de validation)
• Exclure : comptes de rôle et boîtes génériques
• Bloquer : tout enregistrement marqué précédemment comme bounce, désinscrit ou no-contact
• Limiter : la taille des nouveaux lots à ce que votre volume d'envoi peut absorber

Revue rapide des séquences et du copy

Les problèmes de délivrabilité commencent parfois par un petit souci de copy qui change la manière dont les gens réagissent. Un passage rapide sur les séquences actives permet de repérer ce qui pousse vers des suppressions, des plaintes ou un faible engagement.

Commencez par les objets. Si vous voyez des MAJUSCULES TOTALES, une ponctuation excessive (!!!, $$$), ou des mots alléchants comme urgent ou garanti, réécrivez-les. La simplicité l'emporte souvent : un objet court qui correspond à la première ligne.

Ensuite, ouvrez quelques envois récents et étapes planifiées pour vérifier la personnalisation. Cherchez les échecs de merge (Bonjour {first_name}), de mauvais noms d'entreprise, ou des fusions maladroites. Une seule mauvaise fusion peut déclencher des suppressions rapides et des signalements.

Lisez chaque étape et identifiez l'appel à l'action. Si un email contient deux ou trois demandes (prendre un appel, répondre à une question, consulter un document), coupez. Les meilleurs cold emails facilitent une décision simple : oui, non, ou une réponse courte.

Le timing compte aussi. Si les relances sont trop rapprochées (par exemple 24 heures d'intervalle pour plusieurs étapes), vous créez des pics d'agacement qui augmentent les désinscriptions. Reserrez le rythme seulement après qu'une personne ait montré de l'intérêt.

Une passe répétable du vendredi :

• Parcourez les objets pour repérer des patterns spammy et des tons mal adaptés
• Ouvrez 3 à 5 messages pour confirmer que la personnalisation s'affiche correctement
• Confirmez que chaque étape a un seul appel clair et une action suivante
• Vérifiez l'espacement entre les étapes et ajustez si cela semble trop insistant
• Pour les A/B tests, changez une chose à la fois

Erreurs courantes qui nuisent discrètement au placement en boîte

La plupart des problèmes de placement commencent par de petits signaux gérables. Si votre routine semble propre mais que les résultats baissent, c'est souvent une erreur silencieuse qui s'est accumulée sur plusieurs semaines.

Augmenter le volume après une bonne semaine est un classique. Un faible taux de rebond lundi ne garantit pas que vendredi sera identique, surtout si vous avez introduit de nouvelles sources de données ou élargi le ciblage. Les hausses de volume doivent suivre les tendances de rebond, pas l'intuition.

Autre erreur : mélanger des audiences très différentes dans la même boîte et séquence. Quand un groupe vous ignore et un autre répond, la boîte reçoit des signaux d'engagement mélangés qui peuvent tirer la délivrabilité vers le bas pour tout le monde.

Ne négligez pas les réponses négatives répétées. Si un segment continue de répondre « stop », « mauvaise personne » ou « pas pertinent », considérez cela comme un retour sur le ciblage. Continuer à envoyer à ce segment augmente les plaintes et les désinscriptions.

Le warm-up n'est pas non plus une tâche ponctuelle : si vous arrêtez le warm-up quand les campagnes démarrent, puis que vous augmentez le volume ou changez les patterns, la réputation peut vaciller.

Un rapide contrôle intuitif :

• Avez-vous augmenté le volume sans vérifier d'abord les tendances de rebond ?
• Envoyez-vous à des audiences très différentes depuis la même boîte ?
• Un segment produit-il des réponses négatives répétées ?
• Le warm-up a-t-il été interrompu ou modifié soudainement ?
• Avez-vous vu des alertes d'authentification ou DNS et les avez-vous repoussées ?

Votre checklist de délivrabilité du vendredi (copiez et réutilisez)

Mettez une minuterie de 15 minutes et cherchez des changements, pas la perfection. Si quelque chose diffère de la semaine précédente, notez-le et agissez avant le pic de volume du lundi.

• Domaines et DNS : confirmez que SPF, DKIM et DMARC passent et que rien n'a changé de façon inattendue. Notez les renouvellements à venir pour éviter une interruption d'envoi.
• Boîtes et warm-up : vérifiez les tendances de rebond et les échecs de livraison visibles. Assurez-vous que le warm-up est toujours actif et que vous n'avez pas trop accéléré une boîte fraîche.
• Volume et rythme d'envoi : comparez les envois quotidiens à la semaine précédente. Surveillez les pics causés par de nouvelles séquences, étapes ajoutées ou un nouveau segment.
• Santé des campagnes : scrutez les désinscriptions et les réponses négatives par étape. Corrigez d'abord l'étape qui cause le plus de dégâts.
• Qualité des listes : échantillonnez les nouvelles importations avant d'envoyer en masse. Retirez les risques évidents et dédupliquez.

Puis prenez une décision et notez-la :

• Continuer les envois si les métriques sont stables.
• Ralentir si rebonds, désinscriptions ou signaux négatifs augmentent.
• Mettre en pause et réparer si il y a des échecs ou une montée des plaintes.
• Séparer les segments si une audience tire les résultats vers le bas.

Exemple : attraper un problème avant qu'il ne devienne une panne totale

Mercredi, une petite équipe SDR sent que les réponses sont moins nombreuses alors qu'ils ont envoyé le même volume. Ils attendent vendredi et lancent la vérification.

Le premier indice arrive vite. Les rebonds ont augmenté, surtout depuis une nouvelle source de liste testée lundi. En parallèle, le mix de réponses est plus faible : plus de « pas intéressé » et quelques désinscriptions en plus.

Ils repèrent aussi un problème de copy. Une nouvelle relance ajoutée mardi est trop agressive et est partie vers tout le monde, y compris ceux qui n'avaient jamais ouvert le premier message. Ce décalage transforme un problème de ciblage en problème de réputation.

Ils font trois changements avant que ça se propage :

• Mettre en pause le segment provenant de la liste non testée.
• Nettoyer la liste et resserrer le ciblage.
• Modifier la relance, réduire le volume pendant quelques jours et éviter d'envoyer un message agressif à des contacts froids et non engagés.

La semaine suivante, le taux de rebond retrouve la normale, les désinscriptions chutent et les réponses remontent. Ils maintiennent un volume légèrement inférieur jusqu'à stabilisation.

Ils documentent aussi l'incident pour éviter la répétition : origine de la liste, seuils qui déclenchent une pause, et règle pour tester les nouvelles sources sur un petit échantillon d'abord.

Étapes suivantes pour ancrer cette routine

La constance bat l'intensité. Rendre la vérification du vendredi rapide, prévisible et difficile à sauter.

Tenez un journal hebdomadaire simple qui répond à trois questions : qu'est-ce qui a changé, qu'avez-vous vérifié, et quelle décision avez-vous prise. Avec le temps, ce journal devient votre meilleur indice quand quelque chose dérive.

Modèle :

• Changements depuis le vendredi précédent (domaines, boîtes, copy, ciblage, volume)
• Chiffres vérifiés (rebonds, désinscriptions, réponses négatives, réponses)
• Ce qui clochait (une phrase)
• Décision (pause, réduction de volume, nettoyage de liste, ajustement du copy)
• Responsable et date de la prochaine vérification

Ne comptez pas sur la mémoire pour repérer les ruptures de seuil. Configurez des alertes basiques pour rebonds, désinscriptions et réponses négatives. Si vous n'avez pas d'alertes, même un rappel calendrier pour regarder ces chiffres en milieu de semaine aide.

Si vous voulez moins d'éléments à gérer, regroupez les pièces centrales. LeadTrain (leadtrain.app) combine domaines, boîtes mail, warm-up, séquences multi-étapes et classification automatique des réponses, ce qui rend cette revue hebdomadaire plus facile sans sauter entre les outils.

Planifiez dès maintenant 15 à 30 minutes pour le vendredi prochain, et ajoutez un coup d'œil de 5 minutes en milieu de semaine. Ce contrôle intermédiaire permet souvent de repérer une montée de rebonds avant qu'elle n'entraîne une pause complète des envois.