Checklist de délivrabilité pour les e-mails à froid avant votre première campagne

Pourquoi les vérifications pré-envoi importent

La délivrabilité, c'est l'endroit où votre e-mail finit. Au mieux, il arrive dans la boîte de réception. Au pire, il passe en spam, est bloqué avant la livraison, ou rebondit parce que l'adresse est mauvaise. Si vous faites de l'outreach, ces résultats déterminent si vous obtenez des réponses ou perdez du temps.

Une checklist de délivrabilité pour cold emails est importante parce que les erreurs initiales coûtent cher. Si votre première campagne part d'un domaine qui semble risqué, les fournisseurs peuvent dégrader rapidement votre réputation d'expéditeur. Après ça, même de bons e-mails cessent d'atteindre les gens. Vous pouvez aussi griller vos meilleurs leads sur des messages qu'ils ne voient jamais, ou déclencher des plaintes spam qu'il faut des semaines à réparer.

SPF, DKIM et DMARC sont nécessaires, mais ce n'est pas toute l'histoire. Les filtres regardent aussi l'historique du domaine, la propreté du DNS, les habitudes d'envoi, la qualité de la liste et la forme du contenu. Vous pouvez être complètement authentifié et quand même atterrir en spam si vous envoyez trop, trop vite, si vous ciblez des listes périmées, ou si votre contenu ressemble à un envoi massif.

Les vérifications pré-envoi évitent trois désastres courants : griller un domaine d'envoi, abîmer votre liste (rebonds et plaintes) et supposer que tout va bien parce que les enregistrements d'authentification existent.

Avant d'envoyer quoi que ce soit, assurez-vous d'avoir couvert le basique : un domaine dédié pour l'outreach, un DNS propre et une authentification alignée, des boîtes mail en warm-up avec un volume réaliste la première semaine, une liste fraîche avec un faible risque d'autorisation, et des premiers messages simples qui évitent les patterns spammy.

Si vous utilisez une plateforme comme LeadTrain, l'objectif est d'établir ces bases une fois et de les garder cohérentes entre domaines, boîtes mail, warm-up et séquences. Votre première campagne doit démarrer avec des signaux propres, pas des drapeaux rouges évitables.

Choisir le bon domaine et l'identité d'envoi

Une grande partie de la délivrabilité dépend d'une décision ennuyeuse : depuis quel domaine et quelle boîte envoyez-vous. Si vous vous trompez, vous pouvez endommager la réputation du domaine dont vous dépendez tous les jours.

Pour un premier outreach à froid, n'envoyez pas depuis votre domaine principal d'entreprise (celui utilisé pour les conversations clients, les factures et les e-mails internes). Utilisez un domaine d'envoi séparé pour que les erreurs initiales ne contaminent pas votre messagerie principale.

Restez simple et séparé. L'outreach commercial, le support et les newsletters marketing se comportent différemment. Les mélanger rend plus difficile d'identifier la cause d'une chute de délivrabilité et complique la gestion des réponses.

Une configuration pratique :

• Un domaine dédié à l'outreach commercial à froid
• Un domaine pour le support client et les e-mails de compte
• Un domaine pour les newsletters (si vous en envoyez)

Votre identité d'envoi doit paraître réelle et être facile à laquelle répondre. Choisissez un nom From qui correspond à la façon dont une personne se présente (par exemple « Maya at Northstar ») et utilisez une adresse stable comme firstname@votre-domaine-d-envoi. Évitez de faire tourner beaucoup d'adresses au début. Si vous utilisez Reply-To, pointez-le vers une boîte que vous surveillez réellement.

Exemple : si votre domaine principal est northstar.com, vous pouvez envoyer l'outreach depuis un domaine séparé qui reste cohérent avec la marque. Le but n'est pas de tromper ; c'est de protéger votre domaine principal pendant que vous construisez une réputation.

Avant d'envoyer, définissez votre objectif quotidien pour la semaine 1 et tenez-vous-y. Un petit nombre stable vaut mieux qu'un pic. Commencez bas, augmentez progressivement si les rebonds restent faibles et si les réponses sont saines, et gardez le même nom From et la même adresse pendant la première semaine.

Si vous utilisez LeadTrain, vous pouvez acheter et configurer des domaines d'envoi depuis la plateforme et garder domaines, boîtes mail, warm-up et séquences au même endroit. Cela facilite le respect d'une checklist de délivrabilité pour cold emails sans oublier d'étapes.

Âge du domaine et signaux de confiance de base

Un domaine tout neuf n'est pas automatiquement mauvais, mais il n'a pas d'historique. Les fournisseurs cherchent des signes que vous êtes une vraie entreprise, pas un expéditeur jetable. C'est pourquoi la confiance du domaine doit figurer dans toute checklist de délivrabilité.

D'abord, confirmez que le domaine n'a pas été récemment abandonné puis racheté. Un domaine abandonné peut traîner des problèmes du propriétaire précédent, y compris des plaintes et des blocages. Si vous avez acheté un domaine « plus ancien » sur une place de marché, soyez très prudent. « Plus ancien » ne veut pas toujours dire « digne de confiance ».

Ensuite, vérifiez les basiques publics évidents pour des drapeaux rouges. La confidentialité WHOIS est courante et acceptable. Le problème apparaît lorsque le nom de marque, le nom de domaine et les détails publics semblent incohérents.

Un site simple et crédible aide plus qu'on ne le pense. Il n'a pas besoin d'être sophistiqué, mais il doit avoir du sens pour un inconnu et correspondre à ce que vos e-mails prétendent.

Avant d'envoyer, vérifiez quelques signaux de confiance :

• Le domaine n'a pas été récemment abandonné.
• Le site se charge et inclut des pages basiques (Accueil, À propos, et un moyen de contact).
• Le nom de l'entreprise est cohérent sur le site et dans la signature e-mail.
• Le site n'est pas rempli de textes copiés ou de spam de mots-clés.
• Le site et l'identité de la boîte correspondent (même marque, même offre).

Évitez d'empiler des changements risqués d'un seul coup. L'échec le plus courant pour un nouvel expéditeur est de combiner un domaine neuf, une nouvelle boîte mail, un volume élevé et un copy agressif dans la même semaine. Chaque choix peut être acceptable seul, mais ensemble ils ressemblent à une campagne spam de courte durée.

Exemple réaliste : vous enregistrez un nouveau domaine lundi, ajoutez cinq boîtes mail mardi et envoyez 1 000 cold emails mercredi avec un langage promotionnel fort. Ce schéma déclenche souvent une surveillance. Une approche plus sûre : publier un site basique, garder l'identité cohérente et monter progressivement.

Si vous utilisez un outil comme LeadTrain qui peut acheter des domaines et générer de simples sites pour eux, considérez le site web comme faisant partie de votre identité d'expéditeur, pas une case à cocher de dernière minute.

Vérification d'authentification (SPF, DKIM, DMARC et alignement)

Avant d'envoyer votre première séquence, assurez-vous que votre domaine peut prouver que vos e-mails sont légitimes. SPF, DKIM et DMARC ne sont pas des enregistrements à mettre et oublier. Une petite erreur ici peut ruiner la délivrabilité même si votre copy et votre liste sont bonnes.

SPF : présent, valide et pas trop permissif

SPF indique aux récepteurs quels serveurs peuvent envoyer des mails pour votre domaine. Vous voulez exactement un enregistrement SPF TXT, et il doit être serré.

Checklist :

• Confirmez qu'il y a exactement un enregistrement SPF TXT (plusieurs peuvent causer un "permerror").
• N'incluez que les fournisseurs depuis lesquels vous envoyez réellement (par exemple, votre outil d'envoi ou AWS SES).
• Évitez une terminaison trop permissive comme +all. Utilisez ~all ou -all selon votre configuration.
• Surveillez la limite de 10 recherches DNS. Trop de include: peuvent casser SPF.
• Assurez-vous de vérifier le même domaine que celui depuis lequel vous envoyez (root vs sous-domaine compte).

Exemple : si vous envoyez en tant que [email protected] mais que SPF est seulement configuré sur acme.com, les récepteurs peuvent considérer l'e-mail comme non authentifié.

DKIM : signature et alignement

DKIM ajoute une signature cryptographique à chaque e-mail. Le point important n'est pas seulement qu'un enregistrement DKIM existe, mais que vos messages sont réellement signés.

Envoyez un e-mail test à une boîte personnelle (comme Gmail) et regardez les détails d'authentification. Vous devriez voir DKIM = PASS. Vérifiez aussi l'alignement : le domaine d= de DKIM doit correspondre à votre domaine From visible (ou être aligné selon vos réglages DMARC). Le désalignement est fréquent quand un fournisseur signe avec son propre domaine.

DMARC : politique, rapports et alignement

DMARC relie SPF et DKIM et indique aux récepteurs quoi faire en cas d'échec. Commencez avec une politique raisonnable (souvent p=none pendant la validation), puis passez à quarantine ou reject une fois que tout est stable. Ajoutez une boîte de rapport (rua=) pour voir qui envoie en votre nom.

La vérification finale est l'alignement : votre domaine From visible doit s'aligner avec le domaine authentifié par SPF et/ou DKIM.

Si vous utilisez une plateforme comme LeadTrain qui configure SPF/DKIM/DMARC pour vous, confirmez quand même l'alignement avec un e-mail test réel avant d'augmenter le volume. Cela évite le problème classique où le DNS "a l'air correct", mais l'inboxing reste mauvais.

Hygiène DNS au-delà des trois principaux

SPF, DKIM et DMARC sont le minimum, mais ils ne couvrent pas tout. Si vous voulez que votre première campagne arrive en boîte de réception, traitez le DNS comme une vérification pré-vol. De petites erreurs peuvent faire douter les fournisseurs de votre domaine même quand l'authentification semble correcte.

Commencez par les enregistrements MX. Ils n'envoient pas directement le courrier, mais ils indiquent quel service gère le mail pour votre domaine. D'anciens enregistrements MX d'une configuration précédente peuvent provoquer des rebonds ou des routages étranges. Gardez les MX propres et cohérents avec le fournisseur de boîtes que vous utilisez réellement.

Le tracking est une autre fuite courante. Si vous suivez les ouvertures ou les clics, évitez les domaines de tracking partagés génériques provenant d'outils aléatoires. Un domaine de tracking personnalisé qui correspond à votre marque (et bien configuré dans le DNS) rend vos liens et redirections plus cohérents. La clé, c'est la stabilité : configurez-le une fois et évitez de le changer chaque fois que vous testez un nouvel outil.

L'identité du serveur d'envoi compte aussi. Le reverse DNS et le nom HELO/EHLO utilisé lors de l'envoi peuvent affecter la confiance. Si vous envoyez via un fournisseur managé (par exemple, AWS SES), beaucoup de choses sont gérées au niveau infrastructure, mais des problèmes peuvent apparaître si vous mélangez des fournisseurs ou envoyez depuis plusieurs sources. Utiliser un setup isolé par client/tenants (comme l'approche de LeadTrain) aide à garder votre réputation et votre empreinte technique cohérentes.

Une passe rapide d'hygiène DNS avant d'appuyer sur envoyer :

• Supprimez les enregistrements MX anciens ou en double que vous n'utilisez plus.
• Utilisez un seul chemin d'envoi par domaine (évitez de multiplier les outils).
• Configurez un domaine de tracking dédié si le tracking est nécessaire.
• Limitez les changements DNS pendant les 2 à 4 premières semaines d'envoi.

Exemple : une équipe achète un domaine, connecte des boîtes mail, puis ajoute un deuxième outil d'outreach "juste pour le tracking". Le domaine a maintenant des enregistrements DNS supplémentaires, des sources d'envoi mélangées et des domaines de liens incohérents. Rien ne semble manifestement cassé, mais les fournisseurs voient une empreinte désordonnée.

Plan de warm-up et de montée en charge réellement applicable

Une nouvelle boîte a l'air suspecte si elle commence à envoyer des centaines d'e-mails dès le premier jour. Le warm-up consiste simplement à apprendre aux fournisseurs de boîtes que vous envoyez comme une personne normale, à un rythme normal, et que parfois les gens répondent.

Commencez avec un petit nombre d'envois quotidiens par boîte et augmentez lentement. Si vous avez plusieurs boîtes, warm-uppez chacune séparément. Ne mutualisez pas le volume dans une seule boîte pour atteindre les objectifs plus vite.

Un plan de montée simple (par boîte)

Utilisez ceci comme point de départ. Ajustez à la baisse si votre liste est risquée ou si votre offre est agressive.

• Jours 1-3 : 5-10 e-mails/jour
• Jours 4-7 : 10-20 e-mails/jour
• Semaine 2 : 20-35 e-mails/jour
• Semaine 3 : 35-50 e-mails/jour
• Semaine 4+ : 50-80 e-mails/jour (uniquement si les métriques restent propres)

Gardez les week-ends plus légers (ou off) et variez les heures d'envoi. Un pattern plat (même nombre, même minute, tous les jours) paraît automatisé.

Le warm-up fonctionne mieux quand le comportement ressemble à du réel : quelques réponses, des fils de discussion, et pas chaque e-mail qui repart comme un cold start. Si vous utilisez un système de warm-up, il doit créer des échanges naturels, pas juste des envois unidirectionnels.

Gardez aussi l'outreach à froid séparé du trafic de warm-up. Les e-mails de warm-up doivent aller vers des boîtes sûres qui ne vous signaleront pas en spam. Les cold emails doivent aller à des prospects. Mélanger ces signaux rend les problèmes plus difficiles à diagnostiquer. Sur des plateformes comme LeadTrain, le warm-up est géré comme une activité distincte pendant que vous augmentez le volume d'envoi.

Quand mettre en pause (et quoi réparer)

Si la délivrabilité chute, pousser davantage le volume aggrave généralement la situation. Ralentissez et enquêtez.

Signes d'alerte courants :

• Pic soudain de rebonds ou de réponses "utilisateur inconnu"
• Vague de plaintes, désabonnements ou réponses agacées
• Taux d'ouverture qui s'effondre simultanément chez plusieurs fournisseurs
• Réponses indiquant que votre message est arrivé en spam
• Blocages temporaires ou limitation de la part des fournisseurs

Quand vous voyez cela, stabilisez ou réduisez le volume de moitié pendant quelques jours. Puis corrigez la cause probable : qualité de liste, volume trop élevé trop tôt, ou contenu qui déclenche les filtres. Une fois les métriques rétablies, reprenez la montée par petites étapes.

La cohérence bat la vitesse. Une montée plus lente qui protège votre domaine est presque toujours préférable que de précipiter et le griller.

Contrôles de qualité de la liste avant tout téléchargement

Une liste propre fait plus pour la délivrabilité que ce que beaucoup imaginent. Si vous envoyez aux mauvaises personnes, vous aurez des rebonds, des plaintes et peu de réponses. Les fournisseurs lisent ces signaux rapidement.

Commencez par être honnête sur la provenance des contacts et leurs attentes. Une liste d'une conférence est différente d'une liste grattée. Même si l'outreach à froid est légal dans votre région, les attentes comptent. Si votre message surprend, le risque de « Marquer comme spam » augmente.

Avant d'uploader, corrigez les problèmes les plus courants :

• Confirmez la source et la pertinence : pourquoi cette personne est-elle sur votre liste et pourquoi cela l'intéresserait maintenant ?
• Supprimez les comptes de rôle (info@, support@, sales@) sauf raison spécifique.
• Lancez une vérification des rebonds et supprimez les adresses à risque (invalides, jetables, ou en échec répété).
• Éliminez les inadéquations évidentes (mauvais pays, industrie ou taille d'entreprise).
• Maintenez une liste de suppression pour ceux qui se sont désabonnés, ont porté plainte, ou ont demandé à ne pas être contactés.

Les comptes de rôle méritent une attention particulière. Ils redirigent souvent vers plusieurs personnes, déclenchent des filtres internes, et convertissent rarement. Si vous en avez réellement besoin (par exemple partners@ pour demandes de partenariat), traitez-les comme un segment séparé avec un copy différent et un volume plus faible.

La protection contre les rebonds n'est pas juste pour économiser de l'argent. Des taux de rebond élevés peuvent nuire immédiatement à votre réputation d'expéditeur. Si vous importez des prospects depuis un fournisseur (beaucoup d'équipes utilisent des sources comme Apollo), validez quand même avant d'envoyer. Des outils comme LeadTrain peuvent aider à gérer le workflow d'outreach, mais la liste d'entrée a toujours besoin d'une hygiène de base.

Enfin, segmentez votre liste pour que votre outreach ne fasse pas hasard. Séparez par type d'entreprise, taille et niveau hiérarchique. Un meilleur ciblage signifie généralement plus de réponses, moins de plaintes et une délivrabilité plus sûre.

Risques de contenu qui déclenchent les filtres

Même avec une configuration parfaite, les mots et le format de votre e-mail peuvent le pousser en spam. Les filtres recherchent des patterns typiques des envois massifs : hyperboles, pression, et e-mails qui ressemblent à des templates. Les humains réagissent de la même façon.

Rédigez comme une personne qui essaie d'entamer une conversation normale. Restez court, faites une seule demande claire, et facilitez l'étape suivante. Si vous demandez un rendez-vous, ne demandez pas aussi de télécharger quelque chose, de remplir un formulaire et de répondre avec des détails. Un e-mail, un objectif.

Le format compte. Trop de liens, des mises en page lourdes en images, ou tout ce qui ressemble à une pièce jointe peuvent paraître promotionnels. Un e-mail en texte brut avec un seul lien (ou aucun) est généralement plus sûr qu'une mini-newsletter.

Problèmes de contenu courants :

• Patterns criards : ÉCRITURE EN MAJUSCULES, beaucoup de points d'exclamation, répétition de buzzwords (gratuit, garanti, agissez maintenant)
• Urgence factice : « dernière chance aujourd'hui » sans vraie date butoir
• Trop de liens ou des liens façon tracking, surtout dans le premier e-mail
• Éléments ressemblant à une pièce jointe : grosses images, boutons intégrés, langage "facture/reçu"
• Personnalisation cassée : "Hi {first_name}" ou "Company: {{company}}"

Les erreurs de personnalisation sont doubles : moins de réponses et plus de plaintes. Avant d'envoyer, prévisualisez l'e-mail avec des contacts exemples. Si votre outil le permet, générez des aperçus pour 10 à 20 enregistrements et vérifiez les champs vides, les capitalisations étranges et les champs qui ne lisent pas comme du français.

Exemple. Risqué : « FINAL NOTICE!!! I can 10x your pipeline. Book a call now. » Plus sûr : « Hi Maya - quick question: are you the right person for outbound at BrightLabs? If yes, can I send 2 ideas that might help your team book more demos? »

Si vous créez des séquences dans LeadTrain, utilisez les aperçus et les tests A/B pour détecter les problèmes de jetons et de ton avant que la première campagne ne parte.

Pièges courants qui nuisent vite à la délivrabilité

La plupart des problèmes de délivrabilité sont auto-infligés. Vous pouvez avoir des enregistrements DNS parfaits et quand même griller une nouvelle identité d'expéditeur en une semaine si votre comportement d'envoi ressemble à du spam.

Le premier piège est le volume. Un domaine ou une boîte neuve qui envoie soudainement 200 messages par jour paraîtra suspect, même si la liste est propre. Les fournisseurs surveillent les patterns, pas seulement les réglages. Si vous avez besoin d'échelle, utilisez plus de boîtes et montez progressivement plutôt que de transformer une seule boîte en tuyau d'incendie.

Une autre façon rapide d'avoir des ennuis : mélanger les types d'e-mails sur le même domaine. Si vous utilisez le même domaine pour l'outreach à froid et les e-mails transactionnels (reçus, réinitialisations de mot de passe, mises à jour clients), un problème de délivrabilité peut affecter les mails critiques. Gardez l'outreach à froid sur son propre domaine d'envoi.

Le tracking peut se retourner contre vous tôt. Les pixels d'ouverture et le tracking agressif ajoutent des domaines et des redirections que les filtres n'aiment pas, surtout quand vous n'avez pas encore de réputation. Le tracking n'est pas toujours mauvais, mais il ajoute du risque quand vous essayez de gagner la confiance. Si vous devez tracker, commencez simplement et ajoutez plus seulement après avoir une bonne inbox placement.

La gestion des réponses est un piège sous-estimé. Ignorer les rebonds, les demandes de désabonnement et les réponses d'absence indique aux fournisseurs que vous ne maintenez pas votre liste. Cela crée aussi une mauvaise expérience pour les destinataires. Règle simple : tout signal négatif doit réduire les envois futurs, pas les augmenter.

Erreurs qui provoquent la chute la plus rapide de la placement en boîte :

• Envoyer de gros volumes trop tôt depuis un domaine ou une boîte neuve
• Utiliser un domaine pour l'outreach à froid et pour des e-mails transactionnels ou clients
• Activer l'ouverture et le tracking des liens dès le jour 1 sans tester l'impact
• Continuer à envoyer à des adresses qui rebondissent
• Traiter les désabonnements et les réponses d'absence comme des « pas de réponse » et renvoyer

Exemple : un SDR lance une campagne à 2 000 prospects lundi depuis une boîte neuve avec le tracking activé. Mercredi, les rebonds montent, quelques personnes signalent en spam, et les désabonnements sont ignorés parce que les réponses ne sont pas triées. La réputation de la boîte chute, et même les bons prospects ne voient plus vos e-mails. La solution est ennuyeuse mais efficace : ralentir, nettoyer la liste, supprimer immédiatement les rebonds, honorer les désabonnements et séparer l'outreach à froid des e-mails importants de l'entreprise.

Checklist pré-vol (copiez-collez) + étapes suivantes

Utilisez cette checklist de délivrabilité pour cold emails juste avant d'envoyer la campagne n°1. Si un point est non, corrigez-le d'abord. C'est plus rapide que d'essayer de sortir du spam ensuite.

Copiez-collez : pré-flight de 5 minutes

• Domaine et identité : vous envoyez depuis un domaine d'outreach dédié (pas votre domaine principal) et le nom From correspond à ce que les prospects attendent.
• Hygiène DNS : pas d'enregistrements SPF conflictuels, DKIM présent pour le domaine exact d'envoi, DMARC existant et aligné avec le domaine From, et enregistrements de base (A/AAAA et MX) correctement configurés.
• Statut warm-up : la boîte est en warm-up et vous ne sautez pas à de forts envois journaliers dès le jour 1.
• Santé de la liste : la liste est récente, le contexte est clair (pourquoi vous les contactez), et vous avez retiré les comptes de rôle et les mauvais profils évidents.
• Scan du contenu : une offre claire, une étape suivante claire, pas de formatage criard (TOUTES MAJUSCULES, trop de liens, images lourdes), et un premier e-mail en texte brut.

Après cela, envoyez d'abord un petit lot test à un segment contrôlé. Envoyez 20 à 50 e-mails à des personnes que vous savez bien ciblées, chez plusieurs fournisseurs de boîtes, et mettez le reste en attente pendant 24 heures.

Ce qu'il faut surveiller dans les 48 premières heures

Les signaux précoces vous disent s'il faut mettre en pause ou continuer :

• Rebonds durs : tout ce qui dépasse ~2% est un panneau stop.
• Plaintes spam : même quelques-unes peuvent nuire. Mettez en pause et ajustez le ciblage et le copy.
• Désabonnements : certains sont normaux, mais un pic indique généralement un mauvais ciblage ou un ton trop agressif.
• Taux de réponse : de faibles réponses avec peu de rebonds signifient souvent que votre message n'est pas pertinent.
• Absences et "pas intéressé" : ils montrent que vous atteignez de vraies boîtes, mais indiquent aussi si le ciblage est juste.

Si vous voulez moins de variables au début, garder la configuration et l'envoi dans un seul endroit aide. LeadTrain (leadtrain.app) peut acheter et configurer des domaines d'envoi, gérer SPF/DKIM/DMARC en coulisses, faire le warm-up des boîtes, exécuter des séquences multi-étapes et classer les réponses pour que vous puissiez agir rapidement sur les rebonds, désabonnements et intérêts réels.