Plan de aprovisionamiento de correos para SDRs: dominios seguros y rampas de calentamiento

Por qué añadir SDRs puede dañar la entregabilidad rápido

El cold email suele funcionar bien con un único remitente porque el volumen es bajo y los cambios ocurren despacio. Cuando pasas de una persona a un equipo, muchas cosas cambian a la vez: más buzones, más dominios, más plantillas y más envíos diarios. Para los proveedores de bandeja de entrada, eso puede parecer menos un crecimiento natural y más un envío coordinado.

Los filtros antispam buscan patrones. Un salto repentino en el volumen, especialmente desde buzones nuevos o poco usados, es una de las formas más rápidas de activar un filtrado más estricto. Incluso con buen copy, un gran aumento de envíos puede traducirse en más colocación en spam, más rebotes y más quejas. Después los siguientes envíos rinden peor.

El mayor riesgo oculto es la reputación compartida. Si varios SDRs envían desde el mismo dominio o comparten la misma infraestructura de envío, una persona que sube demasiado rápido o que manda a una lista débil puede afectar a todos.

Los picos que notan los proveedores suelen venir de movimientos previsibles: activar buzones nuevos a pleno volumen, habilitar varias secuencias a la vez, importar una lista grande y escribirla de inmediato, subir objetivos de equipo sin un tope común o enviar desde dominios sin historial.

Un plan sólido de aprovisionamiento para SDR hace que el crecimiento parezca normal: los buzones se calientan antes del outreach real, los límites diarios suben en pasos pequeños y el volumen total del equipo se mantiene controlado aunque cambie la plantilla.

Qué estandarizar antes de incorporar nuevos SDRs

Antes de añadir nuevos remitentes, documenta algunos valores por defecto que no cambien. Esto evita los dos asesinos rápidos de la entregabilidad: identidad de remitente inconsistente y saltos inesperados de volumen.

Empieza por la identidad. Decide si cada SDR tendrá su propia persona (nombre, firma, buzón) o si usaréis una identidad de marca compartida con remitentes rotativos. La mayoría de equipos funcionan mejor con identidades por SDR porque las respuestas, seguimientos y bajas quedan más limpias y puedes atar problemas a un remitente concreto.

Elige un patrón de nombres de buzón y síguelo. Diferencias menores complican las auditorías más adelante. Escoge un formato (por ejemplo, [email protected]) y una pauta coherente para buzones adicionales.

Define reglas de horario. Selecciona una ventana de envío estándar (por ejemplo, solo días laborables dentro de un bloque fijo de 8 horas) y una regla de zona horaria (enviar según la zona del lead o siempre según la zona del SDR). La consistencia reduce patrones de ráfaga que parecen automatizados.

Además, acuerda definiciones para que el reporting tenga sentido. Los emails de warm-up son para construir reputación (bajo volumen, variados, conversacionales). Los emails de campaña son prospección (pasos de secuencia, tracking, objetivos de volumen). Mantén esas categorías separadas al revisar rendimiento.

Por último, asigna responsabilidad. Alguien debe encargarse de monitorizar señales diarias, ajustar objetivos de rampa, pausar un buzón o dominio cuando se alcancen umbrales, aprobar nuevas plantillas y fuentes de listas, y documentar cambios para que el próximo onboarding se parezca al anterior.

Dominios: cómo añadir capacidad sin cambiarlo todo de golpe

El onboarding suele fallar por una razón simple: el equipo de repente envía más correo desde el mismo conjunto pequeño de dominios. Un plan seguro trata los dominios como capacidad que se añade en pequeños tramos, no como un interruptor que se activa.

Normalmente necesitas un dominio de envío nuevo cuando el volumen diario total subirá lo suficiente como para que cada dominio existente tenga que aumentar mucho para aguantar, o cuando estás incorporando varios SDRs que rampen al mismo tiempo. Reutilizar un dominio existente está bien cuando el cambio es pequeño y el dominio ya tiene historial estable de inbox.

Una estimación simple de capacidad

Planifica dominios por trimestre, no semana a semana. Estima tu pico del próximo trimestre (no la media) y deja margen para no tener que escalar en pánico.

Ejemplo: si esperas 12.000 emails salientes al mes en pico y quieres mantener cada dominio en torno a 2.000–3.000 por mes, necesitas unas 4 a 6 direcciones de envío. Si vas a contratar, añade otro dominio como colchón.

Separa el riesgo a propósito. Mantén dominios probados (inboxing estable, pocos rebotes, respuestas consistentes) para tus secuencias principales. Usa dominios más nuevos para rampas de nuevos SDRs y pruebas. Si un dominio nuevo tiene problemas, no debería arrastrar todo lo demás.

Antes de cualquier envío, confirma lo básico: SPF y DKIM deben alinearse con el dominio desde el que envías, y DMARC debería estar presente. No son detalles “agradables de tener”; ayudan a que las bandejas receptoras confíen en tu configuración.

Para desplegar gradualmente, evita grandes cortes. Empieza dominios nuevos a bajo volumen, mueve un SDR o una secuencia primero e incrementa en pequeños pasos semanales mientras los dominios antiguos se mantienen estables. Pon un tope fijo por dominio para que el equipo no pueda generar picos.

Buzones por SDR: valores por defecto prácticos que reducen el riesgo

Un valor seguro por defecto es un buzón de envío principal por SDR. Añade un segundo buzón solo después de que el primero muestre rendimiento estable. Más buzones pueden aumentar capacidad, pero también aumentan la posibilidad de errores, identidades mezcladas y saltos repentinos.

Para la mayoría de equipos:

• Empieza con 1 buzón de envío por SDR.
• Mantén un buzón de respaldo opcional calentado a bajo volumen.
• Usa un buzón separado no enviante para pruebas internas (nunca para outreach frío).

La edad del buzón importa. Un inbox recién creado no tiene historial, por lo que debe rampear más despacio que uno antiguo y bien comportado. Si creas un buzón el mismo día que empieza el SDR, considera las primeras 2–3 semanas como construcción de reputación: menos envíos, mayor espaciado y sin ráfagas.

Consigue acceso y seguridad bien desde el inicio. Mantén la propiedad de administrador fuera del gestor de contraseñas de una sola persona. Usa contraseñas únicas, activa 2FA donde sea posible y guarda la información de recuperación en una bóveda administrativa compartida. Cuando un SDR se marcha, debes poder bloquear acceso rápidamente y conservar el buzón para continuidad.

Mantén la identidad consistente en todo lo que vea el destinatario: nombre visible, firma y reply-to. Las discrepancias parecen sospechosas y pueden dañar las respuestas.

Retira o pausa un buzón cuando muestre rebotes repetidos, señales de queja o una caída clara en la colocación en bandeja que no se recupera al bajar el volumen.

Objetivos de rampa de warm-up que mantienen el crecimiento suave

Una buena rampa es aburrida a propósito. El objetivo es un crecimiento de reputación constante, no alcanzar volumen completo el primer día. Mantén el tráfico de warm-up separado de los envíos de campaña reales.

Aquí tienes una rampa simple de 4 semanas por buzón (rangos prácticos, no reglas estrictas):

• Semana 1: 10–20 emails de warm-up/día, 0–5 envíos de campaña/día
• Semana 2: 20–35 warm-up/día, 10–20 campaña/día
• Semana 3: 15–25 warm-up/día, 25–40 campaña/día
• Semana 4: 10–20 warm-up/día, 40–60 campaña/día

Después de la semana 4, aumenta alrededor de 10 %–20 % por semana hasta alcanzar tu objetivo normal. Si necesitas más capacidad, añade otro buzón o dominio en lugar de duplicar el volumen de un día para otro.

Observa la retroalimentación, no solo los conteos de envío. Si los rebotes suben, las respuestas caen drásticamente o aparecen señales de queja, pausa los aumentos durante unos días y reduce envíos un 20 %–30 %. Arregla la causa probable (calidad de lista, segmentación, demasiados enlaces, envío demasiado rápido) y luego reanuda la rampa.

Mantén fines de semana y festivos predecibles. O bien envía todos los días a un nivel bajo o bien pausa consistentemente los fines de semana. Un fin de semana tranquilo seguido de un gran envío el lunes puede parecer antinatural.

Controles a nivel de equipo para prevenir picos de volumen

Cuando se incorporan nuevos SDRs, el mayor riesgo suele ser el salto total del equipo durante la noche porque varios buzones, dominios y campañas rampan al mismo tiempo. Trata el volumen como un presupuesto compartido.

Establece topes en dos niveles: por buzón y por dominio. Los topes por buzón evitan que un remitente dispare su propio volumen; los topes por dominio protegen la reputación del dominio cuando varios buzones lo comparten.

Un conjunto de controles simple:

• Tope diario absoluto por buzón
• Tope diario por dominio (suma de todos los buzones)
• Topes más bajos la “primera semana” para buzones nuevos
• Regla de que cualquier campaña nueva empiece en el tope más bajo
• Un responsable que apruebe aumentos de topes

Los topes no ayudan mucho si todos los envíos salen a las 9:00 AM. Usa pacing para repartir mensajes a lo largo del día laboral. Evita habilitar un paso que dispare cientos de emails a la vez.

La coordinación es clave durante el onboarding. No dejes que varios SDRs empiecen el mismo día. Lanza en oleadas y espera a que la rampa sea estable antes de añadir la siguiente. Si necesitas probar una secuencia nueva, ejecútala con un SDR primero.

Un calendario compartido ayuda a evitar solapamientos accidentales. Registra hitos de rampa, lanzamientos planificados y aumentos de topes.

Paso a paso: incorporar un nuevo SDR desde cero hasta envío completo

El objetivo es simple: cada nuevo remitente empieza limpio, demuestra que puede enviar de forma segura y luego gana mayor volumen.

1) Prepara la base de envío

Antes de que el SDR toque una secuencia, asegúrate de que la configuración del dominio esté completa y sea consistente. Eso significa que SPF, DKIM y DMARC están en su sitio, y el dominio de envío tiene un sitio web real y ligero y una identidad remitente coincidente (nombre, rol, firma).

2) Crea buzones con perfiles estándar

Crea los buzones del SDR y mantén detalles del remitente uniformes: un nombre de persona real, una identidad de empresa, una regla de zona horaria y un horario de envío estable. Evita cambiar el nombre visible o la firma durante la rampa.

3) Calienta primero, luego añade volumen mínimo de campaña

Empieza el warm-up de inmediato, pero mantén la parte de campaña baja al inicio. En las primeras etapas estás probando reputación, no intentando cumplir objetivos de pipeline.

4) Ejecuta una secuencia de prueba controlada

Lanza una secuencia pequeña a una lista muy filtrada (encaje adecuado, emails verificados, bajo riesgo de spam). Mantén el copy simple y personal. Vigila picos inusuales de respuestas de “parar” o bajas.

5) Sube topes solo cuando las señales estén sanas

Aumenta semanalmente, no diariamente. Mantén o retrocede si ves señales de advertencia.

Usa esta lista de verificación rápida:

• La tasa de rebote se mantiene baja y estable
• Las señales de queja permanecen cerca de cero
• Las bajas no suben tras los incrementos
• La mezcla de respuestas parece normal (no mayormente fuera de oficina o enojadas)
• La colocación en bandeja no cae repentinamente

6) Documenta y transfiere

Escribe la rampa exacta (topes semana a semana, reglas de secuencia y qué dispara una pausa). Así la próxima incorporación sigue el mismo playbook en vez de depender de conjeturas.

Escenario de ejemplo: añadir 3 nuevos SDRs en 30 días

Punto de partida: 4 SDRs envían 1.200 cold emails por día laborable en total (unos 300 cada uno). Usas 2 dominios de envío con 12 buzones en total (3 por SDR). La entregabilidad está estable.

Ahora vas a añadir SDRs A, B y C. La meta es añadir capacidad primero (dominios y buzones) y luego volumen despacio.

• Semana 1: Añade 1 dominio de envío nuevo, crea buzones para SDR A y empieza el warm-up. Mantén el tope de equipo para que el total quede en torno a 1.200/día mientras los SDRs actuales mantienen su ritmo.
• Semana 2: Crea buzones para SDR B en el dominio nuevo y caliéntalos. SDR A empieza una campaña muy pequeña mientras sigue el warm-up.
• Semana 3: Crea buzones para SDR C y caliéntalos. SDR A aumenta modestamente; SDR B hace sus primeros envíos. Mantén el tope de equipo ajustado para que el total suba en pasos pequeños.
• Semana 4: Sube gradualmente a cada nuevo SDR hacia su objetivo mientras vigilas rebotes y bajas. Si alguna métrica salta, pausa aumentos unos días.

Escalonar fechas de inicio evita que todas las rampas “se gradúen” el mismo día. También segmenta prospectos para que los nuevos SDRs no toquen las mismas listas que los reps existentes. Segmenta por territorio, industria, tamaño de empresa o fuente de lead y elimina solapamientos.

Éxito al día 30: los nuevos SDRs envían de forma consistente, el volumen total subió sin saltos fuertes y la colocación en bandeja se mantuvo estable.

Errores comunes que causan caídas repentinas en entregabilidad

La mayoría de las caídas no son un misterio. Normalmente vienen de movimientos evitables, generalmente cuando se incorporan nuevos SDRs.

Un detonante importante es tratar un buzón nuevo como un remitente experimentado. Lanzar una secuencia completa multietapa el primer día crea un pico instantáneo desde una dirección sin reputación.

Otro problema es añadir capacidad en demasiados frentes a la vez: comprar varios dominios, crear varios buzones por dominio y rampalelos todos simultáneamente. Si la calidad de lista o la segmentación falla, toda la nueva configuración se marca a la vez. Crece una capa a la vez para poder aislar causas.

Errores que aparecen con más frecuencia:

• Pasar de 0 a envío completo en un solo día, especialmente con secuencias multietapa
• Rampa de múltiples dominios nuevos al mismo tiempo
• Dejar que cada SDR elija su propio horario (picos aleatorios, envíos masivos los lunes, picos de fin de día)
• Ignorar rebotes o bajas crecientes hasta que las respuestas se secan
• Cambiar copy y segmentación durante la rampa y luego culpar al warm-up cuando baja el rendimiento

Los rebotes y las bajas son retroalimentación rápida. Un aumento de rebotes apunta a problemas de calidad o verificación de listas. Un aumento de bajas suele indicar un desajuste mensaje-mercado o segmentación débil. Esperar unos días suele ralentizar la recuperación.

Evita mezclar grandes experimentos durante el warm-up. Si cambias audiencia, reescribes la oferta y mueves horarios mientras rampas, pierdes la línea base.

Comprobaciones rápidas para saber si tu rampa va bien

No necesitas reportes complejos para detectar problemas temprano. Unos pocos controles consistentes bastan.

Señales diarias a vigilar

Revisa estos cada día laborable, por SDR y para el total del equipo:

• Rebotes: saltos bruscos suelen indicar un segmento malo o datos rotos
• Bajas: una baja es normal; un pico es advertencia
• Tasa de respuestas: puede ser baja, pero no debería colapsar de la noche a la mañana
• Señales de queja (si están disponibles): cualquier aumento es urgente
• Volumen real enviado: confirma que sigue el tope planeado, no lo que la secuencia podría enviar si se queda sin supervisión

Una vez por semana, compara los objetivos de rampa planeados con lo que realmente se envió. Muchos fallos vienen de que alguien habilita una segunda secuencia, clona una campaña o añade prospectos sin darse cuenta que duplicó el volumen.

Haz una comprobación simple de carpeta de spam. Envía un email interno plano a algunas bandejas semilla que controles (Gmail, Outlook y una bandeja corporativa) y confirma que llega a la bandeja principal.

La higiene de listas es la red de seguridad. Antes de cada aumento de rampa, revisa duplicados, registros obsoletos y segmentos de riesgo.

Reglas de decisión simples

Reglas claras ayudan a managers y SDRs a tomar las mismas decisiones bajo presión:

• Pausar si aparecen señales de queja o los rebotes suben bruscamente
• Mantener el paso si las bajas suben semana a semana o las respuestas caen varios días
• Reducir volumen si solo un SDR muestra problemas mientras otros están normales
• Aumentar solo cuando métricas se mantienen estables y el equipo cumple consistentemente el tope planeado
• Tras cambios mayores (dominio nuevo, buzón nuevo, oferta nueva), esperar unos días antes del siguiente aumento

Próximos pasos: hacer el aprovisionamiento repetible a medida que crece el equipo

Trata el onboarding como un pequeño proceso de release. Documenta tus objetivos de rampa una vez y luego reutilízalos para cada contratación.

Mantén un único documento de provisioning (una página basta) que responda las mismas preguntas cada vez: qué se crea, cuándo se rampa y quién puede subir límites. Incluye qué dominios se asignan, cuántos buzones tiene cada SDR, topes de volumen con aumentos semanales planificados, un calendario simple de hitos de rampa y el responsable único que aprueba aumentos y pausas.

Las herramientas pueden facilitar la aplicación. Si ya usas una plataforma todo-en-uno como LeadTrain (leadtrain.app), tener dominios, buzones, warm-up, secuencias y clasificación de respuestas en un solo lugar te ayuda a detectar saltos riesgosos y mantener el onboarding consistente en todo el equipo.

Planifica con un trimestre de anticipación. Pronostica contrataciones y añade capacidad de dominios y buzones pronto para no verte forzado a picos repentinos cuando un SDR pida “más envíos”.