Modelo simple de puntuación de leads para listas outbound (encaje + urgencia)

Por qué tu lista outbound necesita un sistema simple de puntuación

Si tienes una lista grande para outbound y ninguna forma clara de ordenarla, el outreach empieza a sentirse como adivinación. Eliges algunos nombres, envías un lote y esperas que las personas “correctas” estuvieran ahí. Cuando los resultados son mixtos, es difícil saber si el problema es la lista, el mensaje o simplemente el timing.

Un sistema de puntuación simple te da algo práctico: un orden de operaciones. En lugar de tratar a todos los prospectos igual, decides a quién contactar primero y quién puede esperar. Eso por sí solo hace tu trabajo diario más tranquilo y además facilita interpretar los resultados.

Piensa en la puntuación como tres preguntas sencillas:

• Encaje (Fit): ¿Son el tipo de cliente que puedes ayudar razonablemente? (industria, tamaño, cargo, stack tecnológico, ubicación)
• Urgencia: ¿Hay una razón para actuar ahora? (nuevo líder, financiación, ofertas de empleo activas, lanzamiento de producto, ventana de renovación de contrato)
• Alcanzabilidad: ¿Puedes realmente contactarlos sin desperdiciar envíos? (email válido, dominio con buena entregabilidad, contacto correcto, no un buzón genérico)

Aquí tienes un ejemplo rápido. Vendes formación de ventas a equipos SaaS. El Prospecto A es una empresa SaaS de 50 personas, con un líder de ventas recién contratado y varias ofertas de SDR, y tienes un email directo verificado. El Prospecto B es una agencia de 5 personas, sin cambios recientes y solo un correo “contact@”. Sin puntuación, podrías escribir a ambos. Con puntuación, el Prospecto A va claramente primero.

Lo que la puntuación resolverá: te ayuda a invertir tiempo en la porción más prometedora de tu lista y reduce el outreach desperdiciado. Lo que no arreglará: no va a mejorar una oferta débil, un mensaje vago o una mala entregabilidad.

Un modelo de puntuación simple es suficiente cuando tu objetivo es priorizar, no predecir perfectamente. Si puedes explicar tu lógica en un minuto, realmente la usarás. Y si manejas email en frío en una plataforma como LeadTrain, un orden de prioridad claro también te ayuda a planear secuencias y volumen de envío sin quemar buzones de alta calidad en leads con pocas probabilidades.

Define el objetivo y las reglas antes de puntuar

Un modelo de puntuación solo funciona si sirve un resultado claro. De lo contrario seguirás cambiando la puntuación y la lista nunca será confiable.

Empieza eligiendo el objetivo para esta corrida de puntuación. Elige un objetivo primario, no tres. Para la mayoría de equipos outbound, un buen orden es: reuniones agendadas (mejor), respuestas calificadas (aceptable), pipeline creado (más adelante), ingresos (demasiado lento para puntuaciones tempranas). Si todavía estás probando una oferta nueva, “respuestas positivas” puede ser un objetivo práctico porque da feedback rápido.

Después, elige un tipo de lista para puntuar primero. Mezclar tipos de lista hace la puntuación ruidosa porque cada grupo se comporta distinto. Por ejemplo, prospectos recién obtenidos de un proveedor de datos suelen responder diferente que “leads antiguos” que ya fueron contactados antes, y ambos son distintos de los rechazados por inbound que no convirtieron.

Define qué significa “alta prioridad” de una forma que obligue a la acción. Mantenlo simple y medible:

• Contactar las 50 cuentas principales esta semana
• Contactar primero al 10% superior de la lista
• Contactar a todos con una puntuación de 70+
• Detener outreach por debajo de una puntuación mínima (por ejemplo, bajo 40)

Añade algunas reglas para que el modelo se mantenga consistente. Decide quién puede cambiar los pesos, qué cuenta como prueba para una señal y qué sucede cuando faltan datos (por ejemplo, trata lo que falta como cero, no como “tal vez”).

Finalmente, establece una cadencia de revisión. Semanal funciona bien al inicio porque aprendes rápido; quincenal está bien cuando la puntuación está estable. En cada revisión, comprueba si el grupo de “alta prioridad” realmente produjo el objetivo (reuniones o respuestas calificadas). Si no lo hizo, ajusta una cosa a la vez para poder ver qué ayudó.

Define tus señales de “encaje” (mantenlas pequeñas y medibles)

Un modelo de puntuación simple se desmorona cuando “encaje” se convierte en una larga lista de deseos. Limítalo a unas pocas señales que puedas comprobar rápida y consistentemente. El objetivo no es ser perfecto, es dividir una lista desordenada en “contactar primero” vs “después”.

Empieza preguntando: ¿qué hace que alguien pueda comprar, usar y tener éxito con tu oferta? Luego elige de 3 a 6 señales de encaje que realmente puedas obtener de tu fuente de datos, el sitio de la empresa o un perfil de LinkedIn en menos de un minuto.

Un pequeño conjunto de señales de encaje que funcionan en la vida real

Aquí tienes un conjunto práctico que puedes adaptar. Define cada una en lenguaje simple, con niveles de puntos que puedas aplicar igual cada vez:

• Coincidencia de industria: 2 = tus industrias principales, 1 = industrias adyacentes, 0 = resto.
• Tamaño de empresa: 2 = tu rango ideal, 1 = ligeramente fuera, 0 = muy fuera.
• Nivel del cargo: 2 = tomador de decisión, 1 = influenciador fuerte, 0 = usuario final sin poder de compra.
• Región/zona horaria: 1 = puedes vender y dar soporte fácilmente, 0 = no es foco ahora.
• Stack tecnológico o uso de herramientas (solo si puedes verificar): 1 = usa una herramienta clave con la que integras o reemplazas, 0 = desconocido/otro.

Mantén la “matemática” simple. Si no puedes explicar por qué una señal importa en una frase, elimínala.

Decide qué significa “datos faltantes”

Los datos faltantes son donde la puntuación se vuelve inconsistente. Elige una regla y apégate a ella:

• Si un campo falta porque es difícil de encontrar (como stack tecnológico), trátalo como 0.
• Si un campo falta porque tu lista está incompleta (como el cargo), márcalo como “necesita investigación” y no puntúes el lead hasta que se rellene.

Ejemplo: Si vendes a líderes de RRHH en empresas SaaS de 200-2000 empleados en Norteamérica, un “VP People en una SaaS de 500” es claramente 2+2+2. Un “People Ops Specialist en una agencia de 20” debe puntuar bajo, incluso si parecen simpáticos en el papel. La idea es priorizar los leads que coinciden con tus mejores cierres, no aquellos con los que esperas que funcione.

Define señales de “urgencia” que apunten al timing

Urgencia trata sobre el momento, no sobre el encaje. Una empresa puede ser el ajuste perfecto y aun así ser un mal prospecto este mes. Para un modelo simple, las señales de urgencia son las pistas que dicen: “es probable que actúen pronto”.

Qué cuenta como urgencia (manténlo observable)

Elige señales que puedas verificar rápido y que normalmente se conecten a un proyecto o dolor a corto plazo. Buenas señales de urgencia aparecen en actualizaciones públicas, contrataciones y cambios internos.

Aquí hay ejemplos que funcionan bien para outbound:

• Contratación para roles ligados a tu valor (SDRs, demand gen, RevOps, soporte al cliente, ingenieros para un área de producto)
• Financiación reciente o una clara movida de expansión (nuevos mercados, nueva oficina, aumento de plantilla)
• Nuevo lanzamiento de producto, gran lanzamiento de funcionalidad o un anuncio público de “estamos reconstruyendo X”
• Cambio de liderazgo (nuevo VP Sales, Head of Marketing, nuevo CEO fundador, nuevo líder de equipo)
• Cambio visible de tecnología o procesos (nuevo CRM, nueva herramienta de email, nuevo proveedor de datos, nuevo requisito de cumplimiento)

Separa urgencia “fuerte” vs “débil”

No todas las señales significan lo mismo. Una oferta de empleo para “Marketing Manager” puede ser rotación normal. Una oferta para “Team Lead de SDRs” más “Sales Ops” es una pista más fuerte de que están construyendo una iniciativa ahora.

Una forma simple de puntuar urgencia es usar una escala pequeña y explicable:

• 0 = Sin señal reciente
• 1 = Señal débil (contratación genérica, actualización vaga, noticia antigua)
• 2 = Señal media (contratación relevante, iniciativa clara pero con poco detalle)
• 3 = Señal fuerte (múltiples señales, proyecto muy específico o cambio de liderazgo ligado a tu área)

Para evitar que las señales caduquen, añade una ventana temporal. Para la mayoría de outbound, “últimos 30 a 90 días” funciona. Una financiación de la semana pasada es urgente. Una financiación de hace un año ya no lo es.

Ejemplo: Si una empresa levantó una ronda hace 45 días y ahora contrata dos SDRs, eso es urgencia fuerte. Si levantaron hace 11 meses y no hay cambios recientes, puntúa bajo y contacta después, incluso si el encaje es excelente.

Define “alcanzabilidad” para no desperdiciar envíos

La alcanzabilidad es la parte aburrida que ahorra más tiempo. Un lead puede encajar perfectamente y aun así ser un mal uso de tus envíos si no puedes llegar a una persona real en un buzón real.

Empieza separando “podemos contactarlos?” de “comprarán?”. En un modelo simple, la alcanzabilidad trata de la calidad del contacto y el riesgo de entregabilidad, no del interés.

Qué hace que un lead sea alcanzable

Un lead alcanzable suele tener tres básicos: una dirección de email operativa, el dominio correcto de la empresa y la persona correcta (un humano que leería y actuaría sobre el mensaje).

Usa algunas comprobaciones rápidas antes de asignar puntos:

• Estado de validez del email: confirmado, verificado, desconocido o rebotado previamente
• Calidad del dominio: dominio de empresa vs email gratuito, además de señales de dominios riesgosos o aparcados
• Tipo de buzón: buzón nombrado (jane@) vs genérico (info@, ventas@, soporte@)
• Coincidencia de persona: el cargo encaja con tu target (no solo “alguien en la empresa”)
• Canales extra: teléfono o LinkedIn disponibles si falla el email

Los buzones genéricos importan porque a menudo llegan a una cola, se filtran o llegan a alguien que no puede decir que sí. No son inútiles, pero deberían puntuar menos que una persona nombrada.

Una rúbrica simple defendible

Mantén la puntuación lo bastante fácil para que dos personas puntúen igual.

Un enfoque es una puntuación de alcanzabilidad de 0 a 5:

• 5: Email confirmado y entregable en el dominio correcto de la empresa, buzón nombrado
• 3: Email verificado pero con algún riesgo (buzón genérico o dominio parece nuevo)
• 2: Estado desconocido pero parece plausible (dominio correcto, cargo encaja)
• 1: Señales de desajuste (dominio equivocado, cargo poco claro), pero no probado como malo
• 0: Rebotado anteriormente, desuscrito o claramente inválido

Ejemplo: Tienes dos CFOs en empresas similares. Una es [email protected] (verificada) y la otra es [email protected] (desconocida). Incluso si ambas encajan, maria debería contactarse primero porque es más probable que reciba el correo y responda.

Si manejas emails fríos a escala, la alcanzabilidad también incluye higiene de entregabilidad. Plataformas como LeadTrain pueden ayudar gestionando autenticación y warm‑up, pero aún necesitas datos limpios, porque ninguna configuración de envío arregla una dirección que rebota.

Elige una escala y pesos que puedas explicar en un minuto

Un modelo simple solo funciona si puedes explicarlo a un compañero (o a tu yo futuro) sin abrir una hoja y entrecerrar los ojos. La manera más fácil es mantener la escala pequeña y la matemática obvia.

Empieza eligiendo una escala para las tres categorías (Encaje, Urgencia, Alcanzabilidad). Una escala 0-3 suele ser suficiente porque obliga a decisiones claras.

• 0 = nada (sin señal o desconocido)
• 1 = débil (algunas pistas, pero sin confianza)
• 2 = bueno (coincidencia clara)
• 3 = fuerte (ideal, verificado)

Luego, elige pesos que coincidan con tu objetivo. Si quieres más reuniones con las personas correctas, el Encaje debería tener más peso. Un punto de partida es Encaje 50%, Urgencia 30%, Alcanzabilidad 20%. Eso significa que un lead de encaje perfecto sin señal de timing aún puede posicionarse por encima de un lead pobre pero “urgente”.

Mantén la fórmula visible y en una sola línea. Aquí tienes una versión limpia que puedes pegar arriba de tu hoja:

Total Score = (Fit*0.50) + (Urgency*0.30) + (Reachability*0.20)

Ejemplo: Lead A es Fit 3, Urgency 1, Reachability 2.

Total = 30.50 + 10.30 + 2*0.20 = 1.5 + 0.3 + 0.4 = 2.2

Lead B es Fit 2, Urgency 3, Reachability 1.

Total = 20.50 + 30.30 + 1*0.20 = 1.0 + 0.9 + 0.2 = 2.1

Aunque Lead B parece más urgente, Lead A gana porque es mejor encaje.

Finalmente, añade una regla de desempate para no perder tiempo debatiendo pequeñas diferencias. Manténla simple: si dos leads tienen la misma puntuación total, elige el que tenga mayor Encaje. Si Encaje también empata, elige el que tenga la señal de Urgencia más reciente (por ejemplo, una oferta reciente o financiación reciente). Si usas una herramienta como LeadTrain, este tipo de regla es especialmente útil porque convierte “¿quién va primero?” en un orden rápido en lugar de una discusión del equipo.

Paso a paso: construye el modelo en una hoja de cálculo (primera versión)

Empieza con una hoja porque obliga a definiciones claras y facilita detectar errores de puntuación. Un modelo simple de puntuación importa menos por matemáticas sofisticadas y más por usar las mismas reglas cada vez.

Crea una fila por lead y añade columnas que capturen señales, agregados y la decisión final. Un diseño inicial claro se parece a esto:

• Nombre de la empresa, sitio web, segmento
• Señales de Fit (2-5 columnas), puntuación Fit
• Señales de Urgencia (2-5 columnas), puntuación Urgencia
• Señales de Alcanzabilidad (2-5 columnas), puntuación Alcanzabilidad
• Puntuación total, nivel de prioridad (A/B/C), próxima acción

Ahora puntúa un lote pequeño antes de puntuar toda la lista. Elige 30‑50 leads que parezcan “típicos”, no solo tus cuentas soñadas. Al puntuarlos, notarás dónde tus definiciones son confusas (por ejemplo, “mid‑market” o “contratando”). Arregla esas definiciones de inmediato o la puntuación derivará.

Añade una columna de Notas corta que explique por qué un lead puntuó alto. Esto no es trabajo extra; se vuelve tu semilla de personalización más tarde. Ejemplo: “Contratando 2 SDRs + nuevo VP Sales + usa competidor”.

Luego fija niveles con acciones que no requieran debate. Mantenlo simple y basado en comportamiento:

• Nivel A: contactar primero, secuencia multi‑paso, seguimientos más rápidos
• Nivel B: contactar después, secuencia estándar, seguimiento si hay interés
• Nivel C: retener o enriquecer datos, contactar solo si la lista es corta

Finalmente, bloquea tus definiciones de puntuación. Pon las reglas en un lugar visible (una pestaña “Reglas de puntuación”) y no las cambies a mitad de semana. Si necesitas ajustar, programa un momento de revisión (por ejemplo, cada viernes) y actualiza las reglas para el próximo lote.

Si ejecutas email frío en LeadTrain, mantén las mismas etiquetas de nivel en el nombre de la campaña. Así tus leads A reciben las secuencias más fuertes y los C no queman envíos mientras validas el modelo.

Cómo usar la puntuación para priorizar el outreach

Una puntuación solo sirve si cambia lo que haces mañana por la mañana. La forma más fácil de hacer que un modelo simple sea accionable es convertirlo en niveles que controlen cuánto atención recibe cada prospecto.

Convierte puntuaciones en niveles claros

Elige umbrales que coincidan con el tamaño de tu lista y tu capacidad diaria. Por ejemplo: A (top 20%), B (50% medio), C (30% inferior). Luego vincula cada nivel a un plan de outreach distinto para que tus mejores prospectos reciban más oportunidades de responder.

Aquí tienes un enfoque de niveles simple que puedes explicar en un minuto:

• Nivel A: secuencia más larga, líneas de apertura más personales, seguimientos más rápidos
• Nivel B: secuencia estándar, personalización ligera, espaciado normal
• Nivel C: secuencia corta o prueba de un solo toque, inversión mínima de tiempo
• Nivel D (opcional): no contactar hasta arreglar datos (cargo faltante, dominio malo, etc.)

No te obsesiones con los números exactos. Lo que importa es que los A reciban tu mejor esfuerzo y que los leads de baja calidad no consuman tus mejores slots de envío.

Asigna la capacidad diaria de envío por nivel

Si envías 200 correos al día, decide de antemano cuántos van a cada nivel. Una regla simple es reservar el primer bloque de tu límite diario para leads A para que nunca esperen detrás de contactos de baja prioridad.

Ejemplo: 120 A, 60 B, 20 C. Si te quedas sin A, puedes pasar a B. Si te faltan buenos leads días seguidos, es un problema de sourcing, no de puntuación.

Rescora por triggers, no solo por calendario

Las puntuaciones caducan. Rescora cuando ocurra algo significativo:

• aparece una nueva señal de urgencia (contratación reciente, financiación, nueva herramienta)
• sin respuesta después de un periodo (por ejemplo, 7‑10 días) y planeas un segundo intento
• un email rebota o el cargo parece incorrecto (la alcanzabilidad baja)
• una respuesta de “fuera de la oficina” sugiere mejor momento para seguir

Si usas una herramienta que etiqueta respuestas y rebotes automáticamente (LeadTrain puede clasificar respuestas y señalar rebotes), puedes usar esos eventos como triggers de rescoring sin trabajo manual extra.

Mide resultados por nivel

Mantén una vista simple de resultados por nivel: tasa de respuesta, tasa de reuniones y tasa de rebote. Si C tiene muchos rebotes, tus insumos de alcanzabilidad son débiles. Si A responde mucho pero hay pocas reuniones, tu targeting está bien pero la oferta o el CTA necesita ajuste.

Errores comunes que vuelven la puntuación poco fiable

La razón principal por la que un sistema falla no es la matemática, es el comportamiento. La gente añade campos, discute casos límite y nunca lanza una versión inicial. Un modelo simple solo funciona si es fácil de rellenar y se usa cada semana.

Errores que rompen la puntuación silenciosamente

Estos son los problemas que con más frecuencia hacen las puntuaciones insignificantes con el tiempo:

• Añadir demasiadas señales. Si puntuar una cuenta toma 5 minutos, el equipo dejará de hacerlo o lo hará deprisa.
• Puntuar por impresiones. Si dos personas puntúan distinto el mismo lead, no tienes reglas, tienes opiniones.
• Dejar que una dimensión domine. Si la urgencia siempre gana, perseguirás disparadores ruidosos en cuentas de mal encaje. Si el encaje siempre gana, ignorarás el timing y enviarás demasiado pronto.
• Tratar lo desconocido como un no. Los datos faltantes no son lo mismo que datos negativos. “No se encontró info de contratación” no debe puntuarse igual que “anunciaron congelación de contrataciones”.
• Cambiar la puntuación a mitad de campaña sin registrar el cambio. Tus resultados parecerán aleatorios porque la definición de “alta puntuación” se mueve.

Un ejemplo rápido: puedes puntuar baja en urgencia porque no encuentras un trigger reciente. Eso puede significar “sin trigger” o “no buscamos en el lugar correcto”. Si lo marcas como desconocido, puede quedarse en un flujo de nurturing en lugar de ser empujado equivocadamente al fondo.

Cómo evitar estos errores (sin sobrepensarlo)

Escribe reglas como si entrenaras a un nuevo compañero. Usa declaraciones cortas y testeables, por ejemplo “Si la empresa usa X tech, sumar 2 puntos” o “Si el cargo es comprador directo, sumar 3 puntos”. Si no puedes escribirlo, no puedes puntuarlo.

Elige pesos que puedas defender en una frase. Una buena comprobación es comparar dos leads y preguntar: “¿Realmente contactaríamos a éste primero?” Si la puntuación discrepa, ajusta los pesos, no el número de campos.

Finalmente, lleva un registro simple de cambios. Cuando actualices reglas, anota la fecha y versión (aunque sea “v2”). Así podrás comparar campañas de forma justa. Si usas una plataforma que rastrea rebotes y clasifica respuestas (por ejemplo, herramientas como LeadTrain), alimenta esos datos en alcanzabilidad para que tu puntuación se mantenga actual en vez de derivar.

Lista de verificación rápida y siguientes pasos

Antes de confiar en un modelo simple, haz un pase rápido de “sanidad”. El objetivo no es matemática perfecta. El objetivo es una puntuación que puedas explicar rápido y un flujo que el equipo realmente siga.

Aquí tienes una lista de pre‑lanzamiento:

• Definiciones claras: cada entrada tiene una regla en inglés llano (nada de campos “por impresión”).
• Escala simple: cada señal tiene un conjunto pequeño de valores (como 0, 1, 2) que cualquiera pueda aplicar.
• Una fórmula: la puntuación final es una línea, no una cadena de casos especiales.
• Regla para datos faltantes: decide qué pasa cuando un campo está en blanco (por defecto 0, o marcar “necesita investigación”).
• Frescura y entregabilidad: registra fecha de última actualización e historial de rebotes para que datos malos no suban a la cima.

Después de eso, asegúrate de que la puntuación se traduzca en acción. Si la gente no sabe qué hacer con un 78 vs un 52, el trabajo de puntuación se desperdicia.

Define un mapeo simple como “Nivel A, B, C” y escribe qué obtiene cada nivel (tipo de secuencia, nivel de personalización y velocidad de seguimiento). También decide cuándo rescorar: tras enriquecimiento, tras una respuesta, tras un rebote o tras 30 días sin actividad.

Siguientes pasos para desplegar sin romper el proceso:

• Pilota en un segmento (por ejemplo, una industria o un cargo) por 1‑2 semanas.
• Compara puntuación vs resultados (respuestas, respuestas positivas, reuniones) y ajusta pesos una vez.
• Bloquea las reglas por un mes para que los resultados sean comparables.
• Escala al siguiente segmento y mantiene un pequeño “registro de cambios” de lo que modificaste.

Si quieres que la puntuación se conecte limpiamente con la ejecución, plataformas como LeadTrain pueden ayudar manejando warm‑up, secuencias multi‑paso y clasificación de respuestas, para que tus leads de nivel superior sean contactados primero y las respuestas se ordenen automáticamente.