Matriz de puntos de dolor por persona para Outbound: plantilla + ejemplos

Qué es una matriz de puntos de dolor por persona (en lenguaje simple)

El outbound empieza a sentirse aleatorio cuando cada quien escribe desde su propia perspectiva. Ventas quiere respuestas rápidas. Marketing busca el posicionamiento “correcto”. IT se preocupa por el riesgo. Finanzas pregunta por el coste. Sin un plan común, terminas reescribiendo el mismo correo cinco veces y sin saber por qué las tasas de respuesta son bajas.

Una matriz de puntos de dolor por persona para outbound es una tabla de planificación simple que obliga a ser claro sobre lo que dices y por qué debería importar a una persona concreta. No intenta que un único mensaje funcione para todos. Te ayuda a elegir un dolor claro, respaldarlo con una prueba creíble y terminar con un pequeño siguiente paso realista.

Para cada persona (finanzas, ops, IT, marketing), la matriz captura tres cosas:

• Dolor: el problema costoso o estresante que ya sienten (no tu lista de características).
• Prueba: una razón concreta para creer en ti (una métrica, un resultado, un detalle específico o un proceso creíble).
• CTA: la acción siguiente más pequeña que corresponda a su nivel de riesgo (a menudo una llamada corta, una auditoría rápida o una pregunta de sí/no).

Esto reduce las reescrituras porque crea guardarraíles para el mensaje. Cuando alguien sugiere cambiar una línea, puedes consultar la matriz: ¿la nueva línea sigue coincidiendo con el dolor de la persona y tenemos prueba para ello? También corta el debate interno. En vez de discutir el texto, te concentras en las partes que realmente generan respuestas.

Usa una matriz cuando lanzas una nueva oferta, entras en un mercado nuevo o tu outbound recibe un silencio cortés. También es útil cuando varias personas tocan la misma campaña (SDRs, fundadores, marketing) porque mantiene tu mensajería consistente.

Ejemplo: si vendes una plataforma de email frío como LeadTrain, IT podría preocuparse por la entregabilidad y la reputación de envío, mientras que Finanzas se preocupa por la proliferación de herramientas y el gasto desperdiciado. La matriz te obliga a abordar cada preocupación con la prueba adecuada y un CTA que resulte seguro para ese comprador.

Las cuatro personas y en qué suelen optimizar

Una matriz de puntos de dolor por persona funciona mejor cuando dejas de adivinar qué “les importa” y nombras en qué se les mide. Cuatro roles aparecen en muchas ventas B2B: Finanzas, Ops, IT y Marketing. A todos les puede gustar tu idea, pero por razones diferentes.

Finanzas: proteger la parte negativa, luego justificar el gasto

Finanzas tiende a optimizar la reducción del riesgo y retornos predecibles. Se preocupan por el calendario presupuestario, aprobaciones y si una herramienta generará costes sorpresa después (asientos extras, tarifas de uso, trabajo de cumplimiento).

Un mensaje dirigido a Finanzas aterriza cuando responde: “¿Qué ahorramos o evitamos, y en cuánto tiempo?”. Si vendes herramientas outbound, Finanzas suele querer confianza de que los problemas de entregabilidad (spam, rebotes, daño al dominio) no generarán retrabajo o pipeline perdido.

Ops: mantener el trabajo en movimiento con menos traspasos

Ops suele optimizar velocidad y fiabilidad. Sienten dolor cuando un proceso se rompe, cuando la gente tiene que perseguir actualizaciones o cuando una tarea simple se convierte en cinco pasos manuales.

Para outbound, Ops se preocupa por la rapidez de lanzamiento de campañas, la frecuencia con la que hay que vigilar algo y si el flujo de trabajo es consistente en el equipo (para que los resultados no dependan de un “experto”).

IT: reducir riesgo de seguridad y de cambios

IT optimiza para seguridad, control de accesos, integraciones y control de cambios. Su trabajo es prevenir incidentes y proteger sistemas. A menudo resisten herramientas que requieren cambios DNS enredados, acceso a datos poco claro o peticiones de “darnos admin”.

Con email frío, IT se preocupará por la autenticación del correo, quién puede enviar, dónde vive la información y cómo la herramienta se conecta con el resto del stack. Un equipo puede gustarle la idea de un setup de DNS automatizado para SPF/DKIM/DMARC, pero IT aún necesita claridad sobre permisos y propiedad.

Marketing: generar pipeline sin dañar la marca

Marketing optimiza por impacto en pipeline y atribución, pero también por riesgo de marca. Se preocupan por quejas de spam, la calidad del mensaje y si el outbound hace que la empresa parezca descuidada.

Una forma práctica de enmarcarlo: Marketing quiere que el outbound sea medible y respetuoso. Si el manejo de respuestas es un desastre, Marketing lo ve como un problema de marca, no solo de ventas.

Si no estás seguro a quién le escribes, pregúntate cuál de estas preguntas responde tu email primero:

• “¿Vale la pena pagar por esto y qué puede salir mal?” (Finanzas)
• “¿Esto eliminará pasos y reducirá el caos diario?” (Ops)
• “¿Es seguro, controlado y compatible con nuestros sistemas?” (IT)
• “¿Creará pipeline sin dañar nuestra reputación?” (Marketing)

Elegir dolores que realmente generan acción

La mayoría del outbound fracasa porque apunta a una molestia leve, no a un problema que merezca decisión. Una matriz solo funciona si cada dolor está ligado a una consecuencia real: dinero perdido, tiempo desperdiciado, mayor riesgo o objetivos perdidos.

Síntomas vs dolores raíz

Un síntoma es lo que la gente se queja. Un dolor raíz es lo que les obliga a actuar.

Ejemplo:

“Los informes tardan una eternidad” es un síntoma.

El dolor raíz podría ser: “Finanzas no puede cerrar el mes a tiempo, lo que retrasa los reportes al board y genera incendios.” Eso es específico, costoso y urgente.

Para llegar al dolor raíz, sigue preguntando qué se rompe cuando aparece el síntoma:

• ¿Qué métrica empeora por esto?
• ¿Quién recibe la culpa cuando sale mal?
• ¿Cuál es el coste medible (horas, dólares, riesgo, churn)?
• ¿Qué decisión se retrasa?
• ¿Qué pasa si nada cambia en 90 días?

Cuando escribes el dolor en la matriz, hazlo algo que el prospecto podría verificar después. Si no puedes imaginar cómo lo confirmarían en una llamada, probablemente es demasiado vago.

Usa las palabras de la persona (no tus palabras de categoría)

La gente no se levanta queriendo “entregabilidad” o “automatización de flujos”. Hablan de resultados: “Nuestros correos llegan a spam”, “seguimos perdiendo seguimientos”, “me paso la mañana ordenando respuestas”, “no podemos probar cumplimiento”.

Para captar el lenguaje real, extrae frases de ofertas de empleo para ese rol, tickets internos o fragmentos de Slack (si los tienes), y notas de llamadas o emails de objeción. Luego reescribe la declaración de dolor usando su lenguaje.

Por ejemplo, “IT necesita mejor infraestructura de correo” pasa a: “IT está cansado de que lo arrastren a arreglar DNS cada vez que Ventas quiere lanzar campañas.”

Añade un disparador de “por qué ahora”

Incluso un dolor fuerte puede quedarse meses sin un disparador. Añade una línea en la matriz que explique qué lo hace urgente ahora.

Disparadores comunes:

• plazos (fin de trimestre, cierre de mes, renovaciones)
• auditorías y revisiones de cumplimiento
• riesgo de churn o objetivos de pipeline
• acumulación de backlog y carga de soporte

Con email outbound, “Necesitamos más demos” es débil. “Necesitamos reuniones antes de que acabe el trimestre y la entregabilidad del mes pasado se desplomó” crea una razón clara para actuar.

Si usas una plataforma como LeadTrain, un dolor específico podría ser: “Perdemos semanas gestionando dominios, warm-up y ordenando respuestas entre herramientas.” Es fácil de confirmar y apunta a una solución que puedes probar.

Mapear pruebas a cada dolor

Una matriz solo funciona si cada dolor tiene una razón creíble para confiar en ti. La prueba es el puente. Sin ella, tu mensaje suena como cualquier otro pitch.

La prueba no tiene que ser complicada. Sí debe coincidir con lo que preocupa a la persona y ser específica.

Tipos de prueba que funcionan bien en outbound:

• números (tiempo ahorrado, reducción de errores, mejora de tasa de respuesta, tickets evitados)
• una breve historia de cliente (antes, después y cuánto tardó)
• prueba de proceso (cómo previenes el riesgo)
• un artefacto compartible como captura de pantalla o snippet de informe (solo si puedes compartirlo)
• señales de terceros como revisiones de seguridad, casos públicos o integraciones reconocidas

Haz que la prueba coincida con el dolor, no con tu métrica favorita. Finanzas suele mirar riesgo y predictibilidad, así que usa rangos de costo, timelines de payback y qué cambió en términos medibles. Ops se fija en throughput y menos traspasos, así que muestra tiempo de ciclo, pasos eliminados o menos verificaciones manuales. IT valora seguridad y control, así que lidera con cómo se gestiona el acceso y se contiene el riesgo de entregabilidad. Marketing evalúa pipeline y conversión, así que muestra aumento en replies cualificados o reuniones agendadas, no solo volumen.

Evita afirmaciones que no puedas respaldar. Si no puedes mostrar el número exacto, no adivines. Usa lenguaje acotado como “típicamente 2 a 4 semanas”, “en nuestras últimas 10 incorporaciones” o “aquí está la checklist que seguimos”. Si vendes una plataforma de email frío como LeadTrain, es más seguro decir “la configuración de SPF/DKIM/DMARC se gestiona en la app” que prometer “garantizamos inboxing”.

También ayuda construir una pequeña biblioteca de pruebas que todo el equipo pueda reutilizar: una lista corta de métricas defendibles (con fuentes), algunas historias de clientes ligadas a dolores concretos y un par de explicaciones claras de “cómo manejamos el riesgo” (seguridad, entregabilidad, control de cambios). Cuando la prueba está mapeada con claridad, tu plantilla outbound es más fácil de escribir y tus CTAs se sienten ganadas.

CTAs por persona: qué pedir y cuándo

Un buen CTA es un siguiente paso pequeño y claro. Debe coincidir con cuánto riesgo has mitigado hasta ahora. Si tu primer mensaje pide una llamada de 30 minutos, la mayoría la ignorará, aunque les guste la idea.

Usa una escala simple de CTAs

Empieza por algo de baja fricción y sube solo después de recibir una señal:

• Confirmar encaje: “¿Merece una mirada rápida si reducir X está en su agenda?”
• Respuesta de dos líneas: “¿Te envío un resumen en 3 puntos o no aplica?”
• Llamada rápida: “¿Abierto a una llamada de 10 minutos el mié o jue?”
• Reenviar al responsable: “Si no eres la persona indicada, ¿quién la gestiona?”
• Petición de alto compromiso: “¿Podemos revisar juntos su proceso actual?”

Cada petición es fácil de decir “sí” y también fácil de decir “no”. Eso evita que suene agresivo.

Qué suele aceptar cada persona

Los roles tienen distintos niveles de comodidad, especialmente en el primer contacto:

• Finanzas: preguntas de bajo compromiso y un resumen escrito corto que puedan compartir internamente. Las llamadas funcionan mejor después de mencionar tiempos de payback, riesgo o impacto presupuestario.
• Ops: una llamada rápida o una pregunta corta funciona si está ligada a throughput, retrasos o trabajo manual.
• IT: prefiere claridad y control. Pide requisitos o restricciones (seguridad, acceso, integración) antes de empujar por una reunión.
• Marketing: suele responder a un ángulo simple. Pide una preferencia (A vs B) o un sí/no sobre el objetivo, luego propone una llamada corta.

Si construyes una matriz, añade un CTA por persona para el primer contacto y otro para seguimiento tras una respuesta positiva.

Para que los CTAs suenen naturales, escríbelos como una pregunta educada, no como una orden. Ofrece una pequeña elección, mantén las peticiones de tiempo cortas (10 minutos mejor que 30) y deja claro que aceptas el “no encaja”. Si usas una plataforma como LeadTrain, puedes A/B testear CTAs y usar clasificación de respuestas por IA para ver qué peticiones generan interés real y cuáles son respuestas corteses.

Paso a paso: construye la matriz en 30 minutos

Puedes crear una matriz útil sin un gran taller. Mantén el alcance ajustado: una oferta, un segmento y solo dolores que puedan provocar una respuesta.

Construcción en 30 minutos (pon un temporizador)

Empieza con una tabla en blanco con columnas: Persona, Dolor, Prueba, CTA, CTA de respaldo.

1. Fija el alcance (5 min): Elige una oferta y un segmento objetivo. Ejemplo: “monitoreo de fugas de reembolso” para empresas de suscripción mid‑market. Cubrir varias ofertas hace la matriz demasiado genérica.

2. Escribe tres dolores accionables por persona (10 min): Para finanzas, ops, IT y marketing, añade tres dolores cada uno con un coste o riesgo claro. Evita dolores vagos como “ineficiencia”. Prefiere “el cierre de fin de mes tarda 10 días” o “los leads se enfrían antes de que el SDR haga seguimiento”.

3. Añade prueba que coincida con el dolor (7 min): Para cada dolor escribe 1‑2 puntos de prueba que puedas respaldar. Usa una métrica, un caso breve (“un equipo de 5 SDRs dejó de perder respuestas”), o un mecanismo específico (“reputación de envío aislada por tenant para proteger entregabilidad”).

4. Elige una petición primaria y una de respaldo (5 min): Vincula el CTA al dolor, no a tu proceso de ventas. El CTA primario puede ser una llamada corta; el de respaldo puede ser una pregunta simple o un permiso para enviar información.

5. Límpialo (3 min): Elimina jerga, acorta frases largas y haz que cada fila sea comprensible para alguien externo a tu compañía.

Ejemplo rápido (una fila)

Para un dolor de IT como “las revisiones de seguridad retrasan nuevas herramientas”, la prueba podría ser “soporta SPF/DKIM/DMARC y mantiene la reputación de envío separada por cliente”. Un CTA primario sería: “¿Merece una revisión de 10 minutos para ver si su política lo aprobaría?” El CTA de respaldo: “Si no eres tú, ¿quién es el responsable de autenticación de correo y tooling outbound?”

Si ya ejecutas email frío, herramientas como LeadTrain pueden ayudarte a convertir la matriz en ejecución más rápido consolidando dominios, buzones, warm‑up, secuencias y clasificación de respuestas en un solo lugar. Pero primero la matriz debe quedar clara.

Ejemplo: una oferta outbound mapeada a finanzas, ops, IT y marketing

Oferta (igual para todos): sustituir un conjunto parcheado de herramientas de email frío por una plataforma que gestione dominios, warm‑up de buzones, secuencias multi‑paso y clasificación de respuestas. El objetivo es el mismo. La razón para importarle cambia.

Aquí tienes una matriz simple para esa oferta.

Cuando una persona bloquea a otra (común), planea para ello:

• Si IT hace de gatekeeper, pide a Ops una introducción y permiso para enviar a IT un resumen de entregabilidad/seguridad primero.
• Si la aprobación de Finanzas es el cuello de botella, dale a Ops una comparación de costes simple y pregunta quién toma la llamada final de presupuesto.
• Si Marketing teme por la marca, ofrece pilotar con un dominio y volumen pequeños antes de escalar.

Fíjate que la oferta nunca cambia. Solo cambia el “por qué ahora” y la petición.

Errores comunes que hacen inútil una matriz

Una matriz solo es útil si produce emails más claros y mejores respuestas. La mayoría falla porque se convierte en un almacén de ideas en vez de una herramienta de decisión.

Un error común es meter demasiados dolores en un mismo mensaje. Si la fila de Finanzas lista “control presupuestario, riesgo de vendor, precisión de forecasting y preparación para auditorías”, te tentarás a meter todo en un email. El resultado parece un folleto. Elige un dolor por email y deja el resto como seguimientos opcionales.

La prueba genérica es otro asesino de matrices. “Confiado por muchos” no reduce el riesgo para un CFO o un responsable de IT. La prueba necesita forma: un resultado concreto, un marco temporal, un antes‑después o un mecanismo específico. Si no tienes números, usa prueba de proceso en vez de popularidad vaga.

CTAs que se saltan pasos también rompen el plan. Si alguien conoce el problema pero no está buscando proveedor, “Reservar demo” es demasiado grande. Un paso menor (sanity check, auditoría rápida o una pregunta) encaja en etapas tempranas.

Cinco patrones de fallo a vigilar:

• Un email intenta resolver todo para la persona
• La prueba es vaga (logos, “líder del sector”, “confiado por”) en vez de específica
• El CTA pide reunión antes de haber ganado confianza
• Mezclas personas (mensaje de CFO enviado a IT, o objeciones de IT enviadas a Marketing)
• Olvidas el caso negativo, así persigues leads que nunca convertirán

Ese último punto importa más de lo que los equipos esperan. Escribe cuándo no encajas. Por ejemplo, si tu oferta es “outbound más rápido consolidando herramientas”, puede que no encaje con un equipo con contratos de compra cerrados y un RevOps ya consolidado.

Un escenario rápido: si vendes una plataforma de email frío como LeadTrain, tu fila de Finanzas podría centrarse en consolidación de herramientas y gasto predecible, mientras IT se centra en infraestructura de envío y controles de entregabilidad. Si mandas el ángulo financiero a IT, recibirás silencio o un cuestionario de seguridad, no una reunión.

Lista de verificación rápida antes de escribir emails

Antes de escribir un asunto, asegúrate de que tu matriz pasa una comprobación rápida.

La comprobación de 10 minutos

Lee cada columna en voz alta. Si el dolor suena a palabra de moda (“eficiencia”, “transformación digital”), reescríbelo como un problema concreto que alguien diría un martes ajetreado.

Lista de verificación:

• ¿Para cada persona tienes 2‑3 dolores concretos y acotados en el tiempo (esta semana, este trimestre), no metas metas vagas?
• ¿Para cada dolor tienes prueba que realmente puedas mostrar o afirmar sin estirar (una métrica que mejoraste, un proceso que cambiaste, un cliente real, una demo que puedas ejecutar)?
• ¿Tu CTA se puede responder en una sola respuesta (sí/no, elegir entre dos horarios, “envía detalles”) en lugar de un gran compromiso?
• ¿Anotaste la objeción principal de esa persona y tu respuesta en una frase (presupuesto, prioridades, seguridad, “ya tenemos herramienta”)?
• ¿El mensaje suena a ayuda de un colega, no a un pitch (sin hype, sin presión, sin afirmaciones misteriosas)?

Tras la lista, haz un escaneo rápido de desajustes. Si tu prueba es fuerte pero tu petición es demasiado grande, reduce el CTA. Si el CTA está bien pero la prueba es débil, elige otro dolor o reúne mejor evidencia.

Objeciones: escríbelas ahora, no después

Pon las objeciones directamente en la matriz, junto al dolor que bloquean. Para IT puede ser control de accesos y cumplimiento. Para Finanzas suele ser calendario presupuestario o payback. Para Ops, riesgo de interrupción. Para Marketing, tono de marca y calidad de listas.

Ejemplo: si presentas infraestructura de email frío, IT puede temer por la reputación de dominio y seguridad. Tu prueba podría ser una breve explicación de cómo el envío se aísla por organización y cómo se configuran SPF/DKIM/DMARC, más un CTA de baja fricción como: “¿Quieres que envíe un resumen de una página sobre la configuración y qué datos almacenamos?” Herramientas como LeadTrain pueden encargarse del setup de dominios, warm‑up y categorización de respuestas, lo que facilita demostrar esa prueba.

Si superas esta comprobación, escribir los emails será más ejecución que adivinanza.

Próximos pasos: convierte la matriz en un proceso outbound repetible

Una matriz solo importa si cambia lo que envías y cómo aprendes. Trátala como una librería viva de scripts: cada fila fuerte se convierte en un conjunto reutilizable de partes de mensaje.

Convierte tus mejores filas en bloques de copy. Para cada persona, elige un dolor, un punto de prueba y una sola petición, luego escribe una mini‑secuencia alrededor:

• Asunto: nombra el dolor en palabras sencillas (no tu producto)
• Apertura: muestra que entiendes la situación y el coste de no hacer nada
• Prueba: un resultado específico, ejemplo o razón creíble por la que puedes ayudar
• CTA: un siguiente paso de baja fricción que coincida con su rol
• Seguimiento: reformula el dolor y añade una segunda prueba

Luego prueba una variable a la vez. La matriz hace esto más fácil porque puedes cambiar una sola celda y mantener el resto. Haz pruebas A/B cortas como dolor vs dolor, tipo de prueba (números vs historia de cliente) o CTA vs CTA (comprobación de 15 min vs “quién es el responsable?”).

Para mantener la matriz precisa, asigna responsabilidades. Manténlo simple: quien hace las llamadas actualiza dolores y objeciones; quien ejecuta outbound actualiza asuntos y CTAs; y una persona revisa todo semanalmente para que no se desvíe.

Un bucle práctico:

1. Tras cada 5‑10 respuestas, etiqueta lo aprendido (objeción, pregunta, interés)
2. Actualiza la fila relevante con el wording que usaron
3. Retira filas que no generan respuestas tras una prueba justa
4. Promociona filas que generan reuniones a tu secuencia por defecto

Si quieres que la matriz se convierta en outreach real sin unir herramientas adicionales, LeadTrain (leadtrain.app) está diseñado para cubrir el ciclo completo de email frío en un solo lugar: dominios, buzones, warm‑up, secuencias, pruebas A/B y clasificación de respuestas por IA (interesado, no interesado, fuera de la oficina, rebote, unsubscribe). Eso facilita gastar tiempo en lo que realmente mejora resultados: mejores dolores, mejores pruebas y mejores peticiones.