Checklist semanal de entregabilidad: una rutina de viernes que funciona

Por qué los problemas de entregabilidad parecen surgir de la nada

Los problemas de entregabilidad suelen aparecer igual: todo parece bien hasta que deja de serlo. Una semana recibes respuestas constantes, y la siguiente el outreach se enfría, las reuniones disminuyen y empiezas a cuestionar tu oferta.

Las primeras señales suelen ser sutiles:

• Las tasas de apertura y respuesta bajan en varias campañas, no solo en una.
• Las respuestas interesadas se ralentizan mientras las de “no me interesa” se mantienen.
• Los rebotes aumentan, especialmente en lotes de prospectos nuevos.
• Emails de prueba empiezan a ir a spam.
• Las bajas suben después de aumentar el volumen.

Parece repentino porque la colocación en la bandeja es un indicador rezagado. Pequeños cambios se acumulan: un poco más de envío, listas algo peores, algunas quejas, un cambio en DNS o un warm‑up que no siguió el ritmo. Cada uno puede ser tolerable por separado. Juntos, empujan tu reputación por encima de un punto crítico.

Una rutina semanal simple ayuda porque detecta la deriva antes de que sea un incendio. El objetivo no es un diagnóstico profundo sino notar tendencias temprano: volumen subiendo más rápido que el engagement, rebotes en un dominio, o un cambio en la calidad de las respuestas que sugiera que el targeting falló.

Esto importa especialmente para equipos pequeños, SDRs y solopreneurs que no tienen tiempo para vigilar dashboards cada día. Si enviaste un 20 % más de emails esta semana y las respuestas se mantuvieron planas, es una señal de alerta aunque aún no veas colocación en spam.

Establece tu línea base y umbrales antes de comenzar

La checklist semanal solo funciona si sabes cómo es lo normal. Elige un momento fijo de revisión, por ejemplo viernes por la tarde, y manténlo constante. Revisar al mismo punto cada semana facilita ver patrones y te ayuda a ignorar ruido diario.

No necesitas dashboards sofisticados. Necesitas las mismas entradas cada vez:

• Total de emails enviados (global y por buzón si usas varios)
• Tasa de rebote (separa hard vs soft si puedes)
• Tasa de respuesta (positivas y negativas combinadas está bien para la línea base)
• Señales de queja (aunque sea solo un conteo)
• Tasa de bajas

Establece una línea base usando las últimas 4 a 8 semanas. Manténlo simple: anota el promedio de cada métrica, más tu rango habitual de envío (por ejemplo, 3.000 a 4.000 emails por semana).

Luego define umbrales que desencadenen acción. Evita decisiones vagas como “lo vigilamos”.

• Si los hard bounces o las señales de queja saltan por encima de la línea base, pausa nuevos envíos y reduce el volumen en secuencias activas hasta encontrar la causa.
• Si la tasa de respuestas cae en picada mientras los rebotes están normales, reduce ritmo y revisa targeting y el primer email antes de quemar reputación enviando a la lista equivocada.

Escribe estas decisiones en frases simples para poder seguirlas un viernes cansado.

La rutina del viernes: 15 a 30 minutos, paso a paso

Una revisión semanal funciona mejor cuando resulta aburrida: mismo día, mismo orden, mismas decisiones. Bloquea 15–30 minutos cada viernes y detectarás pequeños problemas antes de que se conviertan en una mala semana.

Las 5 comprobaciones (en orden)

Empieza con los números, luego busca causas y al final toma una acción.

1. Tendencias vs el viernes pasado: volumen enviado, tasa de rebote, tasa de respuesta y cualquier caída súbita por buzón o dominio.
2. Chequeo de saneamiento del dominio: SPF, DKIM y DMARC siguen pasando, y no se añadió un dominio remitente nuevo sin warm‑up.
3. Indicadores de queja: bajas, respuestas de stop, respuestas airadas y un aumento repentino de “no me interesa”.
4. Calidad de la lista: nuevas importaciones, duplicados, cuentas role (info@, support@) y si un segmento está causando la mayoría de los rebotes.
5. Una decisión: mantener ritmo, reducir, pausar un buzón, arreglar autenticación o eliminar un segmento riesgoso.

Después, escribe una línea de estado para cada dominio remitente: Verde, Amarillo o Rojo y por qué. Ese pequeño registro hace el siguiente viernes más rápido.

Comprobaciones de dominio y autenticación (SPF, DKIM, DMARC)

La configuración del dominio puede romperse silenciosamente y luego perjudicar la entregabilidad de golpe. Una revisión rápida de SPF, DKIM y DMARC pertenece a cualquier rutina de mantenimiento de emails del viernes porque detecta problemas como registros DNS sobreescritos o configuración desalineada.

Primero, confirma la alineación. El dominio que ven los destinatarios en el From debe coincidir con el dominio autenticado. Si envías desde [email protected] pero el envío técnico está atado a otro dominio, algunos proveedores lo consideran de mayor riesgo.

Una comprobación práctica semanal:

• SPF existe e incluye solo a los remitentes que realmente usas.
• DKIM está activado para cada fuente de envío.
• DMARC existe y la política coincide con lo que esperas (monitorizar es mejor que nada).
• El dominio From en tus secuencias es el dominio que pensabas calentar y proteger.
• Anotas cambios recientes: renovaciones, cambios de proveedor de buzón, subdominios nuevos, nuevas herramientas.

Los cambios en DNS suelen ocurrir durante renovaciones, cambios del sitio web, cambios de proveedor o cuando nuevas herramientas añaden su propio include SPF. Un include extra no siempre es malo, pero múltiples registros SPF o entradas en conflicto pueden provocar fallos.

Mantén un inventario simple para ojear rápido: dominios, buzones, propósito (prospecting, soporte, fundador) y estado (warming, activo, pausado).

Ejemplo: renuevas un dominio remitente, el DNS se resetea y DKIM desaparece. El viernes notas que las respuestas bajan y los rebotes suben. Arreglar DKIM el mismo día es una reparación pequeña; esperar puede convertirlo en un problema de reputación.

Rendimiento del remitente: rebotes, engagement y deriva de volumen

El rendimiento del remitente es donde suelen aparecer primero los problemas de entregabilidad. Enfócate en patrones, no en días malos sueltos.

Revisa la tasa de rebote de dos maneras: por buzón y por campaña.

• Si un buzón sube de golpe mientras los demás están normales, suele ser un caso aislado (buzón nuevo, importación reciente o una oferta que atrae direcciones malas).
• Si una campaña es la excepción en todos los buzones, la lista o el targeting son la causa probable.

Separa hard bounces de soft bounces y observa la dirección semana a semana.

• Hard bounces (usuario inexistente, dominio inválido) suelen apuntar a la calidad de la lista.
• Soft bounces (problemas temporales, buzón lleno, límites de tasa) suelen indicar envío demasiado rápido, aumentos de volumen súbitos o un buzón que necesita una pausa.

El engagement debe compararse con tu propia línea base, no con números ajenos. Una caída brusca en respuestas (o aperturas, si las rastreas), especialmente junto al aumento de soft bounces, es señal de alerta.

También vigila la deriva de volumen. Si aumentaste silenciosamente envíos diarios o añadiste pasos a una secuencia, puedes forzar un buzón más allá de lo que puede manejar.

Los buzones nuevos deberían comportarse distinto a los establecidos. Si un buzón nuevo rinde peor mientras los antiguos están estables, ralentiza sus campañas tempranas y alarga el warm‑up.

Qué hacer cuando los números se mueven

Asocia la acción al síntoma:

• Un buzón es el outlier: enfríalo unos días y baja el volumen diario.
• Suben hard bounces: aprieta el origen de listas y elimina segmentos riesgosos rápido.
• Suben soft bounces: reduce la tasa de envío y evita grandes saltos día a día.
• Caen las respuestas de golpe: revisa targeting y el primer email, luego haz un A/B con un solo cambio.
• Un buzón nuevo tiene problemas: mantén envíos iniciales pequeños, consistentes y alarga el warm‑up.

Ejemplo rápido: si el Buzón A pasa de 2 % a 8 % de soft bounces tras duplicar los envíos diarios, vuelve al volumen anterior y deja que se recupere. Arreglarlo el viernes puede prevenir un crash de colocación el lunes.

Indicadores de queja que puedes detectar sin herramientas especiales

No necesitas herramientas complejas para detectar problemas temprano. Muchas veces aparecen como reacciones humanas: gente optando por darse de baja, respondiendo con frustración o diciendo que nunca pidió esto.

Empieza con las bajas. Un goteo constante es normal. Un pico justo después de un paso suele significar que ese mensaje cruzó una línea: muy insistente, demasiado frecuente o mal dirigido.

Luego escanea respuestas negativas. Aunque no veas una queja formal, mensajes como “deja de escribirme”, “estoy reportando esto” o “elimíname ahora” son advertencias tempranas. Trátalas como señales reales, no casos extremos.

Patrones que vale la pena revisar cada viernes:

• Bajas concentradas en un paso, no repartidas en la secuencia
• Respuestas airadas agrupadas en un segmento (cargo, industria, geografía)
• Aumento de respuestas al destinatario equivocado (señal de lista demasiado amplia)
• Prospectos haciendo preguntas básicas que tu email ya debería responder
• Reacción negativa tras aumentar volumen o introducir una oferta nueva

Si un paso claramente causa rechazo, pausa ese paso primero. Luego ajusta la audiencia o reescribe la propuesta de valor para que vuelva a ser específica.

Calidad de la lista e higiene de targeting

Los malos resultados muchas veces empiezan por la calidad de la lista, no por el sistema de envío. Los viernes revisa cómo se obtuvieron los leads de esta semana y qué cambió. Un proveedor nuevo, filtros más amplios o una importación apresurada pueden añadir contactos de bajo encaje que generan rebotes y quejas.

Escanea los registros más recientes en busca de patrones de riesgo: cuentas role (info@, support@), bandejas genéricas y direcciones tipo catch‑all. Cargos desactualizados son otra señal de advertencia. Si tu targeting dice Head of Growth pero la persona cambió de rol hace dos años, las respuestas bajan y aumentan las señales negativas.

Haz una comprobación manual rápida: abre de 20 a 50 de los leads más nuevos y pregúntate:

• ¿Esta persona es real y alcanzable?
• ¿La oferta es relevante para su puesto?

Si ves muchos desajustes, pausa nuevas subidas hasta arreglar los filtros.

Limpia también lo fácil que nunca debes contactar: duplicados, competidores, clientes actuales y cualquiera en una lista de no‑contacto (dado de baja, rebotado o que se quejó antes). Esto tiene alto impacto porque evita reactivar señales negativas antiguas.

Reglas simples de aceptación para importaciones

Mantén reglas estrictas:

• Requerir: nombre, empresa, cargo y un email verificado (o fecha de validación reciente)
• Excluir: cuentas role y bandejas genéricas
• Bloquear: cualquier registro marcado anteriormente como rebote, baja o no‑contacto
• Limitar: nuevos lotes a un tamaño que tu volumen de envío pueda absorber

Revisión rápida de secuencia y copia

Los problemas de entregabilidad suelen empezar por pequeños fallos de copia que cambian cómo reaccionan las personas. Un repaso rápido de secuencias activas te ayuda a detectar lo que empuja hacia eliminaciones, quejas o bajo engagement.

Empieza por los asuntos. Si ves TODO EN MAYÚSCULAS, mucha puntuación (!!!, $$$) o palabras gancho como urgente o garantizado, reescríbelos. Lo simple suele ganar: asunto corto que coincida con la primera línea.

Luego abre algunos envíos recientes y pasos programados para revisar la personalización. Busca fallos de variables (Hi {first_name}), nombres de empresa equivocados o merges raros. Un mal merge puede generar eliminaciones y quejas rápidas.

Lee cada paso y busca la petición. Si un email contiene dos o tres peticiones (agendar llamada, responder una pregunta, revisar un doc), recórtalo: deja una sola acción. Los mejores cold emails facilitan una decisión única: sí, no o una respuesta corta.

El timing importa. Si los seguimientos están demasiado juntos (por ejemplo, 24 horas entre varios pasos), generas picos de molestia que elevan bajas. Ajusta los espacios y reduce la frecuencia hasta que alguien muestre interés.

Un pase semanal repetible:

• Ojea asuntos buscando patrones spammy o tono fuera de lugar
• Abre 3–5 mensajes para confirmar que la personalización se renderiza correctamente
• Confirma que cada paso tiene una única petición y siguiente acción clara
• Revisa el espaciado entre pasos y ajusta si se siente agresivo
• En A/B, cambia una cosa a la vez

Errores comunes que silenciosamente dañan la colocación

La mayoría de los problemas de colocación empiezan como pequeñas señales tolerables. Si tu rutina parece limpia pero los resultados bajan, suele ser porque un error silencioso se acumuló semanas.

Aumentar volumen tras una buena semana es clásico. Una baja tasa de rebote el lunes no garantiza que el viernes siga igual, sobre todo si introdujiste nuevas fuentes de datos o ampliaron el targeting. Los aumentos de volumen deben seguir tendencias de rebote, no intuiciones.

Otro error es mezclar audiencias muy distintas en un mismo buzón o secuencia. Cuando un grupo ignora y otro responde, el buzón recibe señales mixtas que pueden arrastrar la entregabilidad de todos.

No ignores respuestas negativas repetidas. Si un segmento sigue respondiendo con “stop”, “persona equivocada” o “no relevante”, considéralo feedback de targeting. Seguir enviando a ese segmento aumenta quejas y bajas.

El warm‑up tampoco es tarea única. Si dejas de calentar cuando empiezan las campañas y luego subes volumen o cambias patrones, la reputación puede tambalearse.

Chequeo rápido de sentido común:

• ¿Aumentaste volumen sin revisar primero las tendencias de rebote?
• ¿Envías audiencias muy distintas desde el mismo buzón?
• ¿Algún segmento produce respuestas negativas reiteradas?
• ¿Se interrumpió o cambió el warm‑up de forma súbita?
• ¿Vistos avisos de autenticación o DNS y los pospusiste?

Tu checklist de entregabilidad del viernes (copia y reutiliza)

Pon un temporizador de 15 minutos y busca cambios, no perfección. Si algo está fuera de lo habitual respecto a la semana pasada, anótalo y actúa antes de que el volumen del lunes lo agrave.

• Dominios y DNS: confirma que SPF, DKIM y DMARC pasan y que no cambió nada inesperadamente. Anota renovaciones próximas para que una expiración no frene envíos.
• Buzones y warm‑up: revisa tendencias de rebote y fallos de entrega visibles. Asegúrate de que el warm‑up sigue y que no aceleraste un buzón nuevo demasiado rápido.
• Volumen y ritmo de envío: compara envíos diarios con la semana pasada. Vigila picos por nuevas secuencias, pasos añadidos o un segmento nuevo.
• Salud de campañas: revisa bajas y respuestas negativas por paso. Arregla primero el paso que más daño hace.
• Calidad de listas: muestrea nuevas importaciones antes de enviarlas. Elimina riesgos obvios y deduplica.

Luego toma una decisión y anótala:

• Seguir enviando si las métricas están estables.
• Reducir ritmo si aumentan rebotes, bajas o señales negativas.
• Pausar y arreglar si saltan fallos o señales de queja.
• Segmentar si una audiencia arrastra los resultados hacia abajo.

Ejemplo: detectar un problema antes de que sea una caída total

El miércoles, un pequeño equipo SDR nota que algo no va: menos respuestas de lo habitual aunque enviaron la misma cantidad. Esperan al viernes y hacen la revisión.

La primera pista aparece rápido. Los rebotes subieron, mayormente de una fuente de lista nueva probada el lunes. Al mismo tiempo, la mezcla de respuestas empeora: más “no me interesa” y algunas bajas extra.

También encuentran un fallo de copia. Un nuevo paso de seguimiento añadido el martes es demasiado agresivo y se envió a todos, incluidas personas que nunca abrieron el primer email. Ese error convirtió un problema de targeting en uno de reputación.

Hacen tres cambios antes de que se extienda:

• Pausan el segmento nuevo de la lista no probada.
• Limpian la lista y afinan el targeting.
• Editan el follow‑up, reducen volumen por unos días y evitan copy agresivo para contactos fríos y no comprometidos.

La semana siguiente la tasa de rebotes vuelve a la normalidad, las bajas bajan y las respuestas se recuperan. Mantienen el volumen ligeramente inferior hasta que todo se estabiliza.

También documentan lo ocurrido para no repetirlo: origen de la lista, umbrales que desencadenan pausa y la regla de probar fuentes nuevas en lotes pequeños.

Próximos pasos para mantener esta rutina

La consistencia vence a la intensidad. Haz la revisión del viernes rápida, predecible y difícil de saltar.

Lleva un registro semanal simple que responda tres cosas: qué cambió, qué revisaste y qué decidiste. Con el tiempo ese registro será tu mejor pista cuando algo se desvíe.

Plantilla:

• Cambios desde el viernes pasado (dominios, buzones, copia, targeting, volumen)
• Números revisados (rebotes, bajas, respuestas negativas, respuestas)
• Qué se veía raro (una frase)
• Decisión (pausar, reducir volumen, limpiar lista, ajustar copy)
• Responsable y próxima fecha de revisión

No confíes en la memoria para detectar rupturas de umbral. Configura alertas básicas para rebotes, bajas y respuestas negativas. Si no tienes alertas, incluso un recordatorio en el calendario para mirar esas cifras a mitad de semana ayuda.

Si quieres menos piezas móviles, agrupa las funciones clave. LeadTrain (leadtrain.app) combina dominios, buzones, warm‑up, secuencias y clasificación de respuestas por IA en un solo lugar, lo que facilita esta revisión semanal sin saltar entre herramientas.

Reserva 15–30 minutos para el próximo viernes ahora y añade una mirada de 5 minutos a mitad de semana. Esa revisión intermedia suele detectar un pico de rebotes temprano, antes de que se convierta en una pausa total de envíos.