Lista de prospectos similares a partir de una victoria: un método simple

El problema: tienes una victoria, pero no un objetivo repetible

Una victoria de cliente se siente como prueba de que tu oferta funciona. La trampa está en lo que viene después. Muchos equipos copian el argumento que usaron, lo envían a una lista más grande y esperan que funcione de nuevo. Normalmente no funciona, porque el argumento es solo la superficie.

La razón real por la que ganaste está debajo: el rol del comprador, el momento en el que estaban, el problema que tenían que resolver y las restricciones con las que lidiaban.

Un lookalike dirigido no es “empresas que se parecen a tu cliente en papel”. Es “personas en una situación similar que probablemente les importe ahora mismo”. Mismo rol (o cercano), mismo desencadenante, caso de uso similar, bloqueos parecidos. No buscas logotipos idénticos. Buscas un patrón repetible.

Por eso empezar con 20 prospectos suele ser el punto óptimo. Es lo bastante pequeño para mantener la calidad alta y personalizar. Es lo bastante grande para probar si el patrón se sostiene más allá de una historia. Si no sacas señales positivas de 20 lookalikes bien elegidos, el problema suele ser el patrón (o el mensaje), no el tamaño de la lista.

Antes de construir la lista, necesitas unos básicos. Nada sofisticado, lo suficiente para evitar adivinar: una victoria clara que puedas explicar en palabras llanas, notas básicas (quién compró, por qué ahora, qué probaron antes), una forma de encontrar roles y empresas similares (tu CRM, LinkedIn, Apollo o cualquier directorio que ya uses) y un lugar para almacenar y etiquetar lo que aprendes (una hoja o campos del CRM).

Una comprobación rápida: si ganaste porque un Head of RevOps necesitaba arreglar el seguimiento de leads tras una migración de herramientas, copiar tu pitch de “mejor seguimiento” a 500 empresas SaaS al azar fallará. Pero encontrar 20 líderes de RevOps que recientemente cambiaron de CRM, añadieron una nueva estrategia outbound o contrataron SDRs te da una prueba enfocada donde es probable que exista el mismo problema.

Trata la victoria como una pista, no como una plantilla. Entonces construir una lista lookalike se vuelve coincidencia de patrones.

Recoge los hechos crudos de la victoria del cliente

Una lista de prospectos lookalike solo es tan buena como las notas con las que empiezas. Antes de buscar patrones, congela el momento de la victoria y escribe lo que realmente pasó, no lo que desearías que hubiese pasado.

Define la victoria en términos llanos: qué compraron (plan, paquete, asientos), quién firmó y en qué fecha se volvió real (factura pagada, contrato contra firmado, primera campaña lanzada). Luego captura el “por qué ahora” con palabras del cliente. Una o dos citas exactas son suficientes.

Lista las personas involucradas y sus roles. A menudo venderás al mismo rol otra vez aunque cambie la empresa.

Qué capturar (y dónde encontrarlo)

Extrae hechos de los lugares donde se tomaron decisiones, no de la memoria: notas y grabaciones de llamadas (discovery, demo, pricing), hilos de email (objeciones, preguntas de seguridad, timing), historial de versiones de propuestas y precios (qué cambió, qué se quitó), notas de onboarding (qué configuraron primero, con qué lucharon) y tickets de soporte o registros de chat de la semana uno (fricciones tempranas, victorias rápidas).

Ahora escribe el antes y el después como una historia simple.

• Antes: ¿qué dolor, riesgo o objetivo incumplido les empujó a actuar?
• Después: ¿qué resultado esperaban en los primeros 30 a 60 días?

Un resumen de 5 frases que puedas reutilizar

Rellena esto justo después de la victoria:

• Son un [rol/equipo] en una [tipo de empresa], responsables de [trabajo a realizar].
• Compraron [producto/paquete] porque [dolor principal] estaba causando [riesgo/coste].
• El desencadenante fue [evento] y necesitaban resultados en [tiempo].
• Nos eligieron sobre [alternativa] por [1-2 factores decisivos].
• El éxito en 30 días significa [resultado medible específico].

Ejemplo: un pequeño equipo de ventas eligió una herramienta todo‑en‑uno de cold email porque gestionar dominios, warm‑up y respuestas en varias herramientas les costaba horas cada semana y dañaba la entregabilidad. Su desencadenante fue contratar dos nuevos SDRs y necesitar un sistema outbound repetible en un mes.

Extrae los patrones: rol, desencadenante, caso de uso, restricciones

Una sola victoria solo es útil si puedes explicar por qué ocurrió. Tu objetivo es sacar unos pocos patrones repetibles que puedas usar para construir una lista lookalike sin sobrepensarlo.

Empieza por el patrón de rol. No te quedes sólo con el título. Mira de qué es responsable la persona y en qué se la evalúa. Un manager de SDR medido por reuniones agendadas comprará por razones distintas a un VP Sales medido por pipeline, aunque ambos digan “necesitamos más outbound”. También fija el tamaño del equipo: operador solitario, equipo pequeño o un pod completo de SDRs.

Luego encuentra el desencadenante que convirtió “más tarde” en “ahora”. La mayoría de compradores no cambian herramientas un martes tranquilo. Algo cambió: una nueva cuota, un nuevo segmento, una contratación, una nueva herramienta que creó brechas o un problema de entregabilidad que convirtió el outbound en una urgencia.

Después, escribe el caso de uso en lenguaje llano. No features. El trabajo por el que te contrataron. Por ejemplo: “Lanzar campañas de email frío rápido sin gestionar dominios, buzones, calentamiento y ordenado de respuestas”.

Si tu producto es LeadTrain, el caso de uso suele leerse así: mantener la entregabilidad saludable con calentamiento automatizado, gestionar dominios y buzones en un solo lugar y dedicar menos tiempo a triage de respuestas porque las respuestas se categorizan automáticamente.

Finalmente, captura las restricciones. Son los límites que moldearon la decisión: comodidad presupuestaria, rapidez con la que necesitaban resultados, integraciones imprescindibles, cumplimiento o normas de marca y aprobaciones internas.

Una forma rápida de extraer patrones es responder cinco preguntas:

• ¿Quién asumía el problema día a día y qué métrica le importaba más?
• ¿Qué cambió en los últimos 30 a 90 días que creó urgencia?
• ¿Qué tarea intentaban completar de forma repetida (semanal o diaria)?
• ¿Qué no podía ser cierto para que el trato funcionara (tiempo, dinero, herramientas, aprobaciones)?
• ¿Qué les hizo decir “sí” en vez de quedarse con su enfoque actual?

Añade descalificadores para no perder tiempo con cuentas que “parecen similares” pero no van a comprar. Descalificadores comunes: falta de urgencia, sin propietario interno, prohibición estricta de outbound o un setup que no puede usar tu flujo requerido (por ejemplo, deben enviar solo desde un dominio corporativo único y no usar dominios de envío separados).

Convierte los patrones en un ICP‑lite que puedas usar

Una victoria te da pistas, pero los patrones solo son útiles cuando los conviertes en algo a lo que puedas apuntar al construir la lista lookalike. Mantenlo en una página que puedas leer en 30 segundos.

Una tarjeta ICP‑lite simple tiene cinco partes:

• Quién es (título, equipo, nivel)
• Dónde están (industria, tamaño de empresa, región si importa)
• Cuándo compran (evento desencadenante)
• Por qué les importa (caso de uso y el momento de “esto duele”)
• Qué lo puede bloquear (restricciones como presupuesto, herramientas, cumplimiento)

Añade señales: 3 a 5 imprescindibles que fueron verdaderas en la victoria y probablemente deban repetirse. Por ejemplo, poseen outbound o pipeline, ya envían emails en frío (o están empezando), tienen una oferta y un tipo de lead claros y tienen una razón para mejorar entregabilidad o manejo de respuestas ahora.

Luego lista 3 a 5 deseables que suben tus probabilidades pero no son obligatorios. Ejemplos: equipo pequeño de SDRs, uso de Apollo u otro proveedor de datos, ejecución de secuencias multistep, venta B2B con ACV medio y disposición a probar mensajes semanalmente.

Escribe dos declaraciones de problema cortas con las palabras del cliente. Usa frases que realmente oíste:

“Las respuestas llegan, pero perdemos tiempo ordenando quién está interesado.”

“Entramos en spam cuando aumentamos el envío y eso mata la campaña.”

Finalmente, lista una prueba que puedas mencionar honestamente sin exagerar: un resultado, un plazo y lo que hiciste. Ejemplo: “Configuramos envío autenticado (SPF/DKIM/DMARC), calentamos buzones, lanzamos una secuencia de 4 pasos y conseguimos X respuestas cualificadas en Y días.” Si usaste LeadTrain para partes de ese flujo, anota las acciones que realizaste, no solo el nombre de la herramienta.

Decide qué significa “suficientemente similar” para los primeros 20 prospectos:

• Mismo rol o el rol adyacente
• Mismo desencadenante en los últimos 30 a 90 días
• Mismo caso de uso (no solo misma industria)
• Mismas restricciones (o menos)
• Misma capacidad mínima para actuar (tiempo, presupuesto, permiso)

Esa definición mantiene tu primera lista ajustada, de modo que tu outreach siga siendo específico y creíble.

Paso a paso: construye una lista lookalike de 20 prospectos

No intentas construir una base de datos gigantesca. Buscas 20 empresas que se parezcan a tu victoria por la misma razón, ahora mismo.

1. Empieza con un marco de búsqueda estrecho. Elige 1 o 2 filtros rigurosos en los que confíes: una categoría de industria concreta, un rango de empleados y una región o zona horaria que coincida con cómo vendes. Si tu victoria fue una SaaS de 50 a 200 empleados en Norteamérica, no lo amplíes a “software, 1 a 1000, global” solo para alcanzar un número.

2. Filtra por el mismo rol comprador. Usa títulos que reflejen a la persona que impulsó el trato y la que firmó. Mantenlo simple: un nivel de seniority (por ejemplo, Head o Director) y 2 a 3 variantes de título. Si la victoria vino por Sales Ops, no empieces a dirigirte solo a CEOs.

3. Añade un desencadenante que puedas confirmar rápido. Los desencadenantes son señales de “esto es urgente ahora”. Buenos ejemplos: contrataciones recientes para la función que apoyas, una nueva iniciativa outbound, una ronda de financiación, una nueva ubicación o un cambio visible de herramienta. Elige un desencadenante para esta lista para que tu mensaje sea consistente.

4. Haz una comprobación de encaje de 2 minutos antes de mantener una empresa. Ojea su sitio en busca de lenguaje que coincida con el caso de uso, revisa ofertas de empleo para equipo y herramientas, y busca prueba de que ejecutan la táctica que ayudas. Para targeting por email frío, podrías confirmar que venden B2B, tienen un equipo de SDRs y hablan de outbound o metas de pipeline.

5. Exporta los 20 y escribe por qué cada uno entró. Añade una nota corta por prospecto: coincidencia de rol, desencadenante y una línea que pruebe el encaje del caso de uso. Eso convierte la lista en algo desde lo que puedes escribir, no solo nombres.

Ejemplo: si tu victoria fue una SaaS de Serie A que acaba de contratar 3 SDRs y necesitaba colocación de bandeja de entrada fiable, construye tus 20 alrededor de “SaaS Serie A contratando SDRs en los últimos 60 días” y anota la prueba de cada empresa. Cuando cargues esa lista en una herramienta como LeadTrain, esas notas se convierten en puntos de personalización fáciles para el primer email y los seguimientos.

Enriquecer y verificar: haz la lista utilizable para outreach

Una lista lookalike solo es tan buena como sus detalles. Antes de escribir un solo email, haz que cada una de las 20 entradas sea contactable y verdadera. Quieres una persona real, en una empresa real, por una razón real.

Enriquece los mismos campos para cada prospecto. La consistencia importa más que la perfección porque compararás entradas lado a lado. Como mínimo, captura:

• Nombre de la empresa, dominio del sitio, rango de tamaño, industria
• Nombre completo de la persona, título exacto, seniority
• Email laboral y ubicación o zona horaria
• Contexto de una frase (su probable caso de uso) y el desencadenante que puedes apuntar
• Una nota de prueba (qué confirma el desencadenante)

Después, verifica los emails. Una dirección que parece válida aún puede rebotar, y los rebotes dañan la entregabilidad. Usa un verificador si tienes uno, pero también comprueba el patrón: ¿la empresa usa nombre.apellido, inicial+apellido u otro formato?

Cuidado con direcciones arriesgadas. Buzones genéricos como sales@ o info@ suelen ir a colas compartidas y algunos proveedores los tratan distinto. Si un dominio es catch‑all (acepta cualquier dirección), trata el email como no verificado y confía más en comprobaciones de patrón y encaje de rol. Mantén un buzón genérico solo cuando no haya contacto nombrado y el desencadenante sea muy fuerte.

Pon todo en una única fuente de verdad (una fila por prospecto). Añade un estado simple: Listo, Necesita verificación o Eliminar. Si luego usas una herramienta de cold email como LeadTrain, esa hoja será tu lista de importación y tus notas de campaña.

Fija una regla clara de eliminación para que la lista se mantenga limpia:

• Sin prueba del desencadenante tras 10 minutos de comprobación
• Email no puede verificarse y el dominio es catch‑all sin señal fuerte
• El rol no coincide con el patrón de la victoria (comprador equivocado o usuario equivocado)
• La empresa está fuera de tus restricciones (demasiado pequeña, región equivocada, sector regulado)
• Tienen una razón activa para no comprar (por ejemplo, política pública de “no email frío”)

Ejemplo: si tu victoria fue un Head of Sales en una SaaS de 50 a 200 empleados contratando SDRs, un prospecto con el mismo rol pero sin contrataciones, sin equipo outbound y solo un email genérico suele ser para eliminar.

Prioriza los 20 para empezar con las mejores probabilidades

Una lista de 20 es lo bastante pequeña para tratarla como una lista objetivo, no como una base de datos. Empieza donde las probabilidades sean mejores para aprender más rápido y obtener respuestas antes.

Usa una puntuación simple de 15. Da a cada prospecto tres puntuaciones de 1 a 5 y súmalas:

• Puntuación de encaje (1‑5): ¿Qué tan cerca están de la victoria (rol, tipo de empresa, caso de uso)?
• Puntuación de timing (1‑5): ¿Hay señales de que el desencadenante ocurre ahora (contratación, nueva iniciativa, financiación, cambio de herramienta, crecimiento de equipo)?
• Puntuación de alcanzabilidad (1‑5): ¿Qué tan fácil es contactar a una persona real (formato de email correcto, buzón activo, dominio limpio, puedes nombrar a la persona adecuada)?

Ordena y etiqueta cada prospecto con un tier y una línea de razón para no dudar después:

• Tier A (12‑15): Gran encaje, desencadenante claro, fácil contacto. Empieza aquí.
• Tier B (9‑11): Buen encaje pero falta una pieza (desencadenante débil o contacto poco claro).
• Tier C (3‑8): Encaje vago o difícil de contactar. Aparca.

Elige una persona primaria y una secundaria para outreach. Ejemplo: primaria = Head of Sales (propietario del pipeline). Secundaria = SDR Manager (siente el dolor a diario). Esto mantiene tu mensaje consistente y te da una puerta alternativa en la cuenta.

Escribe un ángulo de mensaje ligado al desencadenante y al caso de uso: desencadenante + consecuencia + resultado. Ejemplo: “Veo que están contratando 3 SDRs. Cuando los equipos se aceleran, la triage de respuestas y la velocidad de seguimiento suelen fallar. Ayudamos a mantener el orden y centrarse en las respuestas interesadas.”

Decide el siguiente paso antes de enviar nada. Un predeterminado práctico es una comprobación de encaje de 15 minutos: confirmar el desencadenante, confirmar su flujo actual y decidir si merece una demo más larga. Si usas LeadTrain, esa llamada puede ser una revisión rápida de su setup outbound (dominios, calentamiento, secuencias) y dónde podrían perder reuniones.

Un ejemplo realista: de una victoria a una lista de 20

Ejemplo de una victoria pequeña: una agencia B2B de 12 personas compró tu servicio después de fallar la cuota durante dos meses. El fundador dijo: “Se acabaron las referencias, necesitamos un flujo constante de llamadas de ventas.” No pedían “más leads” en general. Querían 6 a 8 llamadas de descubrimiento cualificadas al mes en 30 días, sin contratar otro SDR.

El desencadenante fue claro. Lanzaron una nueva oferta, subieron precios y su outreach antiguo (principalmente DMs en LinkedIn y referencias) dejó de funcionar. Necesitaban outbound que una sola persona pudiera manejar, con respuestas ordenadas rápido y sin problemas de entregabilidad.

Así queda el patrón en lenguaje llano:

• Rol (campeón): fundador o head of growth que sufre el dolor a diario
• Decisor: fundador (misma persona aquí) o a veces un COO en agencias más grandes
• Desencadenante: nueva oferta, cambio de precios o caída de pipeline tras un trimestre flojo
• Caso de uso: email outbound para agendar llamadas, con seguimiento rápido y manejo de respuestas
• Restricciones: equipo pequeño, no tiempo para gestionar 5 herramientas, necesita resultados en semanas

Ahora construye la lista lookalike emparejando esos patrones, no solo la etiqueta “agencia”. Elige 20 firmas que vendan servicios B2B de alto valor, tengan 5 a 25 empleados, hayan publicado recientemente sobre contrataciones o nuevo posicionamiento y muestren señales de venta activa (casos de estudio, webinars, contenido del fundador).

El mensaje cambia según a quién escribas. Al campeón, ve al dolor del día a día: mantener la consistencia, manejar respuestas y proteger la colocación en bandeja. Al decisor, ve al resultado y al riesgo: llamadas predecibles sin aumentar headcount y sin quemar la reputación del dominio.

Tras las primeras 2 semanas, el éxito no es “cerrar tratos”. El éxito son 3 a 5 respuestas positivas, 8 a 12 conversaciones totales (incluyendo “ahora no”), objeciones claras que puedas reutilizar y suficiente señal para refinar el siguiente lote. Si ejecutas cold email en una herramienta como LeadTrain, también quieres métricas limpias de entregabilidad y categorías de respuesta que muestren si la lista o el mensaje necesitan ajuste.

Errores comunes y trampas a evitar

La forma más rápida de desperdiciar tu única victoria es construir una lista lookalike basada en sensaciones. “También son B2B SaaS” no es un desencadenante. Tus mejores prospectos coinciden con la razón por la que el cliente compró, no con su logo.

Una trampa común es elegir empresas que parecen similares en la superficie pero fallan en el desencadenante real. Si ganaste porque contrataron su primer SDR y necesitaban outbound rápido, apuntar a “empresas de tamaño similar” que no están contratando ni lanzando iniciativas dará bajas tasas de respuesta aunque los firmográficos encajen.

Otra trampa es sobreajustar a un cliente. Una victoria suele tener detalles raros que no son universales: una regla de cumplimiento nicho, la preferencia personal de un fundador o una petición de integración puntual. Trata eso como nota, no como requisito.

Los errores que suelen hundir la lista son:

• Copiar peculiaridades de la industria en vez del patrón central (rol + desencadenante + caso de uso)
• Perseguir datos perfectos en lugar de señales suficientemente buenas en las que puedas actuar
• Escribir un email genérico que ignore el rol del destinatario y el desencadenante elegido
• Confundir comprador con usuario y enviar al título equivocado
• Escalar demasiado rápido antes de estabilizar entregabilidad y respuestas

El último oculta buen targeting tras mal envío. Si saltas de 20 prospectos a 2.000 sin calentar buzones y sin vigilar rebotes y señales de spam, puedes quemar el dominio y nunca aprender qué mensaje funcionó. Mantén el volumen bajo hasta ver opens consistentes, pocos rebotes y respuestas reales. Herramientas como LeadTrain ayudan calentando buzones y clasificando respuestas (interesado, no interesado, fuera de la oficina, rebote, unsubscribe) para detectar problemas temprano.

Una regla simple de seguridad: si no puedes explicar en una frase por qué este prospecto está en la lista (desencadenante + quién sufre el dolor + qué resultado quiere), elimínalo.

Checklist rápido y próximos pasos

Antes de construir más listas, asegúrate de poder explicar la victoria en una frase: quién compró, por qué ahora y para qué lo usaron. Si no puedes decirlo con sencillez, tus reglas de targeting se desviarán y tu outreach parecerá aleatorio.

Mantén una verificación previa de una página:

• Resumen de la victoria: rol, tipo de empresa, momento en que decidieron, resultado exacto que querían
• Patrones: 3 a 5 señales (rol, desencadenante, caso de uso, restricciones)
• Tarjeta ICP‑lite: un párrafo que diga “mejor ajuste es X, no Y”
• Reglas de lista: qué debe ser verdad para incluir un prospecto y qué excluir automáticamente
• Puntuación simple: encaje, timing, facilidad de contacto

Una vez tengas 20 prospectos, haz una revisión final de 5 minutos por persona antes de enviar nada. Busca desajustes obvios y ganchos fáciles de personalización.

Comprueba tres cosas: (1) ¿son el rol correcto (o lo bastante cercano para influir en el problema)? (2) ¿muestran el desencadenante en el que apuestas? (3) ¿puedes nombrar una razón por la que les importaría este mes?

Luego comienza en pequeño. Envía a los primeros 10, observa las respuestas y solo entonces expande el patrón. Si recibes muchos “no soy yo”, tu patrón de rol está equivocado. Si recibes “ahora no” educado, tu desencadenante es débil o temprano.

Si vas a hacer cold email, consigue lo básico antes de escalar: dominios de envío separados, autenticación adecuada, calentamiento y una secuencia multi‑paso simple con una petición clara. Si quieres todo en un solo lugar, LeadTrain (leadtrain.app) combina dominios, buzones, calentamiento, secuencias y clasificación de respuestas, lo que facilita mantener campañas consistentes mientras aprendes qué patrón lookalike funciona realmente.

Después del primer lote, anota las 3 objeciones principales que viste y actualiza tus patrones y puntuación. Tu segunda lista de 20 debería ser notablemente mejor que la primera.