Checklist de calidad de la lista de cuentas: un método rápido de puntuación

Qué falla cuando tu lista de cuentas es de baja calidad

Un buen copy aún puede fallar si llega a las personas equivocadas, en el momento equivocado o a direcciones que nunca llegan a una bandeja de entrada. Cuando los fundadores dicen “el cold email no funciona”, a menudo el verdadero problema es la lista.

Las listas de baja calidad desperdician envíos de formas silenciosas. Las aperturas bajan porque las direcciones son inválidas o tu correo cae en spam. Las respuestas bajan porque las cuentas no encajan, aunque lean el mensaje. La entregabilidad empeora porque rebotes, quejas de spam y bajas rápidas enseñan a los proveedores que tus correos no son deseados.

Para los fundadores, “calidad” es simple: la lista debe incluir las cuentas correctas, contactos alcanzables, una razón creíble para importarle ahora y suficientes datos para personalizar y medir.

Cuatro cosas importan más:

• Ajuste: ¿Estas cuentas coinciden con lo que vendes (tamaño, industria, tecnología, geografía)?
• Alcanzabilidad: ¿Los correos son válidos y tienen probabilidad de llegar a una bandeja de entrada?
• Urgencia: ¿Hay un disparador que haga que el momento tenga sentido (nueva contratación, financiación, cambio de herramienta)?
• Completitud de datos: ¿Tienes lo básico (nombre, cargo, empresa) y un gancho de personalización usable?

Normalmente puedes mejorar una lista en 30 a 60 minutos antes de enviar. Elige un segmento estrecho, elimina encajes malos evidentes, descarta direcciones de riesgo (como buzones genéricos si no son tu objetivo) y completa los campos faltantes para los prospectos que más te importan.

Un ejemplo realista: si tienes 300 “líderes de marketing” en todas las industrias, recórtalos a 80 empresas SaaS con un Head of Growth y una señal clara de que están contratando. Incluso con el mismo copy, los resultados suelen mejorar rápido.

La entregabilidad es parte lista y parte configuración de envío. Herramientas como LeadTrain pueden ayudar calentando buzones y mostrando señales de rebote y bajas temprano, pero la victoria más rápida sigue siendo afinar a quién envías.

Fija tu línea base: una campaña, un objetivo, una regla

Antes de puntuar tu lista, decide qué significa “éxito” para esta campaña. Si quieres reuniones, juzgarás la lista distinto que si buscas aprender rápido (por ejemplo, qué ICP responde) o validar un nuevo ángulo.

Anota un objetivo principal y uno secundario. Manténlo concreto: “agendar 5 llamadas”, “obtener 20 respuestas” o “saber qué persona responde”. Esto evita inflar la lista con cuentas aleatorias solo para alcanzar un número de envíos.

Luego, elige una persona y un caso de uso. “Fundador en un SaaS de 10‑50 personas que acaba de contratar su primer SDR” es mucho más claro que “empresas B2B”. Cuando la persona es difusa, el mensaje se vuelve genérico y hasta una lista limpia rinde menos.

Establece una regla mínima que decida enviar vs arreglar. Una simple regla de aprobado/rechazado funciona bien:

• Puntuación media mínima para la lista (por ejemplo, 70/100)
• Puntuación mínima por cuenta (por ejemplo, nada por debajo de 50/100)

Si no alcanzas la barra, arregla los datos, estrecha el objetivo o recorta el tamaño de la lista. Si la cumples, envía y mejora con los resultados reales.

Finalmente, pon de acuerdo qué significa “datos suficientemente buenos”. No necesitas perfección, pero sí consistencia para poder personalizar y seguir resultados.

Para la primera campaña outbound de un fundador, un mínimo práctico es: nombre de la empresa, sitio web, un correo de un tomador de decisiones, cargo/título y una razón por la que la cuenta está en la lista (contratación, stack tecnológico, financiación reciente u otra señal clara). Si ejecutas secuencias en LeadTrain, esos campos también facilitan la configuración y los informes.

Puntuación 1: Ajuste (¿son estas las cuentas correctas?)

El ajuste es la forma más rápida de desperdiciar envíos. Si las cuentas son erróneas, una buena entregabilidad y un copy fuerte aún producen silencio (o respuestas corteses de “no encaja”).

Empieza con firmográficas que puedas verificar rápido: tamaño de empresa, industria, geografía y modelo de negocio. Conserva solo los rasgos que realmente cambian si tu producto funciona.

Una regla simple: si no puedes explicar en una frase por qué esta cuenta compraría, aún no es un encaje.

Verificaciones rápidas de ajuste

Hazte algunas preguntas directas:

• ¿Coinciden con lo básico de tu ICP (tamaño, industria, ubicación, B2B/B2C)?
• ¿Sufren el problema con frecuencia (semanalmente), no raramente (una vez al año)?
• ¿Tu solución está razonablemente permitida en su entorno (cumplimiento, compras, seguridad)?
• ¿Puedes nombrar un cargo que se preocupe y pueda influir en el presupuesto?
• ¿Puedes describir una primera victoria creíble en 30 días?

Los descalificadores importan igual. Una cuenta alcanzable puede seguir siendo mal encaje: demasiado pequeña para pagar, demasiado regulada para adoptar, región equivocada o bloqueos que no puedes sortear.

Puntuación de ajuste (0-5)

Mantén definiciones claras para puntuar rápido:

• 0‑1: Mayormente aleatorio. Rasgos del ICP faltan, comprador poco claro o sin caso de uso obvio.
• 2: Algo de alineación, pero rasgos clave desconocidos o el problema parece opcional.
• 3: Buen encaje en lo básico con caso de uso claro, pero queda una pregunta importante.
• 4: Buen encaje. Puedes nombrar al comprador, el dolor y una primera victoria creíble.
• 5: Ideal. Coinciden con tus mejores clientes, muestran señales claras y sabes por qué ahora.

En envíos tempranos, apégate a puntuaciones de ajuste de 3+.

Puntuación 2: Alcanzabilidad (¿llegará realmente tu email?)

La alcanzabilidad trata de confianza: si pulsas enviar, ¿llegará el mensaje a la bandeja de entrada de alguien que pueda actuar?

Empieza por la relevancia del cargo. Si vendes a fundadores pero escribes a becarios, tu entregabilidad puede estar bien, pero el alcance práctico es casi cero. Elige 1 o 2 títulos principales y un conjunto corto de alternativos (por ejemplo: Founder, CEO, Head of Sales) y baja la prioridad de contactos fuera de ese rango.

Luego busca señales de riesgo en los correos. Los dominios catch‑all (donde cualquier dirección “acepta” correo) pueden ocultar malos datos. Buzones genéricos como info@, sales@ o support@ se filtran más y responden menos. Ten cautela con dominios desconocidos, dominios muy nuevos y direcciones adivinadas sin verificación.

Puedes añadir varios contactos por cuenta, pero manténlo ajustado. Dos o tres personas tiene sentido cuando la decisión es compartida (por ejemplo, Founder más Head of Sales) o necesitas cobertura horaria. Más allá de eso, a menudo generas ruido interno y aumentas el riesgo de quejas.

Puntuación de alcanzabilidad (0-5)

• 5: Email verificado, buzón de persona real, título objetivo, dominio empresarial establecido, sin banderas de riesgo.
• 4: Probablemente entregable, riesgo menor (como catch‑all), título coincide bien.
• 3: Señales mixtas: el título está bien, pero la verificación es desconocida o el dominio parece débil.
• 2: Alto riesgo: buzón genérico, múltiples señales de alerta o el cargo es forzado.
• 0‑1: Inusable: historial de rebotes, dominio equivocado o claramente no es un tomador de decisiones.

Si envías desde buzones nuevos, excluye puntuaciones 0‑2 de tu primera ola. El warm‑up de LeadTrain puede ayudar a proteger la reputación del remitente mientras empiezas con contactos de mayor confianza.

Puntuación 3: Urgencia (¿hay razón para actuar ahora?)

El ajuste responde “¿deberíamos hablar?” La urgencia responde “¿debemos hablar ahora?” Incluso cuentas de ajuste perfecto te ignoran cuando no hay un disparador a corto plazo.

Qué cuenta como urgencia real

Busca señales que cambien prioridades o creen plazos: nuevas contrataciones en el equipo al que vendes, financiación reciente, lanzamiento de producto, nueva expansión de mercado o cambio de liderazgo (nuevo VP, Head of Sales o responsable de RevOps). Estas situaciones suelen crear ventanas cortas donde los equipos evalúan herramientas o cambian procesos.

Las señales de timing pueden ser igual de fuertes: renovaciones anuales, fin de contrato, cierre de trimestre presupuestario, picos estacionales o un ciclo de planificación conocido.

Una comprobación útil: la urgencia suena a “debemos arreglar esto” ligada a una línea de tiempo. La curiosidad suena a “interesante” y “quizá más adelante”.

Puntuación de urgencia (0-5)

• 0: Sin disparador, sin pista de timing. Posponer el envío.
• 1‑2: Señal débil (noticia antigua, planes vagos). Usar solo si la lista es pequeña.
• 3: Un disparador claro en los últimos 30‑90 días, o un ciclo conocido que se aproxima.
• 4: Disparador fuerte más timing (contratación más lanzamiento, financiación más creación de equipo).
• 5: Basado en plazo (renovación el próximo mes, cambio activo de proveedor, anuncio público de “estamos contratando X ahora”).

Si una cuenta puntúa 0‑1, no la fuerces. Déjala y revísala cuando aparezcan nuevas señales. Si organizas prospectos en un sistema como LeadTrain, añadir un campo simple de “urgencia” facilita enviar primero a cuentas de mayor intención.

Puntuación 4: Completitud de datos (¿puedes personalizar y medir?)

La completitud de datos es la diferencia entre “spray and pray” y un mensaje que parece pensado para esa persona. También evita envíos desperdiciados y reportes desordenados.

Empieza por los campos mínimos que el cold email necesita para funcionar:

• Nombre y apellido
• Cargo/título
• Nombre de la empresa
• Email de trabajo
• Dominio de la empresa

Si falta alguno, la personalización falla, el targeting se vuelve impreciso o el riesgo de entregabilidad sube.

Una vez están los básicos, algunos extras hacen el outreach más afilado y los resultados más fáciles de medir: stack tecnológico, ubicación o zona horaria, un disparador reciente, un campo de perfil de LinkedIn (como referencia) y tamaño de empresa o banda de ingresos.

También vigila problemas que se ocultan en hojas “completas”: duplicados que causan envíos dobles, cargos desactualizados (cambios de trabajo) y rebrandings donde nombre de la empresa y dominio ya no coinciden.

Puntuación de completitud (0-5)

• 5: Todos los campos mínimos más dos o más extras útiles, sin duplicados obvios ni dominios incompatibles.
• 4: Todos los mínimos más un extra útil, limpieza menor necesaria.
• 3: Campos mínimos presentes pero débiles para personalizar (títulos genéricos, faltan la mayoría de extras).
• 2: Falta un campo mínimo o alta duda sobre la precisión del cargo/empresa.
• 0‑1: Faltan varios campos mínimos o hay señales claras de datos obsoletos.

Para una primera campaña, una regla estricta pero efectiva es enviar solo a puntuaciones 4‑5. Siempre puedes enriquecer y ampliar después.

Construye un modelo de puntuación simple (paso a paso)

Un modelo de puntuación te mantiene honesto. En lugar de debatir “buenos leads”, das a cada cuenta la misma prueba rápida y luego decides qué hacer.

Paso 1: Crea una tarjeta de 4 filas

Da a cada cuenta una puntuación 0‑3 por fila (0 = mal, 3 = excelente):

• Ajuste (0‑3): coincide con lo básico del ICP y tiene un caso de uso creíble.
• Alcanzabilidad (0‑3): persona real a la que escribir, dominio legítimo, probablemente entregable.
• Urgencia (0‑3): razón clara para actuar ahora.
• Completitud de datos (0‑3): suficientes campos para personalizar y seguir.

Paso 2: Elige pesos (haz que la alcanzabilidad pese más)

Los pesos evitan que un “gran encaje” se cuele cuando no puedes alcanzar a nadie. Un valor por defecto simple:

• Alcanzabilidad x 4
• Ajuste x 3
• Urgencia x 2
• Completitud x 1

Fórmula total: (Ajuste*3) + (Alcanzabilidad*4) + (Urgencia*2) + (Completitud*1). Con puntuación 0‑3 por categoría, el máximo es 30.

Paso 3: Segmenta en niveles

Convierte el total en decisiones:

• Nivel A (24‑30): enviar ahora.
• Nivel B (16‑23): enriquecer primero, luego enviar.
• Nivel C (0‑15): reemplazar o aparcar.

Paso 4: Decide acciones por nivel (y cúmplelas)

Etiqueta los niveles antes del lanzamiento para que solo Nivel A entre en tu primera secuencia. Ese hábito protege la entregabilidad y concentra tu tiempo en cuentas que pueden generar respuestas.

Una verificación previa de 15 minutos

Esta revisión previa busca atrapar los problemas que desperdician envíos y causan rebotes.

Comienza muestreando 20 filas al azar. Si detectas problemas obvios de inmediato (industria equivocada, nombres faltantes, dominios sospechosos), pausa y arregla las reglas de extracción primero. Limpiar una lista rota es lento.

Luego haz un pase rápido, en este orden:

• Elimina dominios de baja confianza. Descarta lo obvio: errores tipográficos, dominios estacionados, TLD raros que no conoces o dominios que no parecen pertenecer a una empresa real.
• Corta tipos de buzón riesgosos a menos que tengas una razón. Aísla buzones de rol como info@, support@, sales@, admin@ salvo que los estés atacando intencionadamente.
• Desduplica cuentas y contactos. Elimina repeticiones por dominio y por email, y detecta casi‑duplicados (misma empresa con dos escrituras).
• Añade una línea de disparador para el top‑tier únicamente. Para tus mejores cuentas, añade una sola razón por la que las elegiste (contratación reciente, una herramienta en su stack). No lo obligues en todos los registros.
• Verificación puntual antes del envío completo. Asegúrate de que el nombre de la empresa coincide con el dominio, que el contacto trabaja allí y que el título es plausible.

Si ya envías desde LeadTrain, guardar esto como un paso previo recurrente te ayuda a evitar corregir los mismos problemas semana tras semana.

Errores comunes que desperdician envíos y dañan la entregabilidad

La mayoría de los fundadores se enfocan en “¿son estas las empresas correctas?” y olvidan la parte aburrida: ¿puedes realmente contactar a la persona correcta? Ahí es donde una lista que luce bien en papel se convierte en rebotes, placement en spam y la falsa conclusión de que el cold email no funciona.

Errores comunes:

• Tratar el encaje como lo único que importa y descubrir tarde que los emails son inválidos o están bloqueados.
• Enviar a cuentas de baja puntuación “solo para ver qué pasa”, lo que daña la reputación del remitente antes de aprender nada.
• Mezclar personas (Founder, VP Sales, RevOps) en una misma secuencia y culpar al copy cuando las respuestas son inconsistentes.
• Usar datos obsoletos (títulos antiguos, nombres de empresa equivocados, dominios desactualizados), lo que genera desconfianza instantánea.
• Saltarse un pequeño batch piloto, de modo que solo notas las tasas de rebote después de cientos de envíos.

Un patrón más seguro: empieza con una porción pequeña y de alta puntuación, confirma bajas reducidas y buena colocación en bandeja, y luego expande. El warm‑up y la clasificación de respuestas te ayudan a detectar problemas antes, pero no salvan una lista débil.

Ejemplo: puntuar una lista de 500 cuentas antes de la primera campaña

Un fundador vende una herramienta de visibilidad de gasto a líderes financieros (CFO, VP Finance, Controller) en empresas SaaS de tamaño medio. Extraen una lista de 500 cuentas de un proveedor de datos. Los datos están mezclados: algunas cuentas son demasiado pequeñas, faltan correos y muchos títulos son vagos.

Primero puntúan una muestra de 50 cuentas. Cada cuenta recibe 0 a 2 puntos por Ajuste, Alcanzabilidad, Urgencia y Completitud (8 puntos máximo). En unos 20 minutos pueden ver dónde es más débil la lista.

Proyectado al total de 500, terminan con un plan:

• Nivel A (unos 180 cuentas): enviar ya.
• Nivel B (unos 220 cuentas): enriquecer primero.
• Nivel C (unos 100 cuentas): descartar por ahora.

Tras limpiar, la tasa de rebote baja porque dejan de enviar a contactos riesgosos o incompletos. Las respuestas mejoran porque Nivel A y el Nivel B enriquecido son más relevantes y fáciles de personalizar.

La lección clave para la siguiente extracción: no empieces con 500. Empieza con las reglas de puntuación. Actualiza filtros (solo SaaS, banda de tamaño, títulos financieros) y exige un conjunto mínimo de campos (nombre, título, confianza del email y un disparador).

Siguientes pasos: convierte la calidad de lista en un hábito repetible

Trata la calidad de lista como una rutina semanal, no como una limpieza puntual. Ejecuta las mismas comprobaciones cada vez y tus resultados serán más predecibles.

Empieza con una prueba Nivel A: envía un primer lote modesto y luego compara resultados por nivel. Si Nivel A responde más y tiene menos rebotes, tu puntuación funciona. Si no, ajusta una regla a la vez para ver qué cambió.

Escribe las reglas para que la barra no cambie por urgencia.

Un flujo repetible y simple:

• Extrae la lista con un objetivo claro (persona + mercado)
• Púntuala y elimina o arregla lo que esté por debajo de tu mínimo
• Limpia los datos (duplicados, dominios malos, campos faltantes)
• Calienta buzones nuevos antes de aumentar volumen
• Envía, revisa resultados y actualiza las reglas

Si quieres menos partes móviles, LeadTrain mantiene el flujo outbound en un solo lugar: dominios y buzones, warm‑up automatizado, secuencias multi‑paso y clasificación de respuestas (interesado, no interesado, OOO, rebote, baja). Eso facilita mantener el hábito sin tener que gestionar varias herramientas.