Categorías de respuesta para entrenar a SDRs: un formato de revisión semanal

Qué dicen realmente las categorías de respuesta

Los equipos pierden tiempo discutiendo sobre “buen copy” cuando en realidad están reaccionando a unas pocas respuestas fuertes. Las categorías de respuesta claras convierten opiniones en un problema que puedes arreglar. En lugar de “este email se siente flojo”, obtienes “no interesado sin preguntas” o “los bajas suscripciones subieron después del paso 2”. Eso apunta a un cambio específico.

Usadas bien, las categorías hacen más que ordenar la bandeja. Muestran cómo se comporta tu mensaje y tu targeting en el mundo real.

Esto es lo que suelen señalar las categorías principales:

• Interested: la oferta y la audiencia coinciden. Tu trabajo es reducir la fricción para que sea fácil agendar y avanzar.
• Not interested: relevancia débil, valor poco claro o la persona equivocada. El copy importa, pero la calidad de la lista importa igual.
• Out of office: es cuestión de tiempo, no de rechazo. A menudo es una señal para añadir un paso de reentrada simple.
• Bounce: normalmente es un problema de datos o envío, no del copy.
• Unsubscribe: una señal fuerte de que tu targeting o tono suena mal, o que la presión de follow-up es demasiado alta.

Una buena revisión semanal debería producir dos cosas: unas pocas ediciones de copy y algunos drills. No una reescritura completa. No una sesión teórica.

Después de 30 a 45 minutos, el “buen resultado” se ve así:

• 2 a 3 cambios de copy ligados a un patrón de respuesta (ajustar la primera línea, suavizar el cierre, eliminar un follow-up agresivo).
• 1 a 2 drills que cambien el comportamiento (líneas de asunto para tres personas, una proposición de valor de una frase, cómo manejar “no interesado” sin ponerse a la defensiva).

No esperes copy perfecto, soluciones instantáneas de entregabilidad o una mezcla de respuestas que nunca cambie. Las categorías no reemplazan el juicio, pero evitan que adivines.

Configura categorías de respuesta que tu equipo pueda usar de forma consistente

Si quieres que las categorías impulsen el coaching, la estabilidad importa más que el detalle. Elige un conjunto pequeño que usarás cada semana, incluso cuando te den ganas de añadir etiquetas. Cuando las categorías cambian constantemente, las tendencias desaparecen y el coaching se convierte en conjeturas.

Empieza separando señales de entregabilidad (¿puedes alcanzar a la gente?) de señales de mensaje (¿la gente se convence?). Mantenlas distintas para que no “arregles el copy” cuando el problema real es la configuración de envío.

Un modelo simple y usable:

Señales de entregabilidad

• Bounce: el mensaje no se pudo entregar.
• Unsubscribe: el prospecto pidió ser removido.

Señales de mensaje

• Interested: pide siguientes pasos, timing o una reunión.
• Not interested: un no claro sin camino alternativo.
• Not now: el timing está mal, pero no rechazaron la idea.
• Objection: dan una razón (precio, proveedor, encaje).
• Out of office: respuestas automáticas.

Escribe definiciones de una frase que tu equipo pueda leer en 10 segundos. Por ejemplo: “Not now = no objetan, pero piden reconectar más adelante.” La meta es que dos SDRs etiqueten la misma respuesta igual.

Decide quién etiqueta y cuándo. Una regla simple: etiqueta a diario mientras el contexto está fresco, luego haz una limpieza rápida 30 minutos antes de la revisión semanal.

Mantén las notas fáciles de escanear. Usa una razón por respuesta, no un párrafo. Un formato corto funciona bien: categoría + razón corta, como “Objection - ya usan HubSpot” o “Not now - presupuesto se renueva en abril.”

Una agenda de revisión semanal que tus SDRs puedan seguir

El coaching semanal funciona mejor cuando es repetible y basado en respuestas reales, no en sensaciones. El ciclo es simple: revisa lo que dijeron los prospects, decide qué cambiar, practica una habilidad, publica actualizaciones.

Una agenda de 30 minutos (misma hora, cada semana)

Saca una muestra pequeña de los últimos 7 días. Elige una secuencia y luego sepárala por paso (email 1, follow-up 1, follow-up 2). Quieres una mezcla de resultados, no solo lo mejor o lo peor.

Ordena las respuestas por categoría y lee algunas en voz alta. Cinco a diez son suficientes. Leer las palabras reales a menudo revela patrones que una hoja de cálculo oculta, como confusión sobre lo que vendes o irritación por una petición vaga.

Luego elige solo dos categorías para enfocarte esa semana. Limitar el alcance evita que el equipo cambie todo y no aprenda nada.

Cierra con una lista de acciones corta y concreta:

• Decide 1 a 3 ediciones de copy (frases exactas a cambiar, no “mejorarlo”).
• Elige 1 a 2 drills ligados a las categorías foco.
• Asigna un responsable y una fecha límite (a menudo el viernes al final del día).
• Confirma qué se publica el lunes (paso de la secuencia, audiencia, A/B test si hace falta).
• Escribe una cosa que vas a dejar de hacer (una línea, una afirmación o un hábito de follow-up).

Cómo se ve el “buen” resultado en la práctica

Imagina que un equipo de tres SDRs recibe muchas respuestas “Not interested” que dicen “Ya tenemos proveedor.” Lees siete ejemplos y notas que el email nunca responde “¿por qué cambiar?”

Entonces haces un solo cambio: añade una frase que presente una alternativa clara (velocidad, coste, simplicidad) y usa un CTA más suave. Después haces un drill: cada SDR practica una explicación de 20 segundos de “por qué cambiar” que no desprestigie a los competidores.

Si terminas la reunión con responsables, fechas límite y la lista de publicaciones del lunes, el coaching se convierte en resultados en lugar de conversación.

Asocia cada tipo de respuesta a una edición de copy específica

Las categorías importan solo si llevan a un cambio claro en el email. La meta no es reescribir todo. Es hacer una pequeña edición, publicarla y observar cómo se mueve ese tipo de respuesta la semana siguiente.

Ediciones prácticas ligadas a tipos comunes de respuesta:

• Interested: reduce la fricción. Reemplaza preguntas múltiples por un siguiente paso único (por ejemplo, "¿Te viene bien una llamada de 15 minutos el mar o el mié?") y elimina todo lo que les haga hacer tarea.
• Not interested: ajusta la relevancia. Añade un disparador específico que conecte con su mundo (cambio de rol, herramienta que usan, iniciativa reciente) y aclara en una línea a quién ayudas. Si el email podría enviarse a cualquiera, este bucket seguirá alto.
• Objection (precio, timing, competidor): añade un punto de prueba o una petición más simple. En lugar de defenderte, ofrece una alternativa fácil como "¿Quieres un resumen de 2 líneas y un ejemplo?" Incluye un resultado concreto (horas ahorradas, reuniones conseguidas, menos no-shows).
• Out of office: ajusta a su fecha de regreso. Menciona el timing en el asunto del follow-up ("¿Regresas la próxima semana?") y programa el siguiente contacto 1 a 2 días hábiles después de su retorno.
• Unsubscribe: reduce la presión y revisa el tono. Elimina urgencia, baja la densidad de follow-ups y evita lenguaje de culpa. Si los unsubscribes aumentan en un segmento, la lista puede estar mal aunque el copy esté bien.

Bounce es la excepción. Trátalo como higiene de datos y configuración de envío, no como un problema de copy. Revisa la fuente de la dirección, la salud del dominio y la configuración del buzón primero. Si los rebotes aumentan después de una nueva extracción de lista, arregla el targeting y la verificación antes de tocar la plantilla.

Un ejemplo rápido: si recibes muchas respuestas “not interested” como “departamento equivocado”, la solución suele no estar en la frase de cierre. Añade una frase al principio que nombre el equipo exacto con el que trabajas y una situación que solucionas. Las personas equivocadas se filtrarán solas más rápido.

Asocia cada tipo de respuesta a un drill de coaching

El coaching perdura cuando cada tipo de respuesta apunta a un drill simple. La meta no es etiquetar respuestas, es convertirlas en repeticiones prácticas.

Elige un drill por categoría y hazlo durante 10 minutos. Usa respuestas reales de la semana pasada, luego haz dos rondas rápidas: escribir y roleplay.

Un conjunto claro de drills que la mayoría de equipos puede ejecutar:

• Interested pero sin reunión: redacta una respuesta de reserva de 2 líneas. Línea 1 confirma el valor con sus palabras. Línea 2 ofrece dos opciones de horario.
• Not interested: practica un cierre respetuoso que deje la puerta abierta. Salida corta, luego un follow-up con permiso en una ventana determinada.
• Objection handling: roleplay de tres objeciones comunes con un guion corto. Mantén las respuestas en dos frases, luego haz una pregunta como máximo.
• Out of office: escribe un follow-up de regreso que mencione su fecha de retorno y reitere el punto en una frase.
• Unsubscribe o quejas: practica tono y lenguaje de cumplimiento. Disculpa breve, confirmación de eliminación, sin discutir, sin preguntas adicionales.

Trae un ejemplo real para mantenerlo con fundamento. Si un SDR recibió un reply “Interested” pero hizo tres preguntas y el hilo murió, reescríbanlo juntos en una respuesta de 2 líneas para reservar y roleplay del siguiente paso.

Una regla que arregla los hilos iniciales

La mayoría de los hilos tempranos fallan porque el SDR intenta hacer demasiado. Entrena este hábito:

• Responde en menos de 60 palabras.
• Confirma su punto antes de volver a pitchar.
• Haz una pregunta como máximo, y solo si avanza hacia una reunión.
• Termina con un siguiente paso claro (opciones de horario o un sí/no simple).

Crea una tarjeta de puntuación sencilla que muestre progreso

Una buena tarjeta de coaching es lo suficientemente pequeña para revisar en 10 minutos, pero específica para decirte qué arreglar. Mide tendencias por categoría semana a semana, no solo una “tasa de respuesta” que oculta la historia.

Empieza con tasas por categoría por semana. Si “interested” está estable pero “not interested” sube, la petición o el framing suele estar mal. Si “unsubscribes” sube, tu targeting, tono o densidad de follow-up es probablemente el problema.

Para mantenerlo accionable, divide los resultados por paso de la secuencia. Los primeros emails suelen reflejar targeting y posicionamiento. Los follow-ups suelen reflejar claridad y timing.

Una plantilla de scorecard que sigue simple

Usa una fila por SDR y mantén columnas discutibles:

• Tasas por categoría por semana: Interested, Not interested, Out of office, Bounce, Unsubscribe
• Tasas por categoría por paso: Paso 1 vs follow-ups (combina follow-ups si hace falta)
• Puntuación Qualified Interested (1-5): encaje ICP + claridad del siguiente paso
• Objetivo semanal foco: una frase, una métrica
• Notas de la revisión: una victoria y un fallo

Una forma básica de puntuar “Qualified Interested” es comprobar dos cosas: (1) ¿la respuesta viene de alguien que encaja en tu ICP?, y (2) ¿la respuesta muestra intención (pidió detalles, ofreció un horario, confirmó que gestiona el tema)? Si es un “claro, envía info” vago, puntúalo más bajo y ajusta el CTA.

Objetivos semanales que mejoran el comportamiento

Elige un objetivo medible por SDR por semana, ligado a una categoría que quieras mover, como reducir unsubscribes, aumentar replies interesados cualificados o bajar rebotes corrigiendo una fuente de lista.

Errores comunes que hacen inútiles las revisiones semanales

La forma más rápida de romper el aprendizaje semana a semana es cambiar las categorías en cada reunión. Si la semana pasada mediste “Interested” y esta semana se convierte en “Warm lead” más “Send pricing”, no puedes ver si los cambios ayudaron. Mantén las categorías estables al menos un mes.

Otra trampa es tratar los rebotes como una objeción. Un bounce no es un prospecto diciendo no. Es tu sistema que no logra entregar. Cuando un equipo reescribe asuntos por bounces, pierde tiempo y oculta los problemas reales: datos malos, mala higiene de listas o configuración de dominio y buzón.

También es fácil optimizar por más respuestas en lugar de mejores respuestas. “Not interested” sigue siendo una respuesta, pero no es progreso. Enfócate en la mezcla de respuestas y en la calidad del interés.

Los patrones vencen a las anécdotas ruidosas

Una respuesta airada puede secuestrar una reunión. Todos se ríen y el equipo reescribe toda la secuencia. Eso es entretenimiento, no coaching. Busca patrones en 20 a 50 respuestas del mismo segmento y paso.

Cuando los equipos crean caos, suele ser porque:

• Hacen demasiados cambios a la vez, así nadie sabe qué funcionó
• Debaten casos marginales en vez de acordar definiciones
• Tratan el etiquetado como reporte en vez de un bucle de aprendizaje ligado a las acciones de la semana siguiente
• Dejan que el estilo de una persona domine en lugar de probar una base compartida
• Convierten feedback en culpa, así los SDRs ocultan respuestas en vez de compartirlas

Manténlo como un bucle de aprendizaje

Si la reunión se siente como un juicio, la gente se defiende en vez de aprender. Mantén la salida simple: un cambio de copy, un arreglo de targeting o entregabilidad (si hace falta) y un drill para la semana.

Lista de verificación rápida para tu próxima revisión semanal

Mantén la revisión pequeña y repetible. La meta es un cambio claro que puedas hacer esta semana y una cosa clara que medir la semana siguiente.

Antes de la reunión (10 minutos)

Cierra tus definiciones y mantenlas iguales a la semana pasada. Si alguien quiere una nueva etiqueta, posponla para mantener comparables los números.

Extrae una muestra que cubra varios momentos de la secuencia, no solo el primer contacto. Una buena muestra es pequeña pero real: 20 a 40 respuestas, más los emails que las provocaron.

Elige dos tipos de respuesta para enfocarte y ponlos al inicio de la agenda.

Durante la reunión (30 minutos)

Aprueba no más de tres ediciones de copy. Si tienes más ideas, elige las mejores y guarda el resto.

Programa al menos un drill con responsable y hora en el calendario. Vínculoalo a las categorías foco, no a un “mejorar el mensaje” general.

Decide la medición que revisarás la semana siguiente antes de que termine la reunión, por ejemplo “% replies interested en el paso 2” o “tasa de rebote en nuevo dominio”.

Termina reiterando los compromisos: qué cambia, quién lo ejecuta y cómo se ve el éxito la próxima semana.

Ejemplo de revisión semanal de un equipo outbound pequeño

Dos SDRs, Maya y Jordan, trabajan una oferta central: una llamada corta para ver si el prospecto quiere ayuda para conseguir más demos desde outbound. Usan una secuencia fría de 4 pasos y mantienen la revisión ligada a buckets de respuesta para no discutir lo que cada reply “significa”.

Resumen semana 12 (15 minutos)

Solo miran lo que cambió:

• Interested: 8 (sube desde 5)
• Not interested: 31 (estable)
• Out-of-office: 12 (pico estacional)
• Bounce: 18 (sube desde 9)
• Unsubscribe: 7 (sube desde 3)

Lo que llama la atención: los rebotes se duplicaron y las bajas también subieron, aunque “Interested” mejoró. Eso suele apuntar a un problema de calidad de lista o entregabilidad más algo en el email que molesta a la gente equivocada.

Decisiones (10 minutos)

Hacen dos ediciones de copy y las anotan como cambios “solo esta semana” para aprender del resultado:

• Asunto: eliminar el nombre de la empresa del prospecto. Los unsubscribes se agruparon en el paso 1 y el asunto sonaba demasiado “dirigido” para una lista amplia.
• Primera frase: reemplazar “Vi que están contratando SDRs” por “Una pregunta rápida sobre tu outbound.” El gancho de contratación provocaba replies de “persona equivocada” y reacciones negativas.

También pausan el paso 4 por una semana. Un segmento de unsubscribes ocurrió después del paso 3, así que el paso 4 probablemente empujó a la gente por el borde.

Un drill ligado a las respuestas (10 minutos)

Hacen roleplay de respuestas “Not interested” que incluyen una objeción real (no las groseras). Jordan lee tres respuestas reales. Maya practica un follow-up de 2 frases: (1) reconocer, (2) hacer una pregunta estrecha. Cambian roles después de cinco minutos.

Expectativa para la próxima semana (2 minutos)

Quedan en un número a mover y uno a mantener:

• Mover: rebotes de 18 a 10 afinando el filtro de prospectos y eliminando dominios de riesgo.
• Mantener: unsubscribes en 7 o menos mientras mantienen “Interested” en 8 o más.

Si los rebotes bajan pero los unsubscribes siguen altos, revisan tono y targeting. Si los unsubscribes bajan pero “Interested” también baja, los cambios probablemente hicieron la oferta menos clara.

Próximos pasos para mantener el bucle de coaching

El momentum importa más que la perfección. Haz una revisión semanal, decide un cambio y publícalo rápido. Cuando los SDRs ven que el feedback se convierte en mejores resultados, el hábito se consolida.

Elige un pequeño conjunto de categorías sobre las que realmente actuarás. Tres a cinco son suficientes. La meta no es etiquetar todo. Es tomar decisiones claras: qué editar, qué practicar y qué mantener.

Mantén la cadencia innegociable

Trata la revisión como higiene de pipeline. Pónla en el calendario, manténla corta, protégela.

Un plan simple que funciona:

• Elige 1 tipo de respuesta para mejorar esta semana.
• Haz 1 edición de copy ligada a ese tipo.
• Escoge 1 drill para practicar 10 minutos al día.
• Decide quién es responsable y cuándo se publica.
• Anota qué esperas que cambie para la próxima revisión.

Reduce la administración para que la revisión se mantenga enfocada

Si el equipo pasa los primeros 20 minutos ordenando respuestas, la reunión se convierte en limpieza de bandeja. Automatizar la categorización de respuestas te ayuda a dedicar el tiempo a decisiones y desarrollo de habilidades.

Si quieres todo en un solo lugar, ayuda que dominios, buzones, warm-up, secuencias y etiquetas de respuesta convivan. LeadTrain (leadtrain.app) es un ejemplo de plataforma que consolida ese flujo y usa clasificación de respuestas impulsada por IA para que los equipos puedan revisar buckets como interested, not interested, out-of-office, bounce y unsubscribe sin etiquetado manual.

La consistencia es la pieza final. Realiza un pequeño cambio por semana, mídelo durante dos semanas y solo entonces añade otra categoría o un nuevo drill.