A quién contactar en lugar del CEO: personas de contacto que responden

Por qué el outreach dirigido al CEO suele fallar

Los CEOs y fundadores son fáciles de apuntar pero difíciles de alcanzar. Sus bandejas de entrada están saturadas, sus calendarios llenos y la mayoría de los mensajes no están ligados a un problema que tengan que resolver esta semana. Aunque tu propuesta sea sólida, muchas veces se percibe como “interesante” en lugar de “urgente”.

Un título alto también implica más filtros. Muchos ejecutivos tienen asistentes, reglas estrictas en la bandeja de entrada y protección anti‑spam. Además, buscan tres cosas: impacto directo en ingresos, riesgo urgente o una referencia de confianza. Los cold emails rara vez superan esos filtros a la primera.

Apuntar demasiado a ejecutivos te ralentiza de una forma menos obvia: rompe tu ciclo de aprendizaje. Si solo escribes a CEOs, obtienes menos respuestas, feedback más lento y menos datos sobre qué mensajes y segmentación funcionan. Mientras tanto, las personas que sufren el problema día a día (y pueden confirmar si es real) nunca te responden.

Un buen targeting en cold email se basa en la relevancia, no en la jerarquía. Hazte una pregunta simple: ¿quién es el dueño del problema que resuelves y quién notará la mejora primero? Esa persona suele ser un manager o líder de equipo con objetivos claros, un rango presupuestario y la motivación para probar algo nuevo.

Una regla práctica: empieza más abajo y gana el derecho a subir. Usa las primeras conversaciones para aprender el flujo real de trabajo, las herramientas actuales y los costos verdaderos del problema. “Ganar el derecho” suele significar confirmar el dolor con el responsable diario, compartir un insight específico (no un pitch genérico), preguntar quién más debería involucrarse si funciona y, solo entonces, involucrar al ejecutivo con un resumen breve y una petición clara.

Ejemplo: si vendes infraestructura para cold email, un fundador puede ignorarte. Pero un Head of Sales o Gerente de SDR podría responder porque la entregabilidad impacta sus métricas semanales. Una vez confirman el problema, incluir al CEO funciona como paso de aprobación, no como un comienzo en frío. Si ejecutas outbound en LeadTrain, es más fácil probar esto rápido con pequeñas secuencias específicas por persona y ver qué roles responden.

Empieza con el dueño del problema, no con el título más grande

Si escribes al CEO primero, estás adivinando quién se preocupa. Mejor apunta a la persona que siente el problema cada semana y que es evaluada por arreglarlo. Es más probable que responda, comparta detalles reales y te indique el siguiente paso correcto.

Antes de elegir un objetivo, separa tres roles:

• Usuario: sufre el dolor día a día.
• Comprador: controla el presupuesto.
• Aprobador/bloqueador: puede decir que no aunque los demás digan que sí.

A veces una misma persona tiene dos sombreros. A menudo no.

La relevancia suele venir por un disparador, no por el título. Busca una razón por la que el problema esté en la mente ahora: una nueva contratación la semana que viene, un despliegue de herramienta, un crecimiento que rompió el proceso antiguo o un equipo con un nuevo KPI.

Elige una persona inicial basada en la vía más rápida hacia una conversación real. Si el problema es operativo (seguimientos perdidos, traspasos desordenados, outbound inconsistente), empieza con el responsable del día a día. Si está claramente ligado al presupuesto (consolidación de herramientas, reemplazo de proveedor), empieza con el dueño del presupuesto.

Ejemplo: vendes ayuda con el rendimiento de email outbound. En una empresa de 40–80 personas, el responsable diario podría ser el Gerente de SDR o Head of Sales Development. Conocerán problemas de entregabilidad, tasas de respuesta y lo que ya han probado. Después de un breve intercambio, pregunta quién controla el presupuesto para herramientas de outbound y si el VP Sales prefiere aprobar cambios.

Si usas LeadTrain para ejecutar outbound, este enfoque también te ayuda a multi‑threadear sin forzarlo. El dueño puede confirmar la configuración actual (dominios, warm‑up, secuencias) y solo traes al responsable del presupuesto cuando tengas números concretos y un siguiente paso claro.

Personas alternativas que suelen responder primero

Si intentas averiguar a quién contactar en vez del CEO, empieza con quienes gestionan el flujo de trabajo, las herramientas o las aprobaciones. Están más cerca del dolor diario y suelen poder decir “sí” a un piloto (o al menos decir qué haría falta para un “sí”).

Roles de ops: los constructores del proceso

Los títulos de ops son a menudo la vía más rápida hacia una respuesta real porque están entre sistemas y resultados. RevOps, Sales Ops, BizOps y gerentes de operaciones se preocupan por procesos repetibles, traspasos limpios e informes.

Si tu oferta mejora la ejecución del outbound (dominios, buzones, warm‑up, secuencias, clasificación de respuestas), una persona de Ops puede validar si encaja en su stack y qué se rompería si no lo hace. En LeadTrain, aquí aparecen rápidamente preguntas prácticas: cómo funciona la configuración de dominios, cómo se protege la entregabilidad y cómo la clasificación de respuestas se mapea a etapas del pipeline.

Managers y líderes de equipo: los que sienten el dolor

Los managers responden cuando tu mensaje se conecta con sus objetivos semanales. Piensa en Gerentes de SDR, Support Leads, Engineering Managers y Customer Success Managers. Puede que no firmen el contrato, pero pueden patrocinar la iniciativa y traer al aprobador correcto.

Disparadores comunes que generan respuesta real incluyen metas no alcanzadas porque el equipo está atascado en trabajo manual, traspasos desordenados entre herramientas, tasas de respuesta bajas que necesitan tests (no más volumen) o una métrica clara que ellos personalmente controlan (reuniones agendadas, tiempo hasta la primera respuesta, backlog).

Finanzas, procurement, TI y los roles “enrutadores”

Algunos acuerdos se atascan porque solo contactaste al usuario e ignoraste a los gatekeepers. Finanzas y procurement te dicen la ruta real de compra (umbrales, condiciones de pago, documentación requerida). TI y seguridad importan cuando necesitas acceso, dominios nuevos, provisión de buzones o una revisión de manejo de datos.

Tampoco pases por alto a los asistentes ejecutivos o al Chief of Staff. Pueden dirigirte al dueño correcto y dar contexto como “esto se evalúa el próximo mes” o “habla con RevOps primero”.

Cuando contactes a estos roles, lidera con preguntas de enrutamiento en lugar de un pitch completo:

• “¿Quién gestiona este proceso actualmente?”
• “¿Quién evalúa herramientas como esta?”
• “¿Seguridad o finanzas participan en un piloto?”

Un método paso a paso para construir una escalera de contactos

Una escalera de contactos evita que dispares al CEO y esperes suerte. También te obliga a responder una pregunta práctica: quién tiene más probabilidad de confirmar el problema y moverlo hacia adelante.

Construye la escalera por cuenta

Usa el mismo flujo de trabajo para cada empresa objetivo, incluso si tu lista es pequeña.

1. Elige las cuentas primero y escribe una frase sobre por qué ahora. Asiéntalo a un disparador defendible (nuevas contrataciones, un lanzamiento, expansión, financiación o una oferta de empleo que insinúe un dolor).
2. Elige una persona inicial que sea dueña del problema día a día.
3. Añade dos respaldos: uno adyacente (Ops, enablement, RevOps, TI) y uno por encima (director o VP).
4. Fija el orden de la escalera. Manager → director → VP → ejecutivo es común, pero cámbialo si la org es pequeña o está dirigida por el fundador.
5. Decide tus reglas de cambio antes de enviar: subir tras un número de toques, moverte lateralmente cuando aprendes nuevo contexto o saltar cuando alguien te reenvía al dueño correcto.

Ejemplo: vendes una herramienta que reduce el tiempo de respuesta a leads entrantes. En una SaaS de 200 personas, empieza con el Gerente de SDR (dueño del dolor), mantén a RevOps como backup (dueño del proceso) y al VP Sales como escalada (quien fija prioridades).

Rastrea qué funciona, por persona

La meta no es solo respuestas. Es ángulos repetibles.

Toma notas sobre qué obtiene tracción: qué encuadre obtuvo la respuesta más rápida (tiempo ahorrado, riesgo evitado, ingresos ganados), qué prueba importó (ejemplos de pares, números, detalles de proceso), qué petición funcionó mejor (pregunta rápida vs reunión vs introducción) y qué objeciones aparecen por nivel (managers: tiempo y carga; VPs: prioridad y presupuesto).

Si usas LeadTrain, etiquetar respuestas por persona y ángulo facilita ver patrones entre cuentas en lugar de adivinar.

Cómo escribir emails que encajen con cada persona

Si envías el mismo pitch a todos, seguirás oyendo el mismo silencio. La solución más rápida es adaptar tu mensaje a lo que esa persona tiene que resolver ahora, no a una descripción genérica del producto.

Escribe una frase que conecte con su trabajo y pide un siguiente paso pequeño.

Qué le importa a cada persona (y qué decir)

Un manager vive en lo operativo. Responde cuando le facilitas la semana.

Un director o VP se mide por resultados y riesgo. Responde cuando muestras un camino de bajo drama hacia resultados.

Finanzas quiere claridad y control. TI y seguridad quieren menos sorpresas.

Puedes mantener la oferta igual y cambiar el ángulo:

• Managers: tiempo ahorrado, menos incendios, traspasos más limpios, menos trabajo manual.
• Directors/VPs: métricas que cambian, riesgo de rollout, qué significa el éxito en 30 días.
• Finanzas: coste total, payback, qué se factura y cuándo.
• TI/seguridad: niveles de acceso, permisos, manejo de datos y pasos de decisión.

Mantén una sola petición clara

La gente ignora correos que piden cinco cosas a la vez. Elige una petición que encaje con la persona.

Si vendes una plataforma de cold email como LeadTrain, un manager puede querer no dedicar horas a ordenar respuestas. Un director puede interesarse por tasas de respuesta y rapidez de lanzamiento. Finanzas por el coste frente a múltiples herramientas. TI por configuración de dominios, autenticación y quién accede a los buzones.

Algunas peticiones ligeras:

• “¿Eres la persona correcta para herramientas de outbound o quién lo gestiona?”
• “¿Vale una llamada de 10 minutos para ver si encaja, o cierro el hilo?”
• “Si envío un plan de 3 líneas para un piloto de 14 días, ¿puedes decir si encaja con cómo trabajan?”

Termina con una elección y un marco temporal. Las peticiones pequeñas generan respuestas reales y menos excusas educadas.

Cuándo el outreach ejecutivo sí funciona

Escribir al CEO no siempre está mal. Está mal cuando es tu acción por defecto.

El outreach ejecutivo funciona mejor cuando la decisión es realmente top‑down: un cambio estratégico, entrar en un nuevo mercado o reemplazar un proveedor grande en toda la compañía. En esos casos, un director o manager puede gustar de la idea pero no puede autorizar el cambio.

También funciona cuando tienes un disparador fuerte que hace creíble tu timing: una ronda de financiación, un lanzamiento público, una oleada de contrataciones o una reorganización que cambia la propiedad.

Suele merecer la pena escribir al fundador o CEO cuando:

• El cambio afecta a varios equipos y ningún manager lo posee de extremo a extremo.
• Puedes señalar un disparador y plantear una hipótesis específica.
• Tu petición es estrecha (10 minutos, un sí/no o una intro rápida).
• Ya cuentas con apoyo interno y necesitas aprobación final.
• El fundador sigue siendo el operador (equipos pequeños donde él/ella dirige el proceso).

Ejemplo: una startup de 12 personas está contratando sus primeros SDRs y el fundador aún hace outbound. En ese caso, “a quién contactar en vez del CEO” puede seguir siendo el CEO porque no hay manager de outbound todavía. Mantén el mensaje corto: una observación, una hipótesis y una pregunta.

Si haces multi‑threading en outbound, los emails a ejecutivos deberían ser la excepción en la cima de la escalera, no el primer peldaño. La clasificación de respuestas de LeadTrain puede ayudar detectando respuestas ejecutivas rápidas como “habla con María” para que no se pierdan.

Ejemplo: a quién escribir primero en una empresa de 50 personas

Imagina una empresa B2B de 50 personas con un equipo de ventas pequeño: 2 SDRs, 3 AEs y un manager jugador‑coach. Quieren más reuniones, pero no van a contratar otro SDR este trimestre. Aquí empezar con la persona correcta te da señal más rápido.

Empieza con quien siente el dolor diariamente y puede ejecutar una prueba sin una cadena larga de aprobaciones.

Primer email: Gerente de SDR (dueño del día a día)

El Gerente de SDR suele gestionar la actividad, las secuencias y el coaching. También recibe la culpa cuando el calendario está flojo, así que tiene incentivos para probar soluciones prácticas.

Haz la petición específica. Pregunta qué hacen hoy para agendar reuniones (canales, ICP, volumen), ofrece un experimento pequeño (nuevo segmento, una nueva secuencia o mejor manejo de respuestas) y confirma qué significa “éxito” (reuniones por semana, tasa de respuesta, tiempo dedicado a ordenar respuestas).

Segundo hilo: RevOps (tooling, datos e informes)

RevOps se preocupa por el tracking limpio y menos herramientas que mantener. Pueden abortar un piloto si genera caos en los informes, así que inclúyelos pronto.

Enfócate en medición (reuniones agendadas, categorías de respuestas, tasa de rebote, bajas), seguridad de entregabilidad (warm‑up, autenticación, límites sensatos de envío) y cómo sería la configuración en la práctica (dominios, buzones, secuencias, tests A/B). Si usas LeadTrain, aquí importa que todo esté centralizado porque reduce la proliferación de herramientas.

Escalada: incluye al VP Sales o al CEO con prueba, no con hype

Después de un par de contactos con el Gerente de SDR y RevOps, puedes escalar sin dar la impresión de saltarte pasos. Refiérete a lo aprendido y pide permiso.

Ejemplo: “Según lo que comentaste (volumen actual, cuentas objetivo y las respuestas que recibes), creemos que podemos ejecutar una prueba de 14 días orientada a X reuniones. ¿Involucramos a tu VP Sales para confirmar la meta y aprobar el piloto?”

Un buen resultado en dos semanas no es un milagro. Es un piloto limpio con entregabilidad estable, desglose claro de respuestas, una pequeña pero real subida en reuniones agendadas y una decisión para expandir o parar.

Errores comunes y trampas a evitar

La forma más rápida de ser ignorado es enviar el mismo email al CEO en cada empresa y llamarlo “personalización” porque cambiaste nombre y sector. Los ejecutivos detectan una plantilla en dos líneas y protegen su tiempo.

Otra trampa es elegir títulos que suenan senior en lugar de personas que realmente gestionan el flujo. “Head of” y “VP” pueden ser grandes targets, pero solo si esa persona siente el dolor diariamente o se mide por el resultado. Si vendes algo que afecta el traspaso de leads, el Ops Manager o el Gerente de SDR pueden importar más que un líder de growth de alto nivel.

Escalar demasiado pronto puede quemar tu mejor cuenta. Si tu primer contacto con el fundador es vago, puede que no te den una segunda oportunidad cuando tengas pruebas. El outreach ejecutivo funciona mejor como escalada con contexto, no como boleto de lotería.

Algunos errores recurrentes:

• Pitch vago sin problema claro, prueba o siguiente paso simple.
• Pedir 30 minutos antes de ganarte 10.
• Tratar el “sin respuesta” como “no interesa” en vez de arreglar target o mensaje.
• Ignorar señales de compra como emails reenviados, respuestas cortas o “quién lo maneja”.
• Optimizar por título en lugar de urgencia y propiedad.

No multi‑threadear es otro killer silencioso. Si escribes a una sola persona, no obtienes respuesta y asumes que la cuenta entera es negativa, dejas dinero sobre la mesa. Mejor contactar 2–4 personas relevantes en una semana, cada una con un mensaje acorde a su visión del problema.

Checklist rápido de targeting antes de enviar

Haz una pasada de dos minutos sobre el targeting antes de enviar. Evita el clásico error de bombardear fundadores con un problema que solo ven una vez al año mientras el dolor real lo sufre un manager cada semana.

Para cada cuenta, comprueba:

• ¿Puedes nombrar a la persona que siente el problema semanalmente?
• ¿Puedes nombrar dos roles más que tocan el mismo problema desde ángulos distintos?
• ¿Tienes una suposición clara sobre el dueño del presupuesto vs el dueño diario, más un probable bloqueador?
• ¿Tu primer email es conciso: un problema, una prueba creíble, una pregunta simple?
• ¿Sabes qué harás si no hay respuesta y cuándo parar?

Fija una regla de escalada y una regla de parada. Por ejemplo: “Si el manager ignora dos toques, envío una nota más corta al VP con lo intentado y una pregunta sí/no.” Regla de parada: “Si recibo un no claro, o ninguna interacción tras cuatro toques en dos personas, pauso la cuenta 60 días.”

Si usas LeadTrain, asegúrate de que el tracking y la categorización de respuestas estén activos para ver qué persona realmente responde, no solo a quién escribiste.

Siguientes pasos: testea, mide y escala sin spamear ejecutivos

Si sigues escribiendo a fundadores y CEOs, obtendrás más silencio que señal. Trata el targeting como un experimento: pequeño, medido y repetible.

Empieza con un piloto estrecho. Elige 20–50 cuentas y 2–3 personas por cuenta (dueño del problema, manager y un revisor técnico). Mantén un solo ángulo de mensaje para toda la prueba para aprender qué funciona.

Plan simple: construye una escalera por cuenta, ejecuta una secuencia corta por persona con un par de seguimientos, cambia de persona cuando no obtengas respuesta (no cuando te impacientes) y pausa ante un “no” claro o una baja. Mantén el volumen bajo hasta ver respuestas positivas consistentes.

La secuenciación importa porque la memoria falla. Si los seguimientos viven en tu cabeza o en una hoja desordenada, o bien sobre‑insistes o te olvidas de hacer follow‑up.

Antes de aumentar volumen, protege la entregabilidad. Dominios y buzones nuevos deben calentarse y el envío debe subir gradualmente. Si escalas demasiado rápido, los mensajes caen en spam y los resultados de la prueba se vuelven inútiles.

Mide por tipo de respuesta, no solo por conteo. Un sistema simple de buckets es suficiente: interesado, no interesado, fuera de oficina, rebote, baja.

Si quieres menos piezas móviles, LeadTrain mantiene dominios, buzones, warm‑up, secuencias y clasificación de respuestas en un solo lugar. Eso facilita ejecutar pruebas limpias por persona, comparar resultados con justicia y escalar solo después de haberte ganado el derecho para subir.