Checkliste zur Zustellbarkeit von Cold Emails vor Ihrer ersten Kampagne

Warum Vorflug-Prüfungen zur Zustellbarkeit wichtig sind

Zustellbarkeit bestimmt, wo Ihre E‑Mail landet. Im besten Fall im Posteingang. Schlimmstenfalls im Spam, wird vor der Zustellung blockiert oder bounce, weil die Adresse ungültig ist. Wenn Sie Outreach machen, entscheiden diese Ergebnisse, ob Sie Antworten bekommen oder Zeit verschwenden.

Eine Checkliste zur Zustellbarkeit bei Cold Emails ist wichtig, weil frühe Fehler teuer sind. Wenn Ihre erste Kampagne von einer Domain mit riskantem Eindruck rausgeht, können Provider Ihre Sender-Reputation schnell abwerten. Danach erreichen selbst gute Mails die Empfänger nicht mehr. Sie verbrennen außerdem Ihre besten Leads mit Nachrichten, die sie nie sehen, oder lösen Spam-Beschwerden aus, die Wochen brauchen, um sich zu erholen.

SPF, DKIM und DMARC sind notwendig, aber nicht alles. Filter schauen auch auf Domain-Historie, DNS-Sauberkeit, Sendegewohnheiten, Listenqualität und wie Ihre E‑Mail aussieht und klingt. Sie können vollständig authentifiziert sein und trotzdem im Spam landen, wenn Sie zu schnell zu viel senden, veraltete Listen nutzen oder Inhalte verwenden, die wie ein Massenversand wirken.

Vorflug-Prüfungen verhindern drei gängige Katastrophen: die Schädigung einer Sendedomäne, das Zerstören Ihrer Liste (Bounces und Beschwerden) und die Annahme, alles sei in Ordnung, nur weil die Basis-Auth-Einträge existieren.

Bevor Sie etwas senden, stellen Sie sicher, dass die Grundlagen abgedeckt sind: eine dedizierte Outreach-Domain, sauberes DNS und ausgerichtete Authentifizierung, aufgewärmte Postfächer mit realistischem Woche‑1‑Volumen, eine frische Liste mit geringem Erlaubnisrisiko und einfache erste Nachrichten, die spamverdächtige Muster vermeiden.

Wenn Sie eine Plattform wie LeadTrain nutzen, ist das Ziel, diese Grundlagen einmal einzurichten und konsistent über Domains, Postfächer, Warm-up und Sequenzen zu halten. Ihre erste Kampagne sollte mit sauberen Signalen starten, nicht mit vermeidbaren roten Fahnen.

Wählen Sie die richtige Domain und Sender-Identität

Viel Zustellbarkeit hängt von einer langweiligen Entscheidung ab: von welcher Domain und Inbox Sie senden. Treffen Sie die falsche Wahl, können Sie die Reputation der Domain schädigen, auf die Sie täglich angewiesen sind.

Für erstmaliges Cold Outreach senden Sie nicht von Ihrer Haupt-Firmendomain (die Sie für Kundenkommunikation, Rechnungen und interne Mails nutzen). Verwenden Sie eine separate Sending‑Domain, damit frühe Fehler nicht in Ihr Kerngeschäft übergehen.

Halten Sie es einfach und getrennt. Sales-Outreach, Support und Marketing‑Newsletter verhalten sich anders. Mischung macht es schwerer, die Ursache eines Zustellbarkeitsabfalls zu finden, und kann die Bearbeitung von Antworten unübersichtlich machen.

Eine praktische Aufteilung ist:

• Eine Domain nur für Cold‑Sales‑Outreach
• Eine Domain für Kunden‑Support und Account‑Mails
• Eine Domain für Newsletter (falls Sie welche versenden)

Ihre Sender‑Identität sollte echt wirken und leicht zu beantworten sein. Wählen Sie einen From‑Namen, der passt, wie sich ein Mensch vorstellt (z. B. „Maya at Northstar“) und nutzen Sie eine stabile Adresse wie firstname@your-sending-domain. Vermeiden Sie frühe Rotation vieler Adressen. Wenn Sie ein Reply‑To nutzen, leiten Sie auf ein Postfach, das Sie wirklich überwachen.

Beispiel: Wenn Ihre Kerndomain northstar.com ist, könnten Sie Cold Outreach von einer separaten Domain senden, die trotzdem markenkonform wirkt. Ziel ist nicht zu täuschen, sondern die Hauptdomain zu schützen, während Sie Reputation aufbauen.

Legen Sie vor dem Senden Ihr Ziel für Tag‑1 in Woche 1 fest und halten Sie sich daran. Eine kleine, konstante Anzahl schlägt einen Spike. Beginnen Sie niedrig, erhöhen Sie schrittweise, wenn Bounces gering und Antworten gesund bleiben, und behalten Sie während Woche 1 denselben From‑Namen und dieselbe Adresse bei.

Wenn Sie LeadTrain nutzen, können Sie Sendedomains in der Plattform kaufen und konfigurieren und Domains, Postfächer, Warm‑up und Sequenzen an einem Ort verwalten. Das erleichtert, eine Checkliste zur Zustellbarkeit bei Cold Emails ohne vergessene Schritte abzuarbeiten.

Domain-Alter und grundlegende Vertrauenssignale

Eine ganz neue Domain ist nicht automatisch schlecht, aber sie hat keine Historie. Provider suchen nach Hinweisen, dass Sie ein echtes Geschäft sind und kein Wegwerf‑Sender. Deswegen gehört Domain‑Vertrauen in jede Checkliste zur Zustellbarkeit.

Prüfen Sie zuerst, ob die Domain kürzlich fallen gelassen und neu registriert wurde. Eine neu übernommene Domain kann Altlasten vom vorherigen Besitzer tragen, inklusive Beschwerden und Blocks. Wenn Sie eine ältere Domain aus einem Marktplatz gekauft haben, seien Sie besonders vorsichtig. „Älter“ bedeutet nicht automatisch „vertrauenswürdig“.

Schauen Sie sich die öffentlichen Basics auf Auffälligkeiten an. Whois‑Privacy ist üblich und in Ordnung. Problematisch ist, wenn Markenname, Domainname und öffentliche Details inkonsistent oder zusammenhanglos wirken.

Eine einfache, echte Webseite hilft mehr als viele erwarten. Sie muss nicht schick sein, sollte aber für Fremde Sinn ergeben und zu Ihren E‑Mails passen.

Vor dem Senden verifizieren Sie ein paar Vertrauenssignale:

• Die Domain wurde nicht kürzlich fallen gelassen.
• Die Seite lädt und enthält grundlegende Seiten (Start, Über uns und eine Kontaktmöglichkeit).
• Ihr Firmenname ist auf der Seite und in der E‑Mail‑Signatur konsistent.
• Die Seite ist nicht mit kopierten Texten oder Keyword‑Spam vollgestopft.
• Webseite und Inbox‑Identität stimmen überein (gleiche Marke, gleiches Angebot).

Vermeiden Sie, alle riskanten Änderungen auf einmal zu stapeln. Der häufigste Fehler bei neuen Sendern ist, eine neue Domain, neue Mailboxes, hohes Versandvolumen und aggressive Texte in derselben Woche zu kombinieren. Jede Entscheidung für sich mag okay sein, zusammen wirken sie wie ein kurzlebiger Spam‑Run.

Ein realistisches Beispiel: Sie registrieren am Montag eine neue Domain, fügen fünf Postfächer am Dienstag hinzu und senden am Mittwoch 1.000 Cold‑E‑Mails mit starkem Rabattwortlaut. Dieses Muster zieht oft Aufmerksamkeit nach sich. Sicherer ist es, eine einfache Seite zu veröffentlichen, die Identität konsistent zu halten und langsam hochzufahren.

Wenn Sie ein Tool wie LeadTrain verwenden, das Domains kaufen und einfache Webseiten erstellen kann, behandeln Sie die Website als Teil Ihrer Sender‑Identität, nicht als Last‑Minute‑Pflicht.

Authentifizierungs‑Sanity‑Check (SPF, DKIM, DMARC plus Ausrichtung)

Bevor Sie Ihre erste Sequenz senden, sorgen Sie dafür, dass Ihre Domain belegen kann, dass Ihre Mails echt sind. SPF, DKIM und DMARC sind keine Ein‑mal‑Konfigurationen. Ein kleiner Fehler kann die Zustellbarkeit zerstören, selbst wenn Texte und Liste gut sind.

SPF: vorhanden, gültig und nicht zu großzügig

SPF sagt Empfängern, welche Server E‑Mails für Ihre Domain senden dürfen. Sie wollen genau einen SPF‑TXT‑Eintrag und dieser sollte eng gefasst sein.

Checkliste:

• Bestätigen Sie, dass genau ein SPF‑TXT‑Eintrag existiert (mehrere können zu einem "permerror" führen).
• Schließen Sie nur die Provider ein, von denen Sie tatsächlich senden (z. B. Ihr Outbound‑Tool oder AWS SES).
• Vermeiden Sie eine zu permissive Endung wie +all. Verwenden Sie ~all oder -all je nach Setup.
• Achten Sie auf das Limit von 10 DNS‑Lookups. Zu viele include:‑Einträge können SPF brechen.
• Prüfen Sie, dass Sie die gleiche Domain prüfen, von der Sie senden (Root vs Subdomain ist relevant).

Beispiel: Wenn Sie als [email protected] senden, SPF aber nur auf acme.com gesetzt ist, können Empfänger die Mail als unauthentifiziert ansehen.

DKIM: Signatur und Ausrichtung

DKIM fügt jeder E‑Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Wichtig ist nicht nur, dass ein DKIM‑Record existiert, sondern dass Ihre Nachrichten tatsächlich signiert werden.

Senden Sie eine Testmail an ein persönliches Postfach (z. B. Gmail) und sehen Sie sich die Authentifizierungsdetails an. DKIM sollte PASS anzeigen. Prüfen Sie außerdem die Ausrichtung: das d=‑Attribut der DKIM‑Signatur sollte mit Ihrer sichtbaren From‑Domain übereinstimmen (oder gemäß DMARC‑Einstellungen ausgerichtet sein). Fehler bei der Ausrichtung entstehen oft, wenn ein Provider mit seiner eigenen Domain signiert.

DMARC: Policy, Reporting und Ausrichtung

DMARC verbindet SPF und DKIM und sagt Empfängern, was zu tun ist, wenn etwas fehlschlägt. Starten Sie mit einer vernünftigen Policy (oft p=none während der Validierung) und wechseln Sie später zu quarantine oder reject, wenn alles stabil ist. Fügen Sie eine Reporting‑Mailbox (rua=) hinzu, damit Sie sehen, wer in Ihrem Namen sendet.

Die finale Sanity‑Prüfung ist die Ausrichtung: Ihre sichtbare From‑Domain muss mit der Domain übereinstimmen, die durch SPF und/oder DKIM authentifiziert wird.

Wenn Sie eine Plattform wie LeadTrain nutzen, die SPF/DKIM/DMARC für Sie einrichtet, prüfen Sie trotzdem mit einer echten Testmail die Ausrichtung, bevor Sie Volumen hochfahren. So vermeiden Sie das klassische Problem, dass DNS „richtig aussieht“, die Inbox‑Platzierung aber trotzdem schlecht ist.

DNS‑Hygiene über die drei Großen hinaus

SPF, DKIM und DMARC sind die Basis, aber sie decken nicht alles ab. Wenn Ihre erste Kampagne in Postfächer landen soll, behandeln Sie DNS wie eine Vorflug‑Prüfung. Kleine Fehlkonfigurationen können Provider misstrauisch machen, selbst wenn die Authentifizierung korrekt erscheint.

Beginnen Sie mit MX‑Einträgen. Sie senden dadurch nicht direkt, aber sie signalisieren, welcher Dienst Mails für Ihre Domain handhabt. Alte MX‑Einträge von einem früheren Setup können Bounces oder merkwürdige Routing‑Effekte verursachen. Halten Sie MX sauber und konsistent mit dem Anbieter, den Sie tatsächlich nutzen.

Tracking ist ein weiterer häufiger Leckpunkt. Wenn Sie Opens oder Klicks tracken, vermeiden Sie generische Shared‑Tracking‑Domains unbekannter Tools. Eine eigene Tracking‑Domain, die zu Ihrer Marke passt (und korrekt in DNS gesetzt ist), hält Links und Redirects konsistent. Wichtig ist Stabilität: Einmal einrichten und nicht bei jedem neuen Tool ändern.

Die Identität Ihres Senderservers zählt ebenfalls. Reverse DNS und der verwendete HELO/EHLO‑Name während des Sendens können Vertrauen beeinflussen. Wenn Sie über einen Managed‑Provider senden (z. B. AWS SES), wird vieles auf Infrastrukturebene gehandhabt, aber Probleme können auftauchen, wenn Sie Provider mischen oder von mehreren Orten senden. Eine einzige, tenant‑isolierte Infrastruktur (wie LeadTrain es anbietet) hilft, Reputation und technischen Fußabdruck konsistent zu halten.

Ein kurzer DNS‑Hygiene‑Check vor dem Senden:

• Entfernen Sie alte oder doppelte MX‑Einträge, die Sie nicht mehr nutzen.
• Verwenden Sie pro Domain nur einen Sendeweg (kein Tool‑Hopping).
• Richten Sie bei Bedarf eine dedizierte Tracking‑Domain ein.
• Minimieren Sie DNS‑Änderungen in den ersten 2–4 Wochen des Sendens.

Beispiel: Ein Team kauft eine neue Domain, verbindet Postfächer und fügt dann „nur fürs Tracking“ ein zweites Outreach‑Tool hinzu. Nun hat die Domain zusätzliche DNS‑Einträge, gemischte Sender‑Quellen und inkonsistente Link‑Domains. Nichts wirkt offensichtlich kaputt, aber Inbox‑Provider sehen einen unordentlichen Fußabdruck.

Warm‑up und Ramp‑Plan, den Sie wirklich einhalten können

Ein neues Postfach wirkt verdächtig, wenn es am ersten Tag hunderte Mails verschickt. Warm‑up bedeutet einfach, Provider zu zeigen, dass Sie wie eine normale Person in normalem Tempo senden und dass gelegentlich Antworten kommen.

Beginnen Sie mit wenigen täglichen Sends pro Postfach und bauen Sie langsam auf. Wenn Sie mehrere Postfächer haben, wärmen Sie jedes einzeln auf. Poolen Sie kein Volumen in ein Postfach, um schneller Ziele zu erreichen.

Ein einfacher Ramp‑Plan (pro Postfach)

Nutzen Sie dies als Ausgangspunkt. Reduzieren Sie, wenn Ihre Liste riskant ist oder Ihr Angebot aggressiv klingt.

• Tage 1–3: 5–10 E-Mails/Tag
• Tage 4–7: 10–20 E-Mails/Tag
• Woche 2: 20–35 E-Mails/Tag
• Woche 3: 35–50 E-Mails/Tag
• Woche 4+: 50–80 E-Mails/Tag (nur wenn die Kennzahlen sauber bleiben)

Wochenenden leichter halten (oder aussetzen) und Versandzeiten variieren. Ein flaches Muster (gleiche Anzahl, gleiche Minute, jeden Tag) wirkt automatisiert.

Warm‑up funktioniert am besten, wenn Verhalten echt wirkt: ein paar Antworten, Threads und nicht jede E‑Mail ein komplett kalter Erstkontakt. Wenn Sie ein Warm‑up‑System nutzen, sollte es natürliche Hin‑ und Her‑Kommunikation erzeugen, nicht nur Einweg‑Senden.

Halten Sie Cold‑Outreach außerdem getrennt vom Warm‑up‑Traffic. Warm‑up‑Mails sollten an sichere Postfächer gehen, die Sie nicht als Spam melden. Cold‑Mails gehören an potenzielle Kunden. Das Mischen dieser Signale macht Fehler schwerer zu diagnostizieren. In Plattformen wie LeadTrain wird Warm‑up als eigene Aktivität gehandhabt, während Sie das Sendervolumen hochfahren.

Wann pausieren (und was zu reparieren ist)

Wenn die Zustellbarkeit fällt, macht mehr Volumen es meist schlimmer. Langsamer werden und untersuchen.

Gängige Warnsignale:

• Plötzlicher Anstieg von Bounces oder "user unknown"‑Antworten
• Eine Welle von Beschwerden, Abmeldungen oder verärgerten Antworten
• Öffnungsraten, die gleichzeitig bei mehreren Providern einbrechen
• Antworten, die sagen, Ihre Mail sei im Spam gelandet
• Temporäre Blocks oder Drosselungen von Inbox‑Providern

Wenn Sie das sehen, halten oder halbieren Sie das Volumen für ein paar Tage. Beheben Sie dann die wahrscheinliche Ursache: Listenqualität, zu viel Volumen zu früh oder Inhalte, die Filter triggern. Sobald sich die Kennzahlen erholt haben, fahren Sie in kleineren Schritten wieder hoch.

Konsistenz schlägt Geschwindigkeit. Ein langsamer Ramp, der Ihre Domain schützt, ist fast immer besser, als zu hetzen und sie zu verbrennen.

Listenqualitäts‑Checks, bevor Sie etwas hochladen

Eine saubere Liste bewirkt mehr für Zustellbarkeit, als die meisten erwarten. Wenn Sie an die falschen Leute senden, bekommen Sie Bounces, Beschwerden und wenige Antworten. Provider lesen diese Signale schnell.

Seien Sie ehrlich darüber, woher Kontakte stammen und was sie erwarten. Eine Liste von einer Konferenz ist anders als eine abgescrapete Liste „jeder mit diesem Jobtitel“. Selbst wenn Cold Outreach in Ihrer Region legal ist, zählen Erwartungen. Wenn Ihre Nachricht die Leute überrascht, steigt das Risiko auf "Als Spam markieren".

Bevor Sie hochladen, fangen Sie die häufigsten Probleme ab:

• Quelle und Relevanz bestätigen: Warum steht diese Person auf Ihrer Liste und warum sollte sie sich gerade jetzt interessieren?
• Rollenkonten entfernen (info@, support@, sales@), es sei denn, Sie haben einen spezifischen Grund, sie zu targeten.
• Einen Bounce‑Check durchführen und riskante Adressen unterdrücken (ungültig, disposable oder wiederholt fehlerhaft).
• Offensichtliche Fehlzuordnungen entfernen (falsches Land, Branche oder Firmengröße).
• Eine Suppression‑Liste für Opt‑outs, Beschwerden oder Personen, die nicht kontaktiert werden wollen, pflegen.

Rollenkonten verdienen eine besondere Erwähnung. Sie leiten oft an mehrere Personen weiter, triggern interne Filter und konvertieren selten. Wenn Sie sie wirklich brauchen (z. B. partners@), behandeln Sie sie als separates Segment mit anderem Text und geringerem Volumen.

Bounce‑Schutz ist nicht nur Geldsparen. Hohe Bounce‑Raten können Ihre Sender‑Reputation sofort schädigen. Wenn Sie Prospects aus einem Providern ziehen (viele Teams nutzen Quellen wie Apollo), validieren Sie trotzdem vor dem Senden. Tools wie LeadTrain können den Outreach‑Workflow unterstützen, aber die Eingangsliste braucht eine grundlegende Hygiene.

Segmentieren Sie Ihre Liste so, dass Ihr Outreach nicht zufällig wirkt. Aufteilen nach Unternehmenstyp, Größe und Seniorität erhöht normalerweise Antworten, verringert Beschwerden und schützt die Zustellbarkeit.

Inhaltsrisiken, die Filter triggern

Selbst mit perfektem Setup können Worte und Formatierung Ihre E‑Mail in den Spam schieben. Filter suchen nach Mustern, die bei Massenversand auftauchen: Übertreibung, Druck und E‑Mails, die wie Vorlagen wirken. Menschen reagieren ebenso.

Schreiben Sie wie eine Person, die ein normales Gespräch beginnen will. Kurz bleiben, eine klare Bitte, und den nächsten Schritt einfach machen. Wenn Sie um ein Gespräch bitten, fordern Sie nicht gleichzeitig den Download, ein Formular und eine Antwort mit Details. Eine Mail, ein Ziel.

Formatierung zählt. Zu viele Links, bildlastige Layouts oder Elemente, die wie Anhänge wirken, sehen werblich aus. Eine Plain‑Text‑Mail mit einem Link (oder keinem) ist meist sicherer als ein Mini‑Newsletter.

Häufige Inhaltsprobleme:

• Schrei‑Muster: GROSSBUCHSTABEN, viele Ausrufezeichen, wiederholte Buzzwords (free, guaranteed, act now)
• Fake‑Dringlichkeit: „letzte Chance heute“ ohne echten Grund
• Zu viele Links oder tracking‑artige Links, besonders in der ersten Mail
• Elemente wie Anhänge: große Bilder, eingebettete Buttons, Formulierungen wie "Rechnung/Beleg"
• Kaputte Personalisierung: "Hi {first_name}" oder "Company: {{company}}"

Personalisierungsfehler treffen doppelt: weniger Antworten und mehr Beschwerden. Vorschau die Mail mit echten Beispielen, bevor Sie senden. Generieren Sie, falls möglich, Previews für 10–20 Datensätze und prüfen Sie auf Lücken, seltsame Großschreibung und Felder, die nicht wie natürlicher Text aussehen.

Beispiel. Riskant: „FINAL NOTICE!!! I can 10x your pipeline. Book a call now." Sicherer: „Hi Maya – kurze Frage: Sind Sie bei BrightLabs für Outbound zuständig? Wenn ja, darf ich zwei Ideen schicken, die Ihrem Team helfen könnten, mehr Demos zu buchen?“

Wenn Sie Sequenzen in LeadTrain bauen, nutzen Sie Previews und A/B‑Tests, um Token‑Fehler und Tonalität vor dem ersten Kampagnenversand zu fangen.

Häufige Fallen, die Zustellbarkeit schnell schädigen

Die meisten Zustellprobleme sind selbstverschuldet. Sie können perfekte DNS‑Einträge haben und dennoch eine neue Sender‑Identität in einer Woche ruinieren, wenn Ihr Sendeverhalten wie Spam aussieht.

Die erste Falle ist Volumen. Eine neue Domain oder ein neues Postfach, das plötzlich 200 Mails pro Tag verschickt, wirkt verdächtig, selbst bei sauberer Liste. Provider beobachten Muster, nicht nur Einstellungen. Wenn Sie Skaleneffekte brauchen, nutzen Sie mehr Postfächer und rampen Sie langsam, anstatt ein Postfach zum Firehose zu machen.

Ein weiterer schneller Fehler ist das Mischen von E‑Mail‑Typen auf derselben Domain. Wenn Sie dieselbe Domain für Cold Outreach und transaktionale Mails (Belege, Passwort‑Resets, Kunden‑Updates) verwenden, kann ein Zustellproblem auf kritische Mails übergreifen. Halten Sie Cold Outreach auf einer eigenen Sending‑Domain.

Tracking kann früh nach hinten losgehen. Open‑Pixel und aggressives Link‑Tracking bringen zusätzliche Domains und Redirects, die Filter nicht mögen, besonders wenn Sie noch keine Reputation haben. Tracking ist nicht immer schlecht, aber es erhöht das Risiko, solange Sie keinen guten Inbox‑Status haben. Falls Sie Tracking brauchen, starten Sie simpel und bauen Sie es erst aus, wenn die Inbox‑Platzierung stabil ist.

Antwort‑Handling ist eine unterschätzte Falle. Bounces, Abmeldungen und Abwesenheitsmeldungen zu ignorieren signalisiert Providern, dass Sie Ihre Liste nicht pflegen. Es macht auch das Erlebnis für Empfänger schlecht. Eine einfache Regel: Jedes negative Signal sollte zukünftiges Senden reduzieren, nicht erhöhen.

Fehler, die am schnellsten Inbox‑Placement ruinieren:

• Großes Volumen zu früh von einer frischen Domain oder einem neuen Postfach senden
• Eine Domain sowohl für Cold Outreach als auch für transaktionale oder Kundenmails nutzen
• Tracking von Anfang an aktivieren, ohne Auswirkungen zu testen
• Weiter senden an Adressen, die bouncen
• Abmeldungen und Abwesenheitsantworten als „keine Antwort" behandeln und weiter mailen

Beispiel: Ein SDR startet am Montag eine Kampagne an 2.000 Prospects mit einem neuen Postfach und aktiviert Tracking. Bis Mittwoch steigen Bounces, einige Leute markieren Spam und Abmeldungen werden ignoriert, weil Antworten nicht getriagt werden. Die Reputation des Postfachs fällt, und selbst gute Prospects sehen die Mails nicht mehr. Die Lösung ist simpel: langsamer, Liste bereinigen, Bounces sofort entfernen, Abmeldungen respektieren und Cold Outreach getrennt von wichtigen Firmenmails halten.

Vorflug‑Checkliste (kopieren und nutzen) + nächste Schritte

Nutzen Sie diese Checkliste zur Zustellbarkeit bei Cold Emails direkt vor dem Versand von Kampagne #1. Wenn ein Punkt nicht passt, beheben Sie ihn zuerst. Das geht schneller, als sich später aus dem Spam herauszuarbeiten.

Kopieren und nutzen: 5‑Minuten‑Vorflug

• Domain und Identität: Sie senden von einer dedizierten Outreach‑Domain (nicht Ihrer Hauptcompany‑Domain) und der From‑Name entspricht dem, was Empfänger erwarten.
• DNS‑Hygiene: keine widersprüchlichen SPF‑Einträge, DKIM ist für die exakte Sending‑Domain gesetzt, DMARC existiert und ist mit der From‑Domain ausgerichtet, und Kern‑Records (A/AAAA und MX) sind korrekt.
• Warm‑up‑Status: Das Postfach wurde aufgewärmt und Sie springen nicht am ersten Tag auf hohe Tagesmengen.
• Listen‑Gesundheit: Die Liste ist aktuell, der Kontext klar (warum Sie die Person anschreiben) und Rollenkonten sowie offensichtliche Fehlzuordnungen wurden entfernt.
• Inhalts‑Scan: ein klares Angebot, ein klarer nächster Schritt, keine schreierische Formatierung (GROSSBUCHSTABEN, zu viele Links, schwere Bilder) und eine Plain‑Text‑Erstmail.

Danach senden Sie eine kleine Testmenge an ein kontrolliertes Segment. Schicken Sie 20–50 Mails an Personen, von denen Sie wissen, dass sie gut passen, bei verschiedenen Providern, und warten Sie 24 Stunden mit dem Rest.

Worauf Sie in den ersten 48 Stunden achten sollten

Frühe Signale sagen Ihnen, ob Sie pausieren oder weitermachen sollten:

• Hard Bounces: alles über ~2 % ist ein Stoppsignal.
• Spam‑Beschwerden: schon wenige können schaden. Pause einlegen und Zielgruppe/Text anpassen.
• Abmeldungen: einige sind normal, aber ein Anstieg deutet meist auf Fehlpassung oder zu aufdringliche Formulierungen hin.
• Antwortrate: wenige Antworten bei geringen Bounces deuten oft darauf hin, dass Ihre Botschaft nicht relevant ist.
• Abwesenheitsmeldungen und „kein Interesse“: zeigen, dass Sie reale Inboxen erreichen, aber auch, ob das Targeting stimmt.

Wenn Sie am Anfang weniger Variablen wollen, hilft es, Setup und Sendung an einem Ort zu halten. LeadTrain (leadtrain.app) kann Sendedomains kaufen und konfigurieren, SPF/DKIM/DMARC‑Setup im Hintergrund handhaben, Postfächer aufwärmen, mehrstufige Sequenzen ausführen und Antworten klassifizieren, damit Sie schnell auf Bounces, Abmeldungen und echtes Interesse reagieren können.