Zielkundenliste aus Sponsorseiten von Konferenzen: wiederholbare Methode

Warum Sponsorseiten ein guter Ort sind, Käufer zu finden

Sponsorseiten schlagen zufällige Firmendatenbanken aus einem Grund: sie zeigen Intent. Eine Datenbank sagt dir, wer existiert. Eine Sponsorliste zeigt dir, wer sich entschieden hat, Geld auszugeben, um vor einem bestimmten Publikum zu stehen.

Wenn ein Unternehmen ein Event sponsert, signalisiert das meist drei Dinge, die für Outbound wichtig sind:

• Budget: Sponsoring ist nicht kostenlos. Jemand hat Ausgaben genehmigt und erwartet eine Rendite.
• Timing: Events sind an kurzfristige Ziele gebunden, z. B. Pipeline aufbauen, ein Angebot launchen, in eine Region gehen oder einstellen.
• Fokus: Sponsoren wählen sich thematisch selbst aus. Wenn das Event sich um Security, Finance oder E‑Commerce dreht, ist die Liste bereits nach Interesse gefiltert.

Beispiel: Du verkaufst ein Tool für Vertriebsteams. Du findest eine RevOps‑Summit‑Sponsorseite mit 40 Logos. Diese Firmen verkaufen entweder an RevOps‑Teams, beschäftigen RevOps‑Leads oder beides. Das ist ein schärferer Startpunkt als ein generischer Export wie „SaaS‑Firmen, 50–500 Mitarbeiter“.

Sponsorseiten sind nicht immer eine gute Quelle. Sie werden laut, wenn das Event zu breit, zu klein oder auf Hobby‑Publikum ausgerichtet ist. Sie können außerdem in die Irre führen, wenn die Sponsorliste veraltet ist oder wenn die meisten „Sponsoren“ Agenturen, Medienpartner oder Personaldienstleister sind.

Überspringe die Sponsorliste, wenn:

• Die Seite das aktuelle Jahr nicht anzeigt (oder die Agenda veraltet wirkt)
• Es kein klares Thema gibt, das an ein Geschäftsproblem anknüpft
• Du nicht erkennst, was Sponsoren tatsächlich tun
• Die meisten Sponsoren Agenturen, Personaldienstleister oder Publikationen sind

Wenn du es einmal raus hast, kannst du saubere Firmenlisten aus Sponsorseiten ziehen und Nachrichten schreiben, die zum Event‑Thema passen, ohne zufällig zu wirken. Wenn du Outreach in einer Plattform wie LeadTrain fährst, passt so eine Liste auch gut in einen wiederholbaren Workflow: Accounts sammeln, Rollen zuordnen und dieselbe Struktur jeden Monat in eine Kampagne überführen.

Wie du die richtigen Events und Sponsoren auswählst

Nicht jede Sponsorseite ist deine Zeit wert. Die besten kommen von Events, bei denen das Publikum zu deinem ICP passt und das Timing zu der Art passt, wie Leute dein Produkt kaufen.

Wenn dein Produkt 3–6 Monate zur Genehmigung braucht, kann ein Event nächste Woche trotzdem funktionieren. Erwarte dann aber mehr „nicht jetzt“-Antworten und plane Follow‑ups für das Post‑Event‑Fenster.

Fang bei ICP‑Fit und Kauf‑Timing an

Stell eine einfache Frage: Wer besucht dieses Event, um ein Problem zu lösen, nicht nur um zu lernen?

Konferenzen, die sich auf eine bestimmte Rolle konzentrieren (RevOps, Security, Customer Support, Supply Chain), sind meist besser als breite Messen. Ein schneller Fit‑Check: Agenda und Speaker scannen. Wenn die meisten Sessions Herausforderungen behandeln, die dein Käufer verantwortet (Budget, Compliance, Pipeline, Churn), ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sponsoren wirklich in diesem Bereich ausgeben.

Ein kurzer Filter, der ehrlich hält:

• Das Event macht klar, für wen es ist
• Sessions konzentrieren sich auf messbare Ergebnisse, nicht generische Trends
• Themen passen zu deinem Deal‑Motion (jetzt evaluieren vs „irgendwann")
• Du erkennst ein paar Anbieter, die deine Prospects bereits nutzen
• Region und Branche stimmen mit deinen aktuellen Vertriebszielen überein

Nutze Sponsor‑Stufen, aber ignoriere nicht angrenzende Käufer

Sponsor‑Stufen sind ein nützlicher Shortcut. Platinum und Gold haben oft größere Budgets und einen klaren Grund sichtbar zu sein — gut für Enterprise‑Angebote. Gleichzeitig sind sie stark umkämpft.

Mid‑Tier‑Sponsoren (Silver, Bronze, Exhibitor) sind oft der Sweet Spot: budgetiert, aber weniger überlaufen. Partner‑ und Community‑Sponsoren können Treffer oder Fehlschläge sein; behandle sie optional, sofern sie nicht eng zu deinem ICP passen.

Achte außerdem auf angrenzende Kategorien, die denselben Käufer und Budget teilen. Wenn du ein Sales‑Enablement‑Tool verkaufst, ziel nicht nur auf „Sales Tools“ Sponsoren. Call‑Recording, CRM‑Berater, Outbound‑Agenturen und Datenanbieter verkaufen oft an dasselbe Team.

Eine Regel, die viel Zeit spart: vermeide zu breite Sponsorlisten. Wenn du nicht in einem Satz erklären kannst, warum Sponsoren dort sind, wird auch deine Nachricht generisch klingen.

Schritt für Schritt: eine Sponsorseite in eine saubere Firmenliste verwandeln

Eine Sponsorseite ist von Haus aus unordentlich: Logos, Markennamen, Tochtergesellschaften und Marketing‑Floskeln. Ziel ist es, das in eine Liste zu verwandeln, die du tatsächlich anschreiben kannst, ohne die Details zu verlieren, die Nachrichten persönlich machen.

Fang mit einem einfachen Sheet an und bleib von der ersten Zeile an konsistent. Nützliche Spalten: Firmenname, Sponsor‑Stufe, Kategorie (falls angegeben), Sponsor‑Beschreibung, Quell‑Event und Notizen.

Kopiere Sponsoren in Chargen und standardisiere Namen sofort. Wähle eine Benennungsregel und halte dich daran (z. B. juristischer Firmenname ohne „Inc.“, oder Markenname wie auf der Seite). Wenn du Duplikate siehst (Muttermarke plus Produktmarke), entscheide, welche Einheit du ansprechen willst und fasse die anderen in Notizen zusammen. Dieser Schritt spart später Stunden bei der Deduplizierung von Kontakten und Domains.

Überspringe nicht die Sponsor‑Beschreibung. Füge sie ins Sheet ein, auch wenn sie marketinglastig klingt. Später kannst du echte Formulierungen daraus ziehen (bediente Märkte, behauptetes Problem, Event‑Angle) und in Sätze verwandeln, die relevant klingen.

Füge ein paar schnelle Tags hinzu, damit du schnell filtern kannst: competitor, existing customer, partner, do not contact.

Lege schließlich eine Listen‑Größe fest, bevor du weiter scrapest. Für eine Outbound‑Kampagne sind 50–200 Firmen meist ausreichend. Wenn du in LeadTrain arbeitest, hält diese Größe Setup und Reply‑Handling handhabbar, während du testest, was funktioniert.

Accounts mit schnellen Filtern qualifizieren und priorisieren

Nachdem du die Sponsor‑basierte Firmenliste gebaut hast, mache einen schnellen Cleanup‑Durchgang. Ziel ist keine tiefgehende Recherche, sondern genug Kontext für konsistente Entscheidungen.

Füge für jede Firma ein paar Basics hinzu:

• HQ‑Standort (oder Hauptmarkt)
• Mitarbeiterzahl‑Range (grobe Schätzung reicht)
• Website
• Industrie oder Kategorie (eigene einfache Labels verwenden)
• Sponsor‑Stufe und Standgröße (falls angegeben)

Dann verschärfe die Liste mit einigen Disqualifizierern. Wähle 3–5 Regeln, die Accounts entfernen, an die du niemals verkaufen würdest, selbst wenn sie antworten.

Beispiel für ein B2B‑SaaS‑Team: Firmen unter 10 Mitarbeitern, Agenturen und Berater, Non‑Profits, Firmen außerhalb deiner Zielregionen oder solche ohne klare Produktseite rausnehmen.

Sponsor‑Signale weich behandeln

Sponsor‑Stufe und Standgröße sind nützlich, aber keine Wahrheit. Ein Platinum‑Sponsor kann Budget haben oder ein Partner‑Deal sein. Ein kleiner Stand kann trotzdem viel Intent bedeuten, besonders in einem Wachstumsjahr.

Nutze diese Signale als Zünglein an der Waage. Wenn zwei Accounts gleich aussehen, nimm den mit größerer Präsenz. Wenn ein Account perfekt passt, aber niedrigerer Stufe ist, behalte ihn.

Einen einfachen Fit‑Score hinzufügen

Ein einfaches A/B/C‑Scoring reicht, um zu priorisieren, ohne es zum Tabellenprojekt zu machen:

• A: starker ICP‑Fit, richtige Größe, richtiger Markt
• B: Teilweise Fit (ein Faktor unklar)
• C: schwacher Fit (nur bei Bedarf behalten)

Beispiel: Du ziehst 80 Sponsoren von einer Cybersecurity‑Konferenz. Nach den Disqualifiern bleiben 52. Du markierst 18 als A, weil sie an Mid‑Market IT‑Teams verkaufen, 50–500 Mitarbeiter haben und in Zielregionen operieren. Diese 18 bekommen event‑thematische Nachrichten zuerst.

Wenn du in LeadTrain arbeitest, kann der Fit‑Score auch als Feld dienen, um Sequenzen und A/B‑Tests aufzuteilen, damit deine besten Accounts die maßgeschneidertste Ansprache bekommen.

Jeden Account den richtigen Rollen zuordnen

Ein Sponsor‑Logo wird zum Lead, wenn du weißt, wer intern zustimmen oder dich zum richtigen Owner routen kann. Am einfachsten bleibst du konsistent, wenn du zuerst eine kleine „Buying Group“ definierst und dann jeden Account auf dieselben 2–4 Rollen abbildest.

Frag: Wer fühlt den Schmerz, wer hält das Budget und wer muss mit der Veränderung leben?

Eine einfache Buying Group bauen (2–4 Rollen)

Halte es eng, damit du schnell handeln kannst:

• Budget‑Owner: VP, Head, Director
• Day‑to‑day‑Owner: Manager, verantwortlich für Ergebnisse
• Operator: Ops‑Rollen (RevOps, Sales Ops, IT Ops), die implementieren
• Executive‑Fallback: Gründer/Inhaber bei kleinen Firmen oder unklarer Org‑Struktur

Du brauchst nicht immer alle vier. Bei kleinen Sponsoren genügen Owner plus Manager. Bei größeren Sponsoren sind Director plus Ops plus Manager oft passend.

Wenn das Unternehmen mehrere Geschäftseinheiten hat

Große Sponsoren haben oft mehrere Produkte und Regionen. Wenn du die falsche Einheit anschreibst, bekommst du womöglich gar keine Reaktion, obwohl das Unternehmen passt.

Nutze den Sponsor‑Seiten‑Kontext, um einen Winkel zu wählen: Unter welcher Produktlinie haben sie gesponsert und welches Thema stand im Fokus? Eine kurze Notiz pro Account hilft:

• Team (Marketing, Sales, Data, Security, Finance)
• Produktlinie (die Lösung, die sie promoten)
• Region (US, EMEA, APAC oder ein Schlüssel‑Land)
• Use‑Case (was sie vermutlich basierend auf dem Event‑Thema interessiert)

Beispiel: Sponsoren einer Data‑Security‑Veranstaltung: Eine große Softwarefirma hat separate Cloud‑ und Analytics‑Divisionen. Wenn sie den Data Governance‑Track sponsern, fokussiere Governance‑Rollen (Director of Data Governance, Data Platform Manager, Data/IT Ops) statt eines generischen IT‑Directors, der woanders sitzt.

Setze ein Kontakt‑Ziel pro Account, damit du es nicht übertreibst. Eine einfache Regel: zwei Kontakte pro Firma — ein Budget‑Owner und ein Day‑to‑day‑Owner. In LeadTrain macht das auch das Tracking von Antworten leichter und hilft, „nicht mein Bereich“‑Replies an die richtige Rolle zu routen, ohne von vorne anzufangen.

Das Event‑Thema für deine Outreach‑Botschaften nutzen

Event‑thematisches Outreach funktioniert, wenn es sich wie ein echtes Flur‑Gespräch anhört, nicht wie eine zufällige Cold‑Mail mit Konferenznamen.

Überfliege Headline, Top‑Sessions und Tracks (AI, Compliance, Revenue, Security). Zieh 2–3 einfach formulierte Hooks, die du wiederverwenden kannst, z. B. „manuelle Arbeit reduzieren“, „Audits bestehen“ oder „Pipeline ohne Neueinstellungen erzeugen“. Wähle dann ein Detail, das du erwähnen kannst, ohne zu raten, z. B. einen Track‑Namen oder Session‑Titel.

Sponsor‑Kategorien helfen, einen Schmerzpunkt zu wählen. Du behauptest nicht, was sie tun — du zeigst, dass du verstehst, warum Teams in dieser Kategorie eingestellt werden.

Statt für jede Firma eine komplett neue Mail zu schreiben, halte einige Winkel bereit, die du rotierst:

• Session‑Follow‑up: „Ich habe die Session zu [Thema] gesehen. Arbeitet ihr dieses Quartal an [Schmerzpunkt]?"
• Kategorie‑spezifischer Schmerz: „Da ihr unter [Kategorie] sponsert, wie geht ihr aktuell mit [häufigem Schmerz] um?"
• Trend plus erster Schritt: „Viele Teams reden über [Trend]. Welchen Workflow behebt ihr zuerst?"
• Benchmark‑Frage: „Zielt ihr auf [einfaches Metrikziel] oder liegt der Fokus eher auf [Alternative]?"
• Tool‑Stack‑Friction: „Ist das größere Problem, die Daten reinzubekommen, oder die Teams zur Nutzung zu bewegen?"

Halte die Nachricht in zwei Teilen verankert: was du bemerkt hast und warum es wichtig ist. Beende mit einer einfachen Frage, die leicht zu beantworten ist, z. B. "Liegt das in deinem Bereich, oder soll ich mit der Person sprechen, die Outbound leitet?"

Wenn du das in LeadTrain lädst, speichere Event‑Name, Sponsor‑Kategorie und einen Session‑Hook als Felder. Das macht die Personalisierung der ersten Zeile schneller, ohne die ganze E‑Mail neu zu schreiben.

Schritt für Schritt: aus der Liste eine wiederholbare Outbound‑Sequenz bauen

Hast du eine saubere Sponsor‑Firmenliste, ist die Aufgabe simpel: eine Antwort verdienen. Halte die Sequenz kurz, konsistent und wiederverwendbar. Ein guter Baseline‑Plan sind 4–6 Touches über 10–14 Tage, wobei jede Nachricht auf denselben kleinen nächsten Schritt zielt.

Segmentiere, bevor du schreibst. Teile Accounts nach Sponsor‑Stufe, Kategorie und Fit‑Score. So bleibt der Großteil des Textes gleich, während du ein paar Zeilen tauschst, die relevant wirken.

Eine wiederholbare Sequenz:

• E‑Mail 1: Event‑Bezug plus eine klare Frage
• E‑Mail 2: Kleiner Beweis oder Beispiel, dann fragen, ob es Priorität hat
• E‑Mail 3: Wertangebot (Checkliste, Metrik oder Quick Win), zu einer Antwort einladen
• E‑Mail 4: Einfaches Nachhaken („Worth a quick chat, or should I close the loop?“)
• E‑Mail 5 (optional): Breakup mit Wahlmöglichkeit („Interested“ / „Not a fit“)

Personalisierung wirkt am besten, wenn sie begrenzt bleibt: Betreff, erste Zeile oder ein Satz in der Mitte. Überpersonalisiere nicht — es verlangsamt dich und bringt selten mehr Antworten.

Für Tests ändere jeweils nur eine Sache. A/B‑teste entweder Betreff (Neugier vs Direkt) oder CTA (10‑min Gespräch vs Ja/Nein‑Frage). Halte alles andere identisch, damit du echte Erkenntnisse gewinnst.

Lege vorab fest, was Erfolg bedeutet:

• Antwortrate
• Qualifizierte Antwortrate
• Meetings gebucht
• Negative Signale (Bounces, Unsubscribes)

In LeadTrain ist es leichter, Segmente, Sequenzen und Antwortkategorien organisiert zu halten, sodass jede neue Sponsor‑Liste schnell in eine Kampagne verwandelt werden kann.

Ein einfaches Beispiel: von einer Sponsorliste zu einer Kampagne

Stell dir vor, du wählst ein mittelgroßes, industrie‑fokussiertes Event wie den „RevOps Automation Summit“ (Thema: sauberere Pipeline‑Daten, schnelleres Follow‑up, weniger manuelle Schritte). Die Sponsorseite zeigt 12 Firmen über verschiedene Stufen.

Du wählst fünf zum Start: ein CRM‑Add‑on, ein Sales‑Intelligence‑Tool, eine Call‑Recording‑Plattform, ein Revenue‑Analytics‑Dashboard und ein B2B‑Payments‑Anbieter. Das reicht an Volumen zum Testen, ohne zu überfordern.

Die Liste

Erstelle ein einfaches Sheet, jede Zeile ein Sponsor. Erfasse:

Die E‑Mails

Wähle einen Sponsor: eine Call‑Recording‑Plattform. Zielrolle: Head of Demand Gen.

Subject: Post-event follow-up for RevOps Automation Summit leads

Hi {{FirstName}},

Saw {{Company}} is sponsoring RevOps Automation Summit. The theme is all about faster follow-up and less manual work.

If you’re planning to email attendees after the event, I can help you run a short, deliverability-safe sequence that segments replies automatically (interested, not interested, OOO, bounce) so your team only spends time on real conversations.

Worth a 10-minute chat to map a simple post-event follow-up plan?

- {{YourName}}

Follow‑up mit einem anderen Winkel (kein reines Nachhaken):

Subject: Quick idea for sponsor-to-meeting conversion

Hi {{FirstName}},

Different angle: most sponsors lose meetings because replies get messy (OOO chains, “circle back” notes, unsubscribes).

If you share how many leads you expect from the event and your target meeting goal, I’ll send back a 3-step sequence outline and a reply-handling workflow you can copy.

Should I send it?

- {{YourName}}

Um den Rest der Liste zu segmentieren, halte es einfach: Top‑Tier‑Sponsoren zuerst, perfekte Kategorien danach, angrenzende Tools anschließend und Long‑Shots nur, wenn Kapazität da ist. In LeadTrain kannst du jedes Segment als eigene Mini‑Sequenz verwalten und Winkel testen, ohne alles neu aufzubauen.

Häufige Fehler beim Prospecting von Sponsorseiten

Sponsorlisten sehen wie leichtes Gold aus, aber ein paar Fehltritte können daraus lauten Outreach und schlechte Deliverability machen.

Fehler 1: Annehmen, jeder Sponsor passt perfekt

Sponsoren zahlen aus vielen Gründen: Recruiting, Marken‑Sichtbarkeit, Partnerschaften oder ein einmaliger Launch. Wenn du die ganze Seite als qualifiziert behandelst, blastest du Firmen an, die nie kaufen werden, und riskierst deine Sending‑Reputation.

Ein schneller Sanity‑Check: Verkaufen sie an dein Publikum, passen sie zur Deal‑Größe und operieren sie, wo du verkaufen kannst?

Fehler 2: Überpersonalisieren bis du nie sendest

Es ist leicht, für jeden Account einen Mini‑Aufsatz zu schreiben. Das Ergebnis: eine halbfertige Liste und null Antworten.

Ein besserer Maßstab: ein Satz, der zeigt, dass du die Firma aus einem Grund ausgewählt hast (Sponsor‑Angle, Kategorie, Session‑Thema) — dann weiter.

Fehler 3: Das Event‑Thema als Dekoration nutzen

Konferenz‑Namensnennung ohne Punkt wirkt wie Floskel. Verbinde das Thema mit einer Geschäftspriorität. Wenn das Event Security heißt, verknüpfe es mit praktischen Punkten wie Compliance‑Deadlines, Pipeline‑Risiko oder typischen Käufer‑Einwänden.

Fehler 4: Deliverability‑Basics ignorieren

Sponsorseiten machen Listbuilding schnell, was dazu verleitet, das Volumen hochzufahren oder von einer frischen Domain zu senden. Das kann dich schnell in Spam drücken, bevor du gelernt hast, was funktioniert.

Wärme Postfächer auf, ramp langsam und halte Bounce‑Risiko gering. LeadTrain hilft dabei, Domain‑Setup und E‑Mail‑Authentifizierung (SPF/DKIM/DMARC), Warm‑up und Antwortklassifikation in einer Lösung zu managen.

Fehler 5: Nicht tracken, welche Events und Stufen konvertieren

Wenn du Accounts nicht nach Event und Stufe labelst, kannst du nicht lernen. Du könntest 80 Gold‑Sponsoren und 200 Bronze‑Sponsoren anschreiben, ähnliche Meeting‑Raten bekommen und trotzdem weiter die falschen Stufen fokussieren.

Eine Gewohnheit löst das: Event, Stufe, Fit‑Notizen und Ergebnis aufzeichnen und monatlich reviewen.

Kurze Checkliste und nächste Schritte, um das jeden Monat zu fahren

Nutze das als Pre‑Flight‑Check, bevor du eine Sponsorseite in eine Kampagne verwandelst.

Monatliche Checkliste

• Bestätige, dass das Event zu deinem ICP passt und ein klares Geschäftsthema hat
• Erfasse Basics: Firmenname, Webseite, Sponsor‑Stufe, Event‑Name und eine „warum passt das“-Notiz
• Wähle 1–2 Zielrollen pro Account, dann segmentiere nach Stufe oder Thema
• Review manuell 10 Accounts, bevor du skalierst (echte Firma, klarer Fit, klarer Grund)
• Halte Messaging einfach: ein Grund, eine Frage, ein CTA. Domains authentifizieren, Postfächer aufwärmen und tägliches Volumen langsam erhöhen

Ein guter Sanity‑Check: Entfernst du die Event‑Erwähnung, macht die E‑Mail dann noch Sinn? Wenn nicht, stützt du dich zu sehr auf den Konferenznamen statt auf einen echten Geschäftsgrund.

Nächste Schritte, um es wiederholbar zu machen

Plane einen festen Tag im Monat und behandle das als Routine:

1. Wähle ein Event und ein Segment (z. B. Top‑Tier‑Sponsoren in einem Track) und starte einen kleinen Test.
2. Launch eine kurze Sequenz mit gemessener Pacing und beobachte Replies in den ersten 48–72 Stunden.
3. Logge Ergebnisse nach Event: gesendet, positive Replies, Bounces, Unsubscribes, Meetings.
4. Recycle, was funktioniert hat: gleiche Listenfelder und Scoring‑Regeln behalten, nur Event‑Thema und deine „warum‑du“‑Zeile austauschen.

Wenn du weniger bewegliche Teile willst, kombiniert LeadTrain Domains, Postfächer, Warm‑up, Mehrstufen‑Sequenzen und KI‑Reply‑Klassifikation an einem Ort, sodass dein monatlicher Workflow sich auf die Event‑Auswahl und das Schreiben einer klaren Ansprache konzentriert.