Wie viele Leads pro Woche? Einfache Pipeline‑Rechnung für Ziele

Was du wirklich vorhersagen willst

Ein Vertriebsziel und ein Lead‑Ziel sind nicht dasselbe.

Ein Vertriebsziel ist ein Ergebnis: Umsatz, neue Kunden oder gebuchte Meetings. Ein Lead‑Ziel ist ein Input: wie viele neue Personen in deinen Funnel müssen, damit diese Ergebnisse eintreten.

Wenn jemand fragt: „Wie viele Leads pro Woche brauche ich?“, meint er meist etwas Praktischeres: „Was muss ich jetzt beständig tun, damit ich später ein Ergebnis erreiche?“ Dieses Ergebnis können abgeschlossene Deals diesen Monat, qualifizierte Gespräche nächsten Monat oder genug Pipeline sein, um nicht mehr hinterherzuhinken.

Du brauchst keine perfekten Daten, um zu starten. Forecasting ist kein Versprechen. Es ist eine Arbeitsannahme, die du unterwegs verbesserst. Eine grobe Abschlussrate und ein grober Zeitrahmen sind besser als Raten.

Um die Rechnung klar zu halten, hier drei Begriffe in einfachen Worten:

• Lead: eine Person oder Firma, die passen könnte und zu der du Kontaktmöglichkeiten hast.
• Opportunity: ein Lead, der echtes Interesse gezeigt hat (z. B. positiv geantwortet, einen Termin gebucht oder deine Kriterien erfüllt).
• Closed won: eine Opportunity, die zu einem zahlenden Kunden geworden ist.

Du arbeitest rückwärts vom Ziel, das dir wichtig ist (Deals oder Umsatz), über die Konversionsraten, denen du am meisten vertraust (auch wenn sie ungenau sind), und berücksichtigst deinen Sales‑Cycle, damit das Timing passt.

Wenn du Outbound machst, ist der einzige zusätzliche Schritt, sicherzustellen, dass dein Tracking deinem tatsächlichen Workflow entspricht. Zum Beispiel ist „neu hinzugefügte Kontakte“ nicht dasselbe wie „positive Replies, die zu Opportunities wurden.“

Fang mit einem Ziel an, das du messen kannst

Wenn du wissen willst, wie viele Leads pro Woche du brauchst, starte mit einem Ziel, das leicht zu zählen ist. „Schneller wachsen“ ist kein Ziel. „Schließe 8 neue Kunden dieses Quartal“ schon.

Wähle einen Zieltyp und bleib für die Rechnung dabei:

• Umsatz funktioniert am besten, wenn die Preise variieren.
• Deals funktioniert am besten bei einheitlichen Preisen.
• Gebuchte Meetings sind praktisch, wenn du am Anfang stehst und Abschlussdaten unzuverlässig sind.

Wähle als Nächstes ein Zeitfenster, das zu deiner Planung passt. Monatlich kann für kurze Sales‑Cycles funktionieren. Quartalsziele sind meist sicherer, weil viele Sales‑Cycles nicht sauber in einen Monat passen.

Wenn du ein Umsatzziel wählst, brauchst du außerdem einen durchschnittlichen Deal‑Wert. Halte ihn konservativ, damit du den Funnel nicht unterernährst. Wenn Deals zwischen $2k und $10k liegen, ist $4k sicherer als $7k.

Stimme zuletzt ab, was ein „neuer Lead“ in deinem Team bedeutet. Das wirkt klein, bricht Forecasts aber ständig. Ein Lead kann sein:

• ein neu hinzugefügter Kontakt in einer Liste
• eine Antwort (auch „nicht interessiert“)
• ein qualifiziertes Gespräch
• ein gebuchtes Meeting
• eine sales‑akzeptierte Opportunity

Wähle eine Definition und nutze sie überall. Wenn dein „Lead“ tatsächlich ein gebuchtes Meeting ist, wird dein wöchentliches Lead‑Ziel viel kleiner aussehen als wenn ein Lead ein roher Kontakt ist. Keines ist falsch. Mixen ist es.

Beispiel: Bei Cold‑Email könntest du einen neuen Lead als „eine positive Antwort, die eine Nachverfolgung wert ist“ definieren. Das ist leichter konsistent zu halten, wenn Replies jede Woche gleich kategorisiert werden (z. B. interessiert, nicht interessiert, abwesend, Bounce, Abmeldung).

Sind Ziel, Zeitfenster, Deal‑Größe und Lead‑Definition gesetzt, ist der Rest überschaubar.

Verwende Konversionsraten, denen du tatsächlich vertraust

Du brauchst kein perfektes Tracking, um nützliche Forecasts zu erstellen. Du brauchst ein paar Konversionsraten, die klar definiert, jedes Mal gleich gemessen und ehrlich in Bezug auf Unsicherheit sind.

Beginne mit den zwei Raten, die am meisten Gewicht tragen:

• Close‑Rate: gewonnene Deals geteilt durch erstellte Opportunities. Wenn du im letzten Quartal 20 echte Opportunities erstellt und 6 gewonnen hast, ist die Close‑Rate 6/20 = 30%.
• Lead‑zu‑Opportunity‑Rate: Leads, die zu einem echten Verkaufsgespräch werden. Verwende keine Opens oder Klicks. Zähle Leads, die zu einem qualifizierten Call, Demo oder klaren Kaufgespräch wurden (was auch immer du Opportunity nennst).

Diese beiden Raten verbinden Leads mit Umsatz auf eine Weise, die dem tatsächlichen Verkaufsprozess entspricht.

Arbeite mit Spannen, nicht mit einer einzelnen Zahl

Konversionsraten schwanken. Eine Woche hast du perfekte Fits, eine andere nicht. Prognostiziere mit einer Spanne:

• Best‑Case: deine beste jüngste Leistung.
• Wahrscheinlicher Fall: dein Durchschnitt (oder Median) der letzten Monate.
• Worst‑Case: eine konservative Zahl, über die du nicht überrascht wärst.

Das gibt deinem wöchentlichen Ziel Leitplanken. Wenn die Worst‑Case‑Rechnung düster aussieht, ist das nützlich: Es zeigt, was verbessert werden muss (Lead‑Qualität, Follow‑up‑Geschwindigkeit, Angebot, Preis oder Targeting), bevor du das Quartal darauf setzt.

Was, wenn du nur wenige vergangene Deals hast?

Kleine Stichproben lügen. Wenn du nur 3–10 geschlossene Deals hast, behandle eine einzelne Prozentzahl nicht als Naturgesetz. Stattdessen:

• Nutze die letzten 6–12 Wochen Aktivität, um die Lead‑zu‑Opportunity‑Rate zu schätzen.
• Verwende eine breitere Close‑Rate‑Spanne (z. B. 10% bis 40%) und plane um den wahrscheinlichen Fall.
• Prüfe die Kapazität: wie viele Opportunities kannst du pro Woche gut bearbeiten, ohne die Qualität fallen zu lassen?

Wenn du Outbound‑Emails sendest, halte die Zählungen sauber. Trenne „interessiert“ von „nicht interessiert“, „abwesend“ und Bounces, damit deine Lead‑zu‑Opportunity‑Rate echte Kaufabsicht widerspiegelt.

Füge den Sales‑Cycle hinzu, damit das Timing stimmt

Pipeline‑Mathematik bricht auseinander, wenn du die Zeit ignorierst.

Dein Sales‑Cycle ist die Zeit zwischen einem Lead, der echtes Interesse zeigt (oft die erste sinnvolle Antwort oder ein gebuchter Call), und dem Abschluss eines Deals. Wenn das normalerweise 30 Tage dauert, speisen die Leads, die du diese Woche erzeugst, größtenteils den nächsten Monat, nicht diesen Monat.

Diese Verzögerung ändert, was „genug Leads“ bedeutet:

• Bei einem kurzen Zyklus (ein paar Tage bis zwei Wochen) kannst du schnell korrigieren.
• Bei einem längeren Zyklus (6–12 Wochen) brauchst du konstante wöchentliche Eingaben lange vor dem Termin, weil du Samen pflanzt, die später aufgehen.

Eine einfache Methode, die Zykluslänge zu schätzen: Schau dir die letzten 5–10 Closed‑Won‑Deals an und nutze konsistente Daten:

• notiere das Datum der ersten echten Interaktion (Antwort mit Kaufabsicht, gebuchter Call)
• notiere das Close‑Won‑Datum
• zähle die Tage dazwischen
• nimm den Median, damit ein langsamer Deal nicht alles verzerrt
• runde auf etwas Praktisches (2 Wochen, 30 Tage, 60 Tage)

Dann stimme deine Lead‑Arbeit mit dem Kalender ab. Wenn dein Zyklus 45 Tage beträgt, müssen die Leads für ein März‑Ziel größtenteils im Januar und Anfang Februar erzeugt und qualifiziert werden.

Lange Zyklen machen kleine wöchentliche Ziele riskant. Wenn du nur 10 Leads pro Woche hinzufügst und dein Zyklus 8 Wochen ist, kann eine langsame Woche ein Loch erzeugen, das du erst zwei Monate später siehst.

Zwei Maßnahmen helfen:

• Baue einen Puffer ein: Ziel leicht über dem Rechenwert, damit eine langsame Woche das Quartal nicht ruiniert.
• Tracke wöchentliche Leading‑Indikatoren (positive Replies, gebuchte Calls), damit du Probleme früh siehst, bevor sich das in Umsätzen zeigt.

Schritt‑für‑Schritt: die einfache Formel für wöchentliche Leads

Du brauchst nur ein paar Raten, mit denen du leben kannst, plus einen kleinen Puffer für die Realität.

Die 5‑Schritte‑Formel für Leads pro Woche

Starte mit deinem Ziel und arbeite rückwärts. Denk in ganzen Zahlen. Aufrunden ist dein Freund.

1. Mach dein Ziel zu benötigten Deals

Wähle ein Zeitfenster (meist Monat oder Quartal) und ein messbares Ziel wie Umsatz oder neue Kunden.

• Benötigte Deals = Ziel / durchschnittlicher Deal‑Wert

2. Rechne zurück zu benötigten Opportunities (mit der Close‑Rate)

Deine Close‑Rate ist: von realen Verkaufsgesprächen, wie viele werden Kunden.

• Benötigte Opportunities = Benötigte Deals / Close‑Rate

3. Rechne zurück zu benötigten Leads (mit der Lead‑zu‑Opportunity‑Rate)

Ein Lead ist jemand, den du kontaktieren kannst. Eine Opportunity ist jemand, der qualifiziert ist und in einem echten Verkaufsprozess ist (gebuchter Call, Antwort mit Interesse, erfüllte Kriterien).

• Benötigte Leads = Benötigte Opportunities / Lead‑zu‑Opportunity‑Rate

4. Mache daraus ein wöchentliches Ziel

Teile durch die Anzahl der Verkauf‑Wochen im Zeitraum. Viele Teams nutzen 4 Wochen pro Monat und 13 Wochen pro Quartal und passen dann an.

• Leads pro Woche = Benötigte Leads / Verkauf‑Wochen

5. Füge einen Puffer hinzu (weil Wochen unordentlich sind)

No‑Shows, schlechte Fits, langsame Wochen und Saisonalität passieren.

• Wöchentliches Lead‑Ziel = Leads pro Woche × (1 + Puffer)

Ein praktischer Puffer liegt bei 10% bis 30%, je nachdem wie verrauscht deine Zahlen sind.

Alles in einer Zeile

Wöchentliches Lead‑Ziel = (Ziel / Deal‑Größe) / Close‑Rate / Lead‑zu‑Opp‑Rate / Verkauf‑Wochen × (1 + Puffer)

Ein realistisches Beispiel mit unvollkommenen Daten

Stell dir ein kleines B2B‑Service‑Unternehmen vor (Agentur, IT‑Beratung, fractional ops) mit einem 30–45‑Tage‑Sales‑Cycle. Sie wollen 4 neue Kunden pro Monat.

Das Tracking ist nicht perfekt, aber sie haben zwei „nah genug“ Zahlen aus den letzten Monaten:

• Etwa 20% der neuen Leads buchen einen ersten Call.
• Etwa 25–35% dieser Calls werden zahlender Kunde.

Jetzt mach die Rechnung mit gerundeten Zahlen.

Goal: 4 new clients per month

Convert to weekly goal:
4 clients per month / 4 weeks = 1 client per week

Estimate lead-to-client close rate:
Meeting rate = 20% (0.20)
Close rate from meeting = 25% to 35% (0.25 to 0.35)
Lead-to-client = 0.20 * (0.25 to 0.35) = 5% to 7%

Weekly leads needed:
Best case (7%): 1 / 0.07 = ~14 leads per week
Likely case (6%): 1 / 0.06 = ~17 leads per week
Conservative case (5%): 1 / 0.05 = 20 leads per week

Jetzt zum Timing: Mit einem Zyklus von 30–45 Tagen dienen die Leads, die du diese Woche generierst, hauptsächlich dazu, in 5–7 Wochen einen Kunden zu erzeugen. Wenn du heute startest, erreichst du nicht sofort „1 neuer Kunde pro Woche“ – du füllst zuerst die Pipeline.

Wenn 17–20 Leads pro Woche zu viel erscheinen, verändere einen Hebel, bevor du alles änderst. Der schnellste Hebel ist oft Konversion, nicht Volumen. Zum Beispiel:

• Erhöhe die Meeting‑Rate durch engeres Targeting und klareres Angebot.
• Erhöhe die Close‑Rate durch bessere Qualifizierung und einfachere nächste Schritte.
• Steigere den durchschnittlichen Deal‑Wert, damit du weniger neue Kunden für dasselbe Umsatzziel brauchst.
• Engere deine Definition von „Lead“, sodass du nur Personen zählst, die realistisch kaufen könnten.

Selbst mit dürftigen Daten ist eine Spanne (14 vs. 20 Leads pro Woche) nützlich. Sie sagt dir, wie gute Wochen aussehen und was deine Pipeline verkraften muss.

Mach die Zahl zu einer Pipeline, die du managen kannst

Ein wöchentliches Lead‑Ziel hilft nur, wenn es in kontrollierbare Aktionen übersetzt wird. Ein einfacher Ansatz ist, ein paar Stages abzubilden und sie wöchentlich zu tracken, damit du weißt, was zu reparieren ist, wenn die Ergebnisse sinken.

Nutze 3–5 Stufen, die deinem tatsächlichen Verkauf entsprechen. Zum Beispiel:

• Lead erstellt
• Reply (irgendeine Antwort)
• Meeting gebucht
• Opportunity erstellt
• Gewonnen

Füge grobe Drop‑Off‑Prozentwerte zwischen den Stufen hinzu. Sie müssen nicht perfekt sein. Spannen sind in Ordnung.

Beispiel (richtungweisende Rechnung): benötigst du 5 Wins pro Monat und deine Win‑Rate aus Opportunities liegt bei ~25%, brauchst du rund 20 Opportunities. Wenn die Hälfte der Meetings zu Opportunities wird, brauchst du ~40 Meetings. Wenn 20% der Replies zu Meetings werden, brauchst du ~200 Replies. Wenn 10% der Leads antworten, brauchst du ~2.000 Leads.

Finde den Flaschenhals

Eine Stage ist meistens der limitierende Faktor.

• Wenn Leads leicht kommen, Meetings aber niedrig sind, liegt der Engpass wahrscheinlich bei der Reply‑Rate oder der Reply‑zu‑Meeting‑Konversion (Messaging, Angebot, Follow‑up).
• Wenn Meetings viele sind, Opportunities aber wenige, liegt es möglicherweise an der Qualifikation oder am Meeting selbst.

Behebe zuerst den Engpass. Eine Schwachstelle zu verbessern schlägt oft „mehr Leads“, weil sich die Wirkung durch den gesamten Funnel multipliziert.

Wöchentliche Leading‑Indikatoren, die du beobachten solltest

Tracke jede Woche ein paar Zahlen, damit du vor Monatsende anpassen kannst:

• Neue Leads hinzugefügt
• Replies (gesamt und positiv)
• Gebuchte Meetings
• Erstellte Opportunities
• Wins (nachlaufend, aber weiterhin tracken)

Wenn du Cold‑Email betreibst, hilft das Kategorisieren von Replies zu sehen, ob das Problem Volumen, Zustellbarkeit oder Conversion auf Reply‑Ebene ist.

Häufige Fehler, die die Rechnung zerstören

Die meisten Forecast‑Fehler liegen nicht in der Formel. Sie passieren, weil du der Formel Zahlen gibst, die nicht vergleichbar, stabil oder realistisch für dein Team sind.

1) Das Falsche zählen

„Lead“ kann Person, Firma, E‑Mail‑Adresse oder gebuchtes Meeting bedeuten. Zählst du rohe Kontakte, während dein Prozess eigentlich Accounts vorantreibt (eine Firma kann fünf Kontakte haben), blasen sich die Zahlen schnell auf. Wähle eine Einheit und bleib dabei.

Beispiel: Wenn du 200 Kontakte bei 40 Accounts anschreibst und „200 Leads“ meldest, überschätzt du, wie viele echte Kaufchancen du geschaffen hast.

2) Eine winzige Stichprobe wie ein Gesetz behandeln

Wenn du letzte Woche 3 von 6 Deals geschlossen hast, sieht eine 50%‑Close‑Rate toll aus, aber sie hält wahrscheinlich nicht. Nutze ein längeres Zeitfenster und halte eine low/likely/high‑Spanne, damit du die Daten nicht als präzise vorgibst.

3) Den Kalender ignorieren

Feiertage, Reisewochen, Quartalsendphasen und Sommerloch ändern Reply‑Raten, Meeting‑Attendance und Entscheidungsdauern. Wenn du nicht prüfst, wie viele echte Verkauf‑Wochen du hast, liegt dein wöchentliches Ziel daneben.

4) Kapazitätsgrenzen vergessen

Auch wenn die Rechnung 25 Meetings pro Woche verlangt: Kann dein Team die qualitativ gut bearbeiten? Forecasts sollten respektieren:

• Meetings pro Rep pro Woche
• Zeit für ordentliches Follow‑up
• Zeit für Angebote und Demos
• Zeit für Bestandskunden
• Zeitverluste durch No‑Shows

5) Inbound und Outbound als gleich behandeln

Inbound‑Leads konvertieren oft anders als Outbound und das Timing unterscheidet sich ebenfalls. Wenn du sie mischst, werden deine Konversionsraten verschwommen. Halte die Raten separat und addiere am Ende.

Schnelle Checkliste: Ist dein wöchentliches Ziel realistisch?

Die meisten Ziele scheitern, weil Zeitfenster gemischt werden (dieser Monat Umsatz vs. diese Woche Leads) oder weil man vergisst, dass heutige Leads nicht sofort Umsatz erzeugen.

Schreib dein Ziel in einem Satz mit genauem Zeitfenster. Dann wähle die wenigen Inputs, denen du am meisten vertraust. Wenn deine Daten unordentlich sind, nutze Spannen statt einer „präzisen“ Zahl.

Ein fünfminütiger Quick‑Check:

• Ziel und Deadline sind eindeutig: „$40k neuer Umsatz im März“ oder „8 neue Kunden dieses Quartal“, nicht „Umsatz steigern“.
• Deal‑Größe und Win‑Rate sind realistisch: nutze jüngste Durchschnitte und lege ggf. eine niedrige und hohe Close‑Rate fest.
• Lead‑zu‑Opportunity (oder Meeting) Rate ist definiert: besonders bei Outbound, wo nicht jede Antwort Kaufabsicht bedeutet.
• Sales‑Cycle ist inkludiert mit Puffer: addiere Zeit für Genehmigungen und Kalenderlücken.
• Wöchentliche Aktivitätsziele fühlen sich real an: Wenn du 120 Leads/Woche prognostizierst, übersetze das in erwartete Replies und Meetings.

Ein praktischer Test: „Wenn wir das jede Woche vier Wochen lang erreichen, wären wir dann tatsächlich auf Kurs?“ Wenn die Antwort „vielleicht, wenn alles perfekt läuft“ lautet, weite die Spannen und füge Puffer hinzu.

Wenn du das für Cold‑Email machst, prüfe auch, ob deine Sending‑Kapazität den Plan unterstützt, ohne Zustellbarkeit zu gefährden.

Nächste Schritte: tracken, anpassen und wiederholbar machen

Die Rechnung gibt dir eine Startzahl. Die nächste Aufgabe ist, das in eine Gewohnheit zu verwandeln: regelmäßig senden, die gleichen wenigen Inputs jede Woche tracken und nach einigen Wochen anpassen, wenn genug Signal da ist.

Starte jetzt, auch wenn die Daten unordentlich sind. Führe dein normales Outreach durch, notiere die Basics und halte sonst alles konstant für ein paar Wochen, damit du lernst, was sich wirklich ändert.

Führe ein kleines Scorecard, das du in fünf Minuten pro Woche aktualisieren kannst:

• Neue Leads hinzugefügt
• Positive Replies und Gesamt‑Replies
• Gebuchte Meetings
• Erstellte Opportunities
• Wins (abgeschlossene Deals)

Gib dem Prozess 2–4 Wochen, bevor du das wöchentliche Ziel änderst. Eine Woche ist verrauscht. Nach ein paar Wochen suchst du nach Mustern: Liegen wir unter Ziel, weil Reply‑Raten schwächer sind als angenommen, oder weil einfach nicht genug Leads hinzugefügt wurden?

Wenn du beim Outbound weniger bewegliche Teile willst, kann eine All‑in‑one‑Lösung helfen, Definitionen konsistent zu halten (Senden, Replies und Reply‑Kategorien an einem Ort). LeadTrain (leadtrain.app) ist eine Option, die Domains, Mailboxes, Warm‑up, Sequenzen und KI‑gestützte Reply‑Klassifikation kombiniert, sodass wöchentliches Reporting weniger Spreadsheet‑Arbeit ist.

Nach einem Monat solltest du die Frage „Wie viele Leads pro Woche?“ mit Vertrauen beantworten können, weil sie auf deiner eigenen jüngsten Leistung basiert, nicht auf Hoffnung.