Wen statt des CEOs kontaktieren: Outreach-Personas, die antworten

Warum CEO-First-Outreach meist scheitert

CEOs und Gründer sind leicht anzuzielen und schwer zu erreichen. Ihre Postfächer sind laut, die Kalender voll, und die meisten Nachrichten beziehen sich nicht auf ein Problem, das sie diese Woche lösen müssen. Selbst mit einem starken Angebot liest sich die Nachricht oft als „nett zu wissen“ statt „muss jetzt repariert werden“.

Ein hoher Titel bedeutet außerdem mehr Filter. Viele Führungskräfte haben Assistent:innen, strikte Postfach-Regeln und starke Spam-Schutzmechanismen. Zusätzlich scannen sie auf drei Dinge: direkte Umsatzwirkung, akutes Risiko oder eine vertrauenswürdige Empfehlung. Kaltakquise-E-Mails schaffen diese Hürden selten beim ersten Versuch.

Zu viele Executive-Targets verlangsamen dich zudem auf subtile Weise: sie zerbrechen deinen Lernkreislauf. Wenn du nur CEOs anschreibst, bekommst du weniger Antworten, langsameres Feedback und weniger Daten darüber, welche Botschaften und Zielgruppen wirklich funktionieren. Die Personen, die den Schmerz täglich spüren (und bestätigen können, ob er echt ist), hören dich in der Zwischenzeit nie.

Gutes Targeting bei Kalt-E-Mails geht um Relevanz, nicht um Seniorität. Stell eine einfache Frage: Wer besitzt das Problem, das du löst, und wer wird die Verbesserung zuerst spüren? Das ist oft ein Manager oder Team-Lead mit klaren Zielen, einem Budgetrahmen und Motivation, etwas Neues zu testen.

Eine praktische Regel: Starte weiter unten, verdiene dir das Recht, höher zu gehen. Nutze frühe Gespräche, um den tatsächlichen Workflow, die aktuellen Tools und die echten Kosten des Problems zu lernen. "Das Recht verdienen" sieht meist so aus: den Schmerz mit dem täglichen Verantwortlichen bestätigen, eine konkrete Erkenntnis teilen (keinen generischen Pitch), fragen, wer sonst involviert sein müsste, falls es funktioniert, und erst dann die Führungskraft mit einer kurzen Zusammenfassung und einer klaren Bitte einbeziehen.

Beispiel: Wenn du Infrastruktur für Kalt-E-Mails verkaufst, ignoriert dich ein Gründer vielleicht. Ein Head of Sales oder SDR-Manager könnte aber antworten, weil Zustellbarkeit ihre wöchentlichen Zahlen trifft. Sobald sie das Problem bestätigen, wird das Einbeziehen des CEOs ein Genehmigungsschritt statt ein kalter Start. Wenn du Outbound in LeadTrain betreibst, kannst du das schnell mit kleinen, persona-spezifischen Sequenzen testen und sehen, welche Rollen tatsächlich antworten.

Fang beim Problem-Eigentümer an, nicht beim höchsten Titel

Wenn du zuerst den CEO anschreibst, rätst du nur, wer sich sorgt. Besser ist die Person, die das Problem jede Woche spürt und daran gemessen wird, es zu beheben. Die ist eher bereit zu antworten, echte Details zu teilen und dich an den richtigen nächsten Schritt zu verweisen.

Bevor du ein Ziel auswählst, unterscheide drei Rollen:

• User: lebt täglich mit dem Problem.
• Buyer: kontrolliert das Budget.
• Approver/Blocker: kann nein sagen, selbst wenn alle anderen zustimmen.

Manchmal trägt eine Person zwei Hüte. Oft sind es verschiedene Personen.

Relevanz entsteht meist durch einen Trigger, nicht durch einen Titeltreffer. Such nach einem Grund, warum das Problem gerade oben auf der Agenda stehen würde: eine neue Einstellung nächste Woche, ein Rollout eines Tools, ein Wachstumsschub, der den alten Prozess sprengte, oder ein Team, das plötzlich an eine neue KPI gebunden ist.

Wähle eine Startpersona basierend auf dem schnellsten Weg zu einem echten Gespräch. Wenn das Problem operativ ist (verpasste Follow-ups, chaotische Übergaben, inkonsistenter Outbound), starte beim Tag-für-Tag-Verantwortlichen. Wenn es klar budgetgebunden ist (Konsolidierung von Tools, Anbieterwechsel), starte beim Budgetverantwortlichen.

Beispiel: Du bietest Hilfe bei Outbound-E-Mail-Performance. In einem 40–80 Personen Unternehmen ist der tägliche Verantwortliche vielleicht der SDR-Manager oder Head of Sales Development. Die kennen Zustellbarkeitsprobleme, Antwortquoten und wissen, was bereits versucht wurde. Nach einem kurzen Austausch fragst du, wer das Budget für Outbound-Tools besitzt und ob der VP Sales Änderungen bevorzugt freigibt.

Wenn du LeadTrain für Outbound nutzt, hilft dir dieser Ansatz auch beim Multi-Threading, ohne es zu erzwingen. Der Owner kann die aktuelle Einrichtung bestätigen (Domains, Warm-up, Sequenzen) und du bringst den Budgetverantwortlichen nur dann rein, wenn du konkrete Zahlen und einen klaren nächsten Schritt hast.

Alternative Personas, die oft zuerst antworten

Wenn du herausfinden willst, wen du statt des CEOs kontaktieren solltest, fang bei den Leuten an, die den Workflow, die Tools oder die Genehmigungen besitzen. Sie sind näher am täglichen Schmerz und können meist einem Pilot zustimmen (oder zumindest sagen, was ein "Ja" bedeuten würde).

Ops-Rollen: die Prozessbauer

Ops-Titel sind häufig der schnellste Weg zu einer echten Antwort, weil sie zwischen Systemen und Ergebnissen sitzen. RevOps, Sales Ops, BizOps und Operations Manager kümmern sich um wiederholbare Prozesse, saubere Übergaben und Reporting.

Wenn dein Angebot die Outbound-Ausführung verbessert (Domains, Mailboxen, Warm-up, Sequenzen, Antwort-Sortierung), kann eine Ops-Person validieren, ob es in ihren Stack passt und was kaputtgehen würde, wenn nicht. In LeadTrain tauchen hier auch schnell praktische Fragen auf: wie Domain-Setup funktioniert, wie Zustellbarkeit geschützt wird und wie Antwortklassifikation in Pipeline-Stufen gemappt wird.

Manager und Team-Leads: die Leute, die den Schmerz fühlen

Manager antworten, wenn deine Nachricht an ihren Wochen-Job anknüpft. Denk an SDR-Manager, Support-Leads, Engineering Manager und Customer Success Manager. Sie unterschreiben vielleicht keinen Vertrag, können ihn aber sponsern und die richtige Genehmigungsinstanz hinzuziehen.

Typische Trigger für echte Antworten sind verpasste Ziele, weil das Team manuelle Arbeit erledigt, chaotische Übergaben zwischen Tools, niedrige Antwortraten, die Tests brauchen (nicht nur mehr Volumen), oder eine klare Kennzahl, für die die Person persönlich verantwortlich ist (gebuchte Meetings, Zeit bis zur ersten Antwort, Backlog).

Finance, Procurement, IT und die "Router"-Rollen

Manche Deals stocken, weil du nur den User angeschrieben und die Gatekeeper ignoriert hast. Finance und Procurement können dir den echten Buying-Path nennen (Schwellenwerte, Zahlungsbedingungen, benötigte Unterlagen). IT und Security sind wichtig, wenn du Zugriff, neue Domains, Postfach-Provisionierung oder ein Review zum Datenumgang brauchst.

Unterschätze auch nicht Executive Assistants oder einen Chief of Staff. Sie können dich zur richtigen Person durchreichen und Kontext liefern wie „das wird nächsten Monat evaluiert“ oder „sprech zuerst mit RevOps“.

Wenn du diese Rollen kontaktierst, führ mit Routing-Fragen ein statt mit einem kompletten Pitch:

• „Wer verantwortet diesen Prozess heute?“
• „Wer bewertet Tools wie dieses?“
• „Ist Sicherheit oder Finance bei einem Pilot involviert?“

Schritt-für-Schritt: eine Kontaktleiter aufbauen

Eine Kontaktleiter verhindert, dass du den CEO anschießt und auf Glück hoffst. Sie zwingt dich auch, eine praktische Frage zu beantworten: Wer bestätigt am ehesten das Problem und bringt es voran?

Die Leiter pro Account bauen

Nutze denselben Workflow für jedes Zielunternehmen, auch wenn deine Liste klein ist.

1. Wähle zuerst deine Accounts und schreibe einen Satz, warum jetzt. Verknüpfe es mit einem verteidigbaren Trigger (neue Einstellungen, Launch, Expansion, Funding oder ein Job-Post, der auf einen Schmerz hinweist).
2. Wähle eine Startpersona, die das Problem Tag für Tag besitzt.
3. Füge zwei Backups hinzu: eines angrenzend (Ops, Enablement, RevOps, IT) und eines oberhalb (Director oder VP).
4. Lege die Reihenfolge der Leiter fest. Manager → Director → VP → Exec ist üblich, aber tausche es, wenn die Organisation klein oder Gründer-geprägt ist.
5. Entscheide deine Wechselregeln bevor du sendest: nach einer festgelegten Anzahl Touches nach oben gehen, seitlich wechseln bei neuen Infos oder springen, wenn dich jemand an den richtigen Owner weiterleitet.

Beispiel: Du verkaufst ein Tool, das die Reaktionszeit bei Inbound-Leads reduziert. In einem 200-Personen SaaS-Unternehmen startest du beim SDR-Manager (Pain-Owner), nimmst RevOps als Backup (Prozess-Owner) und hältst den VP Sales als Eskalationsschritt (Prioritätensetzer).

Nach Persona tracken, was funktioniert

Das Ziel sind nicht nur Antworten. Es sind wiederholbare Hebel.

Notiere, welche Formulierungen ziehen: welche Ansprache die schnellste Antwort brachte (Zeitersparnis, Risiko vermieden, Umsatzsteigerung), welche Beweise zählten (Peers, Zahlen, Prozessdetails), welche Bitte am besten funktionierte (kurze Frage vs Meeting vs Intro) und welche Einwände auf welcher Ebene auftauchen (Manager: Zeit und Arbeitsaufwand; VPs: Priorität und Budget).

Wenn du LeadTrain nutzt, hilft das Taggen von Antworten nach Persona und Ansatz, Muster über Accounts hinweg zu erkennen statt zu raten.

Wie man E-Mails schreibt, die zu jeder Persona passen

Die gleiche Pitch-Mail an alle zu schicken bringt dieselbe Stille zurück. Die schnellste Abhilfe ist, deine Nachricht an das zu koppeln, wofür die Person gerade verantwortlich ist, nicht an eine generische Produktbeschreibung.

Schreibe einen Satz, der zu ihrem Job passt, und bitte um einen kleinen nächsten Schritt.

Worum jede Persona sich sorgt (und was du sagen solltest)

Ein Manager lebt im Tagesgeschäft. Er antwortet, wenn du seine Woche einfacher machst.

Ein Director oder VP wird an Outcomes und Risiko gemessen. Er antwortet, wenn du einen risikoarmen Weg zu Ergebnissen aufzeigst.

Finance will Klarheit und Kontrolle. IT und Security wollen weniger Überraschungen.

Du kannst das Angebot gleichlassen und nur den Winkel ändern:

• Manager: Zeitersparnis, weniger Brände, sauberere Übergaben, weniger manuelle Arbeit.
• Director/VP: Kennzahlen, die sich bewegen, Rollout-Risiko, wie Erfolg in 30 Tagen aussieht.
• Finance: Gesamtkosten, Amortisation, was wann in Rechnung gestellt wird.
• IT/Security: Zugriffslevel, Berechtigungen, Datenhandling und Entscheidungswege.

Halte eine klare Bitte

Leute ignorieren E-Mails, die fünf Dinge gleichzeitig wollen. Wähle eine Bitte, die zur Persona passt.

Wenn du eine Cold-Email-Plattform wie LeadTrain verkaufst, könnte ein Manager nicht Stunden mit dem Sortieren von Antworten verbringen wollen. Ein Director interessiert sich für Antwortraten und wie schnell ein Team starten kann. Finance fragt nach Kosten eines versus mehrerer Tools. IT will Domain-Setup, Authentifizierung und wer auf Postfächer zugreift.

Einige leichte Bitten:

• „Sind Sie die richtige Person für Outbound-Email-Tools, oder gehört das anderswo hin?“
• „Wäre ein 10-minütiges Gespräch sinnvoll, um zu sehen, ob das passt, oder sollte ich das Thema schließen?“
• „Wenn ich einen 3-Zeiler für einen 14-tägigen Pilot sende, können Sie mir sagen, ob das zu Ihrer Arbeitsweise passt?"

Ende mit einer einzelnen Wahl und einem Zeitfenster. Kleine Bitten bekommen echte Antworten und weniger höfliche Abweisungen.

Wann Executive-Outreach tatsächlich funktioniert

CEOs anzuschreiben ist nicht immer falsch. Es ist falsch, wenn es dein Default ist.

Executive-Outreach funktioniert am besten, wenn die Entscheidung wirklich top-down ist: eine Strategieänderung, Markteintritt oder der Austausch eines großen Anbieters im ganzen Unternehmen. In solchen Fällen mag ein Director oder Manager deine Idee gut finden, kann die Änderung aber nicht genehmigen.

Es funktioniert auch, wenn du einen starken Trigger hast, der dein Timing glaubwürdig macht: eine Finanzierungsrunde, ein öffentlicher Launch, eine auffällige Einstellungswelle oder eine Reorg, die Besitzverhältnisse ändert.

Es lohnt sich in der Regel, den Gründer oder CEO anzuschreiben, wenn:

• Die Änderung mehrere Teams betrifft und kein einzelner Manager End-to-End verantwortlich ist.
• Du auf einen Trigger zeigen kannst und eine spezifische Hypothese formulierst.
• Deine Bitte eng gefasst ist (10 Minuten, ein Ja/Nein oder eine schnelle Intro).
• Du bereits interne Unterstützung hast und finale Genehmigung brauchst.
• Der Gründer noch operativ ist (sehr kleine Teams, in denen er Prozesse selbst steuert).

Beispiel: Ein 12-Personen-Startup stellt die ersten SDRs ein und der Gründer betreibt das Outbound noch selbst. Dann ist „wen statt des CEOs kontaktieren“ vielleicht trotzdem der CEO, weil es keinen Outbound-Manager gibt. Halte die Ansprache kurz: eine Beobachtung, eine Hypothese, eine Frage.

Wenn du Multi-Thread-Outbound machst, sollten Exec-Mails die Ausnahme an der Spitze der Leiter sein, nicht die erste Stufe. LeadTrain’s Antwortklassifikation kann hier helfen, indem sie schnelle Exec-Antworten wie „sprech mit Jane“ markiert, damit sie nicht verloren gehen.

Beispiel: Wen zuerst anschreiben in einem 50-Personen-Unternehmen

Stell dir ein 50-köpfiges B2B-Unternehmen mit kleinem Sales-Team vor: 2 SDRs, 3 AEs und einem Player-Coach-Manager. Sie wollen mehr Meetings, möchten aber dieses Quartal keinen weiteren SDR einstellen. Das ist ein Setup, bei dem das richtige Persona-Targeting schneller Signale liefert.

Starte bei der Person, die den Schmerz täglich fühlt und einen Test ohne langen Genehmigungsweg durchführen kann.

Erste E-Mail: SDR-Manager (der tägliche Owner)

Der SDR-Manager besitzt in der Regel Aktivität, Sequenzen und Coaching. Er bekommt Schuld, wenn der Kalender leer ist, also ist er motiviert, praktische Verbesserungen zu versuchen.

Halte die Bitte konkret. Frag, was sie heute tun, um Meetings zu buchen (Kanäle, ICP, Volumen), biete ein kleines Experiment an (neues Segment, neue Sequenz oder bessere Antworthandhabung) und bestätige, was „Erfolg“ bedeutet (Meetings pro Woche, Antwortrate, Zeit, die fürs Sortieren von Antworten aufgewendet wird).

Zweiter Thread: RevOps (Tooling, Daten, Reporting)

RevOps kümmert sich um sauberes Tracking und weniger Tools. Sie können einen Pilot stoppen, wenn er Reporting-Chaos erzeugt, also bezieh sie früh ein.

Konzentriere dich auf Messbarkeit (gebuchte Meetings, Antwortkategorien, Bounce-Rate, Abmelderate), Zustellbarkeitssicherheit (Warm-up, Authentifizierung, sinnvolle Sendelimits) und wie die Einrichtung in der Praxis aussieht (Domains, Mailboxen, Sequenzen, A/B-Tests). Wenn du LeadTrain einsetzt, reduziert die All-in-One-Einrichtung Tool-Sprawl.

Eskalation: VP Sales oder CEO mit Beweisen, nicht mit Hype einbinden

Nach ein paar Kontakten mit dem SDR-Manager und RevOps kannst du eskalieren, ohne als Line-Skipper zu wirken. Verweise auf das, was du gelernt hast, und bitte um Erlaubnis.

Beispiel: „Basierend auf dem, was Sie geteilt haben (aktuelles Volumen, Zielaccounts und die Antworten, die Sie bekommen), denken wir, dass wir einen 14-tägigen Test für X Meetings durchführen können. Sollen wir Ihren VP Sales dazuholen, um das Ziel zu bestätigen und den Pilot freizugeben?"

Ein gutes Zwei-Wochen-Ergebnis ist kein Wunder. Es ist ein sauberer Pilot mit stabiler Zustellbarkeit, klarer Antwortaufteilung, einem kleinen aber echten Anstieg gebuchter Meetings und einer Entscheidung, auszuweiten oder zu stoppen.

Häufige Fehler und Fallen

Der schnellste Weg, ignoriert zu werden, ist, dieselbe CEO-Mail an jede Firma zu schicken und sie „personalisierung“ zu nennen, weil du nur Vorname und Branche getauscht hast. Senior-Personen erkennen eine Vorlage in zwei Zeilen und sind trainiert, ihre Zeit zu schützen.

Eine andere Falle ist, Titel zu wählen, die senior klingen, statt Leute, die tatsächlich den Workflow besitzen. „Head of" und „VP" können großartig sein, aber nur, wenn diese Person den Schmerz täglich spürt oder am Outcome gemessen wird. Wenn du etwas verkaufst, das Lead-Handoffs betrifft, interessiert sich vielleicht der Ops-Manager oder SDR-Manager mehr als ein hochrangiger Growth-Leader.

Zu früh an die Exec zu eskalieren kann dein bestes Konto verbrennen. Wenn deine erste Kontaktaufnahme beim Gründer vage ist, bekommst du vielleicht keine zweite Chance, wenn du schließlich Beweise hast. Executive-Outreach funktioniert am besten als Eskalation mit Kontext, nicht als Lotterie-Los.

Wiederkehrende Fehler:

• Eine vage Ansprache ohne klares Problem, Beweis oder einfachen nächsten Schritt.
• Für ein 30-minütiges Meeting bitten, bevor du dir 10 Minuten verdient hast.
• „Keine Antwort" als „kein Interesse" werten statt Ziel oder Message zu korrigieren.
• Buying-Signale wie weitergeleitete Mails, kurze Antworten oder „wer kümmert sich darum?“ zu ignorieren.
• Für Titel zu optimieren statt für Dringlichkeit und Besitz.

Nicht multi-threading zu betreiben ist ein stiller Killer. Wenn du eine Person anschreibst, keine Antwort erhältst und das ganze Konto als Nein abstempelst, lässt du Umsatz auf dem Tisch. Besser ist, 2–4 relevante Personen über eine Woche zu kontaktieren, jeweils mit einer Nachricht, die zu deren Sicht auf das Problem passt.

Schnelle Targeting-Checkliste vor dem Senden

Mach vor dem Absenden einen Zwei-Minuten-Check, um den Klassiker zu vermeiden: Gründer mit einem Problem zuzubombardieren, das sie nur einmal im Jahr sehen, während der eigentliche Schmerz beim Manager sitzt, der es jede Woche spürt.

Für jeden Account prüfe:

• Kannst du die Person benennen, die das Problem wöchentlich spürt?
• Kannst du zwei weitere Rollen nennen, die dasselbe Problem aus anderen Blickwinkeln berühren?
• Hast du eine klare Vermutung, wer Budgetverantwortlicher vs. täglicher Owner ist, plus einen möglichen Blocker?
• Bleibt deine erste E-Mail eng: ein Problem, ein glaubwürdiger Beweis, eine einfache Frage?
• Weißt du, was du tust, wenn Stille eintritt, und wann du stoppst?

Setze eine Eskalationsregel und eine Stopp-Regel. Zum Beispiel: „Wenn der Manager nach zwei Touches ignoriert, sende eine kürzere Nachricht an den VP mit dem, was du versucht hast, und einer Ja/Nein-Frage.“ Stopp-Regel: „Bei klarem Nein oder keiner Interaktion nach vier Touches über zwei Personas, Account 60 Tage pausieren."

Wenn du LeadTrain nutzt, stelle sicher, dass Tracking und Antwortkategorisierung aktiv sind, damit du siehst, welche Persona tatsächlich antwortet – nicht nur, wen du angeschrieben hast.

Nächste Schritte: testen, messen und skalieren ohne Execs zu zuspammen

Wenn du ständig Gründer und CEOs anschreibst, bekommst du mehr Stille als Signal. Behandle Targeting wie ein Experiment: klein, messbar und wiederholbar.

Starte mit einem engen Pilot: Wähle 20–50 Accounts und 2–3 Personas pro Account (Problem-Owner, Manager und technischen Reviewer). Behalte eine einzige Message-Ausrichtung für den gesamten Test, damit du lernst, was funktioniert.

Halte den Plan einfach: Bau für jeden Account eine Kontaktleiter, fahre eine kurze Sequenz pro Persona mit ein paar Follow-ups, wechsle die Persona bei Stille (nicht aus Ungeduld) und pausiere bei klarem "nicht interessiert" oder Abmeldung. Halte das Versandvolumen niedrig, bis du konsistent positive Antworten siehst.

Sequencing ist wichtig, weil Erinnerung versagt. Wenn Follow-ups im Kopf oder in einem chaotischen Spreadsheet leben, wirst du entweder zu oft nachfassen oder gar nicht.

Bevor du Volumen erhöhst, schütze die Zustellbarkeit. Neue Domains und Mailboxen müssen aufgewärmt werden, und das Senden sollte langsam hochgefahren werden. Wenn du zu schnell skalierst, landen Mails im Spam und deine Testergebnisse sind wertlos.

Miss Outcomes nach Antwort-Typ, nicht nur nach Reply-Count. Ein einfaches Bucketsystem reicht: interessiert, nicht interessiert, Abwesenheit, Bounce, Abmeldung.

Wenn du weniger Teile haben möchtest, hält LeadTrain Domains, Mailboxes, Warm-up, Multi-Step-Sequenzen und Antwortklassifikation an einem Ort. Das macht es einfacher, saubere Persona-Tests durchzuführen, Ergebnisse fair zu vergleichen und erst zu skalieren, wenn du dir das Recht verdient hast, höher zu gehen.