Wann Sie Ihr ICP erweitern sollten (und wann Sie es einschränken sollten)

Das eigentliche Problem: nicht zu wissen, ob dein ICP noch passt

Dein ICP (Ideal Customer Profile) beantwortet eine Frage: wer kauft am ehesten, hat Erfolg damit und bleibt dabei.

Es ist mehr als ein Branchenlabel. Ein nützliches ICP umfasst Unternehmensgröße, ein klares Problem, die Person, die dieses Problem hat, und wie „Erfolg“ auf ihrer Seite aussieht.

Teams bleiben stecken, weil beide Extreme schaden. Zu eng, und du verbrauchst eine kleine Liste schnell, kontaktierst dieselben Accounts wieder und wieder, bis die Antworten ausbleiben. Zu breit, und du schickst Nachrichten an Leute, denen das nie wichtig sein wird. Das verschwendet Zeit und kann die Deliverability bei Cold Email schädigen.

„Segment-Sättigung" im Outbound sieht oft so aus: dein Text liest sich noch gut, dein Angebot hat sich nicht geändert, aber die Ergebnisse schwinden, weil du den erreichbaren Teil dieses Segments bereits abgegrast hast. Der Markt ist nicht verschwunden. Du bist nur an die frischen, hochintenten Targets geraten, die zu deinen Regeln passen.

Das Kernproblem ist einfach: die meisten Teams können nicht sagen, ob das ICP geändert werden muss oder ob die Ausführung besser werden muss. Diese Unsicherheit macht „Wann sollten wir erweitern?“ zur Ratesache.

Hilfreich ist, zwei Arten von Verschwendung zu trennen:

• Verschwendeter Outreach: gute Leads, die deine Nachricht nie sehen oder nicht verstehen
• Verschwendetes Targeting: Leute, die sie sehen, verstehen und trotzdem nicht interessiert sind

Beides zu reduzieren heißt nicht, „mehr Volumen“ zu jagen. Du verschickst weniger Mails an besser passende Personen und änderst das Targeting nur, wenn die Beweise zeigen, dass dein aktuelles ICP seine Wirkung verliert.

Die wenigen Zahlen, die dir sagen, ob du den Kurs ändern solltest

Der einfachste Weg, die falsche ICP-Entscheidung zu treffen, ist, auf einen großen Durchschnitt zu starren. Gesamtdaten verbergen, was in Segmenten passiert: eine Gruppe kann sterben, während eine andere still funktioniert.

Um zu entscheiden, wann du dein ICP erweitern solltest, beobachte eine kleine Menge Metriken, die früh (leading) und spät (lagging) bewegen. Leading-Indikatoren zeigen, ob du noch Aufmerksamkeit bekommst. Lagging-Indikatoren zeigen, ob diese Aufmerksamkeit zu Umsatz wird.

Beginne mit Leading-Indikatoren:

• Reply-Rate (jede Antwort)
• Positive Reply-Rate (klare Interessensbekundung)
• Termine gebucht (Meeting-Rate)
• Bounce-Rate (Signal für Deliverability)
• Abmelde- oder Beschwerderate (Message-Market-Mismatch)

Dann bestätige mit Lagging-Indikatoren:

• Aus dem Outbound entstandene Pipeline
• Win-Rate bei Outbound-Deals
• Durchschnittliche Länge des Sales-Zyklus

Vergleiche Zeitfenster immer auf die gleiche Weise. Die letzten 2 bis 4 Wochen gegen eine Basislinie (z. B. die vorigen 4 bis 8 Wochen) reichen meist aus. Du reagierst nicht auf eine einzelne schlechte Woche, du beobachtest eine anhaltende Verschiebung.

Am wichtigsten: teile die Daten nach Segmenten, statt dich auf Kampagnen-Totals zu verlassen. „Segment“ kann Branche, Unternehmensgröße, Jobtitel, Geografie oder Tech-Stack bedeuten. Wenn eine Vertikale den Durchschnitt nach unten zieht, musst du vielleicht einschränken. Wenn ein angrenzendes Segment anzieht, während dein Kern langsamer wird, kannst du vielleicht vorsichtig erweitern.

Ein kurzes Beispiel: dein Segment „HR-Manager bei SaaS-Unternehmen mit 200–500 Mitarbeitern" fällt in vier Wochen von 9 % Reply auf 4 %, während Meetings von 1,2 % auf 0,5 % sinken. Gleichzeitig bleibt „People Ops Leader bei 200–500 Mitarbeiter SaaS" stabil. Das deutet eher auf einen Persona-Wechsel als auf ein Produktproblem.

Wenn du Tools verwendest, die Antworten kategorisieren (z. B. interessiert vs. nicht interessiert vs. Abwesenheit vs. Bounce), stelle sicher, dass deine Reports segment-getaggt bleiben. Vermischte Ergebnisse erzeugen falsche Geschichten.

Warnsignale, dass du ein Segment sättigst

Sättigung zeigt sich meist als leiser Rückgang, nicht als plötzlicher Absturz. Die Deliverability kann normal aussehen. Betreffzeilen können weiterhin geöffnet werden. Aber immer weniger Leute treiben das Gespräch voran.

Eines der klarsten Muster ist: positive Antworten fallen, während Opens und Bounces weitgehend gleich bleiben. Das deutet darauf hin, dass die E-Mail gesehen wird, aber Angebot oder Winkel bei diesem Publikum nicht mehr landen.

Gängige Sättigungs-Signale:

• Meeting-Rate sinkt, obwohl du das Send-Volumen erhöhst
• Du hörst häufiger „wir nutzen schon [Konkurrent]“ und es wird selbstsicher gesagt
• „Keine Priorität“ und „haben wir schon versucht“ werden zur Default-Antwort, selbst von passenden Titeln
• Antworten wiederholen sich: gleiche Einwände, gleiche Organigramme, gleiche Buying-Prozesse
• Deine Listen wirken wie Duplikate: dieselben Firmen und Titel, die du schon angeschrieben hast

Ein kleines Beispiel: du targetierst VP Sales im Mid-Market SaaS. Zwei Monate lang buchst du 8 Meetings pro 1.000 Mails. Dann erhöhst du das Volumen stärker, aber Meetings fallen auf 4 pro 1.000. Opens bleiben stabil, Bounces sind niedrig, und Antworten verschieben sich von neugierigen Fragen zu „wir nutzen schon Outreach/Salesloft“ und „haben das letztes Jahr getestet.“ Dieses Segment ist nicht „tot“, aber es hat die Botschaft schon gehört.

Sättigung kann sich auch in Antwortgründen zeigen, bevor deine Topline-Zahlen vollständig sinken. Wenn „nicht jetzt“ und „haben schon ein Tool“ steigen, betrachte das als frühes Feedback.

Wenn du diese Signale siehst, geh davon aus, dass sich etwas ändern muss: das Angebot, der Winkel oder das Segment. Mehr an dieselbe Gruppe zu senden verbrennt meist nur den verbleibenden Goodwill.

Wann das Einschränken deines ICP die sichere Wahl ist

Das Verengen deines Idealkundenprofils ist oft richtig, wenn das Problem nicht mangelndes Interesse, sondern fehlender Fokus ist. Wenn deine besten Interessenten die Botschaft mögen und weitergehen, fügt eine Ausweitung meist nur Rauschen hinzu, nicht Wachstum.

Ein typisches Muster: die Reply-Qualität ist hoch, aber deine Liste ist klein. Du bekommst durchdachte Antworten und echte Gespräche, aber dir gehen die Accounts aus. Das kann nach Sättigung aussehen, es kann aber auch bedeuten, dass du die gewinnende Nische nicht scharf genug definiert hast, um mehr davon zu finden.

Ein weiteres starkes Signal zeigt sich nach dem ersten Meeting. Wenn die Interessenten, die erscheinen, typischerweise weiterkommen, ist das Problem meist nicht Produkt-Markt-Fit, sondern Targeting und Positionierung vor dem Meeting.

Einschränken ist auch sicherer, wenn du nur in einem spezifischen Sub-Segment gewinnst — z. B. eine Rolle, eine Größenklasse oder einen Use Case. Behandle dieses Sub-Segment als Default und baue deine Outbound-Segmentierungsstrategie darum herum auf.

Wenn der Vertrieb von low-fit Gesprächen überlastet ist, ist das ein realer Kostenfaktor. Zeit, die auf unpassende Leads verwendet wird, nimmt Follow-ups weg, die abschließen könnten. Ein engeres ICP reduziert diese Gespräche und macht die Pipeline einfacher zu managen.

Praktische Wege, zu verengen, ohne es zu überdenken:

• Wähle einen Use Case, den du in einem Satz erklären kannst
• Konzentriere dich auf eine Käuferrolle, die den Schmerz am stärksten fühlt
• Füge eine harte Qualifikation hinzu (Teamgröße, Tech-Stack, Geografie oder ein Trigger-Event)
• Streiche jedes Segment mit hohem Reply-Volumen, aber schwacher Meeting-zu-Opportunity-Conversion

Wenn nur Gründer-geführte Teams gut reagieren und nach dem ersten Call konvertieren, ist das ein Hinweis, deine Liste und Messaging auf den Founder-Workflow auszurichten. Du kannst später erweitern, aber zuerst mach die gewinnende Nische wiederholbar.

Wann es Sinn macht, das ICP zu erweitern

Erweitern macht Sinn, wenn dein aktuelles Best-Segment weiterhin gut performt, du aber nicht mehr genug Leute zum Kontaktieren findest. Wenn Reply-Raten, Meeting-Raten und Retention gesund sind, aber die Pipeline durch die Listen-Größe gedeckelt ist, ist das eine Wachstumsgrenze, kein Ausführungsproblem.

Ein weiteres gutes Signal ist Pull von den Rändern: angrenzende Rollen beschreiben denselben Schmerz und dasselbe „Erfolgs“-Ergebnis wie deine besten Kunden. Sie mögen andere Jobtitel verwenden, aber das Problem klingt gleich. Wenn dein Angebot dasselbe Kernproblem für sie löst, kannst du oft ohne Produktänderung expandieren.

Wiederkehrende Einwände sind hier nützlich. Wenn du häufig hörst „wir haben kein Budget dafür“ oder „das macht ein anderes Team“, landet deine Botschaft möglicherweise beim falschen Owner. Ein angrenzendes Segment könnte der echte Käufer sein und diesen Einwand nicht bringen.

Erweitern ist am sichersten, wenn du bereits etwas Wiederholbares hast: ein klares Angebot, einen konsistenten Sales-Prozess und Nachweise, die du wiederverwenden kannst. Du rätst nicht — du kopierst, was funktioniert, in eine neue Spur.

Anzeichen, dass du ein zweites Segment sauber definieren kannst:

• Du kannst in einem Satz eine konkrete Rolle, einen Unternehmenstyp und ein Trigger-Event nennen
• Dein Value-Proposition bleibt dieselbe, nur die Formulierung ändert sich
• Deine beste Erfolgsgeschichte macht für sie weiterhin Sinn
• Du kannst eine frische Liste mit genügend Volumen beschaffen

Beispiel: Wenn dein bestes Segment Agenturgründer sind, die mehr Sales-Calls buchen, könntest du auf Inhaber von Beratungsfirmen erweitern, die ebenfalls qualifizierte Discovery-Calls brauchen, und dieselbe grundlegende Sequenzstruktur und Reply-Handling verwenden.

Ein sicherer Schritt-für-Schritt-Prozess zur ICP-Erweiterung

Die sicherste Vorgehensweise ist, in eine Richtung kontrolliert zu erweitern, Ergebnisse zu messen und erst dann den Kreis weiter aufzuziehen.

1) Entlang einer Achse erweitern, nicht an fünf gleichzeitig

Wähle eine einzelne Änderung: eine neue Branche, eine neue Rolle, eine größere oder kleinere Unternehmensgröße oder ein neues Trigger-Event (z. B. Hiring, Funding oder Tool-Wechsel). Eine neue Variable macht das Ergebnis leichter vertrauenswürdig.

Formuliere diese Wahl als enge Hypothese: wen du targetierst, welches Problem sie fühlen und welches Ergebnis sie bald wollen (nicht irgendwann). Wenn du es nicht in einem Satz sagen kannst, ist es zu breit.

2) Klein, getrennt und spezifisch testen

Baue eine kleine Liste und halte sie isoliert von deinem Hauptsegment, damit du deine Basis nicht verwässerst. Praktisch bedeutet das: separate Kampagne, separates Tracking und klare Labels für Antworten.

Schreibe eine Nachricht, die klingt, als wäre sie ausschließlich für dieses Segment geschrieben. Nutze einen klaren Schmerzpunkt, einen Proof-Point und einen einfachen nächsten Schritt. Wenn die E-Mail an drei verschiedene Rollen ohne Änderung geschickt werden könnte, ist sie generisch.

Eine einfache Test-Sequenz:

1. Wähle 100–300 Prospects im neuen Segment
2. Fahre eine kurze Sequenz (5–10 Werktage)
3. Halte das Volumen gering, während du lernst

Definiere Pass-/Fail-Schwellen, bevor du sendest. Zum Beispiel: du willst Replies über einem Mindestwert, negative Signale (Bounces, Abmeldungen, Beschwerden) unter deinen Limits und mindestens ein paar qualifizierte Gespräche, nicht nur höfliche Antworten.

3) Skalieren nur nach wiederholbaren Erfolgen

Wenn der Test besteht, erhöhe das Volumen schrittweise und erweitere in kleinen Stufen (z. B. eine angrenzende Branche, bevor du drei hinzufügst). Halte Kampagnen getrennt, damit du sehen kannst, ob das neue Segment wirklich funktioniert oder nur Rauschen erzeugt.

Wie du Erweiterung testest, ohne das, was funktioniert, zu zerstören

Behandle eine neue Persona oder ein neues Segment wie ein Experiment, nicht wie eine neue Identität. Lass dein aktuelles best-performendes Segment unverändert laufen, so hast du immer eine Basislinie. Diese Kontrollgruppe sagt dir, ob Veränderungen echt sind oder nur eine gute (oder schlechte) Woche.

Ändere jeweils nur eine Variable. Wenn du Persona, Angebot und Betreffzeile gleichzeitig änderst, weißt du nicht, was das Ergebnis verursacht hat. Hier geraden viele Teams in die falsche Erweiterung.

Ein Test-Setup, das meist funktioniert:

• Halte 70–90 % des Volumens beim bewährten Segment (Kontrolle) und sende 10–30 % an das neue Segment (Test)
• Ändere nur eine Sache pro Test: Persona ODER Angebot ODER Betreffzeile
• Setze eine Mindeststichprobe, bevor du urteilst (z. B. ein paar hundert Sends oder genügend Antworten, um stabil zu wirken)
• Beobachte zuerst Deliverability: Bounce-Rate, Spam-Beschwerden und Abmelderate
• Vergleiche Ergebnisse mit der Kontrolle: positive Reply-Rate, Meetings und Time-to-First-Reply

Wenn die Ergebnisse gemischt sind, entscheide vorher, wie du reagierst. Zum Beispiel: wenn Replies gut sind, aber Deliverability sich verschlechtert, straffe die Liste und reduziere Volumen. Wenn Opens besser, Replies aber nicht, behalte die Persona und ändere das Angebot. Wenn Metriken der Kontrolle entsprechen, mache eine weitere Runde mit klarerem Messageing, bevor du skalierst. Wenn alles schlechter ist, pausier und probiere eine näher angrenzende Persona.

Häufige Fehler, die ICP-Änderungen zum Scheitern bringen

Der schnellste Weg, Outbound zu ruinieren, ist zu vergessen, warum ein ICP existiert: Fokus. Wenn du auf „jeden, der das vielleicht braucht" ausweitest, wird Targeting unscharf, Messaging generisch und selbst dein Best-Segment hört auf zu reagieren.

Ein weiterer klassischer Fehler ist, zu viel auf einmal zu ändern. Teams passen Branche, Unternehmensgröße und Persona in derselben Woche an und debattieren dann über Ergebnisse, aus denen man nichts lernen kann. Wenn du die Änderung nicht isolieren kannst, kannst du nicht lernen.

Messaging ist, wo viele Tests leise sterben. Eine neue Persona ist nicht dieselbe Liste mit derselben Sequenz. Schmerzpunkt, Beleg und Sprache verschieben sich oft. Ein CFO, ein RevOps-Lead und ein Gründer können dasselbe Produkt kaufen, aber selten auf denselben ersten Satz reagieren.

Deliverability-Fehler können eine gute Erweiterung wie eine schlechte aussehen lassen. Wenn du zu schnell hochfährst, bevor Domains und Mailboxes stabil sind, sinkt die Inbox-Platzierung und jedes Segment wirkt „gesättigt“. Warm-up und schrittweise Steigerung sind wichtig.

Schließlich ignorieren Teams das ehrlichste Feedback: negative Antworten. „Nicht für uns“, „falsche Person“ und „wir nutzen X bereits“ sind Targeting-Signale. Das sind keine bloßen Störgeräusche.

Fünf Fehlermuster, auf die du achten solltest:

• Du weitest deine Definition so aus, dass sie nicht mehr spezifisch ist
• Du änderst mehrere Variablen und kannst nicht aus dem Test lernen
• Du verwendest dieselbe Sequenz für eine andere Persona
• Du skalierst zu schnell und schadest der Deliverability
• Du ignorierst negative Antworten statt sie zu taggen und zu prüfen

Eine einfache Regel: wenn du das neue ICP nicht in einem Satz erklären kannst und ihm keinen maßgeschneiderten Winkel zuordnen kannst, erweiterst du nicht sicher. Du rätst.

Schnelle Checkliste, bevor du erweiterst oder einschränkst

Änderungen am ICP fühlen sich wie ein Messaging-Projekt an, sind aber auch ein Mess-Projekt. Bevor du das Netz öffnest oder enger ziehst, sorge für eine saubere Basislinie und eine Möglichkeit, schnell zu stoppen, falls die Ergebnisse rutschen.

Schütze eine Kontrollgruppe, die du nicht anfasst. Behalte ein Segment, eine Nachricht und eine Listenquelle genau so, wie sie heute sind. Diese Kontrolle wird dein Benchmark dafür, wie „normal“ aussieht, während du Änderungen testest.

Prüfe dann das neue Segment auf Realismus. Wenn du ihre Schmerzen nicht in klarer Sprache benennen kannst, sendest du am Ende vage Mails und gibst dem Publikum die Schuld. Eine nützliche Regel: du solltest drei konkrete Probleme aufschreiben können, die sie dieses Quartal fühlen, nicht generische „Effizienz steigern“-Phrasen.

Checkliste:

• Kontrolle und Benchmark: Hast du eine geschützte Kontrollgruppe und Baselines für Reply-Rate, Positive-Rate und Bounce-Rate?
• Problemklarheit: Kannst du die drei wichtigsten Schmerzen und das eine Ergebnis benennen, wofür sie zahlen würden?
• Listen-Realität: Hast du eine zuverlässige Methode, die Liste für dieses Segment zu bauen (Titel, Filter, verifizierte E-Mails)?
• Reputation-Sicherheit: Sind Domains und Mailboxes mit Authentifizierung und sinnvollen Send-Limits geschützt, sodass ein schlechter Test nicht alles kaputtmacht?
• Stop-Regeln: Weißt du genau, wann du pausierst (z. B. Bounce-Rate steigt, Beschwerden steigen oder positive Replies eine Woche lang unter der Basislinie liegen)?

Wenn eine Antwort „nein“ ist, pausier und behebe das zuerst. Der schnellste Weg, einen guten Kanal zu verschwenden, ist, ICP-Änderungen als kreatives Experiment statt als kontrolliertes Experiment zu behandeln.

Beispiel-Szenario: Von einer Persona zu einer angrenzenden Persona erweitern

Du startest mit einem einfachen ICP: mittelgroße SaaS-Unternehmen (100–500 Mitarbeitende) und einer Persona, IT-Manager. Dein Angebot ist leicht zu erklären, die Liste ist sauber und das Outreach ist konsistent.

Nach ein paar Monaten werden frühe Erfolge schwerer wiederholbar. Du siehst dieselben Domains bei verschiedenen Providern, mehr Duplikate im CRM und weniger Leute, die mit echtem Interesse antworten.

Wie sich Sättigung zeigt:

• Positive Replies fallen von etwa 3,2 % auf 1,4 % über 6 Wochen
• Mehr Antworten lauten „haben schon ein Tool“ oder „haben letzten Quartal schon gesprochen"
• Neue Lead-Listen enthalten viele der gleichen Accounts, nur andere Kontakte
• Meetings pro 1.000 Mails sinken weiter, selbst nach Text-Anpassungen

Nun stehst du vor einer Entscheidung: einschränken oder erweitern?

Einschränken würde bedeuten, tiefer in einen schärferen Schmerz zu gehen, z. B. Sicherheitsteams (Security Manager, Security Engineers) innerhalb derselben SaaS-Unternehmen. Erweitern würde bedeuten, seitlich zu Operations (RevOps, BizOps, IT Operations) zu gehen, wo der Schmerz ähnlich sein könnte, aber die Buying-Story sich ändert.

Um die Antwort fundiert zu halten, führst du einen kleinen Expansionstest durch und lässt das aktuelle Segment als Kontrolle laufen. Zwei Wochen lang hältst du 80 % des Volumens bei IT-Managern und testest 20 % auf Operations in derselben Unternehmensgrößenklasse. Du behältst das Angebot bei, passt aber den Opener an die Ops-Rolle an.

Du vergleichst drei Dinge: positive Reply-Rate, Meeting-Rate und Abmelde-Rate.

• Wenn Ops bei Meetings IT übertrifft und ähnliche Abmelderaten hat, ist das ein klares Signal zu erweitern.
• Wenn Ops schlechter abschneidet, Security aber in einem kleinen Folge-Test vielversprechend ist, verengst du und gehst tiefer.

Anschließend aktualisierst du Targeting-Regeln und Messaging basierend auf dem gewinnenden Segment und erhöhst erst danach das Volumen.

Nächste Schritte: ICP-Änderungen messbar und risikoarm machen

Wenn du Targeting änderst ohne Plan, weißt du nicht, was die Ergebnisse verursacht hat. Das Ziel ist, jede ICP-Bewegung klein, nachvollziehbar und umkehrbar zu machen.

Schreibe eine einseitige ICP-Notiz: wen du jetzt targetierst, mit welchem Problem du führst und was du als nächstes glaubst, dass funktionieren wird. Füge eine klare Hypothese hinzu, z. B. „HR-Manager bei Logistikfirmen mit 200–1.000 Mitarbeiten antworten auf denselben Deliverability-first-Winkel." Eine Seite zwingt zur Klarheit und ist leicht zu teilen.

Halte Outreach-Daten sauber. Fahre separate Sequenzen pro Segment (und pro Persona), damit du Äpfel mit Äpfeln vergleichst. Wenn du Segmente in einer Sequenz mischst, weißt du nicht, welche Änderung geholfen oder geschadet hat.

Ein risikoarmes Zwei-Wochen-Plan:

• Sperre dein aktuelles ICP als Kontrolle und ändere dessen Messaging nicht
• Starte ein neues Segment mit eigener Sequenz und Send-Plan
• Skaliere langsam mit kleinen täglichen Steigerungen und achte auf Authentifizierung und Warm-up
• Nutze Antwort-Kategorien (interessiert, nicht interessiert, abwesend, Bounce, Abmeldung), um Fehlanpassungen schnell zu erkennen
• Lege vorher fest, was „Pass" bedeutet

Wenn du weniger bewegliche Teile willst, während du kontrollierte Tests fährst, kann LeadTrain (leadtrain.app) Domains, Mailboxen, Warm-up, Sequenzen und Antwort-Klassifikation an einem Ort halten, sodass es einfacher ist, Segmente zu vergleichen, ohne deine Daten zu vermischen.