Outreach bei Jobwechsel: wie du schreibst, wenn dein Champion die Rolle wechselt

Warum ein Jobwechsel des Champions das Gespräch unterbricht

Wenn dein Hauptkontakt den Job wechselt oder in ein neues Team geht, kann der Deal‑Kontext über Nacht verschwinden. Die Person, die das Problem verstand, intern vorangetrieben hat und die Hintergrundgeschichte kannte, sitzt nicht mehr in denselben Meetings. Selbst wenn sie dich weiterhin mag, hat sie jetzt neue Prioritäten.

Alte E‑Mail‑Threads sind schnell nutzlos:

• Das Problem, das ihr gelöst habt, ist in ihrer neuen Rolle vielleicht nicht mehr relevant.
• Namen und Entscheidungen im Thread passen möglicherweise nicht mehr zur aktuellen Organisationsstruktur.
• Einen langen Thread weiterzuleiten fühlt sich unangenehm an, besonders wenn Preise, interne Politik oder halb fertige nächste Schritte drinstehen.

Das schafft zwei übliche Risiken bei Outreach nach Jobwechseln:

• Du wirkst ahnungslos: Als hättest du nichts bemerkt und fragst nach demselben nächsten Schritt.
• Du wirkst drängend: Du nutzt ihren Wechsel als Chance, sie für Einführungen unter Druck zu setzen.

„Gut“ sieht einfach aus: Halte das Verhältnis intakt, erkenne die Veränderung an und gewinne schnell wieder Kontext. Mach es ihnen leicht, mit einem Satz zu antworten – auch wenn die Antwort „nicht mehr relevant“ lautet.

Ein realistisches Beispiel: Du arbeitest mit einer SDR‑Managerin an besserer Versandbarkeit von Outbound‑E‑Mails. Sie wechselt in eine RevOps‑Rolle bei einer neuen Firma. Wenn du mit „Ich wollte zum Rollout nachhaken“ einsteigst, wirkst du uninformiert. Wenn du mit „Kannst du mich an deine/n Nachfolger/in vorstellen?“ startest, verwandelst du ihren Karriereschritt in dein Pipeline‑Problem.

Behandle es wie einen sauberen Neustart. Kläre, ob das ursprüngliche Thema noch wichtig ist, frag was sich geändert hat und biete einen einfachen, wenig aufwändigen Weg nach vorn an (eine kurze Zusammenfassung oder eine weiterleitbare Notiz, falls sie das passend findet).

Was du prüfen solltest, bevor du sie anschreibst

Nimm dir fünf Minuten, um die Basics zu bestätigen. Outreach bei Jobwechseln funktioniert am besten, wenn du informiert klingst und nicht so, als hättest du nur die Überschrift gelesen und sofort auf Senden gedrückt.

Beginne mit dem Wechsel selbst: Firma, Titel und Team (falls du es herausfindest). Wenn ein Startdatum sichtbar ist, notiere es. Die ersten 2–4 Wochen in einer neuen Rolle sind oft chaotisch.

Dann sieh dir deinen letzten Thread an. Welches Problem wollten sie lösen und warum war es ihnen wichtig? Zieh die genaue Formulierung heraus, die Timeline, die sie nannten, und alle weiteren Beteiligten. Deine nächste Nachricht sollte an diesem Kontext anknüpfen, nicht bei null anfangen.

Eine kurze Checkliste, die Raten vermeidet:

• Bestätige die Details der neuen Rolle (und dass es dieselbe Person ist).
• Lies die letzten 2–3 Nachrichten noch einmal und notiere Schmerzpunkt und Dringlichkeit.
• Entscheide, ob das Projekt an die Person gebunden war oder an das alte Unternehmen.
• Notiere Stakeholder, die du bereits getroffen oder angefragt hast, und ob sie noch dieselben sind.
• Wähle den besten nächsten Schritt: um eine Übergabe bitten oder in der neuen Organisation neu starten.

Eine einfache Entscheidungsregel: War das Projekt eine Unternehmensinitiative (z. B. Outbound‑Verbesserung für das gesamte SDR‑Team), dann blieb es wahrscheinlich zurück. Bitte um eine Übergabe an die neue Verantwortliche. War es ein persönlicher Erfolg (z. B. ihnen helfen, ihr Ziel schneller zu erreichen), dann ist es möglich, dass es mit ihnen rüberschwenkt und ein Neustart in der neuen Rolle sinnvoll ist.

Beispiel: Haben sie ein neues Outbound‑Sequenz‑Tool evaluiert und sind sie gerade von Sales Ops zu RevOps bei einem anderen Unternehmen gewechselt, dann ist die alte Evaluation wahrscheinlich pausiert. Deine Nachricht sollte die Veränderung anerkennen und eine klare Frage stellen: „Hat das hier jemand übernommen, oder sollen wir uns wieder melden, wenn du dich eingelebt hast?“

Bestimme das Ziel, bevor du die E‑Mail schreibst

Wenn jemand, mit dem du gearbeitet hast, den Job wechselt, ist es verlockend, alles abzudecken: Glückwünsche, Zusammenfassung, neuer Pitch und die Bitte um eine Vorstellung. Das wird meist zu einer langen Nachricht, die bedürftig wirkt.

Wähle zuerst ein klares Ziel, damit die E‑Mail kurz und leicht zu beantworten bleibt. Frag dich: Was wäre ein Erfolg, selbst wenn die Antwort nur ein Satz ist?

• Wenn der Deal zur alten Firma gehörte, ist ein gelungenes Ergebnis eine Übergabe an die richtige Person.
• Wenn ihre neue Rolle zu dem passt, was du verkaufst, ist ein gelungenes Ergebnis ein Neustart mit einem neuen Anwendungsfall.
• Wenn beides nicht zutrifft, ist ein gelungenes Ergebnis, den Fall höflich zu schließen, damit du keine tote Spur weiterverfolgst.

Ziel A: Übergabe erhalten. Nutze dies, wenn der alte Thread echt war (Budget, Zeitplan, nächste Schritte), sie aber nicht mehr die Kontrolle hat. Halte die Nachricht darauf fokussiert, es ihnen leicht zu machen. Frage eine Sache: Wer spricht jetzt mit wem?

Ziel B: Neustart mit ihnen in der neuen Rolle. Nutze dies, wenn die neue Rolle sie näher an das Problem bringt, das du löst.

Ziel C: Den Vorgang schließen. Nutze dies, wenn der Use Case gestorben ist, das Timing ungünstig ist oder ihre neue Rolle nichts mit dem Thema zu tun hat. Ein sauberes Schließen schützt die Beziehung und hält deine Pipeline ehrlich.

Sobald du das Ziel gewählt hast, streiche alles, was es nicht unterstützt. Eine E‑Mail, eine Bitte, ein nächster Schritt.

Schritt‑für‑Schritt: eine einfache Nachrichtenstruktur, die funktioniert

Eine Outreach‑Mail nach Jobwechseln wirkt am besten, wenn sie kurz, konkret und leicht zu beantworten ist. Du versuchst nicht, die gesamte Sales‑Präsentation neu zu starten. Du willst herausfinden, was sich geändert hat und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.

Die 5‑Zeilen‑Struktur

Halt die Nachricht auf ein paar knappen Zeilen:

1. Erwähne den Rollenwechsel in einem Satz. Gratuliere kurz, dann geh weiter.
2. Beziehe dich auf ein gemeinsames Detail aus eurem letzten Thread (ein Meeting, ein Problem oder ein Plan).
3. Stelle eine klare Frage: Bleibt das bei ihnen, oder sollst du jemanden anderen kontaktieren?
4. Biete zwei einfache Antwortoptionen an, aus denen sie wählen können.
5. Schließe mit einem Niederdruck‑Nächsten‑Schritt, der keinen Kalender braucht.

Eine Copy‑and‑Paste‑Vorlage

Subject: Quick question on {topic}

Hi {First name} - congrats on the move to {New company/role}.

Last time we spoke, you mentioned {one specific detail}.

Is this still something you’re involved with in your new role, or should I reach out to someone else?

Either way is perfect:
1) “Still me” and I’ll send a 3-line update.
2) “Not me” and the right owner is {Name/Team}.

Thanks - a quick reply is all I need.
{Your name}

(Dieser Codeblock bleibt unverändert.)

Wenn dein letzter Kontext „manuelle Lead‑Zuweisung reduzieren“ war, füge nicht noch drei weitere Probleme hinzu. Bleib bei diesem einen Faden und lass sie entscheiden, ob er in ihrer neuen Rolle liegt.

Betreffzeilen und Opener, die natürlich wirken

Dein Ziel ist, die Mail wie ein normales, unaufgeregtes Check‑in klingen zu lassen – nicht wie ein Pitch. Der Betreff sollte in 3–6 Wörtern erklären, warum du schreibst.

Ein paar Optionen, die kurz und nicht verkäuferisch bleiben:

• Kurze Frage zu deinem Wechsel
• Re: unsere letzte Notiz (Kontext)
• Soll ich diesen Thread schließen?
• Glückwunsch — und eine Frage
• Neue Rolle, gleiche Priorität?

Der Opener ist wichtiger als der Betreff. Schreib nicht so, als wärt ihr enge Freund:innen, wenn ihr nur ein paar E‑Mails ausgetauscht habt. Halte es simpel: du hast den Rollenwechsel bemerkt, prüfst, ob das alte Thema noch relevant ist, und folgst ihrer Führung.

Wenn du das alte Gespräch erwähnst, zwing sie nicht, im Postfach zu graben. Ein Satz Kontext reicht, dann geh weiter. Beispiel: „Beim letzten Gespräch habt ihr X für das SDR‑Team evaluiert. Ich weiß nicht, ob das in deiner neuen Rolle noch auf deinem Tisch liegt.“

„Glückwunsch“ funktioniert, wenn es echt und kurz ist. Lass es weg, wenn der Wechsel sensibel wirkt (Entlassungen, plötzliche Abgänge, interimistische Rollen) oder du unsicher bist.

Einige natürliche Opener zum Anpassen:

• Hab gesehen, dass du zu [Firma/Rolle] gewechselt bist – bist du weiterhin Ansprechperson für [Thema]?
• Sieht so aus, als hätte sich deine Rolle seit unserem letzten Thread geändert. Soll ich das schließen?
• Glückwunsch zur neuen Rolle. Kurz: Ist [Problem] jetzt noch relevant für dich, oder soll ich jemand anderen kontaktieren?
• Wir hatten zuvor über [ein Satz Kontext] gesprochen. Falls das nicht mehr relevant ist, kein Problem.

Halte den ersten Absatz unter zwei Sätzen. Dann stell eine klare Frage, die das Antworten leicht macht.

Die Nachricht für verschiedene Job‑Change‑Situationen anpassen

Ein Jobwechsel ist dasselbe Signal mit unterschiedlicher Bedeutung, je nach Kontext. Die sicherste Regel: erkenne den Wechsel an, vermeide Annahmen und mach es ihnen leicht, dich in die richtige Richtung zu weisen.

Passe deine Bitte an die Situation an

• Interner Rollenwechsel: Behandle es wie einen Staffelübergabe. Frag, wer das Thema jetzt verantwortet, und bitte um eine kurze Einführung.
• Neuer Arbeitgeber: Kopiere nicht blind den alten Pitch. Prüfe zuerst, ob das Problem dort überhaupt existiert.
• Beförderung: Geh davon aus, dass sich Prioritäten verändert haben. Kläre das kurz und biete eine Zusammenfassung an.
• Verlassen der Firma: Bleib respektvoll und kurz. Frag nach der aktuellen Zuständigkeit und gib ihnen eine einfache Ausstiegsmöglichkeit.
• Nur Titeländerung sichtbar: Bleib neutral und lade zur Korrektur ein.

Wenn du unsicher bist, welche Route passt, stell die Einzelfrage: „Ist das noch bei dir, oder soll ich jemand anderen kontaktieren?“

Wie man um eine Übergabe bittet (ohne Reibung zu erzeugen)

Wenn dein Champion den Job wechselt, kann eine Übergabe Wochen sparen – aber nur, wenn sie einfach ist. Der Fehler ist, es wie Hausaufgaben klingen zu lassen: eine lange Zusammenfassung, eine große Bitte oder ein vager „Stell mich der richtigen Person vor“ ohne Orientierung.

Halte es klein und konkret:

„Wer ist jetzt bei euch dafür zuständig, und würdest du mir kurz sagen, an wen ich mich wenden kann?“

Wenn sie zustimmen, mach den nächsten Schritt mühelos. Biete an, eine kurze, weiterleitbare Notiz zu senden oder frag um Erlaubnis, ihren Namen zu nennen, damit die neue Ansprechperson sofort Kontext hat.

Guter Folgesatz:

„Wenn du lieber keine Einführung machen möchtest, kein Problem. Ich kann auch direkt kontaktieren. Darf ich erwähnen, dass wir gesprochen haben, wenn ich sie anschreibe?“

Manchmal nennen sie nur einen Namen, keine E‑Mail. Dränge nicht. Frag nach dem besten Kanal und übernimm dann die Arbeit.

Es gibt auch Fälle, in denen du die Übergabe überspringen und direkt neu bei der neuen Verantwortlichen anfangen solltest. Das ist sinnvoll, wenn der Champion nur mäßig interessiert war, das Projekt durch eine Reorg klar zurückgesetzt wurde oder die neue Verantwortliche sowieso eine neue Business‑Begründung braucht.

Beispiel‑Szenario: Einen veralteten Thread in einen sauberen Neustart verwandeln

Du warst mitten in einer Evaluierung mit Mia, einer RevOps‑Managerin. Sie stimmte einem Pilot zu, du schicktest Preise, und dann teilt sie mit, dass sie eine neue Stelle in einem anderen Team antritt. Deine letzte Mail liest sich jetzt wie aus einem anderen Leben.

Bevor du schreibst, sammle die Fakten, die du wiederverwenden kannst, damit die Nachricht fundiert wirkt:

• Wo ihr standet: Pilot für 14 Tage vereinbart, wartend auf IT‑Freigabe
• Das zu lösende Problem: manuelle Lead‑Zuweisung reduzieren und verpasste Follow‑ups
• Der Zeitplan: Entscheidung hoffentlich diesen Monat, um Ziele fürs nächste Quartal zu erreichen
• Wer sonst involviert war: IT, Sales Ops‑Analyst, VP Sales als finale Genehmigung
• Was du jetzt brauchst: eine Vorstellung zur neuen Zuständigen oder ein Neustart in ihrer neuen Rolle

Version A: um eine Übergabe bitten (gleiche Firma, andere Verantwortliche)

Subject: Kurze Übergabe?

Hi Mia — congrats zum Wechsel.

Wir waren mitten im Pilot zur Verbesserung der Lead‑Zuweisung (letzter Schritt war die IT‑Freigabe). Bist du noch nahe an der Person, die das jetzt verantwortet? Falls ja, könntest du mir den passenden Kontakt nennen? Ich kann eine kurze Zusammenfassung schicken, sodass du keinen langen Thread weiterleiten musst.

Version B: in der neuen Rolle neu starten (andere Prioritäten)

Subject: Glückwunsch — kurze Frage

Hi Mia — habe gesehen, dass du die neue Rolle übernommen hast, schöne Sache.

Ich weiß nicht, ob Lead‑Routing noch zu deinem Scope gehört. Geht es in deinem neuen Team noch um verpasste Follow‑ups oder chaotische Übergaben? Falls ja, kann ich die Ergebnisse aus dem Pilot in drei Bullet‑Points zusammenfassen.

Wenn sie antwortet: „Nicht mehr mein Bereich“, halte es einfach:

„Danke für die Info. Wer ist jetzt der/die beste Ansprechpartner/in? Wenn du möchtest, sende ich eine 4‑Zeilen‑Zusammenfassung, die du weiterleiten kannst, oder ich kontaktiere die Person direkt und ziehe dich nicht rein.“

Häufige Fehler, die Job‑Change‑Outreach zurückschießen lassen

Die meisten Jobwechsel sind beschäftigt, chaotisch und emotional. Wenn deine Nachricht Arbeit oder Peinlichkeit verursacht, wird sie ignoriert. Mach das Antworten einfach und risikofrei.

Fehler, die Antworten killen

• Die ganze Vorgeschichte erklären. Eine lange Zusammenfassung wirkt wie Hausaufgaben. Halte es bei einem Satz: worüber ihr zuletzt gesprochen habt und warum du schreibst.
• So tun, als sei der Deal noch aktiv. Wenn sie die Rolle gewechselt haben, ist der alte Thread wahrscheinlich pausiert. Setze keine Timings, kein Budget und keine nächsten Schritte voraus.
• Mehrere Fragen stellen. Zwei oder drei Fragen führen oft zu null Antworten. Bitte um genau eine Sache: ein Ja/Nein oder den richtigen Ansprechpartner.
• Schuld‑Sprache verwenden. „Ich hänge wieder nach“ lässt den Leser sich schuldig fühlen. Schreibe stattdessen: „Habe gesehen, dass du zu X gewechselt bist, wollte kurz prüfen, ob das noch relevant ist.“
• Neue Leute zu früh in CC setzen. Ein überraschendes CC kann Druck oder politische Probleme erzeugen. Hol zuerst die Erlaubnis ein, dann loop die anderen ein.

Eine einfache Kontrollfrage: Kann der Empfänger in einem Satz vom Handy aus antworten, ohne sich eingeengt zu fühlen? Wenn ja, bist du nah dran.

Kurze Checkliste, bevor du auf Senden drückst

Bevor du die Job‑Change‑Outreach‑Mail abschickst, nimm dir 60 Sekunden und stell sicher, dass die Nachricht schnell beantwortet werden kann. Die besten Nachrichten wirken ruhig und pragmatisch, nicht wie eine Rettungsaktion für einen sterbenden Thread.

Unterstreiche das eine Ergebnis, das du willst. Wenn du kein einzelnes Ergebnis benennen kannst, weiß der Empfänger nicht, was als Nächstes zu tun ist.

Fünf schnelle Checks

• Ein Ziel, eine Frage, ein nächster Schritt.
• Eine spezifische Erinnerung aus dem vorherigen Thread.
• Freundlicher Ton, nicht bedürftig oder zu vertraut.
• Wenn du um eine Übergabe bittest, mach es in einer Zeile einfach.
• Plane nur ein Follow‑up, dann Schluss.

Kurztest: Kann eine beschäftigte Person in unter 10 Sekunden vom Handy antworten? Wenn nicht, kürze weiter.

Nächste Schritte: Baue einen wiederholbaren Trigger‑Workflow auf

Jobwechsel passieren ständig. Wenn du jeden Fall wie einen Einzelfall behandelst, wirst du entweder überanalysieren oder das Anschreiben vergessen. Eine kleine Routine macht das Job‑Change‑Outreach zur verlässlichen Gewohnheit.

Ein einfacher wöchentlicher Trigger‑Ablauf

Wähle einen Tag (oder zwei kurze Zeitblöcke), um Rollenwechsel zu bearbeiten, und schick dann eine kurze Sequenz:

1. Erkenne den Wechsel (CRM‑Updates, Alerts, gebouncte E‑Mails oder Mund‑zu‑Mund‑Informationen).

2. Bestätige die Basics in ein paar Minuten: neuer Titel, neue Firma und ob euer alter Thread noch Sinn ergibt.

3. Sende Nachricht 1 innerhalb von 24–48 Stunden: Kontext plus eine niedrigschwellige Bitte.

4. Bei keiner Antwort sende drei bis vier Werktage später ein strafferes Follow‑up.

5. Keine Antwort? Schicke eine finale Close‑the‑loop‑Nachricht eine Woche später und hör auf.

Diese Notizen funktionieren nur, wenn sie im Postfach ankommen. Pflege die Zustellbarkeit mit authentifizierten Domains, gewärmten Postfächern und gleichmäßigem Versandvolumen.

Antworten leicht zu kategorisieren machen

Die schnellsten Teams sortieren Ergebnisse in einfache Kategorien (Übergabe angeboten, interessiert, nicht interessiert, OOO, Bounce, Abmeldung), damit die nächsten Schritte klar bleiben.

Wenn du möchtest, dass dieser Workflow Minuten statt Stunden dauert, ist LeadTrain (leadtrain.app) genau dafür gemacht: Domains, Postfächer, Warm‑up, Multi‑Step‑Sequenzen und Antwortklassifikation an einem Ort, damit Job‑Change‑Follow‑ups nicht in einem Berg von Tabs und manueller Sortierung enden.