Aus Outbound‑Antworten eine Customer Advisory List aufbauen

Was eine Customer Advisory List ist (und warum Antworten zählen)

Eine Customer Advisory List ist eine kleine, auf Einwilligung basierende Gruppe von Personen, die gelegentlich ehrliches Feedback geben. Es sind keine Prospects, denen man hinterherläuft. Es sind Kontakte, die du um eine kurze Einschätzung bitten kannst, wenn du entscheidest, was du bauen sollst, wie du es positionierst oder warum Deals ins Stocken geraten.

Der einfachste Startpunkt sind Leute, die dir bereits geantwortet haben. Eine Antwort, auch eine kurze, ist ein Beweis für Aufmerksamkeit. Sie signalisiert außerdem, dass das Thema für die Person relevant ist — ein viel besserer Ausgangspunkt als eine kalte Umfrage.

Outbound-Antworten sind oft nützlicher als Umfragen, weil sie im Moment passieren. Menschen antworten, während sie beschäftigt sind, und kommen deshalb eher auf den wahren Grund: Timing, Budget, Prioritäten, interne Politik oder einen konkreten Einwand. Umfragen dagegen liefern oft höfliche, allgemeine Antworten, mit denen man schwer etwas anfangen kann.

Die stärksten Advisory-Listen entstehen meist aus zwei Arten von Antworten:

• „Not now“ (sie haben das Problem, aber das Timing ist falsch)
• „Curious“ (sie wollen verstehen, vergleichen oder einordnen)

Verwandle diese in kurze quartalsweise Feedback-Anrufe und du bekommst Input, den du sonst schwer findest: worauf Käufer wirklich achten, die genauen Wörter, die sie benutzen, wiederkehrende Einwände und frühe Reaktionen auf neue Ideen, bevor du Wochen mit dem Bau verbringst.

Das funktioniert gut für Gründer, SDRs und kleine Vertriebsteams, weil du kein formelles Customer Advisory Board brauchst. Zehn bis zwanzig Advisory-Kontakte reichen oft, um dich zu erden.

Beispiel: Du schreibst einer Head of Operations und sie antwortet: „Wir haben so etwas letztes Jahr ausprobiert. Könnten wir uns im Q2 wieder damit befassen. Was macht euch anders?“ Das ist kein toter Lead. Es ist eine Einladung, später nachzufassen, und ein starker Kandidat für ein 15–20-minütiges Feedback-Gespräch.

Wenn du eine Plattform nutzt, die Antworten klassifiziert (interessiert, nicht interessiert, Abwesenheit, Bounce, Abmeldung), ist es einfacher, „not now“ und „curious“-Antworten zu erkennen, bevor sie untergehen. LeadTrain macht genau diese Art der Antwortenklassifikation, sodass du die richtigen Gespräche schnell in einen Advisory-Track leiten kannst, anstatt sie im Posteingang zu verlieren.

Wähle die richtigen Antworten für deine Advisory-Liste aus

Nicht jede Antwort gehört in eine Advisory-Liste. Du suchst nach Leuten, die offen für ein späteres Gespräch sind und dir etwas Nützliches beibringen können, auch wenn sie heute nicht kaufen.

Gute Kandidaten klingen oft so, als würden sie laut nachdenken. Sie stellen eine Frage, nennen eine Einschränkung oder teilen mit, was sie aktuell nutzen. Häufige Beispiele:

• Curious: „Interessant, wie funktioniert das für Teams wie unseres?“
• Not now: „Wir sind mitten in einem Projekt. Melde dich nächstes Quartal nochmal.“
• Nutzt einen Wettbewerber (oder ein internes Tool): „Wir nutzen bereits X, bin mir aber nicht sicher, ob es Y abdeckt.“
• Braucht Klarheit: „Ist das für Sales- oder Marketing-Teams?“
• Gibt Kontext: „Wir haben schonmal Outbound versucht, das Problem war die Zustellbarkeit.“

Eine einfache Regel: Wenn ihre Nachricht echte Details enthält (Timing, Tools, Einschränkungen, Ziele), sind sie es wahrscheinlich wert, hinzugefügt zu werden.

Vertraulichkeit schützen. Manche Antworten sollten niemals in eine Advisory-Liste aufgenommen werden, weil ein erneuter Kontakt aufdringlich oder riskant wirkt:

• Wütende oder beleidigende Antworten
• Rechtliche oder Compliance-Warnungen (z. B. „Kontaktieren Sie uns nicht erneut“)
• Spam-Beschwerden oder Androhungen, Meldungen zu machen
• Abmeldeanfragen
• Deutlich fehladressierte Antworten (falsches Land, Rolle oder Branche)

Wenn du unsicher bist, lass sie lieber weg. Eine Advisory-Liste ist ein Privileg, keine Backup-Lead-Liste.

Schnelle Kriterien (alle drei nutzen)

Halte die Auswahl einfach. Füge jemanden nur hinzu, wenn sie:

1. Gut genug zu deinem ICP passen (Rolle, Unternehmenstyp, Problemfeld)

2. Eine durchdachte Antwort geschrieben haben (nicht ein Wort oder abweisend)

3. Spezifischen Kontext geteilt haben, den du später nachfragen kannst

Wenn du ein Tool nutzt, das Antworten klassifiziert, beginne mit „curious“ und „not now“ und scanne dann nach den detailliertesten Nachrichten.

Wie viele Leute du brauchst, um zu starten

Klein ist in Ordnung. Ziele auf 10 bis 20 Kontakte. Daraus bekommst du oft 3 bis 5 quartalsweise Anrufe, was genug Signal ist, um Muster zu erkennen. Während du Calls durchführst, ersetze Leute, die ruhig werden, durch neue „curious“ und „not now“-Antworten, damit die Liste frisch bleibt.

Richte einfache Tags ein, damit nichts verloren geht

Wenn Antworten anfangen, reinzukommen, ist der schnellste Weg, sie zu vergeuden, dein Postfach wie eine To‑Do‑Liste zu behandeln. Eine einfache Tagging-Gewohnheit verwandelt „not now“ in ein klares Follow-up-Datum und „curious“ in jemanden, den du zu quartalsweisen Feedback-Anrufen einladen kannst.

Halte deine Tags wenige und vorhersehbar. Für die meisten Teams reichen fünf:

• Curious
• Not now
• Referral
• Too expensive
• Wrong person

Tags allein reichen nicht. Der eigentliche Wert ist, das „Warum" in einem einfachen Satz festzuhalten. Denke an Timing („nach Q2-Planung erneut prüfen“), Budgetzyklus („neues Budget im September“) oder Prioritäten („fokussiert auf Einstellungen, nicht auf Tools“). Wenn du den Grund nicht in einem Satz zusammenfassen kannst, verstehst du ihn noch nicht.

Füge ein Datumsfeld hinzu, dem du vertraust. Nicht „bald nachfassen“, sondern ein echtes Monat- oder Quartalsdatum. Wähle das nächste Kontakt-Datum, solange der Kontext noch frisch ist, und mache es später sortierbar (zum Beispiel: 2026-04-01 für „Anfang April").

Schließlich: Tracke Einwilligungen. Es gibt einen großen Unterschied zwischen „später nochmal melden“ und „ja, du kannst mich wegen Feedback-Anrufen kontaktieren“. Halte es als einfaches Ja/Nein-Feld plus einer kurzen Notiz wie „ok to email about quarterly feedback".

Eine kompakte Akte für jede advisory-bereite Antwort (Spreadsheet, CRM oder Notizen im Outbound-Tool) sieht so aus:

• Tag
• Warum (ein Satz)
• Nächstes Kontakt-Datum (Monat/Quartal)
• Zustimmung für Feedback-Anrufe (ja/nein)
• Quellkontext (eine kurze Notiz)

Beispiel: Jemand antwortet: „Interessant, aber wir sind bis nächstes Quartal gebunden. Kannst du mich im Mai erinnern?“ Tagge es mit Not now, schreibe „bis nächstes Quartal gebunden, im Mai erneut ansprechen“, setze ein Datum im Mai und belasse die Zustimmung bei „nein“, sofern sie nicht explizit zugestimmt haben.

Wenn du LeadTrain nutzt, kann die Antwortenklassifikation helfen, schnell zu sortieren. Trotzdem ist der menschliche Teil wichtig: Füge den einen Satz „Warum“ und das nächste Datum hinzu, damit der Kontakt nicht in einem generischen Bucket verschwindet.

Schritt für Schritt: So macht man aus einer Antwort einen Advisory-Kontakt

Wenn jemand mit „not now“, „curious“ oder „vielleicht später“ antwortet, hast du schon das Schwerste: Aufmerksamkeit. Das Ziel ist jetzt, diesen Moment in eine klare Timeline und die Erlaubnis, später wieder Kontakt aufzunehmen, zu verwandeln — ohne auf den Verkauf zu drängen.

Hier ist ein einfacher Ablauf, den du bei weich‑positiven Antworten verwenden kannst:

1. Übersetze „not now“ in ein Datum. Frage: „Verstehe. Wann würde es ungefähr Sinn machen, dass ich nachfasse? Nächster Monat, nächstes Quartal oder später?"

2. Stelle eine klärende Frage (nur eine). Wähle die kleinste Frage, die dir beim Verständnis der Passung hilft. Beispiele: „Versucht ihr hauptsächlich die Zustellbarkeit zu verbessern, Leads zu finden oder mehr Antworten zu bekommen?“ oder „Ist das für dich persönlich oder für ein kleines Team?"

3. Biete zwei niedrigschwellige Optionen an. Zum Beispiel: „Wenn es einfacher ist, können wir diese Woche kurz 15 Minuten sprechen. Oder ich setze dich auf eine kleine quartalsweise Feedback‑Liste und melde mich alle paar Monate kurz.“

4. Hol dir eine klare Erlaubnis für Feedback‑Kontakt. Formuliere es explizit: „Ist es für dich in Ordnung, wenn ich dich für einen quartalsweisen 15–20‑minütigen Feedback-Call kontaktiere?"

5. Speichere ihre genauen Worte. Kopiere Formulierungen, die sie benutzt haben, in deine Notizen. Später kannst du sie spiegeln: „Letztes Mal sagtest du, ihr seid bis nach dem Launch beschäftigt. Ist jetzt besser?"

Eine realistische Antwort, die du senden kannst:

„Thanks - makes sense. When should I follow up, roughly? Also, quick question: are you more focused on getting better replies or improving deliverability? If you prefer, we can either do 15 minutes now, or I can add you to a small quarterly feedback list (short calls, no sales pitch). Are you ok with that?"

(Diesen Beispieltext kannst du natürlich übersetzen, wenn du willst — der obige bleibt als echtes Reply-Beispiel in Englisch.)

Wenn dein Tool interessiert, nicht interessiert, Abwesenheit, Bounces und Abmeldungen trennt, kannst du schneller auf die Handvoll Antworten reagieren, die wirklich eine zweite Unterhaltung wert sind.

Eine praktische Einladungsnachricht, die du wiederverwenden kannst

Deine Einladung sollte wie eine kleine Gefälligkeit wirken, nicht wie eine Falle. Halte sie persönlich, konkret und einfach mit Ja oder Nein zu beantworten.

Einige neutrale Betreffzeilen:

• Quick question (15 min)
• Can I get your take?
• Your honest feedback?

Verwende diese Vorlage und ersetze die in Klammern stehenden Teile:

Subject: Can I get your take?

Hi [First name] - thanks for getting back to me.

I’m not trying to sell you anything. I’m building a small “advisory” list of people who are close to [their role/problem], so we can sanity-check our messaging and product direction.

Would you be open to a quick 15-20 minute call? No prep needed. I’ll ask 5-6 questions, and that’s it.

If yes, would either of these work?
- Tue 11:00-13:00 [their time zone]
- Thu 15:00-17:00 [their time zone]

If not, no worries at all - just tell me what timing is better (or “not a fit”).

As a small thank-you, I can [share the notes / send a $20 gift card / donate $20 to a charity you pick].

Thanks,
[Your name]
[Company]

Behalte den Zweck in einem Satz (Feedback zu Messaging und Richtung), setze ein enges Zeitfenster (15–20 Minuten) und biete zwei klare Zeitfenster an, damit sie mit „Dienstag passt“ antworten können. Wenn du ein Dankeschön erwähnst, halte es bescheiden und optional.

Wie du einen quartalsweisen Feedback-Call in 20 Minuten leitest

Ein 20-minütiger Feedback-Call funktioniert am besten, wenn er sich wie ein Gefallen anfühlt, nicht wie eine Verkaufsshow. Gib schnell Kontext, stelle ein paar klare Fragen und beende das Gespräch mit einem sauberen nächsten Schritt.

Beginne damit, sie daran zu erinnern, worauf sie geantwortet haben. Nutze einen Satz, der den Thread verankert: was du gesendet hast, was sie gesagt haben und warum du jetzt anrufst. Beispiel: „Du hast auf meine Nachricht zu Outbound‑Follow‑up mit ‚curious, not this quarter‘ geantwortet. Ich mache einen kurzen 20‑minütigen Research‑Call, um zu lernen, was das nützlich machen würde, wenn das Timing passt."

Eine einfache 20‑Minuten-Agenda

Halte die Struktur eng:

• 2 Minuten: Kontext bestätigen und Ziel festlegen
• 12 Minuten: Geführte Fragen (du sprichst weniger als die Hälfte der Zeit)
• 4 Minuten: Zusammenfassen, was du gehört hast, in ihren Worten
• 2 Minuten: Den nächsten Schritt und das Timing vereinbaren

Achte auf genaue Formulierungen und schreibe sie auf. Diese Formulierungen werden später starke Copy und helfen dir, zukünftige Antworten zu segmentieren.

Fünf Fragen, die echte Antworten bringen

Stelle sie in einfacher Sprache und hänge jeweils ein „Erzähl mir mehr“ an:

• Was hat dich dazu gebracht zu antworten, statt die Mail zu ignorieren?
• Was hält dich gerade davon ab, zu handeln?
• Was nutzt du stattdessen oder was hast du vorher versucht?
• Wenn es genau so existieren würde, wie du es haben möchtest: Was müsste es tun?
• Wie entscheidet ihr und wer ist noch involviert?

Schließe mit einem klaren nächsten Schritt. Gib keine gestapelten Optionen. Wähle eins: ein Re‑Kontakt‑Datum („Kann ich dich in der ersten Aprilwoche kontaktieren?“) oder eine Einführung („Wer ist die richtige Person, um das kurz zu prüfen?“).

Schicke innerhalb von 24 Stunden eine kurze Zusammenfassung: drei Bullet‑Points zu dem, was du gehört hast, und den vereinbarten nächsten Schritt. Diese Zusammenfassung baut Vertrauen auf und macht den nächsten Call natürlich statt zufällig.

Halte die Liste warm, ohne sie in eine Nurture-Spam-Kette zu verwandeln

Der einfachste Weg, eine Advisory-Liste zu ruinieren, ist, sie wie einen Newsletter zu behandeln. Diese Menschen haben geantwortet, weil sie ehrlich waren. Bewahre dieses Vertrauen, indem du sie selten kontaktierst, mit einem klaren Grund und indem du zeigst, dass du ihr Feedback genutzt hast.

Eine praktische Herangehensweise ist, die Liste größer zu halten, als du brauchst, und vierteljährlich zu rotieren, wen du einlädst. Die Teilnahmequoten sind meistens niedriger als erwartet, selbst bei freundlichen Kontakten.

Eine realistische Planungsregel:

• Lade 12 bis 20 Personen pro Quartal ein, wenn du 4 bis 8 Teilnehmer haben willst
• Erwarte 25–40% Annahme (höher, wenn die Anfrage klein bleibt)
• Erwarte 60–80% Anwesenheit unter den Angenommenen

Rotation ist wichtig, weil Goodwill begrenzt ist. Wenn jemand dir einmal durchdachtes Feedback gegeben hat, frag nicht sofort im nächsten Quartal wieder, außer sie haben gesagt, dass sie nahe bleiben wollen. Die Aufteilung der Liste in drei Gruppen und zyklisches Einladen funktioniert oft gut.

Für die Kadenz: halte es langweilig und vorhersehbar:

• Quartalsweise: kurze Einladung zu einem 20‑minütigen Feedback‑Call
• Mid‑Quarter: ein Update mit 2–3 Punkten, was sich geändert hat
• Einmal jährlich: frage, ob sie weiterhin auf der Liste bleiben wollen

Dieses Mid‑Quarter‑Update ist der Moment, in dem du zeigst, dass du zugehört hast. Halte es schlicht: „Du hattest X erwähnt. Wir haben Y geändert. Wenn du das prüfen willst, antworte und ich teile Details.“

Wenn jemand während eines Advisory‑Gesprächs sales‑bereit wird, stürze dich nicht drauf. Bestätige die Absicht: „Willst du das als Feedback beibehalten oder wäre es hilfreich, zu sehen, wie wir das handhaben?“ Wenn sie ja sagen, verschiebe sie in einen normalen Sales-Follow‑up. Wenn nein, bedanke dich und halte das Gespräch auf Feedback fokussiert.

Beispiel: Von einem Outbound‑Thread zum quartalsweisen Call

Du sendest eine kurze Outbound‑Nachricht an 40 Operations‑Leads mit der einfachen Frage: „Bist du offen für einen 10‑minütigen Call, um zu sehen, ob das relevant ist?“ In einem Thread kommen am ersten Tag drei Antworten:

• „Curious. Wir prüfen das, sind aber noch nicht bereit zu wechseln.“ Beste Advisory‑Kandidatin, weil ein echtes Problem und ein Zeitrahmen vorhanden sind.
• „Not now. Vielleicht nächstes Quartal nach dem Budget.“ Nützlich, aber als zeitlich geordnetes Follow-up behandeln, nicht als etwas, dem man hinterherrannt.
• „Out of office bis nächsten Monat.“ Kein Advisory‑Signal. Nur ein Termin‑Signal.

Tagge jede Antwort nach Intent, Timing und Passung. In einem System, das Labels erlaubt, reicht oft ein paar Tags und eine Notiz:

• Curious - advisory candidate (Q1 call)
• Not now - follow up next quarter
• Out of office - resurface on return date

Eine Woche später lädst du den „Curious“-Kontakt zu einem 20‑minütigen Feedback‑Call ein. Du machst klar, dass es kein Demo ist, und stellst Fragen, die zeigen, was in deinem Message‑ und Angebotsansatz zu verbessern ist.

Fragen, die aus einem Gespräch verwertbares Feedback machen

Stelle 4–5 Fragen und notiere die verwendeten Formulierungen:

• Was hat dich dazu gebracht zu antworten, statt die Mail zu löschen?
• Welches Problem versuchst du gerade zu lösen?
• Was würde das in den nächsten 90 Tagen zu einem „Ja“ machen?
• Was wirkt riskant oder lästig beim Toolwechsel?
• Wenn du dir etwas wünschen könntest: Wie sähe die perfekte Lösung aus?

Du erfährst etwas Konkretes: Es hakt nicht an Features, sondern an Zustellbarkeitsängsten und Einrichtungszeit. Außerdem sagten sie, deine Mail klänge „wie noch ein Outreach‑Tool“ statt „wie eine Lösung, um Inbox‑Probleme zu stoppen."

Wie sich das auf deine nächste Outbound‑Sequenz auswirkt

In der nächsten Sequenz ersetzt du eine generische Zeile durch etwas Konkretes. Zum Beispiel leitest du die erste Mail jetzt mit Inbox‑Placement und Zeit bis zum Launch ein und adressierst in der Nachfassmail die Angst: „Was passiert, wenn die Zustellbarkeit leidet?"

Für das nächste Quartal notierst du pro Advisory‑Kontakt drei Dinge: ihren aktuellen Stack, das Auslöseereignis, das sie zum Handeln bringen würde (Budgetfenster, Neueinstellungen, neues Gebiet) und ein Zitat, das intern hilft, die Copy zu schärfen. Wenn das neue Quartal beginnt, „checke“ nicht einfach — referenziere das Auslöseereignis und bitte um einen kurzen Reality‑Check.

Häufige Fehler, die Response‑Raten und Vertrauen zerstören

Die meisten Menschen, die auf Outbound antworten, sagen weder „ja“ noch „nein“. Sie sagen „not now“, „vielleicht“ oder „erzähl mir mehr“. Vertrauen ist alles, und ein aufdringliches Nachfassen kann einen nützlichen Kontakt zur Abmeldung treiben.

Die fünf Fehler, die Reibung erzeugen

• Nach einem Call fragen, bevor du das „Warum" verstanden hast. Wenn jemand „not now“ sagt, starte mit einer einfachen Frage wie: „Was müsste sich ändern, damit das relevant wird?“ Gleich mit „Wollen Sie anrufen?“ zu reagieren wirkt, als hättest du die Nachricht nicht gelesen.
• Aus dem Advisory‑Call eine Demo machen. Sobald du anfängst zu pitch‑en, fühlen sich Leute getäuscht und hören auf zu antworten. Halte das Ziel klein: lerne, wie sie heute arbeiten und was sie bremst.
• Kein Tagging = verlorener Kontext. Ohne Labels wie „curious“, „not now - Q3“ oder „Wettbewerbervertrag bis Mai" folgst du zur falschen Zeit mit dem falschen Winkel nach.
• „Not now“-Antworten zu sehr anschreiben. Wenn sie ein Fenster genannt haben, respektiere es. Zwei hilfreiche Berührungen pro Quartal reichen.
• Abmelde‑ und negative Signale ignorieren. „Entfernen Sie mich“ und „Hören Sie auf zu mailen“ sind keine Verhandlungspositionen. Bestätige die Entfernung und gut.

Kurzes Beispiel: Ein Head of Sales antwortet: „Wir haben gerade ein neues Tool ausgerollt, vielleicht später.“ Der Fehler ist, in zwei Wochen drei Follow‑ups zu schicken und 30 Minuten zu verlangen. Besser ist eine einmalige Antwort mit einer kurzen Frage, wie Erfolg mit dem neuen Tool aussieht, tagge ihn „not now - Tool Rollout“ und setze eine Erinnerung auf den genannten Monat.

Wenn du ein System wie LeadTrain (leadtrain.app) benutzt, lohnt es sich sicherzustellen, dass Antwortenklassifikation und Notizen zusammenarbeiten, damit „not now“ nicht versehentlich wieder in eine generische Sequenz fällt.

Kurze Checkliste und nächste Schritte

Halte das Ziel klein: eine Gruppe Menschen, die bereit sind, jedes Quartal zu sprechen.

10‑Minuten‑Setup, das du heute erledigen kannst

Entscheide, was „advisory‑würdig“ ist, bevor du weiteres Outbound verschickst. Eine gute Regel: Jeder, der mit „curious“, „maybe later“, „not now“, „send details" oder einer durchdachten Frage geantwortet hat.

Richte dann einen schlanken Workflow ein:

• Definiere 3–5 Tags und eine klare Regel für jedes
• Speichere zwei Einladungsvorlagen: eine für Curious (biete einen kurzen Call an), eine für Not now (biete späteres Nachfassen an)
• Wähle die Wochen, in denen du quartalsweise Calls machen willst, und setze ein simples Ziel (z. B. 6 Calls)
• Nutze ein konsistentes Notizenformat: beste Zitate, Top‑Pain‑Points, was sich geändert hat und das nächste Datum
• Wähle einen einzigen Ort zum Sortieren von Antworten und für Erinnerungen, damit Threads nicht verloren gehen

Nächste Schritte, die Momentum halten

Fang mit dem an, was du schon hast. Öffne die letzten 30 Tage deiner Outbound‑Antworten und tagge sie. Du wirst meistens mehr „vielleicht“-Antworten finden, als du in Erinnerung hast.

Sende Einladungen in kleinen Chargen. Lade diese Woche fünf Leute ein. Wenn zwei zusagen, hast du schon die Gewohnheit aufgebaut.

Zum Schluss: Setze eine wiederkehrende Aufgabe in deinen Kalender: „Advisory‑Tags prüfen und nächsten Quartalstermin planen.“ Das ist, was zufällige Outbound‑Antworten in eine echte Customer Advisory List verwandelt.