Benennungsrichtlinien für Kampagnen in Sales Ops, die durchsuchbar bleiben

Warum Kampagnennamen schnell unordentlich werden

Kampagnennamen beginnen meist simpel: „Q1 outreach“ oder „New leads test.“ Dann geht es schnell. Neue Segmente tauchen auf, Owner wechseln, und jemand dupliziert eine alte Kampagne, um Zeit zu sparen. Bald werden Namen zu Halbenotizen und Insiderwitzen, die am Launch‑Tag Sinn machten.

Das Problem ist normalerweise keine Nachlässigkeit. Viele Teams entscheiden nie, was ein Kampagnenname unbedingt enthalten muss, deshalb wird jeder neue Launch zu einem Einzelstück. So endest du mit zehn Kampagnen, die ähnlich klingen, aber unterschiedlich funktionieren.

Das bricht zuerst:

• Du findest nicht alle Kampagnen eines Reps, weil Namen zwischen „JD“, „John“ und „Jones“ variieren.
• Du bekommst keine saubere Liste für ein Segment, weil eine Person „saas“, die nächste „b2b-saas“ schreibt und eine dritte einen Listen‑Spitznamen nutzt.
• Du kannst Deliverability‑Probleme nicht auf ein Sending‑Setup zurückführen, weil Domain oder Pool nicht im Namen stehen.
• Du kannst Tests nicht vergleichen, weil die A/B‑Benennung in „v2“, „final-final“ und „subject test“ abrutscht.
• Du erkennst nicht, was aktiv vs. pausiert ist, weil der Status angedeutet statt beschriftet wird.

Das wird nach 30 bis 90 Tagen schmerzhaft. Die Erinnerung verblasst, die Daten bleiben. Jemand fragt: „Welche Kampagne haben wir im letzten Quartal für EU‑Agenturen genutzt?“ und du klickst dich durch jede einzelne, um Einstellungen, Texte und Sending‑Accounts zu prüfen. Reporting dauert länger und Fehler passieren leichter, zum Beispiel ein suppressed Segment wiederverwenden oder aus der falschen Domain senden.

Ein kurzes Beispiel: Ein Team fährt drei ähnliche Angebote über zwei Sending‑Domains. Zwei Monate später sinken die Replies. Fehlen Segment und Sending‑Setup im Namen, wird Troubleshooting zum Ratespiel. Sind sie drin, kannst du schnell filtern und sehen, ob das Problem einer Domain, einem Segment oder einem bestimmten Test folgt.

Gute Kampagnenbenennung wirkt langweilig — und das ist Absicht. Ein guter Name ist durchsuchbar, sortierbar und konsistent über Tools hinweg. Wenn du Outbound in einer Plattform betreibst, in der Domains, Mailboxen, Sequences und Reply‑Outcomes zusammenliegen (wie leadtrain.app), machen saubere Namen es viel leichter, Muster zu erkennen, ohne in Einstellungen zu graben.

Was eine Benennungsrichtlinie für Sales Ops leisten sollte

Eine Namenskonvention ist keine Stilfrage. Sie soll grundlegende Fragen Wochen oder Monate nach dem Start beantworten. Wenn dein Team die richtige Kampagne nicht in 10 Sekunden findet, hat der Name versagt.

Beginne mit den Fragen, die Sales Ops am häufigsten stellt. Der Name sollte sie beantworten, ohne die Kampagne zu öffnen:

• Wer war Ziel (Segment/ICP)?
• Wer hat sie gestartet (Owner/Team)?
• Welche Motion ist es (cold email, follow‑up, reactivation)?
• Was wird getestet (falls vorhanden)?
• Wann hat sie gestartet (Monat, Woche oder Sprint)?

Mach diese Felder verpflichtend. Wenn Leute „einfach irgendwas“ als Namen erlauben, bricht das System schnell. Edge‑Fälle gibt es immer, aber auch die müssen in dieselbe Struktur passen.

Die Reihenfolge ist wichtiger als Kreativität. Wenn jeder Name dieselben Teile in derselben Reihenfolge nutzt, weiß dein Auge, wo es suchen muss. Eine lange Kampagnenliste zu scannen wird einfacher, und Filter funktionieren verlässlich.

Halte es lesbar für neue Teammitglieder am ersten Tag. Vermeide Insiderwitze, vage Labels (wie „test 2“) und Abkürzungen, die nur eine Person versteht. Wenn du abkürzt, nutze dieselbe Abkürzung jedes Mal.

Die wichtigsten Teile: Zeitraum, Motion, Segment, Owner, Sending‑Setup, Test

Ein guter Kampagnenname beantwortet eine Frage schnell: Was ist das, für wen ist es, wer hat es gestartet, von wo wird es gesendet und was wird getestet?

Denk an den Namen wie an ein paar Tags in fester Reihenfolge. Die meisten Tools sortieren alphabetisch, daher bestimmen die frühen Teile, was zusammen gruppiert wird.

1) Zeitraum (Monat oder Tag)

Verwende ein Datumsformat, das sauber sortiert:

• Monat: 2026-01
• Tag (für kurze Tests): 2026-01-17

Wähle einen Default. Die meisten Teams kommen mit Monatsnamen für laufendes Outbound zurecht und nutzen Tagesnamen nur für kurze Experimente.

2) Motion

Füge die Motion hinzu, damit die Intention klar ist, z. B.: cold-email, follow-up, reactivation.

Halte die Liste klein. Wenn jeder „cold“, „outbound“ oder „prospecting“ erfindet, werden Suchergebnisse unübersichtlich.

3) Segment‑Tag

Das ist das „Wer“. Nutze ein kompaktes Tag, das ICP und Cut kombiniert, z. B.:

• saas-finance
• agencies-10-50
• ecom-us

Entscheide dich für einen Trennzeichentyp und bleibe dabei. Bindestriche sind meist am lesbarsten.

4) Owner‑Tag

Füge einen Owner hinzu, damit Fragen an die richtige Person kommen. Das kann ein Team (sdr-east) oder eine Person (mia) sein.

Wenn Ownership oft wechselt, bevorzuge das Team‑Tag im Namen und tracke die aktuelle Person anderswo.

5) Sending‑Setup‑Tag (Domain oder Pool)

Cold‑Email‑Performance hängt oft von Sending‑Domain oder Mailbox‑Pool ab. Setze ein kurzes Domain‑Alias oder Pool‑Tag in den Namen, damit Deliverability‑Probleme nicht verborgen bleiben.

Beispiele: d1, d2, pool-a.

6) Test‑Tag

Mache Tests mit langweiligen Tags offensichtlich, die sich später vergleichen lassen:

• control
• t01a, t01b
• v1, v2 (nur bei konsistenter Nutzung)

Vermeide beschreibenden Testtext im Namen. Das wirkt heute hilfreich, ist später aber schwer zu überblicken.

Eine einfache Struktur, die du standardisieren kannst

Wähle eine Vorlage und ändere die Reihenfolge nicht. Ein praktischer Default ist:

period_motion_segment_owner_sending_test

Beispiel:

2026-01-17_cold-email_founders_jd_d1_t01a

Suchst du später nach founders, jd oder d1, findest du die richtige Kampagne auch Monate nach dem Start.

Bleib konsistent:

• Verwende Kleinschreibung.
• Vermeide Leerzeichen und unnötige Satzzeichen.
• Wenn ein Feld unbekannt ist, benutze na statt es leer zu lassen.
• Halte Tags kurz (ca. 3–12 Zeichen).
• Keine vollständigen Firmennamen oder persönliche Daten — nutze ein Segment‑Label.

In einer Stunde aufsetzen

Du kannst eine brauchbare Konvention in einer Sitzung etablieren, wenn du dich auf zwei Dinge konzentrierst: ein Template und ein kleines Tag‑Wörterbuch.

0:00–0:10 — Template festlegen

Entscheide:

• Monat vs. Tag (YYYY-MM vs YYYY-MM-DD)
• Ein Trennzeichen (Unterstriche sind leicht zu scannen und zu kopieren)
• Die exakte Reihenfolge der Tags

Schreibe das Template oben in dein Dokument und behandle es wie die Regel.

0:10–0:30 — Ein kleines Tag‑Wörterbuch bauen

Halte die Listen knapp. Was nicht im Wörterbuch steht, kommt nicht in den Kampagnenamen.

• Motions: cold-email, follow-up, reactivation
• Segmente: 5–15 max., basierend auf der Lead‑Routing‑Logik
• Owner: ein kurzes Handle oder Team‑Code (wähle eine Methode)
• Sending‑Setups: d1, d2, pool-a (passend zu eurer Rotation)
• Tests: t01a, t01b (nur bei tatsächlicher Hypothesenänderung inkrementieren)

0:30–0:50 — Regeln für Änderungen definieren

Hier scheitern Naming‑Systeme meist. Halte die Regeln simpel:

• Neue Liste oder neues Segment: neuer Kampagnenname.
• Neue Sending‑Domain oder Mailbox‑Pool: neuer Kampagnenname.
• Neue Offer‑Angle: neuer Kampagnenname.
• Kleine Textänderung innerhalb derselben Kampagne: Name behalten; Änderung anderweitig dokumentieren.
• Neue Hypothese (echter A/B‑Test): Test‑Tag erhöhen (z. B. von t01 zu t02).

0:50–1:00 — Einseitiges Cheat‑Sheet veröffentlichen

Enthalten sein sollten:

• Das Template
• Das genehmigte Tag‑Wörterbuch
• 6–10 reale Beispiele (neues Segment, Owner‑Handoff, Domain‑Rotation, A/B‑Test)

Wähle außerdem eine verantwortliche Person (meist Sales Ops oder RevOps), die neue Tags genehmigt. Dieser Schritt verhindert „nur dieses eine Mal“‑Namen, die die Durchsuchbarkeit ruinieren.

Regeln für Edge‑Fälle (damit das System im Alltag überlebt)

Ein Naming‑System funktioniert nur, wenn es mit ungewöhnlichen Fällen ohne wöchentliche Debatten umgeht.

Wenn der Plan mitten im Monat ändert

Taucht ein neues Segment auf, benennt die bestehende Kampagne nicht um. Behaltet den ursprünglichen Namen und erstellt eine neue Kampagne mit dem neuen Segment‑Tag. So bleibt das Reporting sauber.

Bei Owner‑Wechseln ähnlich: Wenn der Name als historische Aufzeichnung dienen soll, bleibt der ursprüngliche Owner im Namen und die aktuelle Person wird anderswo dokumentiert. Entscheidet euch dafür einmal und bleibt dabei.

Multi‑Domain, Multi‑Test, Retries

Wenn eine Kampagne mehrere Domains nutzt, liste nicht alle im Namen auf. Nutze ein Pool‑Tag (z. B. pool-a) und pflege eine separate Zuordnung von Pool‑Tags zu den tatsächlichen Domains.

Bei mehreren gleichzeitigen Tests vermeide das Aneinanderreihen vieler Test‑Labels. Ist das Audience‑Split unterschiedlich, teile in separate Kampagnen. Nutzt ihr dieselbe Audience und ändert nur die Message, behaltet eine Kampagne und ein Test‑Tag.

Für Relaunches nutzt r1, r2 nur, wenn das Konzept gleich bleibt. Bei inhaltlich anderem Angebot oder Segment: neue Kampagne mit neuem Zeitraum‑Tag.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Fehler 1: Freitext‑Segmente

Segmente driften schnell: us smb, us-smb, smb us, usa-smallbiz. Nach einem Monat wird die Suche zur Rateserie.

Fix: Kurz genehmigte Segmentliste und konsequente Wiederverwendung.

Fehler 2: Separator‑Chaos und gemischte Datumsformate

Wenn eine Person Unterstriche, die nächste Bindestriche und eine dritte Leerzeichen nutzt, funktionieren Filter nicht mehr. Datumsformate sind schlimmer, weil 01-02-24 mehrdeutig ist.

Fix: Ein Trennzeichen und ein Datumsformat wählen und konsequent bleiben. YYYY-MM und YYYY-MM-DD sind klar und sortierbar.

Fehler 3: Wichtige Infos verstecken

Fehlen Segment, Owner oder Sending‑Setup (oder stehen sie am Ende), kannst du eine lange Liste nicht scannen oder Deliverability schnell diagnostizieren.

Fix: Segment und Owner verpflichtend machen und das Sending‑Setup an einer festen Position halten.

Fehler 4: Umbenennen, nachdem Ergebnisse geteilt wurden

Namen nachträglich ändern bricht die historische Spur. Notizen, Screenshots und Exporte stimmen nicht mehr überein.

Fix: Behandle Namen als stabile IDs. Wenn sich wirklich etwas ändert, erstelle eine neue Kampagne statt Geschichte umzuschreiben.

Fehler 5: Namen, die alles versuchen zu enthalten

Überladene Namen werden unlesbar und verpassen trotzdem Wesentliches.

Fix: Beschränke den Namen auf wenige konsistente Felder und pack Details (Listenherkunft, Ausschlüsse, Hypothese) in die Kampagnenbeschreibung oder ein internes Sheet.

Schnellcheck: Ein 5‑Minuten‑Naming‑Audit

Du brauchst kein Workshop, um zu prüfen, ob Naming funktioniert. Suche bei 10 jüngeren Kampagnen (inkl. mindestens einem A/B‑Test):

• Suche nach einem Segment‑Tag. Die Ergebnisse sollten sauber und vollständig sein.
• Suche nach deinem A/B‑Marker (z. B. t01). Du solltest die kompletten Tests sehen, ohne Kampagnen zu öffnen.
• Suche nach dem Sending‑Setup (d1 oder pool-a). Du solltest eine exakte Liste erhalten.
• Lass zwei Teammitglieder denselben hypothetischen Kampagnennamen erstellen. Wenn beide unterschiedliche Namen produzieren, sind die Regeln nicht spezifisch genug.
• Prüfe die Export‑Ansicht. Werden Namen abgeschnitten oder sehen sie wie Rauschen aus, schiebe die wichtigsten Tags weiter nach vorne.

Wenn ein Check fehlschlägt, benenne nicht alles um. Verschärfe eine Regel, standardisiere ab jetzt und bereinige nur die jüngsten Kampagnen.

Beispiel: Ein Monat Outbound, der durchsuchbar bleibt

Stell dir ein 2‑SDR‑Team vor, das zwei Segmente (SaaS‑Founders und Agenturen) über zwei Sending‑Domains betreibt. Sie nutzen ein Format:

YYYY-MM_motion_segment_owner_sending_test

Beispiele:

• 2026-01_cold-email_saas-founders_maria_d1_t01a
• 2026-01_cold-email_saas-founders_maria_d1_t01b
• 2026-01_cold-email_saas-founders_jay_d2_t02a
• 2026-01_cold-email_agencies_maria_d1_t01a
• 2026-01_cold-email_agencies_jay_d2_t01b

Gängige Fragen werden jetzt schnell:

• „Zieh alle Agency‑Kampagnen, die Maria gestartet hat“ — suche agencies_maria.
• „Liste aktive Tests“ — suche t (oder dein Muster wie t01).
• „Deliverability ist auf d2 gefallen“ — suche d2 und prüfe nur diese Kampagnen.

Halte Details aus dem Namen heraus. Lege List‑Quelle, Ausschlüsse oder eine Ein‑Zeiler‑Hypothese in das Beschreibungsfeld der Kampagne. So bleiben Namen kurz und durchsuchbar.

Nächste Schritte: Rollout und Konsistenz sichern

Ein Namenssystem funktioniert nur, wenn es jedes Mal gleich angewendet wird. Mach es zu einer leichten, verpflichtenden Regel, nicht zu einer Empfehlung. Eine verantwortliche Person (Sales Ops oder RevOps) sollte Template, Tag‑Wörterbuch und Basis‑Aufräumarbeiten betreuen.

Integriere das Naming in deine Launch‑Checklist: Bestätige Segment, Owner, Sending‑Setup und Test‑Tag sind im Wörterbuch und die Reihenfolge entspricht dem Template.

Mache monatlich eine kurze Bereinigung: Tipp‑Fehler korrigieren, doppelte Tags entfernen und alte Labels auslaufen lassen. So verhindert ihr, dass langsames Verdriften die Suche in ein Ratespiel verwandelt.

Wenn du Outbound in LeadTrain betreibst, hilft ein konsistenter Name besonders, weil Domains, Mailboxen, Warm‑up, Sequences und Reply‑Klassifikation an einem Ort liegen. Ein klarer Segment‑ und Sending‑Setup‑Tag im Namen macht es leichter, Performance‑Veränderungen mit tatsächlichen Änderungen zu verbinden.