Cold‑Email‑Cadence nach Seniorität: Exec‑ vs. IC‑Zeitpläne

Warum das Tempo der Cadence nach Seniorität variieren sollte

Eine einzige Follow-up-Rhythmik passt selten für alle. Dieselbe E-Mail kann für die eine Person hilfreich und für die andere aufdringlich wirken — vor allem, weil sich Tag, Prioritäten und Entscheidungsstil unterscheiden.

Die Seniorität verändert drei Timing‑Treiber:

• Aufmerksamkeit: Führungskräfte scannen auf Relevanz für eine Top-Priorität. Individual Contributors (ICs) lesen oft genauer, wenn es ihren Alltag betrifft.
• Dringlichkeit: ICs versuchen vielleicht, diese Woche etwas zu lösen. Führungskräfte jonglieren konkurrierende Prioritäten und brauchen Zeit, dich an den richtigen Owner weiterzuleiten.
• Antwortstil: Exec-Antworten sind kurz oder werden weitergeleitet. IC-Antworten enthalten öfter Details und Fragen.

Pacing heißt nicht nur „länger warten“ oder „schneller nachfassen“. Es geht um die Abstände zwischen den Touches, die Gesamtanzahl der Touches, die Kanal‑Mischung, die dein Team tatsächlich nutzt, und um die Größe der Anfrage.

Ziel ist respektvolle Beharrlichkeit, ohne zu Lärm zu werden. Wenn deine Touches für Führungskräfte zu eng sind, wirkst du bedürftig. Sind sie für ICs zu langsam, verpasst du den Moment, in dem sie bereit sind zu handeln.

Ein kurzer Realitätscheck: Wenn du deine eigene Sequenz aus der Rolle des Empfängers sehen würdest — wäre es ein hilfreicher Anstoß oder eine Unterbrechung?

Wie Führungskräfte, Manager und ICs E‑Mails unterschiedlich lesen

Die gleiche Nachricht landet je nach Seniorität unterschiedlich. Nutzt du für alle ein Tempo, wirst du entweder Führungskräfte nerven oder bei ICs Schwung verlieren.

Führungskräfte

Executives lesen in kurzen Pausen zwischen Meetings. Sie scannen auf eine Sache: „Ist das klar an eine aktuelle Priorität gebunden?“ Sie erwarten ein prägnantes Ergebnis und möglichst wenig Hin und Her.

Schweigen von einer Führungskraft heißt oft „nicht wichtig genug, um es wieder aufzumachen“, nicht „ich prüfe das“. Es kann auch bedeuten, dass sie die Mail intern weitergeleitet hat, ohne zu antworten.

Manager und Direktoren

Manager und Direktoren sind praktische Owner. Ihnen geht es um Impact, aber auch um Aufwand, Risiko und Timing. Sie antworten eher mit Fragen wie „Wie würde das in unserem Prozess funktionieren?“ oder „Was müssten wir ändern?"

Stille hier bedeutet oft „interessant, aber ich bin zugeschüttet“ oder „ich bin mir nicht sicher, ob ich die Entscheidung treffe“. Ein gut getimtes Follow-up kann das Thema zurückholen.

ICs (Individual Contributors)

ICs stehen dem Tagesgeschäft am nächsten. Sie entscheiden schneller, stellen taktischere Fragen und sind eher bereit, einen kleinen Schritt auszuprobieren. Vage Behauptungen werden sie eher kommentieren.

Schweigen von einem IC heißt meist, sie haben es übersehen, sehen keinen klaren nächsten Schritt oder sind nicht die richtige Person, könnten dich aber weiterleiten, wenn du danach fragst.

Schritt für Schritt: Bestimme das richtige Tempo, bevor du schreibst

Eine gute Cadence beginnt mit einer Entscheidung: Für wen ist die E-Mail wirklich gedacht? Versucht du, für alle eine Schedule zu benutzen, bist du für Führungskräfte zu aggressiv und für ICs zu langsam.

5 Schritte, um das richtige Tempo zu setzen

1. Benenne die Zielrolle (nicht das Unternehmen). Schreibst du an einen Executive Sponsor, der sich für Outcomes interessiert, oder an einen täglichen Nutzer, der den Schmerz jede Woche spürt?
2. Passe die Anfrage an ihren Scope an. Führungskräfte reagieren auf strategische Anfragen. ICs auf workflow-spezifische Fragen. Große Bitte? Langsamer vorgehen. Kleine, praktische Bitte? Früher nachfassen.
3. Setze ein Touch‑Budget, bevor du etwas verfasst. Entscheide die maximale Anzahl an Touches und die Gesamtdauer pro Person. Höhere Seniorität bedeutet meist weniger Touches über mehr Tage.
4. Wähle einen Hauptkanal und einen Backup. Behalte E‑Mail als Hauptweg. Füge ein leichtes Backup nur hinzu, wenn dein Team es wirklich nutzt. Zu viele Kanäle zu früh wirken aufdringlich.
5. Sperre die Abstände und schreibe dann passend dazu. Jedes Follow-up braucht einen Grund: eine präzisere Frage, einen neuen Beleg oder einen kleineren nächsten Schritt. Wenn du nicht erklären kannst, warum ein Touch hilft, streich ihn.

Beispiel: Verkauft du ein Tool, das manuelle Reply‑Sortierung reduziert, könnte eine Exec‑Mail nach Pipeline‑Effizienz und Meeting‑Volumen fragen und langsamer getaktet sein. Eine IC‑Mail könnte fragen, wie sie heute „interessiert“ vs. „nicht interessiert“ markieren, mit engeren Follow‑ups.

Cadence‑Regeln für Führungskräfte (langsamer, weniger Touches)

Führungskräfte sind zeitarm und erkennen Muster schnell. Eine wirksame Exec‑Cadence nutzt weniger Touches, größere Abstände zwischen E‑Mails und einen höheren Relevanz‑Standard in jeder Nachricht.

Ein guter Ausgangspunkt sind 3 bis 5 Touches über 2 bis 3 Wochen. Plane Puffer für Reisen, Quartalsenden und unterschiedliche Posteingangszyklen ein.

Halte jede E‑Mail kurz: eine Idee, ein Beleg, eine kleine Anfrage. Die Bitte sollte in unter 10 Sekunden beantwortbar sein, z. B. „Worth a 10‑min chat?“ oder „Soll ich stattdessen mit Ihrem VP Sales Ops sprechen?“ Vermeide lange Kontexttexte, Anhänge und mehrere Fragen.

Praktische Regeln, die meist funktionieren:

• Abstände: 3 bis 5 Touches, 3 bis 6 Arbeitstage Abstand.
• Personalisierung: Verknüpfe einen Business‑Trigger mit einem Ergebnis.
• Anfrage: Priorität bestätigen oder den richtigen Owner bestätigen, nicht ein großes Meeting anfragen.
• Früher stoppen ohne Signal: Nur Öffnungen sind kein Signal. Mach weiter nur bei einer Antwort, Weiterleitung oder klarem „ja, später“.
• Ändere pro Follow‑up nur eine Sache: Entweder ein sanfter Reminder oder ein neuer Blickwinkel.

Nutze einen sanften Reminder, wenn die ursprüngliche Mail noch relevant ist und du das Antworten erleichtern willst. Nutze einen neuen Blickwinkel, wenn du neue Infos hast oder die erste Nachricht nicht getroffen hat.

Beispiel: Hast du einen CFO wegen verkürzter Monatsabschluss‑Zeit angeschrieben, kann ein Reminder einzeilig sein: „Worth exploring this quarter?“ Ein neuer Blickwinkel könnte Audit‑Readiness oder Kontrolllücken betonen, wenn das für die Rolle drängender ist.

Beispielplan: 4‑Touch Exec‑Cadence

Das Ziel ist nicht, sie zu „ermüden“. Jeder Touch sollte einen klaren Grund zur Antwort liefern.

• Touch 1 (Tag 1): 1:1 Opener + warum gerade sie. Zeige, dass du sie gezielt ausgewählt hast (Rolle, Initiative, Einstellung, Produktwechsel) und stelle eine kleine Frage.
• Touch 2 (Tag 6): konkretes Ergebnis + ein Beleg. Nenne ein praktisches Ergebnis und liefere einen bodenständigen Beleg (keine großen Versprechungen).
• Touch 3 (Tag 13): „Falsche Person?“ + Sponsor‑Check. Frage, ob sie das verantworten. Wenn nicht, wer wäre passend und kann ein kurzes Intro gesponsert werden?
• Touch 4 (Tag 21): höflicher Abschluss. Schließe die Schleife mit einem einfachen Ausstieg und einer offenen Tür für später.

Beispiel: Schreibt du einen VP Sales an, könnte Touch 2 weniger Stunden für das Sortieren von Replies und klarere nächste Schritte für SDRs thematisieren, gestützt durch ein glaubwürdiges Detail (z. B. weniger manuelle Triage‑Schritte), nicht durch eine Schlagzeilen‑Kennzahl.

Cadence‑Regeln für ICs (engere Follow‑ups)

ICs arbeiten häufig Task‑orientiert. Ist deine Nachricht relevant, antworten sie schnell; ihr Tag wird aber leicht unterbrochen, also helfen kurze Abstände, ein gutes Zeitfenster zu treffen.

Eine solide IC‑Cadence nutzt mehr Touches mit kürzeren Abständen, wobei jede Nachricht klein und leicht zu beantworten bleibt:

• Nutze frühe, engere Abstände (1 bis 2 Arbeitstage), dann etwas weitere.
• Stelle direkte, praktische Fragen. Lass große „Visionen“ weg.
• Halte jedes Follow‑up bei einem Punkt: eine Frage oder ein nächster Schritt.
• Erwarte praktische Einwände (Zeit, Tools, Berechtigungen) und antworte schnell.

Gib Optionen, damit sie in Sekunden antworten können. Zum Beispiel:

• „Liegt das bei dir, oder ist jemand anderes zuständig?“
• „Nutzt ihr dafür heute etwas, oder macht ihr es manuell?“
• „Worth a quick look this week, yes/no?"

Beispiel: Schickst du einem SDR eine Mail zur Verbesserung des Outbound‑Reply‑Handlings und er antwortet am Tag 2: „Wir taggen Replies im CRM und ich bin busy.“ Antworte nicht mit einer Wiederholung des Pitches. Frage fokussiert: „Verstanden – ist das größere Problem das Taggen oder dass bei hoher Auslastung etwas durchrutscht?"

Beispielplan: 5‑Touch IC‑Cadence

Für ICs passt eine Cadence oft in ein 10–14‑Tage‑Fenster. Schnellere Follow‑ups funktionieren, solange jede Nachricht kurz und nützlich ist.

• Touch 1 (Tag 1): Problem in einer Zeile benennen, dann eine einfache Frage.
• Touch 2 (Tag 3): Konkretes Beispiel, wie andere das handhaben (keine großen Claims).
• Touch 3 (Tag 6): Falls sie nicht zuständig sind, frage nach dem richtigen Owner.
• Touch 4 (Tag 9): Ermögliche einfache Ja/Nein‑Antwort oder zwei Terminvorschläge.
• Touch 5 (Tag 12–14): Höflicher Abschluss: „Soll ich das schließen?“

Halte jede E‑Mail unter 100–120 Wörtern mit einer klaren Aktion. Sagt jemand „nicht ich“, ist das Fortschritt — bitte um eine Übergabe.

Ein Mittelweg: Schedules für Manager und Direktoren

Manager und Direktoren liegen in der Mitte. Sie haben oft mehr Kalenderkontrolle als ICs, aber weniger Zeit als Execs. Sie scannen auf Relevanz, Risiken und Aufwand und entscheiden dann, ob sie das übernehmen oder weiterreichen.

Halte das Tempo konstant, aber nicht aggressiv. Nutze weniger Touches als bei ICs, aber nicht so weite Abstände wie bei Execs.

Ein praktischer 5‑Touch‑Plan:

• Tag 1: Problem, Impact, ein Beleg
• Tag 3: Einzeilige Frage zur Priorität
• Tag 6: Konkretes Beispiel (ähnliches Team, einfaches Ergebnis)
• Tag 10: Kurze „weiterleitbare“ Notiz, die intern geteilt werden kann
• Tag 14: Letzter Check‑in mit klarem nächsten Schritt (10‑Minuten‑Call oder Antwort mit dem Owner)

Die weiterleitbare Notiz funktioniert gut: Füge einen neutralen Block bei, den sie an ihre VP kopieren können: „Wir prüfen X, weil es Y reduziert. Wenn Sie offen sind, organisiere ich ein kurzes Intro mit dem Anbieter nächste Woche.“ Halte es sicher zum Weiterleiten.

Wenn sie Interesse zeigen, aber Budget oder Sicherheit anmerken, frage direkt: „Wen sollen wir da reinholen, um das freizugeben?"

Häufige Fehler und Fallen bei Cadences

Die meisten Probleme mit Cadences betreffen nicht die Anzahl der E‑Mails, sondern wie sich die Sequenz für den Leser anfühlt. Eine gute Cadence wirkt absichtlich, nicht automatisch.

Fehler, die Ergebnisse schmälern:

• Zu viele Touches bei Execs: Dichte Sequenzen wirken wie Streuung.
• Lange Essays statt klarer Bitte: Wenn die Aktion nicht klar ist, werden Follow‑ups zu Rauschen.
• Zu schnelles Nachfassen nach Abwesenheitsmeldung: Warte, bis die Person zurück ist, und starte dann sanft neu.
• Bei jedem Touch das Angebot wechseln: Halte ein Hauptversprechen und variiere nur den Beleg, nicht das Pitch.
• Antworten ignorieren, die kein klares Ja sind: „Nicht jetzt“, Fragen und „nächstes Quartal“ sind Fortschritt. Behandle sie als nächsten Schritt.

Beispiel: Ein VP schreibt „Bin nächsten Dienstag zurück.“ Sende nicht am Montag das nächste Follow‑up, weil der Plan das sagt. Pause, und sende eine kurze Nachricht am Mittwochmorgen mit einem Satz Kontext, einer Frage und einem einfachen Ausstieg.

Schnell‑Checkliste vor dem Start

Die meisten Fehlschläge kommen von falschem Targeting oder davon, dass das Tempo während der Sequenz geändert wird, weil es vorher nicht festgelegt wurde.

Ziel‑ und Cadence‑Setup

• Bestätige Seniorität der Person und ob sie Entscheider, Einflussnehmer oder täglicher Owner ist.
• Entscheide die Gesamtzahl der Touches und die volle Timeline, bevor du schreibst. Trage die Daten in den Kalender ein, damit du nicht unter Druck beschleunigst.
• Passe die Abstände an die Seniorität an: Execs mehr Luft, ICs engere Follow‑ups.

Nachricht‑ und Betriebsregeln

• Jede E‑Mail sollte eine klare Bitte haben (eine Aktion, eine Wahl). Fragst du zwei Dinge, schreib neu.
• Lege jetzt eine Stoppregel fest: Ende nach dem letzten geplanten Touch oder früher bei klarem „nicht jetzt“, Bounce oder Abmeldung.

Zum Schluss: Prüfe, ob du auf Antworten reagieren kannst. Ein schneller Rhythmus funktioniert nur, wenn du Antworten zügig bearbeitest.

• Sei bereit, innerhalb 1 Arbeitstag zu antworten, idealerweise am gleichen Tag bei „interessiert“.

Beispiel: Planst du eine 5‑Touch‑IC‑Sequenz mit Follow‑ups alle 1–2 Arbeitstage, kannst du aber erst nächste Woche reagieren, verlangsame die Cadence oder reduziere das Volumen.

Realistisches Beispiel: Ein Produkt, drei Senioritätsstufen

Stell dir ein einfaches Workflow‑Tool vor, das chaotische Übergaben zwischen Vertrieb und Onboarding ersetzt. Dieselbe Wertbotschaft landet sehr unterschiedlich bei einem VP, einem Teamlead und einem IC — also muss auch das Tempo variieren.

Hier drei realistische Timelines und worum es bei jedem Touch geht (nur Themen, kein vollständiger Text).

Drei Timelines (gleiches Angebot, unterschiedliches Tempo)

Schnellere IC‑Follow‑ups bringen oft Antworten, bevor das Problem aus dem Blickfeld verschwindet. Bei Execs verhindern weniger Touches und mehr Abstand, dass du als Lärm wahrgenommen wirst.

Wie man auf wichtige Antworten reagiert

Sagt ein VP „Nicht jetzt“, antworte einmal mit einem einfachen Reset: Frage, in welchem Quartal du wieder ansetzen sollst und biete eine einzeilige Wertzusammenfassung an (z. B. einen 2‑Satz‑Rolloutplan). Dann pausieren bis zu diesem Zeitpunkt.

Sagt ein IC „Nicht jetzt“, frage konkret, was blockiert (Timing, Tool‑Wechsel, Arbeitslast) und biete einen kleineren nächsten Schritt an, z. B. eine 10‑minütige Demo.

Sagt ein IC ja, braucht aber Freigabe, ände re dein Ziel: Frage, wer unterschreibt, was die Entscheider interessiert (Risiko, Kosten, IT) und ob du eine 3‑Punkte‑Zusammenfassung zum Weiterleiten erstellen sollst. Starte dann einen langsameren Exec‑Thread für den Entscheider und halte den IC informiert.

Nächste Schritte: Rollenbasierte Sequenzen bauen und konsistent bleiben

Hör auf, für alle dieselbe Sequenz zu nutzen. Baue getrennte Tracks für Execs, Manager/Directors und ICs. Auch wenn die Kernstory gleich bleibt, sollten Taktung und Anzahl der Touches zu der Arbeitsweise der Person passen.

Fang klein und wiederholbar an. Wähle ein Angebot und erstelle drei Schedules, dann nutze sie wieder statt jedes Mal neu zu erfinden.

Praktischer Rollout‑Weg

• Erstelle separate Sequenzen nach Rolle (unterschiedliches Timing, gleiche Kern‑Value‑Proposition).
• Schick die ersten 20–30 Prospects pro Rolle und beobachte die Reaktionen.
• Wenn ICs schnelles Interesse zeigen, straffe Follow‑ups um einen Tag. Reagieren Execs nicht, verlangsame die Sequenz, statt zusätzliche Touches hinzuzufügen.
• Pausiere oder entferne Schritte, die vor allem Bounces, Abmeldungen oder genervte Antworten erzeugen.
• Halte Sendezeiten konsistent, damit du wöchentlich vergleichbare Ergebnisse bekommst.

Nach der ersten Charge ändere jeweils nur eine Variable (Timing oder Touch‑Anzahl). Sonst weißt du nicht, was die Veränderung bewirkt hat.

Baue eine kleine Bibliothek, die du wiederverwenden kannst

Halte eine einseitige Notiz mit bewährten Schedules, z. B. „Exec 4‑Touch slow“, „IC 5‑Touch tight“ und „Manager middle“, plus kurze Regeln, wann du welche nutzt.

Wenn du weniger Ops‑Aufwand willst, kombiniert LeadTrain (leadtrain.app) Domains, Mailboxes, Warm‑up, mehrstufige Sequenzen und KI‑gestützte Reply‑Klassifikation an einem Ort, sodass du rollenbasierte Cadences laufen lassen kannst, ohne Antworten zu übersehen.