Gründer vs. SDR‑Outreach im ersten Monat: Was delegieren?

Das Problem im ersten Monat: Authentizität vs Volumen

Der erste Monat ist chaotisch, weil alles gleichzeitig neu ist. Du lernst noch, wer antwortet, worauf sie Wert legen und wie dein Angebot in einfachen Worten klingt. Gleichzeitig versuchst du, eine Zahl zu erreichen (Meetings, Antworten, Pipeline) mit begrenzten Stunden.

Deshalb wird der Gründer‑vs‑SDR‑Ausgleich oft zum Tauziehen. Gründer wollen Nachrichten, die echt und spezifisch wirken. SDRs wollen genug Volumen, um schnell zu lernen und den Kalender in Bewegung zu halten.

Authentische Outreach heißt nicht, für jeden Prospect einen persönlichen Essay zu schreiben. Es bedeutet, dass deine Nachricht zur Realität passt: wer du bist, warum du kontaktierst, welches Problem du löst und was du als nächstes willst. Es heißt auch, dass du Folgefragen beantworten kannst, ohne zurückrudern zu müssen.

Authentizität ist keine zufällige Personalisierung, die clever wirkt, aber nichts mit deinem Produkt zu tun hat. Es ist kein „freundlicher“ Fülltext, der den Punkt verschleiert. Prospects merken das schnell, und das führt oft zu höflichen Antworten, die nirgendwohin führen.

Wenn du zu früh auf Volumen drückst, zahlst du meist doppelt: Erstens verbrennst du gute Leads mit der falschen Ansprache, bevor du bewiesen hast, dass sie funktioniert. Zweitens machst du dir Postfachprobleme (Bounces, Spam‑Flaggen, qualitativ schlechte Antworten), die zukünftiges Senden erschweren.

Ein sauberes Ziel für Monat eins ist, einen wiederholbaren Prozess aufzubauen, der trotzdem echte Gespräche erzeugt. Wenn du zuverlässig positive Antworten von einem spezifischen Käuferkreis bekommst, wiederkehrende Einwände lernst und ein paar Meetings buchst, die du tatsächlich sinnvoll führen kannst, hast du dir das Recht zum Skalieren verdient.

Setze das Ziel und die Einschränkungen, bevor du Aufgaben aufteilst

Outreach bricht zusammen, wenn du Arbeit aufteilst, bevor ihr euch darauf geeinigt habt, wie „gut“ aussieht. Der schnellste Weg, Authentizität und Volumen zu halten, ist zuerst eine einfache Scorecard zu definieren und dann Aufgaben zuzuweisen, die diese Scorecard vorantreiben.

Fang mit drei Ergebnissen an und halte sie getrennt:

• Meetings: das Offensichtliche.
• Learnings: welche Nachricht Antworten bringt, welches Segment interessiert ist, welche Einwände wiederkehren.
• Pipeline: echte Gespräche, die zu Deals werden können, auch wenn sie diese Woche nicht gebucht werden.

Definiere dann deine ICP in einfachen Worten. Lass komplizierte Labels weg und schreib einen Satz, den ein neuer SDR verstehen würde: wen du willst, warum jetzt und welcher Schmerz dringend ist. „VP Sales bei einem 20–100‑Personen‑SaaS‑Team, das SDRs einstellt, weil es dieses Quartal Pipeline braucht und müde ist von niedrigen Antwortraten“ schlägt „Mid‑Market Revenue Leaders“.

Wähle dann ein Angebot und einen Call to Action. Monat eins ist nicht die Zeit für drei verschiedene Pitches in einem Postfach. Entscheide dich für eine einzige „Warum mit uns sprechen“‑Perspektive und einen einfachen nächsten Schritt. Halte die Bitte klein: ein 15‑minütiges Gespräch, eine kurze Ja/Nein‑Frage oder die Erlaubnis, ein kurzes Deck zu schicken. Wenn du das Angebot alle paar Tage änderst, wirst du nie wissen, was funktioniert hat.

Setze schließlich ein realistisches wöchentliches Zeitbudget für jede Person. Diese Einschränkung verhindert, dass du zu viel Volumen versprichst und bei der Nachverfolgung unterlieferst.

Eine einfache Menge von Einschränkungen, die dich fair hält

Schreib diese runter und nutze sie, um zu entscheiden, was du delegierst:

• Gründerzeit pro Woche (z. B.: 90 Minuten insgesamt, verteilt auf drei kurze Blöcke)
• SDR‑Zeit pro Woche (z. B.: 6–10 Stunden für Prospecting, Senden und Follow‑up)
• Max. Anzahl neuer Kontakte pro Tag (abhängig von deinem E‑Mail‑Setup und Kapazität zu antworten)
• Zielantwortzeit für interessierte Leads
• Ein wöchentlicher Review‑Slot (30 Minuten, um Antworten zu prüfen und die Nachrichten zu aktualisieren)

Mach das im Vorhinein und Delegation wird einfacher: Alles, was kein Gründer‑Urteil braucht, geht an den SDR, alles, was Positionierung und Lernen betrifft, bleibt beim Gründer.

Was der Gründer im ersten Monat behalten sollte

Der erste Monat legt den Ton für Monate fest. Die Aufgabe des Gründers ist, die Wahrheit zu schützen: warum sich jemand interessieren sollte, was ihr tatsächlich löst und was ihr nicht versprechen werdet.

Halte die „Discovery‑Inputs“ nah bei dir

Der Gründer sollte die Hauptquelle für rohe Kundenformulierungen sein. Zieh Formulierungen aus echten Gesprächen, DMs und E‑Mails, nicht aus poliertem Marketingtext.

Sammle Sätze, die Prospects kurz vor dem Abschluss wiederholen, worüber sie sich Sorgen machen und womit sie euch vergleichen. Du suchst einfache, wiederverwendbare Formulierungen wie „wir haben X versucht, aber es hat zu lange gedauert“ oder „das braucht die Finanzabteilung“.

Übernimm früh die Message‑Freigabe

Auch wenn ein SDR E‑Mails entwirft, sollte der Gründer frühe Versionen der Kernstücke freigeben:

• Erstkontakt‑E‑Mail und ein Follow‑up (Ton und Versprechen)
• Der „warum ihr“‑Abschnitt (Beweis und Details)
• Der Call to Action (wie groß die Bitte ist)
• Antworten auf die wichtigsten Einwände (kurz, ehrlich)

Sobald du konsistente positive Signale siehst (echte Antworten, nicht nur Opens), wechsel zu wöchentlichen Reviews statt Zeile‑für‑Zeile‑Freigabe.

Übernimm Beziehungs‑Momente

Einige Antworten sind im ersten Monat zu wichtig, um sie zu delegieren. Der Gründer sollte persönlich antworten bei:

• „Das ist interessant, aber passt das wirklich?“ (hohe Intention, braucht Nuance)
• „Wir vergleichen Optionen, schick mehr Details“ (Timing und nächste Schritte wichtig)
• Jede Empfehlung an eine entscheidungsbefugte Person (erster Eindruck zählt)

Ein SDR kann Entwürfe vorbereiten, aber der Gründer sollte die finale Nachricht senden, damit sie wie eine echte Person klingt und nicht wie aus einer Warteschlange.

Wöchentliches Qualitäts‑Kontroll‑Ritual

Blocke einmal pro Woche 30 Minuten, um eine kleine Stichprobe zu prüfen: was gesendet wurde, die besten und schlechtesten Antworten und wo Prospects verwirrt waren.

Such nach einer Sache, die du sofort verbessern kannst. Entferne eine vage Behauptung, straffe die Bitte oder tausche eine Zeile gegen eine Kundenformulierung, die du diese Woche gehört hast.

Was ein SDR ab Tag eins übernehmen sollte

Im ersten Monat ist die Aufgabe des SDR, die Zeit des Gründers zu schützen und Outreach konsistent zu halten. Denk an den SDR als Eigentümer von Volumen und Ordnung, und den Gründer als Eigentümer von Stimme und wichtigen Gesprächen.

Der SDR sollte Prospecting vollständig übernehmen. Das heißt: die erste Lead‑Liste bauen, bereinigen und nutzbar halten. Eine chaotische Liste erzeugt falsche Learnings: Du denkst, deine Nachricht sei schwach, aber eigentlich kontaktierst du die falschen Personen oder schlechte Adressen.

Eine praktische Prospecting‑Schleife ist simpel: bau eine fokussierte Liste für eine ICP und einen Use‑Case, entferne Duplikate und offensichtliche Non‑Fits, überprüfe Grunddaten (Größe, Standort, Branche) und füge ein paar Tags hinzu (Persona, Schmerz, Trigger) zum Filtern.

Personalisierungs‑Recherche kann beim SDR liegen, braucht aber Guardrails. Ziel sind leichte, wiederholbare Muster, kein detektivischer Aufwand. Wähle zwei oder drei Hinweise (kürzliche Finanzierung, neue Stellenausschreibung, Tech‑Stack‑Erwähnung) und formuliere daraus einen Satz, der menschlich klingt.

Kampagnen‑Betrieb ist der Bereich, in dem ein SDR früh am meisten Hebel hat. Sie planen Sends, managen Follow‑ups, verfolgen Ergebnisse täglich und halten Experimente ordentlich. Wenn du A/B‑Tests machst, verändere jeweils nur eine Variable.

Zuletzt: Inbox‑Hygiene. Der SDR sollte die Erstbearbeitung von Replies übernehmen: taggen, routen und Rauschen entfernen, sodass der Gründer nur noch sieht, was seine Aufmerksamkeit braucht. Eine einfache Regel funktioniert gut: SDR behandelt Bounces, Abwesenheitsmeldungen und grundlegende Einwände; Gründer behandelt interessierte Antworten und nuancierte Fragen.

Gemeinsame Verantwortungen: Deliverability und Kampagnen‑Hygiene

Deliverability ist das gemeinsame Fundament. Wenn deine E‑Mails im Spam landen, hilft die beste Nachricht nichts.

Beginnt mit einer klaren Aufgabenteilung beim Setup. Domains und Mailboxen können vom SDR (oder der ops‑orientiertesten Person) gehandhabt werden, während der Gründer die Namensgebung und Sender‑Identität freigibt, sodass sie zur Marke passt. Warm‑Up sollte kontinuierlich im Hintergrund laufen und langsam hochgefahren werden.

Für die laufende Hygiene, haltet die Aufteilung klar:

• SDR: Setup‑Arbeit, Warm‑Up, Beobachtung von Bounce‑Rate und Abmeldungen
• Gründer: Sender‑Identität, Stimme und Risikoniveau (wie schnell hochgefahren wird)
• Beide: Spam‑Signale überprüfen, einer Pause‑Regel zustimmen, Listqualität hoch halten

An der Message wird ebenfalls gemeinsam gearbeitet. Der Gründer schreibt (oder editiert stark) die Basismessage einmal: Versprechen, Positionierung, Ton. Der SDR kann sichere Variationen erstellen (Branchenzeile, rollenbasierter Opener), solange sie die Kernaussage nicht verändern.

Monitoring sollte routinemäßig und langweilig sein. Beobachte Bounces, plötzliche Open‑Einbrüche und die Mischung der Antworten. Wenn du Antworten kategorisierst (interessiert, nicht interessiert, abwesend, Bounce, Abmeldung), überprüft das gemeinsam zweimal pro Woche, damit ihr Probleme früh erkennt.

Pausiert das Senden, wenn etwas seltsam aussieht:

• Bounce‑Rate steigt oder bleibt erhöht
• Spam‑Beschwerden oder eine Welle von „hör auf mich zu spammen“‑Antworten
• Reply‑Mix besteht überwiegend aus Abwesenheiten und Bounces (schlechtes Timing oder schlechte Daten)
• Eine neue Domain oder ein neues Postfach wurde ohne Warm‑Up hinzugefügt

Eine kurze Pause ist günstiger, als eine Domain zu verbrennen.

Schritt‑für‑Schritt Aufgabenaufteilung für die ersten 30 Tage

Der erste Monat geht darum, schnell zu lernen, ohne Vertrauen zu verbrennen. Halte den Gründer für das, was gesagt wird und warum, zuständig, und lass den SDR den Prozess betreiben, der daraus konsistenten Outreach macht.

Tage 1–7: Baue die „Wahrheit“ und starte einen kleinen Pilot

Starte mit einem Plan, den du tatsächlich jeden Tag überprüfen kannst.

1. Gründer legt das Angebot fest und schreibt den ersten Entwurf. Ein klares Problem, ein klares Ergebnis, eine einfache Bitte. Entscheide auch die „No‑Go“‑Behauptungen, damit der SDR nie raten muss.
2. SDR bereitet eine kleine, saubere Lead‑Charge vor und startet einen Pilot. Ein Segment, ein paar Dutzend Leads, eine kurze Sequenz. Der SDR verantwortet Listenqualität und das Sende‑Mechanik.

Eine praktische Regel: Wenn der Gründer den Entwurf nicht lesen kann und sagen würde „Ja, das könnte ich aus meinem eigenen Postfach senden“, ist er nicht bereit.

Tage 8–21: Tägliche Review‑Schleifen und jeweils eine Änderung

Diese zwei Wochen sind Feedback‑Loops, kein Volumen. Macht zusammen eine kurze tägliche Review (15 Minuten reichen) und haltet die Rollen klar:

• Gründer: liest eine Stichprobe von Antworten, aktualisiert Positionierung, schreibt oder genehmigt Zeilen, die Urteil brauchen (Preis‑Andeutungen, Einschränkungen, Glaubwürdigkeit).
• SDR: taggt Antworten, notiert Muster, passt Betreffzeilen, erste Zeilen und Follow‑ups an.

Beim Testen immer nur eine Variable ändern. Behalte das Angebot, teste zwei erste Sätze. Oder gleiche Nachricht, ändere den CTA von „Worth a chat?“ zu „Offen für ein 10‑minütiges Fit‑Check?"

Tage 22–30: Volumen nur erhöhen, wenn Signale stabil sind

Bevor du mehr sendest, müssen die Signale gesund aussehen: konstante Opens, ein stetiger Strom menschlicher Antworten, wenige Bounces und kaum Spam‑Beschwerden. Wenn etwas wackelt, pausier die Ramp‑Up und verbessere Targeting oder Copy zuerst.

Häufige Fehler, die Authentizität oder Volumen zerstören

Die Falle im ersten Monat ist, perfekte Authentizität und hohes Volumen am ersten Tag zu wollen. Meist bekommst du beides nicht: Die Botschaft driftet, Deliverability leidet und gute Antworten gehen unter.

Ein Fehler ist, dass der Gründer jede E‑Mail von Hand schreibt. Das fühlt sich persönlich an, verwandelt Outreach aber in eine nächtliche Schreibaufgabe, und die Qualität schwankt mit der Energie. Prospects bemerken auch Inkonsistenz, wenn das Value‑Prop von E‑Mail zu E‑Mail wechselt.

Ein weiteres Versagen ist, dem SDR zu erlauben, Angebot oder Positionierung ohne enge Abstimmung anzupassen. Kleine Änderungen wie Personas tauschen, Versprechen ändern oder Features hinzufügen können leise das zerstören, was die Nachricht glaubwürdig machte. Der Gründer muss dann eingreifen, um es zu „reparieren“, und der Zyklus wiederholt sich.

Einige Authentizitäts‑Killer, die dich auch verlangsamen:

• Über‑Personalisierung, bis jede E‑Mail ein One‑Off ohne wiederholbare Struktur ist
• Gemischte Töne über die Schritte hinweg (freundlich im Erstkontakt, aggressiv im Follow‑up, dann formeller Breakup)
• Auf clevere Zeilen statt eine klare Antwort‑Grundlage zu setzen

Volumen bricht auf andere Weise: Teams skalieren das Senden, bevor die Basics stabil sind — Domain‑Setup, SPF/DKIM/DMARC und Warm‑Up. Wenn du zu schnell hochfährst, fällt die Inbox‑Platzierung und das Team reagiert, indem es noch mehr blastet, was alles verschlimmert.

Reply‑Handling ist ein weiterer Punkt, an dem Authentizität und Volumen scheitern. Wenn alle Antworten gleich behandelt werden, verpasst du High‑Intent‑Momente. „Interessiert, kannst du Preise schicken?“ sollte nicht in derselben Schublade landen wie „Nicht jetzt“ oder „Bin abwesend“. Selbst bei geringem Volumen lassen langsame Antworten Outreach automatisiert wirken.

Um Stabilität zu wahren, einigt euch, was nicht geändert werden darf und was flexibel ist.

Nicht verhandelbar: ICP, Kernschmerz, ein klares Angebot und die vom Gründer genehmigte Stimme.

Flexibel: Betreffzeilen, Opener‑Stil und kleine Beweisstücke.

Beispiel‑Szenario: B2B‑Startup mit einem Gründer und einem SDR

Ein Zwei‑Personen‑Team versucht, Demos für ein neues B2B‑Tool zu buchen. Der Gründer kennt das Problem am besten, hat aber auch Produkt und Fundraising auf dem Tisch. Der SDR kann die Aktivität konstant halten, braucht aber Guardrails, damit Outreach weiterhin echt klingt.

In Woche eins führt der Gründer die ersten 20 echten Gespräche end‑to‑end. Nicht 20 polierte Pitches, sondern 20 Lernschleifen: welche Titel antworten, welche Einwände auftauchen, welche Beweise gefragt werden. Der Gründer schreibt die erste Version der Eröffnungs‑E‑Mail und das wichtigste Follow‑up in der Sprache, wie er in Calls spricht.

Sobald diese Gespräche ein klares Muster ergeben, fährt der SDR einen täglichen Send‑Plan mit leichter Personalisierung. Leicht bedeutet einen Satz, der zeigt, dass die E‑Mail nicht gesprüht ist: ein rollenrelevanter Trigger oder eine spezifische Firmenzeile. Alles andere bleibt konsistent, damit Ergebnisse messbar sind.

Eine saubere Übergabe‑Regel hält Tempo ohne Authentizität zu verlieren:

• SDR bearbeitet Replies zuerst und taggt sie nach Intent.
• Gründer springt innerhalb von zwei Stunden ein, wenn eine Antwort Produkt‑Fit‑Fragen, Preis, Security oder einen individuellen Workflow betrifft.
• SDR bucht das Meeting, wenn Interesse klar ist und der nächste Schritt reines Scheduling ist.
• Gründer nimmt das Meeting, wenn das Konto wertvoll ist oder der Käufer senior ist.

Das wöchentliche Review bleibt kurz. Gründer und SDR schauen 10–15 Threads an und entscheiden, was zu ändern ist: eine Betreffzeile, ein Beweispunkt, eine Qualifizierungsfrage. Sie bereinigen die Lead‑Liste (falsche Personas verschwenden Volumen) und pausieren alles, das Verwirrung oder negative Antworten erzeugt.

Kurze Checkliste, bevor du Outreach skalierst

Bevor du mehr Leads hinzufügst oder den SDR mehr senden lässt, stell sicher, dass die Basics sitzen. Die meisten „Volumenprobleme“ im ersten Monat sind wirklich Setup‑ oder Konsistenzprobleme.

Deliverability‑ und Routing‑Checks

Wenn E‑Mails nicht in Inboxes landen, hilft bessere Copy nichts.

• Bestätige, dass SPF, DKIM und DMARC für jede sendende Domain eingerichtet sind.
• Stelle sicher, dass jedes Postfach aufgewärmt ist und das tägliche Volumen allmählich steigt.
• Verifiziere, dass Reply‑Routing klar ist, damit interessiert, nicht interessiert, abwesend, Bounce und Abmeldung nicht vermischt werden.

Message‑Konsistenz‑Checks

Skalieren funktioniert, wenn deine Sequenz eine klare Sache sagt und um einen einfachen nächsten Schritt bittet.

• Behalte ein Angebot über die Sequenz und einen primären CTA.
• Behalte eine wöchentliche Review‑Cadence bei, um Targeting zu aktualisieren und Formulierungen zu straffen.

Ein praktisches wöchentliches Review: Der SDR bringt eine kleine Charge realer Antworten mit (gut, schlecht, verwirrend). Der Gründer schreibt nur die Teile um, die Positionierung und Ton betreffen. Dann aktualisiert der SDR die Sequenz und hält das Volumen konsistent.

Wenn du alle obenstehenden Punkte mit „ja“ beantworten kannst, bist du bereit zu skalieren. Wenn nicht, repariere den schwächsten Punkt zuerst — das ist meist schneller, als mehr Volumen zu senden und zu hoffen, dass es passt.

Nächste Schritte: Mach die Aufteilung wiederholbar

Der erste Monat entscheidet, ob Gründer‑ vs‑SDR‑Outreach zur Gewohnheit wird oder zur ständigen Nacharbeit. Das Ziel ist simpel: Schreib ein kleines System auf, das die Gründerstimme bewahrt und dem SDR erlaubt, die Maschine zu betreiben.

Fang mit einem einseitigen „Delegation Rules“‑Dokument an. Halte es einfach: wer welche Aufgabe besitzt, was „done“ bedeutet und wie der Handover aussieht. Füge ein paar Beispiele hinzu, z. B. wie ein „interessiert“‑Reply vs. ein „nicht jetzt“‑Reply geroutet wird und wie schnell der SDR Edge‑Cases flaggen soll.

Mach Verbesserungen messbar, indem du jede Woche eine Kennzahl wählst. Verfolge nicht fünf Zahlen gleichzeitig. Dreh den Fokus: eine Woche Antwortrate, die nächste gebuchte Meetings, dann Bounces oder Abmeldungen. Wenn eine Metrik sich bewegt, notiere, was geändert wurde, damit du es wiederholen kannst.

Schütze Authentizität mit einer kurzen wöchentlichen Gründer‑Review. Kein langes Meeting, nur ein Check zu drei Dingen: klingt die Nachricht noch wie eine echte Person, ist Targeting nicht abgedriftet und werden Antworten wie gewünscht behandelt?

Wenn Ops‑Arbeit dich ausbremst (Domains, Postfächer, Warm‑Up, Sequenzen und Antworten über Tools sortieren), kann es helfen, sie an einem Ort zu bündeln. LeadTrain (leadtrain.app) ist darauf ausgelegt, Domains, Postfächer, Warm‑Up, mehrstufige Sequenzen und KI‑gestützte Antwortklassifikation zu konsolidieren, damit Gründer und SDR mehr Zeit für Gespräche und weniger für Setup und Inbox‑Triage haben.