Ethische Event‑Nachfass‑E‑Mail‑Sequenz: Ein 3‑E‑Mail‑Plan

Warum Nachfass‑E‑Mails nach Veranstaltungen spammy wirken können

Nach dem Event landen E‑Mails aus einem einfachen Grund oft schlecht: Der Empfänger erinnert sich nicht daran, dir einen Grund zum Schreiben gegeben zu haben. Selbst wenn du Leads auf die richtige Weise gesammelt hast, kann eine Nachricht, die Tage später mit einer vagen Betreffzeile und einem generischen Pitch auftaucht, so wirken, als hättest du die Adresse aus einer Teilnehmerliste gezogen.

Die meisten Menschen lesen eine langweilige Post‑Conference‑Mail und nehmen eines von zwei Dingen an. Entweder du hast eine Liste gescraped, oder du hast dieselbe Vorlage an alle geblastet und gehofft, dass ein paar Leute anbeißen. Diese Annahme wird stärker, wenn die E‑Mail sagt: „Great meeting you at the event,“ obwohl ihr nie wirklich gesprochen habt.

Ein echtes Gespräch hat Details. Ein Teilnehmerlisten‑Blast hat Platzhalter.

Hier ist der Unterschied, den Leute sofort spüren:

• Echtes Gespräch: Du nennst einen konkreten Moment (eine Frage, die sie gestellt haben, ein Problem, das sie erwähnten, die Demo, die sie sahen) und hältst das Follow‑up kurz.
• Teilnehmerlisten‑Blast: Du dropst den Event‑Namen, fügst einen großen Unternehmens‑Pitch hinzu und drängst ohne Kontext auf ein Meeting.

Das „gruselige“ Gefühl ist meist nicht das Follow‑up an sich. Es ist die Diskrepanz zwischen dem, woran sie sich erinnern, und dem, was deine E‑Mail impliziert. Wenn deine Nachricht eine Beziehung suggeriert, die nicht existiert, fühlen sich Menschen getäuscht. Wenn sie ehrlich und zurückhaltend ist, wirkt sie normal.

Das Ziel ist einfach: Sei konkret, sage ehrlich, wie du sie kennst, und mache es einfach, nein zu sagen. Verwende Formulierungen wie „I saw you at X session“ (wenn das stimmt) statt „we met.“ Biete etwas Kleines und Relevantes an und schließe mit einer niedrig‑druckigen Auswahl, damit sie ohne Reibung aussteigen können.

Eine einfache ethische Linie: Was du sagen kannst und was nicht

Die ethische Linie ist klar: Schreib nur dann E‑Mails an Leute, wenn du eine vernünftige, ehrliche Verbindung zu ihnen hast und diese Verbindung in einem ruhigen Satz erklären kannst. Wenn deine Nachricht sie überraschen würde, wirkt sie wie Spam.

In der Regel ist es fair, nachzufassen, wenn ihr wirklich gesprochen habt, Visitenkarten ausgetauscht, ein Badge mit klarer Hinweise gescannt wurde oder sie sich ausdrücklich angemeldet haben, von dir zu hören. Fair kann es auch sein, wenn jemand eine Demo angefragt, eine Event‑Ressource heruntergeladen oder auf eine Frage geantwortet hat, die du für Teilnehmende gestellt hast.

In der Regel ist es nicht fair, wenn der einzige Grund, ihre E‑Mail zu haben, „wir haben eine Teilnehmerliste gekauft oder gescrapt“ oder „ein Partner hat uns eine Tabelle geschickt“ ist und die Person nie mit dir interagiert hat. Auch wenn es technisch erlaubt sein kann, bricht es oft Vertrauen und schadet der Zustellbarkeit.

Ehrliche Wege, zu sagen, woher du ihre Infos hast, ohne defensiv zu klingen:

• „We met at [Event] on Tuesday near the expo hall."
• „You signed up for our session notes at [Event]."
• „Your colleague [Name] suggested I reach out after our chat at [Event]."
• „You requested the checklist at our booth."

Halte Behauptungen streng wahr. Impliziere nicht, dass sie an deinem Stand waren, deinen Vortrag besucht haben oder „vorbeigekommen“ sind, wenn du es nicht sicher weißt.

Wenn du unsicher bist, was sie gemacht haben, beziehe dich auf das Event und das Thema, nicht auf ihr Verhalten: „I was at [Event] too and took notes from the pricing panel."

Respektiere die Privatsphäre bei der Personalisierung. Erwähne keine sensiblen Details aus Badge‑Scans oder Listen (Jobwechsel‑Hinweise, Telefonnummern, Nebengespräche oder irgendetwas, das sich nach Tracking anfühlt). Das Ziel ist Wiedererkennung, nicht der Beweis, dass du ihre Daten sehen kannst.

Die 3‑E‑Mail‑Struktur (auf hohem Niveau)

Eine gute Follow‑up‑Sequenz ist kurz, spezifisch und leicht zu ignorieren, wenn die Person kein Interesse hat. Denk daran als drei kleine Kontakte, die Aufmerksamkeit verdienen, nicht als drei Versuche, jemanden in ein Meeting zu treiben.

E‑Mail 1 ist der respektvolle erste Kontakt. Führ mit echtem Kontext (wie ihr verbunden seid), teile dann eine relevante Erkenntnis, die beweist, dass du zugehört hast. Halte die Bitte klein: ein einfaches Ja/Nein, ein 10‑Minuten‑Gespräch oder die Erlaubnis, eine Ressource zu senden.

E‑Mail 2 sollte wie ein hilfreicher Zusatz wirken, nicht wie ein Anschubser. Bring etwas Nützliches, das zu ihrer Rolle passt (eine kurze Checkliste für SDRs, ein zweisätziger Benchmark für Marketer, eine schnelle Idee für Gründer). Mach die Antwort einfach, z. B. indem du zwischen zwei Ergebnissen wählen lässt oder um eine Zahl bittest.

E‑Mail 3 schließt die Schleife. Bleib höflich und niedrig‑druckig, mit einer klaren Opt‑Out‑Möglichkeit. Wenn sie nicht die richtige Person sind, lade zu einer einfachen Weiterleitung ein.

Ein Versandrhythmus, der nicht aufdringlich ist:

• E‑Mail 1: innerhalb von 1–2 Tagen nach dem Event
• E‑Mail 2: 3–4 Tage später
• E‑Mail 3: 5–7 Tage später

Halte jede E‑Mail auf einen nächsten Schritt fokussiert. Zum Beispiel: Nach einem kurzen Standgespräch fragt E‑Mail 1, ob sie eine zweiminütige Zusammenfassung der genannten Session‑Notizen wollen. E‑Mail 2 teilt die Zusammenfassung plus einen praktischen Tipp für ihre Rolle. E‑Mail 3 fragt, ob der Thread geschlossen werden soll und bestätigt, dass du nicht weiter nachhakst, wenn keine Antwort kommt.

E‑Mail 1: Der respektvolle erste Kontakt

E‑Mail 1 setzt den Ton. Erinnere sie daran, warum du dich meldest, zeige, dass du keine Teilnehmerliste blastest, und gib ihnen eine einfache Möglichkeit zu antworten.

Betreffzeilen sollten spezifisch wirken, ohne vorzutäuschen, ihr hättet ein tiefes Gespräch geführt. Sichere Muster:

• Quick question about [session topic]
• Following up on [booth theme] (one idea)
• [Event name] - 10 min on [problem]?
• Sharing a resource on [topic]
• Did this takeaway resonate?

Deine Eröffnungszeile sollte erwähnen, was du gelernt hast, nicht, was sie getan haben. Das hält die Aussage ehrlich, auch wenn ihr euch nicht getroffen habt.

Wenn du eine Session erwähnst, nenne eine konkrete Erkenntnis und warum sie zu ihrer Rolle passt. Beispiel: „I caught the session on pipeline quality and liked the point about tightening definitions before adding volume."

Wenn du das Standthema erwähnst, bleib allgemein. Beispiel: „I stopped by a few booths focused on onboarding, and it reminded me how often handoffs break after the first week."

Wenn du nur ein geteiltes Thema hast, nenn es klar: „A lot of conversations at the event circled around deliverability and getting replies without burning domains."

Dann mach eine kleine Bitte mit einer klaren Auswahl:

• Antworte mit A oder B (A: will die Ressource, B: nicht relevant)
• „Open to a 10‑minute chat next week?"
• „Want me to send a one‑page checklist?"

Vermeide übermäßige Schmeichelei („loved your brilliant insights“), vage Komplimente („your company is amazing“) und Drucksprache („last chance,“ „I need 15 minutes tomorrow“). Bleib ruhig, konkret und leicht abzulehnen.

E‑Mail 2: Etwas Nützliches hinzufügen, die Bitte klein halten

Wenn E‑Mail 1 deine höfliche Vorstellung war, verdient E‑Mail 2 Aufmerksamkeit. Schicke etwas, das die Person in unter fünf Minuten nutzen kann, ganz ohne Meeting. So fühlt sich die Sequenz eher nach Networking als nach Lärm an.

Passe nach Rolle an, aber halte die Sprache leicht. Tu nicht so, als würdest du ihre Prioritäten genau kennen. Ein einfacher Satz wie: „If you own X, this might help“ reicht meist.

Beispiele, die gut funktionieren:

• Sales‑Leitung: eine kurze Gesprächseröffnung, Einwand‑Antworten oder ein One‑Page Follow‑Up‑Playbook
• Gründer: eine „what I’d do first“‑Checkliste, fokussiert auf Ergebnisse und Zeit
• Ops: Prozess‑Checkliste (Handoff, Routing, Datenhygiene) oder ein einfaches SOP
• Marketing: eine Betreff‑Zeilen‑Testidee, ein Nurture‑Outline oder ein kleines Experiment‑Plan

Halte das „Nützliche“ konkret. Niedrig‑Aufwand‑Optionen:

• Eine sechs‑Punkte‑Checkliste zum Session‑Thema
• Ein kurzes Skript (Voicemail oder Follow‑Up‑Reply), das sie kopieren können
• Eine 90‑Sekunden‑Zusammenfassung eines Vortrags plus eine praktische Erkenntnis
• Eine Mini‑Vorlage (E‑Mail, Formularfrage, Qualifizierungsfrage)

Erwähne dein Produkt nur als Kontext, nicht als Kern: „If it helps, we do this with [your tool], but the checklist works either way." Wenn du LeadTrain verwendest, kannst du Antworten auch mit automatischen Kategorien wie interested, not interested oder out‑of‑office organisieren, damit Follow‑ups respektvoll bleiben.

Schließe mit einer freundlichen Erlaubnisfrage: „Should I keep sending ideas like this, or is it better to stop?"

Ziel: 80–140 Wörter. Hier ist ein einfaches Muster, das du kopieren kannst:

Subject: Quick idea for {topic}

Hi {Name} - sharing one practical thing: {useful item in 1 sentence}.

If you’re responsible for {role area}, it can help with {specific outcome}. If it’s not relevant, no worries.

Want me to send 1-2 more ideas like this, or should I stop here?

- {Your name}

E‑Mail 3: Die Schleife ohne Druck schließen

E‑Mail 3 ist dein höflicher Abgang. Sie schützt deinen Ruf (und ihren), indem du zeigst, dass du ihre Zeit und ihren Posteingang respektierst. Gut gemacht, hält sie die Tür offen, ohne eine Antwort zu erzwingen.

Bleib neutral und ruhig. Vermeide „last chance“‑Formulierungen, Countdowns oder Schuldgefühle. Menschen sind nach Events beschäftigt – deine Aufgabe ist, das Ignorieren einfach zu machen.

Eine einfache Struktur, die funktioniert:

• Ein Satz Erinnerung an den Kontext (keine Übertreibungen über ein Treffen).
• Ein Satz Wert oder Ressource (optional, aber spezifisch).
• Ein kleiner, neutraler nächster Schritt.
• Eine klare Opt‑Out‑Zeile.

Hier ein anpassbarer Text:

"Hi Maya, quick note to close the loop after the conference. If improving outbound reply rates is on your plate this quarter, I can share a 2‑page checklist we use to spot deliverability issues fast. If it’s not a priority, no worries at all. Want me to send it, or is there someone else who owns this internally?

If you’d rather not hear from me, reply ‘no’ and I’ll stop."

Dieses Opt‑Out muss einfach und unaufgeregt sein. Keine Umfragen, keine Erklärungen, kein „please confirm.“ Einfach ein sauberer Stopp.

Biete eine neutrale Alternative zum Call an. „Want me to send the checklist?“ oder „Should I reach out in a few months?“ ist leichter als um 20 Minuten zu bitten. Eine weitere sichere Option: „Who’s the right person for this?“ damit sie dich umleiten können, ohne sich zu verpflichten.

Wann stoppen: Wenn nach E‑Mail 3 keine Antwort kommt, hör auf, diese Person zum Event zu kontaktieren. Markiere sie als „no response“ und melde dich nur wieder, wenn du einen wirklich neuen, für sie relevanten Grund hast (nicht nur einen neuen Pitch). So vermeidest du das Teilnehmerlisten‑Spam‑Gefühl und hältst die Zustellbarkeit gesund.

Sessions und Stände richtig referenzieren

Eine gute Referenz erklärt, warum du diese Person ausgesucht hast, ohne vorzutäuschen, sie zu kennen. Ziel ist Relevanz, nicht falsche Vertrautheit. Das hält dein Follow‑up davon ab, wie ein Listen‑Kauf zu wirken.

Sessions: Referenziere die Idee, nicht den Teilnehmer

Wenn du eine Session erwähnst, verankere dich an etwas Öffentlichem: einen Punkt des Speakers, ein Folienthema oder einen Takeaway, den das Event beworben hat. Vermeide alles, was impliziert, du hättest die Person verfolgt oder wüsstest, dass sie teilgenommen hat.

Besser: „I liked Jane Lee’s point about reducing no‑show rates by confirming outcomes in the invite. Curious if that is a priority for your team this quarter."

Nicht gut: „Saw you in Jane Lee’s talk and noticed you taking notes."

Wenn ihr nach der Session tatsächlich gesprochen habt, kannst du spezifisch sein — aber nur mit Details, die du wirklich besprochen hast. Eine klare Zeile reicht: „You mentioned your team is testing shorter demos and watching drop‑off after minute five."

Stände: Sprich über das Thema, nicht über ihren Besuch

Stand‑Referenzen sollten das Standthema oder die Demo betreffen, nicht ihren Besuch, es sei denn, sie sind tatsächlich vorbeigekommen und du erinnerst dich klar daran.

Wenn du sie nur flüchtig gesehen hast, sei ehrlich und bleib allgemein: „I was in the analytics booth area and it sparked an idea about how teams handle handoffs between marketing and sales.“ Das wirkt normal. „I saw you at Booth 214“ wirkt nach Überwachung.

Sichere Formulierungen, wenn ihr kein echtes Gespräch hattet:

• „Your team works on X, and the session/booth on Y made me think of this."
• „One takeaway I wrote down was Z. Does that match what you are seeing?"
• „If this is not relevant, happy to close the loop."
• „If you did not attend, no worries - the idea still applies."

Erfinde nie Vertrautheit, um persönlich zu klingen. Eine einfache, genaue Notiz schlägt eine „personalisierte“ Zeile, die sich unwahr anfühlt.

Häufige Fehler, die das Teilnehmerlisten‑Spam‑Gefühl auslösen

Die meisten Menschen stören sich nicht an einem höflichen Follow‑up nach einer Konferenz. Worauf sie reagieren, ist das Gefühl, wie eine Zeile in einer Tabelle behandelt worden zu sein.

Der schnellste Weg, dieses Gefühl zu erzeugen, ist Tempo und Volumen. Wenn du drei Nachrichten in zwei Tagen verschickst (besonders am Morgen nach dem Event), wirkt das automatisiert, nicht wie eine echte Verbindung. Gib dir etwas Raum und sorge dafür, dass jede E‑Mail ihren Platz verdient.

Ein weiterer Vertrauensfresser ist schlechte Listenpflege. Der Einsatz einer gekauften, gescrapten oder „jemand hat mir die Teilnehmerliste geschickt“‑Datenbank mag rechtlich in manchen Fällen möglich sein, fühlt sich aber oft creepy an. Selbst wenn du eine legitime Quelle hast, sag offen, wie ihr euch getroffen habt oder warum du dich meldest.

Zu starke Personalisierung kann auch nach hinten losgehen. Eine Session zu erwähnen ist OK. Den genauen Moment zu nennen, in dem sie an Stand 214 vorbeigingen, ihre LinkedIn‑Aktivität und ihren Tech‑Stack in einer Mail zu kombinieren, kann nach Überwachung klingen. Beschränke Personalisierung auf das, was ein Mensch normalerweise bemerken würde.

Wiederkehrende Fehler:

• Zu viele E‑Mails zu schnell (kein Atemraum, kein neuer Wert)
• „Let’s connect“ ohne Grund, ohne Zeitrahmen und ohne klaren nächsten Schritt
• So tun, als hättet ihr ein Gespräch geführt, das nicht stattfand
• „Not interested“, „unsubscribe“ oder Stille ignorieren und weiterdrängen
• Die erste E‑Mail als Pitch statt als hilfreiche, relevante Nachricht

Wenn du Follow‑ups in großem Maßstab betreibst, behandle Antworten als Anweisungen. Wenn jemand nein sagt, hör auf. Tools wie LeadTrain helfen dabei, indem sie Antworten klassifizieren (interested, not interested, unsubscribe), so dass du Leuten, die klar abgewiesen haben, nicht versehentlich weiter nachhakst.

Schnelle Checkliste, bevor du auf Senden drückst

Ein gutes Event‑Follow‑up beginnt, bevor du eine Zeile schreibst. Wenn du nicht in einem einfachen Satz erklären kannst, wie du an die Kontaktdaten gekommen bist, halte an und kläre das zuerst.

Eine schnelle Vor‑Sende‑Prüfung, die du in zwei Minuten machen kannst:

• Quelle prüfen: Bestätige, woher die E‑Mail stammt (Badge‑Scan, Visitenkarte, direktes Gespräch, öffentliches Formular). Wenn es eine Teilnehmerliste ist, tu nicht so, als hättet ihr euch getroffen.
• Erlaubnis und Aussagen: Nenne nur, was du wirklich gesehen oder gehört hast. „I enjoyed your session on X“ ist okay, wenn du dort warst. Ansonsten sag etwas wie „I was at [Event] too and took notes from the X panel."
• Eine Kontext‑Zeile + ein Nutzen: Füge eine klare Kontextzeile hinzu, dann einen relevanten Punkt, der an das Event anknüpft (Takeaway, Ressource oder ein konkretes Problem).
• Kleine CTA: Bitte um einen kleinen nächsten Schritt (10‑Minuten‑Call, kurze Antwort oder Erlaubnis, Details zu senden). Vermeide „book a demo“ als ersten Move.
• Stopp‑Regeln: Entscheide, was du tust, wenn sie abmelden, nein sagen oder nicht antworten, und halte dich daran.

Zustellbarkeit spielt auch eine Rolle. Halte das Format simpel, damit deine Nachricht wie eine echte 1:1‑Notiz wirkt. Verwende ein plain‑text‑freundliches Layout (kurze Zeilen, kein schweres Design, keine großen Bilder) und halte den Betreff direkt.

Achte auf Sprache, die Spam‑Filter triggern oder pushy wirkt:

• Ersetze reißerische Wörter wie „guaranteed“ oder „limited time“ durch konkrete Fakten.
• Entferne Dringlichkeitstricks wie „Act now“ oder „Last chance."
• Halte Links auf ein Minimum und benutze keine Link‑Shortener.
• Sende von einem echten Personennamen und mache Antworten einfach.

Nachdem du gesendet hast, verfolge Antworten, aktualisiere deine Notizen und stoppe Follow‑ups sofort, wenn jemand abmeldet. Wenn du eine Plattform wie LeadTrain nutzt, richte Antwortklassifikation und Abmeldeverarbeitung so ein, dass „no“ wirklich „no“ bleibt.

Beispiel: Eine realistische 3‑E‑Mail‑Nachfasssequenz nach einer Konferenz

Du warst bei einer Session zu Pipeline‑Reporting und hast kurz mit Priya in der Kaffeeschlange gesprochen. Du hast ihren Badge nicht gescannt und keine Teilnehmerliste gekauft. Du weißt nur, was sie dir gesagt hat: Sie leitet SDR‑Ops in einem mittelgroßen Unternehmen und überprüft Follow‑up‑Workflows.

Was du referenzieren kannst: den Session‑Titel, eine konkrete Erkenntnis, die ihr beide gehört habt, und die Tatsache, dass ihr kurz gesprochen habt. Was du nicht kannst: „I saw you at Booth 14,“ „I got your contact from the attendee list,“ oder Vermutungen wie „you must be shopping for a new CRM."

Hier eine realistische Sequenz, die du senden kannst.

Email 1 (same or next day)
Subject: Quick follow-up from [Event]

Hi Priya - we chatted in the coffee line after the pipeline reporting session.

One point that stuck with me was “weekly hygiene beats monthly heroics.” You mentioned you’re tightening how reps follow up without annoying people.

If it helps, I can share a simple 3-touch follow-up outline we’ve used.

Worth a 10-minute call next week, or should I just send the outline here?
- [Your name]

Email 2 (2-3 business days later)
Subject: That follow-up outline (short)

Hi Priya - promised outline below.

1) Day 0: refer to the talk + one question
2) Day 2: share a useful asset (template/checklist)
3) Day 6: polite close-the-loop

If you tell me what you sell (ticket size + who replies), I’ll tailor subject lines and the “small ask.”
Open to that, or not a priority right now?
- [Your name]

Email 3 (about a week later)
Subject: Should I close this out?

Hi Priya - quick one.

If improving follow-ups is on your list this quarter, I’m happy to share a few examples from similar SDR ops teams.

If not, no worries. Reply “later” and I’ll check back in a month, or “no” and I’ll stop.
- [Your name]

Wenn du Antworten bekommst, geh einfach damit um:

Interessiert: Schlage zwei Termine vor und nenne noch einmal das spezifische Thema (Follow‑up‑Workflow).

Nicht interessiert: Danke sagen und aufhören zu mailen.

Abwesenheit: Warte bis zu deren Rückkehr und sende dann E‑Mail 1 mit einer einzeiligen Zusammenfassung erneut.

Entscheidung zum Weiterpflegen: Nur weitermachen, wenn sie darum gebeten haben (z. B. „check back next month“) oder du ein wirklich relevantes Update hast. Ansonsten stopp. So vermeidest du das Teilnehmerlisten‑Spam‑Gefühl und bleibst respektvoll.