Checkliste zur Qualität von Account‑Listen: eine schnelle Bewertungsmethode

Was schiefläuft, wenn deine Account‑Liste von schlechter Qualität ist

Guter Text kann trotzdem scheitern, wenn er an die falschen Leute, zur falschen Zeit oder an Adressen geht, die nie ein Postfach erreichen. Wenn Gründer sagen „Cold‑Email funktioniert nicht“, liegt das Problem oft an der Liste.

Schlechte Listen verschwenden Sends auf subtile Weise. Öffnungsraten fallen, weil Adressen ungültig sind oder deine Mails im Spam landen. Antworten gehen zurück, weil die Accounts nicht passen, selbst wenn sie die Nachricht lesen. Die Zustellbarkeit leidet, weil Bounces, Spam‑Beschwerden und schnelle Abmeldungen den Providern zeigen, dass deine Mails unerwünscht sind.

Für Gründer ist „Qualität“ einfach: Die Liste sollte die richtigen Accounts enthalten, erreichbare Kontakte, einen glaubwürdigen Grund, sich jetzt zu interessieren, und genug Daten zum Personalisieren und Messen.

Vier Dinge zählen am meisten:

• Fit: Passen diese Accounts zu deinem Angebot (Größe, Branche, Tech, Region)?
• Reichbarkeit: Sind die E‑Mails gültig und wahrscheinlich im Posteingang?
• Dringlichkeit: Gibt es einen Auslöser, der das Timing sinnvoll macht (Einstellung, Funding, Tool‑Wechsel)?
• Datenvollständigkeit: Hast du die Basics (Name, Rolle, Firma) und einen brauchbaren Personalisierungsanker?

In der Regel kannst du eine Liste in 30–60 Minuten vor dem Versand deutlich verbessern. Wähle ein enges Segment, entferne offensichtliche Fehlfits, streiche riskante Adressen (z. B. generische Postfächer, wenn sie nicht dein Ziel sind) und fülle fehlende Felder für die wichtigsten Prospects nach.

Ein realistisches Beispiel: Wenn du 300 „Marketing‑Leader“ über alle Branchen hast, kürze auf 80 SaaS‑Firmen mit einem Head of Growth und einem klaren Signal, dass sie einstellen. Selbst mit gleichem E‑Mail‑Text ändern sich die Ergebnisse oft schnell.

Zustellbarkeit hängt sowohl von der Liste als auch vom Setup ab. Tools wie LeadTrain können helfen, Mailboxes aufzuwärmen und Bounce‑ sowie Abmelde‑Signale früh zu zeigen, aber der schnellste Gewinn ist immer noch, genau zu entscheiden, wen du anschreibst.

Setze deine Basis: eine Kampagne, ein Ziel, eine Schwelle

Bevor du deine Liste bewertest, definiere, was „Erfolg“ für diese eine Kampagne bedeutet. Wenn du Meetings willst, beurteilst du die Liste anders, als wenn du schnell lernen willst (welche ICP antwortet) oder einen neuen Winkel validierst.

Schreibe ein primäres Ziel und ein sekundäres Ziel auf. Halte es konkret: „5 Calls buchen“, „20 Antworten bekommen“ oder „lernen, welche Persona reagiert“. Das verhindert, dass du die Liste mit zufälligen Accounts aufblähst, nur um eine Send‑Anzahl zu erreichen.

Wähle als Nächstes eine Persona und einen Use Case. „Gründer in einem SaaS mit 10–50 Mitarbeitern, der gerade den ersten SDR eingestellt hat“ ist viel klarer als „B2B‑Unternehmen“. Wenn die Persona vage ist, wird die Nachricht generisch und selbst eine saubere Liste unterperformt.

Setze eine Mindestschwelle, die Send vs. Fix entscheidet. Eine einfache Pass/Fail‑Regel funktioniert gut:

• Durchschnittsminimum für die Liste (z. B. 70/100)
• Mindestpunktzahl pro Account (z. B. nichts unter 50/100)

Wenn du die Schwelle verfehlst, verbessere die Daten, schärfe das Target oder kürze die Liste. Wenn du sie erreichst, sende und optimiere anhand echter Ergebnisse.

Lege außerdem fest, was „gut genug“ Daten bedeutet. Du brauchst keine Perfektion, aber Konsistenz, damit du personalisieren und Ergebnisse verfolgen kannst.

Für die erste Outbound‑Kampagne eines Gründers ist ein praktisches Minimum: Firmenname, Website, eine Entscheidungsträger‑E‑Mail, Rolle/Titel und ein Grund, warum der Account auf der Liste steht (Einstellung, Tech‑Stack, frisches Funding oder ein anderes klares Fit‑Signal). Wenn du Sequenzen in LeadTrain laufen hast, machen diese Felder auch Setup und Reporting sauberer.

Score 1: Fit (sind das die richtigen Accounts?)

Fit ist der schnellste Weg, Sends zu verschwenden. Wenn die Accounts falsch sind, bringen gute Zustellbarkeit und starker Text trotzdem nur Stille (oder höfliche „nicht relevant“‑Antworten).

Beginne mit Firmographics, die du schnell überprüfen kannst: Unternehmensgröße, Branche, Region und Geschäftsmodell. Behalte nur Eigenschaften, die wirklich beeinflussen, ob dein Produkt funktioniert.

Eine einfache Regel: Wenn du nicht in einem Satz erklären kannst, warum dieser Account kaufen würde, ist es noch kein Fit.

Schnellchecks für Fit

Stelle ein paar direkte Fragen:

• Entsprechen sie deinen ICP‑Basics (Größe, Branche, Standort, B2B/B2C)?
• Treten ihre Probleme häufig auf (wöchentlich), nicht selten (einmal jährlich)?
• Ist deine Lösung in ihrer Umgebung realistisch erlaubt (Compliance, Beschaffung, Sicherheit)?
• Kannst du eine Rolle nennen, die sich interessiert und Budget beeinflussen kann?
• Kannst du einen glaubwürdigen ersten Erfolg in 30 Tagen beschreiben?

Disqualifier sind ebenso wichtig. Ein erreichbarer Account kann trotzdem schlecht passen: zu klein zum Zahlen, zu reguliert, falsche Region oder durch Einschränkungen blockiert.

Fit‑Score (0–5)

Halte die Definitionen klar, damit du schnell bewerten kannst:

• 0–1: Meist zufällig. ICP‑Traits fehlen, Käufer unklar oder kein offensichtlicher Use Case.
• 2: Teilweise Übereinstimmung, aber wichtige Merkmale unbekannt oder das Problem wirkt optional.
• 3: Solider Match bei den Basics mit klarem Use Case, aber eine größere Frage bleibt offen.
• 4: Starker Match. Käufer, Schmerz und glaubwürdiger Erstgewinn sind benennbar.
• 5: Ideal. Passt zu deinen besten Kunden, zeigt klare Signale und du weißt, warum jetzt.

Bei frühen Sends halte dich an Fit‑Scores von 3+.

Score 2: Reichbarkeit (kommt die Mail wirklich an?)

Reichbarkeit geht um Zuversicht: Wenn du sendest, erreicht die Nachricht ein Postfach einer handelnden Person?

Beginne mit der Rollenrelevanz. Verkaufen an Gründer, aber an Praktikanten schreiben? Dann ist die praktische Reichweite nahe null, auch wenn die Zustellbarkeit gut ist. Wähle 1–2 Primärtitel und einige Alternativen (z. B. Founder, CEO, Head of Sales) und downgrade Kontakte außerhalb dieses Bands.

Scanne dann nach Risiko‑Signalen der E‑Mail. Catch‑all‑Domains (bei denen jede Adresse „akzeptiert“), können schlechte Daten verbergen. Generische Postfächer wie info@, sales@ oder support@ werden häufiger gefiltert und antworten seltener. Sei vorsichtig bei unbekannten Domains, sehr neuen Domains und Adressen, die geraten wurden ohne Verifikation.

Du kannst mehrere Kontakte pro Account hinzufügen, aber bleib knapp. Zwei bis drei Personen macht Sinn, wenn Entscheidungen geteilt sind (z. B. Founder plus Head of Sales) oder du Zeitzonen abdecken musst. Darüber hinaus erzeugst du oft internen Lärm und erhöhst das Beschwerderisiko.

Reichbarkeits‑Score (0–5)

• 5: Verifizierte E‑Mail, echtes persönliches Postfach, Ziel‑Titel, etablierte Unternehmensdomain, keine Risiko‑Flags.
• 4: Wahrscheinlich zustellbar, kleines Risiko (z. B. Catch‑all), Titel ist starker Match.
• 3: Gemischte Signale: Titel passt, Verifikation unbekannt oder Domain wirkt schwach.
• 2: Hohes Risiko: generisches Postfach, mehrere Warnzeichen oder Titel ist ein Stretch.
• 0–1: Unbrauchbar: ungültig/Bounce‑Historie, falsche Domain oder klar kein Entscheidungsträger.

Wenn du von neuen Mailboxes sendest, schließe 0–2‑Scores aus der ersten Welle aus. LeadTrain‑Warm‑up kann die Sender‑Reputation schützen, während du mit hochkonfidenten Kontakten beginnst.

Score 3: Dringlichkeit (gibt es einen Grund, jetzt zu handeln?)

Fit beantwortet „sollen wir reden?“. Dringlichkeit beantwortet „sollen wir jetzt reden?“. Selbst perfekte Fits ignorieren dich, wenn es keinen kurzfristigen Trigger gibt.

Was zählt als echte Dringlichkeit

Suche nach Signalen, die Prioritäten verschieben oder Deadlines schaffen: Neue Einstellungen im relevanten Team, frisches Funding, Produktlaunch, neuer Marktvorstoß oder Führungswechsel (neuer VP, Head of Sales oder RevOps‑Verantwortlicher). Diese schaffen oft Zeitfenster, in denen Teams aktiv Tools evaluieren oder Prozesse ändern.

Timing‑Signale sind ebenso stark: jährliche Renewals, Vertragsende, Quartalsende‑Budget, saisonale Spitzen oder bekannte Planungszyklen.

Ein nützlicher Bauchtest: Dringlichkeit klingt wie „das müssen wir jetzt lösen“ mit einer Timeline. Neugier klingt wie „nett zu wissen“ oder „vielleicht später“.

Dringlichkeits‑Score (0–5)

• 0: Kein Trigger, kein Timing‑Hinweis. Verschiebe den Versand.
• 1–2: Schwaches Signal (alte News, vage Pläne). Nur bei kleinen Listen nutzen.
• 3: Ein klarer Trigger in den letzten 30–90 Tagen oder ein nahender Zyklus.
• 4: Starker Trigger plus Timing (Einstellung plus Launch, Funding plus Teamaufbau).
• 5: Deadline‑gesteuert (Renewal nächsten Monat, aktiver Vendor‑Wechsel, öffentliches „wir stellen X jetzt ein“).

Accounts mit 0–1 parken und später bei neuen Signalen wieder prüfen. In Systemen wie LeadTrain hilft ein einfaches „Urgency“‑Feld, zuerst auf Accounts mit höherer Intent zu senden.

Score 4: Datenvollständigkeit (kannst du personalisieren und messen?)

Datenvollständigkeit unterscheidet „Spray and pray“ von einer Nachricht, die so wirkt, als sei sie für die Person gedacht. Sie verhindert außerdem verschwendete Sends und chaotisches Reporting.

Beginne mit den Minimalfeldern, die Cold‑Email braucht:

• Vor‑ und Nachname
• Rolle/Titel
• Firmenname
• Geschäfts‑E‑Mail
• Unternehmensdomain

Fehlt eines davon, bricht Personalisierung, Targeting wird unscharf oder das Zustellrisiko steigt.

Wenn die Basics da sind, machen ein paar Extras Outreach schärfer und Reporting leichter: Tech‑Stack/Tools, Standort oder Zeitzone, ein jüngster Trigger, ein LinkedIn‑Profil (als Referenz) und Unternehmensgröße oder Umsatzband.

Achte auch auf Probleme in „vollständigen“ Sheets: Duplikate, veraltete Rollen (Jobwechsel) und Rebrands, bei denen Firmenname und Domain nicht mehr zusammenpassen.

Vollständigkeits‑Score (0–5)

• 5: Alle Mindestfelder plus zwei oder mehr nützliche Extras, keine offensichtlichen Duplikate oder unpassenden Domains.
• 4: Alle Mindestfelder plus ein nützliches Extra, kleinere Aufräumarbeit nötig.
• 3: Mindestfelder vorhanden, aber schwach für Personalisierung (generische Titel, fehlende Extras).
• 2: Ein Mindestfeld fehlt oder hohe Zweifel an Rollen/Firmen‑Genauigkeit.
• 0–1: Mehrere Mindestfelder fehlen oder klare Anzeichen für veraltete Daten.

Für die erste Kampagne ist eine strikte, aber effektive Regel: sende nur an 4–5‑Scores. Später kannst du anreichern und erweitern.

Bau ein einfaches Scoring‑Modell (Schritt für Schritt)

Ein Scoring‑Modell hält dich ehrlich. Anstatt „gute Leads“ zu diskutieren, gibst du jedem Account denselben schnellen Test und entscheidest dann, wie es weitergeht.

Schritt 1: Erstelle eine 4‑zeilige Scorecard

Gib jedem Account pro Zeile 0–3 Punkte (0 = schlecht, 3 = großartig):

• Fit (0–3): passt zu deinen ICP‑Basics und hat einen glaubwürdigen Use Case.
• Reichbarkeit (0–3): reale Person zu mailen, legitime Domain, wahrscheinlich zustellbar.
• Dringlichkeit (0–3): klarer Grund, jetzt zu handeln.
• Datenvollständigkeit (0–3): genug Felder zum Personalisieren und Tracken.

Schritt 2: Wähle Gewichtungen (Reichbarkeit wichtiger machen)

Gewichte verhindern, dass ein „großer Fit“ durchrutscht, wenn niemand erreichbar ist. Ein einfaches Default:

• Reichbarkeit x 4
• Fit x 3
• Dringlichkeit x 2
• Vollständigkeit x 1

Gesamtformel: (Fit*3) + (Reichbarkeit*4) + (Dringlichkeit*2) + (Vollständigkeit*1). Mit 0–3 Skala ist das Maximum 30.

Schritt 3: Segmentiere in Tiers

Übersetze das Total in Entscheidungen:

• Tier A (24–30): jetzt senden.
• Tier B (16–23): zuerst anreichern, dann senden.
• Tier C (0–15): ersetzen oder parken.

Schritt 4: Lege Aktionen pro Tier fest (und halte dich dran)

Tagge Tiers vor dem Launch, sodass nur Tier A in deine erste Sequenz gelangt. Diese Gewohnheit schützt Zustellbarkeit und fokussiert deine Zeit auf Accounts, die zu Antworten führen können.

Ein 15‑Minuten Pre‑Send‑Check

Dieser Pre‑Send‑Check soll Probleme aufdecken, die Sends und Bounces verschwenden.

Beginne mit einer Stichprobe von 20 zufälligen Zeilen. Wenn du sofort offensichtliche Probleme siehst (falsche Branche, fehlende Namen, dubiose Domains), halte und korrigiere die Sourcing‑Regeln zuerst. Eine kaputte Liste zu säubern ist langsam.

Dann geh in dieser Reihenfolge schnell durch:

• Entferne Domains mit geringem Vertrauen. Streiche Tippfehler, geparkte Domains, seltsame TLDs oder Domains, die nicht zu einer echten Firma passen.
• Schneide riskante Inbox‑Typen, sofern kein Grund vorliegt. Quarantänisiere Rollenpostfächer wie info@, support@, sales@, admin@, außer du zielst gezielt darauf.
• De‑dupliziere Accounts und Kontakte. Entferne doppelte Einträge nach Domain und E‑Mail; erwische auch Nahe‑Duplikate (gleiche Firma mit zwei Schreibweisen).
• Füge für Top‑Tier nur eine Trigger‑Zeile hinzu. Für deine besten Accounts notiere einen einzigen Grund (z. B. kürzliche Einstellung, Tool im Stack). Nicht für alle erzwingen.
• Spot‑Check vor dem vollständigen Versand. Stimmt Firmenname mit Domain überein, arbeitet der Kontakt dort wirklich und ist der Titel plausibel?

Wenn du bereits in LeadTrain sendest, hilft es, das als wiederkehrenden Preflight‑Step zu speichern, damit du dieselben Hygieneprobleme nicht jede Woche beheben musst.

Häufige Fehler, die Sends verschwenden und Zustellbarkeit schaden

Die meisten Gründer konzentrieren sich auf „sind das die richtigen Firmen?“ und vergessen das langweilige Detail: Kannst du wirklich die richtige Person erreichen. So wird eine Liste, die auf dem Papier toll aussieht, zu Bounces, Spam‑Platzierung und der falschen Schlussfolgerung, dass Cold‑Email nicht funktioniert.

Häufige Fehler:

• Fit als einziges Kriterium behandeln und zu spät merken, dass E‑Mails ungültig oder blockiert sind.
• Niedrig bewertete Accounts „einfach mal schicken“, was die Sender‑Reputation beschädigt, bevor du etwas lernst.
• Personas mischen (Founder, VP Sales, RevOps) in einer Sequenz und dem Copy‑Text die Schuld geben, wenn Antworten inkonsistent sind.
• Veraltete Daten verwenden (alte Titel, falsche Firmennamen, veraltete Domains), was sofort Misstrauen erzeugt.
• Auf einen großen Versand ohne Pilot verzichtet, sodass du Bounce‑Raten erst nach Hunderten Sends bemerkst.

Sicherer: klein mit einer hochbewerteten Gruppe starten, niedrige Bounces und stabilen Posteingangs‑Platz prüfen, dann ausweiten. Warm‑up und Antwortklassifikation helfen, Probleme früher zu erkennen, retten aber keine schwache Liste.

Beispiel: 500‑Account‑Liste vor der ersten Kampagne bewerten

Ein Gründer verkauft ein Spend‑Visibility‑Tool an Finance‑Leads (CFO, VP Finance, Controller) in mittelgroßen SaaS‑Firmen. Er zieht 500 Accounts von einem Datenanbieter. Die Daten sind gemischt: Einige zu klein, manche E‑Mails fehlen, viele Titel sind ungenau.

Er bewertet zuerst eine Stichprobe von 50 Accounts. Jeder Account bekommt 0–2 Punkte für Fit, Reichbarkeit, Dringlichkeit und Datenvollständigkeit (max. 8 Punkte). In etwa 20 Minuten sieht er, wo die Liste am schwächsten ist.

Hochgerechnet auf die 500 entsteht ein Plan:

• Tier A (ca. 180 Accounts): jetzt senden.
• Tier B (ca. 220 Accounts): erst anreichern.
• Tier C (ca. 100 Accounts): vorerst löschen.

Nach der Bereinigung sinkt die Bounce‑Rate, weil riskante oder unvollständige Kontakte nicht mehr angeschrieben werden. Antworten steigen, weil Tier A und angereicherte Tier B relevanter und leichter zu personalisieren sind.

Die Lektion für den nächsten Pull: fang nicht mit 500 an. Fang mit Scoring‑Regeln an. Aktualisiere Filter (nur SaaS, Größenband, Finance‑Titel) und verlang eine Mindestdatenmenge (Vorname, Titel, E‑Mail‑Confidence und ein Trigger).

Nächste Schritte: mach List‑Qualität zur wiederholbaren Gewohnheit

Behandle List‑Qualität wie eine wöchentliche Routine, nicht als einmaligen Fix. Führe dieselben Checks jedes Mal durch und deine Ergebnisse werden vorhersehbarer.

Starte mit einem Tier‑A‑Test: sende eine moderate Erstcharge, vergleiche dann Ergebnisse nach Tier. Wenn Tier A mehr Antworten und weniger Bounces liefert, funktioniert dein Scoring. Wenn nicht, passe eine Regel nach der anderen an, damit du sie messen kannst.

Schreibe die Regeln auf, damit die Messlatte nicht wegen Zeitdrucks verrutscht.

Ein einfacher wiederholbarer Ablauf:

• Liste mit klarer Zielvorgabe ziehen (Persona + Markt)
• Scoren, dann alles unter Minimum löschen oder fixen
• Daten bereinigen (Duplikate, schlechte Domains, fehlende Felder)
• Neue Mailboxes aufwärmen, bevor du das Volumen erhöhst
• Senden, Ergebnisse prüfen und Regeln anpassen

Wenn du weniger bewegliche Teile willst: LeadTrain hält den Outbound‑Workflow an einem Ort—Domains und Mailboxes, automatisches Warm‑up, Multi‑Step‑Sequenzen und Antwortklassifikation (interessiert, nicht interessiert, Abwesenheit, Bounce, Abmeldung). Das macht es einfacher, die Gewohnheit einzuhalten ohne mehrere Tools zu jonglieren.